Word cung cấp tính năng Columns giúp người dùng dễ dàng chia từng đoạn văn bản hoặc toàn bộ văn bản của mình thành nhiều cột (giống như định dạng trên các trang báo hay tạp chí). Mỗi đoạn văn bản có thể được chia thành các cột có độ rộng khác nhau.
a) Chia cột văn bản
Bước 1: Lựa chọn (bôi đen) vùng văn bản cần chia làm nhiều cột. Bước 2: Vào menu Format | Columns. Hộp thoại Columns xuất hiện:
Thiết lập các thông số cho hộp thoại Columns với các ý nghĩa như sau:
° One: 1 cột
° Two: 2 cột
° Three: 3 cột
° left: Chia văn bản thành 2 cột, cột bên trái có chiều rộng bằng 1/2 cột bên phải.
° Right: Chia văn bản thành 2 cột, cột bên trái có chiều rộng bằng 2 lần cột bên phải.
° Number of Columns: Số cột cần tạo ra.
° Line between: Tạo đường kẻ phân cách giữa các cột
° Width and Spacing: Chiều rộng và khoảng cách giữa các cột.
° Equal columns width: Độ rộng của các cột và khoảng cách giữa các cột đều bằng nhau. Muốn thay đổi độ rộng mỗi cột hoặc khoảng cách giữa các cột khác nhau, hãy bỏ chọn mục này. Khi đó, có thể điều chỉnh độ rộng hoặc khoảng cách giữa hai cột nào đó một cách trực tiếp.
° Apply to: Cho biết phạm vi văn bản sẽ chia thành các cột.
♥ Selected Text: Chỉ chia cột cho văn bản đã được chọn (bôi đen). ♥ Whole Document: Toàn bộ các trang văn bản sẽ được chia cột.
Ngoài ra: Cũng có thể chia văn bản hay đoạn văn bản đã đánh dấu thành các cột một cách nhanh chóng bằng cách bấm vào biểu tượng Columns trên thanh Standard.
b. Sửa lại định dạng
B1: Đặt điểm trỏ vào một vị trí bất kỳ trên vùng văn bản đã chia cột.
B2: Vào menu Format | Columns, hộp thoại Columns xuất hiện cho phép chỉnh sửa các thông số về các cột đã chia.