6.4.1. Dùng mẫu nền có sẵn (Template).
Các Template là các mẫu có sẵn được cung cấp bởi chương trình, các mẫu này được thiết kế và phối màu rất chuyên nghiệp, bạn chỉ cần thêm nội dung văn bản vào. Bạn cũng có thể tự thiết kế mẫu riêng cho chính mình. Các bước làm như sau:
B1: Chọn mẫu nền từ Slide Design bằng cách
C1. Từ menu Format | Slide Design.
C2. Trên thanh TaskPane | Slide Design
B2: Bấm chọn Design Templates trên thanh TaskPane.
B3: Chọn mẫu nền muốn sử dụng cho bài trình chiếu trong danh sách các mẫu nền hiển thị trong TaskPane.
Apply to Master: Áp dụng cho Slide Master (Slide chủ định dạng kiểu) Apply to All Slides: Áp dụng cho mọi Slide trong bài trình chiếu. Apply to Selected Slide: Áp dụng cho Slide lựa chọn (slide hiện hành)
Ngoài ra: Có thể lấy các mẫu do người dùng tự tạo bằng cách bấm vào nút Browse trên
TaskPane. Một hộp thoại Apply Design Template hiện ra, chỉ đường dẫn đến mẫu mà muốn sử dụng.
6.4.2. Thay đổi cách phối màu (Color Schemes)
a) Áp dụng hiệu ứng phối màu dựng sẵn.
B1: Từ TaskPane | Slide Design, chọn Color Schemes B2: Chọn mẫu phối màu có sẵn muốn áp dụng
b) Thay đổi cách phối màu.
B2. Chọn đối tượng muốn thay đổi màu, trong khung Color Schemes có các đối tượng sau
Background: Màu nền của slide
Text and lines: Màu của văn bản và các đường kẻ
Shadows: Màu của bóng mờ
Title text: Màu của tiêu đề
Fills: Màu tô
Accent: Màu của ký hiệu đầu dòng.
Accent and hyperlink: Màu của ký hiệu đầu dòng và siêu liên kết.
Accent and followed hyperlink: Màu của ký hiệu đầu dòng và siêu liên kết theo sau.
B3: Bấm nút Change Color để mở hộp thoại cho phép thay đổi màu tuỳ theo sở thích.
B4: Chọn một màu từ bảng màu chuẩn (Standard) hoặc tạo một màu mới từ bảng màu tự tạo (Custom). Hộp New – Current sẽ giúp so sánh màu mới (New) chọn và màu hiện hành (Current).
B5: Nhấp nút OK để quay trở lại hộp thoại Color Scheme.
B6: Nhấp nút Apply để áp dụng phối màu mới cho tất cả các slide trong bài trình diễn.
6.4.3. Sử dụng một màu nền
B1: Vào menu Format | Backgound, hộp thoại Background hiện ra
Nếu bảng màu không có màu vừa ý, hãy nhấp vào More Colors… để mở hộp thoại Colors. Trong hộp thoại Colors có hai thẻ Standard (màu chuẩn) và Custom (màu tự tạo). Hãy chọn một màu có sẵn từ bảng màu chuẩn hoặc tạo ra một màu mới từ bảng màu tự tạo và nhấp nút OK để trở về hộp thoại Background.
B3. Nhấp nút Apply để áp dụng các hiệu ứng đã chọn cho slide hiện hành, hoặc nhấp nút Apply to All để áp dụng cho toàn bộ trình diễn.
6.4.4. Áp dụng hiệu ứng Gradient cho màu nền
Để áp dụng hiệu ứng gradient cách làm như sau:
B1. Vào menu Format | Background, hộp thoại Background hiện ra
B2. Nhấp vào nút xổ xuống để hiện bảng màu, chọn Fill Effects, hộp thoại Fill Effects hiện ra.
B3. Chọn thẻ Gradient như hình
B4. Trong khung Colors có một số tùy chọn sau:
One Color: Áp dụng một hiệu ứng gradient với một màu duy nhất. Hãy chọn màu từ danh sách xổ xuống và dùng thanh cuốn ngang để chỉnh độ đậm nhạt.
Two Color: Áp dụng 2 màu cho hiệu ứng.
Preset: Hiển thị một danh sách xổ xuống của các tùy chọn kết hợp màu dựng sẵn. Chọn và xem kết quả phía dưới.
B5. Trong khung Shading Styles có các tùy chọn hiệu ứng tương ứng như sau: Horizontal: Nằm ngang
Vertical: Thẳng đứng Diagonal Up: Xiên lên Diagonal Down: Xiên xuống From corner: Từ góc
From title: Từ tiêu đề
B6. Nhấn OK để áp dụng.
6.5. Quản lý các Slide6.5.1. Slide Master 6.5.1. Slide Master
Slide Master là nơi quy định tất cả các định dạng, kiểu dáng của các Slide trong bản trình chiếu. Khi thay đổi các thuộc tính của Slide Master thì những thay đổi đó sẽ có hiệu lực với tất cả các Slide trong bản trình chiếu. Khi sử dụng Slide Master, có thể tạo ra một bản trình chiếu với kiểu dáng có tính nhất quán cao.
Định dạng các thuộc tính trong Slide Master giống như định dạng một Slide thông thường. Các thao tác gồm:
Định dạng Style cho các đối tượng văn bản (tiêu đề, danh sách đánh dấu đầu mục) trong Slide: Font chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, màu chữ, canh lề, khoảng cách giữa các dòng, các đoạn...
Thay đổi kích thước và vị trí của các đối tượng khác (thêm ngày giờ, tiêu đề đầu và cuối Slide, đánh số trang cho các Slide…)
Thay đổi màu nền, màu cho các đối tượng trong Slide.
a) Thay đổi các thuộc tính của Slide Master
Vào menu View | Master | Slide Master, cửa sổ Slide Master hiện ra.
Title Area for AutoLayouts: Thay đổi thuộc tính cho tiêu.
Object Area for AutoLayouts: Thay đổi các thuộc tính cho danh sách đánh dấu đầu mục .
Date Area, Footer Area, Number Area: Thay đổi các thuộc tính cho ngày giờ, tiêu đề cuối và đánh số trang cho Slide.
Bấm Close Master View trên thanh Slide Master View để trở về trang thái bình thường.
Vào menu View | Header and Footer, hộp thoại Header and Footer xuất hiện.
Tiến hành thay đổi thuộc tính cho các đối tượng trong Tab Slide và Notes and Handou ts .
Date and Time: Thêm ngày giờ vào Slide hoặc Notes Page.
Update automatically: Tự động cập nhật ngày giờ lúc trình chiếu.
Fixed: Nhập ngày giờ cố định, ngày giờ này sẽ không thay đổi.
Slide number: Chèn số thứ tự trang cho Slide.
Page number: Chèn số thứ tự trang Notes Page
Footer: Thêm tiêu đề cuối trang cho Slide hoặc Notes Page.
Header: Thêm tiêu đề đầu trang cho Notes Page.
Apply: Áp dụng cho Slide hiện hành.
Apply to All: Áp dụng cho tất cả các Slide trong bài trình chiếu.
6.5.2. Thêm một Slide
Để thêm một Slide lên tệp trình diễn đang mở, các bước làm như sau:
B1: Dùng một trong các cách:
C1: Vào menu Insert | New Slide C2
: Dùng tổ hợp phím nóng Ctrl + M.
C3: Nhấp nút New Slide từ thanh Standard
6.5.3. Xoá một Slide
Để xoá một Slide ra khỏi tệp trình diễn, các bước tiến hành:
B1: Chọn Slide cần xoá
B2: Dùng một trong các cách
C1: Kích phải chuột chọn Delete Slide hoặc Cut C2: Vào menu Edit | Delete Slide
6.5.4. Sao chép Slide
B1:Chọn Slide cần sao chép (nếu muốn sao chép nhiều Slide, nhấn phím Shift, đồng thời kích chuột vào các Slide còn lại)
B2: Dùng một trong các cách
C1: Vào menu Edit | Copy.
C2: Bấm lên biểu tượng Copy trên thanh Standard C3: Dùng tổ hợp phím tắt Ctrl + C
B3: Chuyển đến trang cần Copy tới, dùng một trong các cách
C1: Vào menu Edit | Paste
C2: Bấm vào biểu tượng Paste trên thanh Standard.
C3: Dùng tổ hợp phím tắt Ctrl + V
Lưu ý: Có thể sao chép một Slide bằng cách vào menu Insert | Duplicate Slide (Ctrl + D),
một Slide mới giống hoàn toàn với slide trước đó được tạo ra.
6.5.5. Di chuyển Slide
B1: Chọn Slide cần di chuyển
B2:Dùng một trong các cách
C1: Vào menu Edit | Cut
C2: Bấm vào biểu tượng Cut trên thanh Standard C3: Dùng tổ hợp phím tắt Ctrl + X
B3: Di chuyển đến trước vị trí muốn chuyển Slide đến chọn một trong các cách
C1: Vào menu Edit | Paste
C2: Bấm vào biểu tượng Paste trên thanh Standard.
C3: Dùng tổ hợp phím tắt Ctrl + V
6.5.6. Ẩn Slide
Chức năng này cho phép ẩn Slide trong khi trình chiếu nhưng không xoá hẳn Slide đó. Các bước thực hiện như sau:
B1: Chọn Slide muốn ẩn.
B2: Vào menu Slide Show | Hide Slide
Để huỷ bỏ chế độ ẩn Slide, thực hiện lại tuần tự các bước như khi muốn ẩn Slide một lần nữa.
6.6. Nội dung của một Slide6.6.1. Chèn Text Box 6.6.1. Chèn Text Box
Để trình bày nội dung văn bản trong PowerPoint, bắt buộc phải dùng Text box hoặc
Placeholder. Chèn một Text Box vào bài trình chiếu bằng cách:
C1: Vào menu Insert | Text Box
C2: Bấm vào biểu tượng Text Box trên thanh Drawing
6.6.2. Chèn hình ảnh
a) Các bước chèn ảnh từ thư viện ảnh Clip Art
B1: Vào menu Insert | Picture | Clip Art, Task Pane hiện ra phía bên phải cửa sổ soạn thảo.
B2: Bấm chọn Organize clips, hộp thoại Microsoft Clip Organizer hiện ra, các hình ảnh được chia thành các chủ đề khác nhau.
B3: Chọn một ảnh thích hợp, kích phải chuột rồi chọn copy.
B4: Dán (Paste) hình ảnh vừa copy vào vị chí cần chèn ảnh.
b) Chèn ảnh từ file
B1: Vào menu Insert | Picture | From File hộp thoại Insert picture hiện ra
B2: Tìm vị trí lưu file ảnh trong ô Look in, nháy kép chuột vào file cần chèn.
6.6.3. Chèn âm thanh, phim ảnh
Vào menu Insert | Movies and Sounds, chọn chức năng âm thanh hoặc film ảnh muốn sử dụng.
Movie from Clip Organizer: file Film ảnh trong thư viện Movie from File: File Film ảnh riêng của bạn
Sound from Clip Organizer: file âm thanh trong thư viện Sound from file: File âm thanh riêng của bạn.
Play CD Audio Track: Dùng file âm thanh từ CD Record Sound: Ghi âm trực tiếp.
6.6.4. Chèn bảng biểu
Vào menu Insert | Table, hộp thoại Insert Table hiện ra
Number of columns: Số cột
Number of rows: Số dòng
Chọn OK để hoàn tất.
6.6.5. Chèn Action button
Vào menu Slide Show | Action Button, chọn nút muốn sử dụng và kéo lên slide, hộp thoại Action Settings hiện ra, thiết đặt các thông số phù hợp và nhấn OK để áp dụng.
Mouse click: Khi kích chuột vào nút thì thực hiện nhiệm vụ Mouse Over: Khi di chuyển chuột qua nút thì thực hiện nhiệm vụ
Hyperlink to: Liên kết đến 1 Slide khác hoặc một file khác… Run program: Chạy một chương trình khác.
Run macro: Chạy một Macro
Custom: Tự tạo thao tác giống như trong Action Settings
Home: Về slide đầu tiên của trình diễn (mặc định)
Help: Tự tạo thao tác giống như trong Action Settings
Information: Tự tạo thao tác giống như trong Action Settings
Forward or Next: Đến slide kế tiếp trong trình diễn (mặc định)
Beginning: Về slide đầu tiên của trình diễn (mặc định)
End: Đến slide cuối cùng của trình diễn (mặc định)
Return: Trở lại slide vừa xem gần đây nhất
Document: Tự tạo thao tác giống như trong Action Settings
Sound: Tự tạo thao tác giống như trong Action Settings
Movie: Tự tạo thao tác giống như trong Action Settings
6.6.6. Chèn chữ nghệ thuật
B1: Nhấp nút Insert Word Art trên thanh công cụ Drawing, hộp thoại Word Art Gallery xuất hiện.
B2: Chọn một kiểu chữ muốn sử dụng và nhấn nút OK, hộp thoại Edit WordArt Text hiện ra.
B3: Nhập dòng chữ nghệ thuật muốn tạo trong ô Text, chọn font chữ trong ô Font, và chọn cỡ chữ trong ô size, chọn OK để kết thúc.
Ngoài ra: Có thể chỉnh sửa WordArt giống như trong MS Word bằng cách dùng thanh công cụ WordArt
6.6.7. Liên kết (Hyperlink) trong PowerPoint
PowerPoint cho phép liên kết đến một file PowerPoint khác, một chương trình khác (Word, Excel, FoxitReader,…) để chạy chương trình đó và liên kết đến một Slide khác ngay trong chính bài trình chiếu đó. Các bước thực hiện
B1: Chọn đối tượng trong Slide làm đối tượng hiển thị để khi kích chuột vào sẽ liên kết đến vị trí mong muốn (đối tượng có thể là: một textbox, một placeholder, một picture hay nội dung của một đoạn Text…)
B2: Chọn một trong các cách
C1: Vào menu Insert | Hyperlink
C2: Kích phải chuột lên đối tượng chọn Hyperlink C3: Dùng tổ hợp phím tắt Ctrl + K.
B3: Chọn một đối tượng khác muốn liên kết đến.
Existing File or Web Page: Liên kết đến một file đã tồn tại khác hoặc một trang web khác. Place in this Document: Liên kết đến Slide khác trong bản thân bài trình chiếu.
E-mail Address: Đến một địa chỉ email.
Screen Tip: Nội dung nhập trong ScreenTip sẽ hiển thị khi di chuột qua.
B4: Nhấn nút OK để áp dụng
6.6.8. Một số lời khuyên khi thiết kế bản trình chiếu
Sử dụng màu chữ và màu nền tương phản nhau để chữ dễ đọc. Chỉ nên đưa các đầu mục hoặc các ý chính ngắn gọn.
Tránh đưa quá nhiều nội dung văn bản và hình ảnh vào 1 Slide (đưa 5 – 6 dòng trên 1 Slide) Sử dụng cỡ chữ đủ lớn để người ngồi xa cũng có thể đọc được (cỡ chữ từ 24 point trở lên). Không nên sử dụng quá nhiều kiểu font, kiểu định dạng chữ trong một Slide.
Không nên sử dụng quá nhiều chữ in hoa vì chữ in hoa khó đọc hơn chữ thường. Sử dụng hiệu ứng sao cho phù hợp với ngữ cảnh trình chiếu.
6.7. Tăng cường tính hấp dẫn bằng các hiệu ứng Animation6.7.1. Hiệu ứng cho nội dung 6.7.1. Hiệu ứng cho nội dung
B1: Chọn đối tượng muốn áp dụng hiệu ứng (đối tượng có thể là text box, picture, chart…)
B2: Dùng một trong các cách:
C1: Vào menu Slide Show | Custom Animation. C2: Kích phải chuột chọn Custom Animation.
Chức năng Custom Animation hiện ra trên Task Pane phía bên phải màn hình.
B3: Bấm vào nút Add Effect và chọn kiểu hiệu ứng muốn áp dụng.
Start: Kiểu kích hoạt hiệu ứng
Direction: Hướng hiệu ứng thực hiện.
Speed: Tốc độ thực hiện hiệu ứng. Re-Order : Thứ tự thực hiện
6.7.2. Hiệu ứng cho Slide
B1: Chọn Slide muốn áp dụng hiệu ứng
B2: Dùng một trong các cách
C1: Vào menu Slide Show | Slide Transition
C2: Kích phải chuột lên Slide đã chọn và chọn Slide Transition.
Chức năng Slide Transition hiện ra trên Task Pane phía bên phải màn hình
B3: Chọnkiểu hiệu ứng áp dụng cho Slide trên mục Modify transition. Speed: Tốc độ thực hiện hiệu ứng
Sound: Âm thanh khi thực hiện hiệu ứng
6.7.3. Hiệu ứng chuyển cảnh cho Slide
B1: Chọn Slide muốn áp dụng hiệu ứng
B2: Vào menu Slide Show | Animation Schemes, chức năng Slide Transition hiện ra trên
Task Pane phía bên phải màn hình
6.8. Trình chiếu
6.8.1. Thiết đặt kiểu trình chiếu
Vào menu Slide Show | Set Up Show để mở hộp thoại Set Up Show như hình
Presented by a speaker (full screen): Đây là tùy chọn mặc định cho việc trình diễn. Nó cho phép thực hiện trình diễn trên toàn màn hình.
Browse by an individual (window): Tùy chọn này cho phép mỗi diễn giả có thể tự điều kiển việc trình diễn của PowerPoint theo nhu cầu riêng của mình.
Browed at a kios: Bài trình diễn tự động thể hiện mà không cần phải có người điều khiển. Việc trình diễn sẽ tự động lặp đi lặp lại.
Loop continuously until ‘Esc’: Việc trình diễn được lặp lại liên tục cho đến khi nhấn phím Esc.
Show without narration: Tạm thời tắt bất cứ giọng thuyết minh nào đi kèm. Show without animation: Tạm thời không cho trình diễn các slide hoạt hình đi kèm. Show scrollbar: Cho phép xuất hiện một thanh cuốn ở cạnh bên phải của cửa sổ trình
duyệt trong khi xem.
All: Sử dụng tất cả các slide.
From và To: Sử dụng một nhóm các slide liên tục nhau từ trang trong ô From đến trang trong ô To
Custom show: Cho phép chọn Custom show từ danh sách xổ xuống. Chỉ có hiệu lực khi đã có ít nhất một custom show trong trình diễn.
Pen color: Chỉ có khi trình diễn ở chế độ Presented by a speaker. Đây là chức năng bút đánh dấu khi trình diễn.
Manually: Điều khiển bằng cách nhấn phím hoặc nhấp chuột. Using Timing if present: Các slide sẽ được điều khiển theo thời gian.
6.8.2. Tạo kiểu trình chiếu tuỳ ý (Custom Show)
B1: Vào menu Slide Show | Custom Shows để mở hộp thoại Custom Shows
B2. Chọn New để tạo kiểu trình chiếu tuỳ ý, hộp thoại Define Custom Show hiện ra.
B3. Từ danh sách Slides in presentation, chọn slide mà bạn muốn đưa vào Custom show, sau đó nhấp nút Add>> để đưa Slide đó vào khung Slides in custom show bên phải.
B4. Lặp lại bước 3 để đưa thêm các slide khác vào khung Slides in custom show. Để xoá bớt slide khỏi danh sách ở khung Slides in custom show, chọn Slide đó và nhấp nút
Remove.
B5. Nhấp nút OK để lưu Custom show và quay trở về hộp thoại Custom Shows.
B6. Từ hộp thoại này, có thể nhấp vào các nút Edit, Remove, hoặc Copy để chỉnh sửa, xoá,