4.3.1. Khái niệm hàm và cách dùng
a. Khái niệm hàm
Hàm (Function) trong Excel là một tổ hợp các công thức đã được xây dựng sẵn nhằm thực hiện các tính toán chuyên biệt nào đó.
Hàm được đặc trưng bởi tên hàm, dấu mở đóng ngoặc và danh sách các tham số. VD: Hàm tính tổng =Sum(2,5,3) = 10
b. Dạng chung của các hàm
Công thức chung áp dụng cho tất cả các hàm là:
=Tên hàm(Danh sách tham số).
Mỗi tham số cách nhau một dấu phẩy (,), nếu các đối số ở một vùng liên tục có thể nhập (đối số thứ nhất: đối số thứ n).
VD1: Tính tổng mà các tham số được nhập trực tiếp. =SUM(3,5,9) Kết quả: 17
VD2: Cần tính tổng các ô từ A1 đến D1, ta có thể làm như sau:
=SUM(A1,A2,A3,A4) hoặc = SUM(A1:A4)
Chú ý: Có thể sử dụng các hàm lồng nhau, hàm nọ làm đối số cho hàm kia. Excel cho phép các hàm lồng nhau tối đa là 7 cấp.
Dấu phân cách giữa các hàm là dấu chấm phẩy (,) khi dấu phân cách giữa phần nguyên và phần thập phân là dấu chấm (.)
Dấu phân cách giữa các hàm là dấu chấm phẩy (;) khi dấu phân cách giữa phần nguyên và phần thập phân là dấu phẩy (,)
Một vùng dữ liệu liên tục trong Excel được coi là một tham số của hàm.
c. Phân loại các hàm trong Excel
Các hàm trong Excel được chia làm 9 nhóm: - Financial : Các hàm về tài chính.
- Date & Time: Các hàm về thời gian. (Day, Month..) - Math & Trig : Các hàm toán học (Sum, Round, Sin, Cos..) - Statistical : Các hàm thống kê.(Count, Average…)
- Lookup & Reference : Các hàm tìm kiếm ( Vlookup, Hlookup) - Database : Các hàm về cơ sở dữ liệu ( DSUM, DCOUNT…) - Text : Các hàm về xâu ký tự và chuỗi. (LEN, LEFT, Upper) - Logical: Các hàm logic ( AND, OR, IF)
- Information (CELL, ISTEXT) d. Cách nhập hàm
C1: Nhập trực tiếp lên thanh công thức (Formula) C2: Kích hoạt menu Insert→ chọn Function
Hộp thoại Insert Function như hình bên: C3: Bấm vào chữ fx trên thanh Formula
→ Chọn tên hàm bên cửa sổ phải (ví dụ SUM)
rồi bấm OK
Hộp thoại SUM xuất hiện như sau:
Nhập các tham số vào mục Number rồi ấn nút OK
4.3.2. Cách dùng một số hàm toán học
- ABS(number): Trị tuyệt đối của số number
- INT(number): Lấy phần nguyên của số number
VD: =INT(123.45) = 123 VD: =INT(5/2) = 2
- MOD(number,divisor): Lấy phần dư của number chia cho divisor
VD: =MOD(100,3) = 1
- SQRT(number): Hàm lấy căn bậc 2 của số number
VD: =SQRT(9) = 3
- COUNT(Value1, Value2,…, Valuen): Đếm xem trong danh sách các tham số có bao nhiêu tham số có giá trị là số.
VD: =COUNT(A1:A5) = 2
- SUM(Number1, Number2,…, Number n): Tính tổng các số trong danh sách tham số. VD: =SUM(A1:A3) = 15 Hoặc =SUM(A1,A2,A3) = 15
- AVERAGE(Number1, Number2,…, Number n): Tính giá trị trung bình các số trong danh sách tham số.
VD: =AVERAGE(A1:A3)= 5
- ROUND(number, num_digits): làm tròn số number tới num_digits chữ số sau dấu phẩy Nếu num_digits >0 : Làm tròn sang phải
Nếu num_digits <0: Làm tròn sang trái VD: =ROUND(123.456,1) = 123.5
=ROUND(123.456,-1) = 120
- MAX(Number1, Number2,…, Number n): Cho giá trị lớn nhất trong dãy số VD: =MAX(A1:A4) = 11
VD: =MIN(2,3,1,9,4,5,6,7,8) = 1 - PI(): Cho giá trị của số pi
=PI() = 3.14159
- RAND(): Cho một số ngẫu nhiên lớn hơn 0 và nhỏ hơn 1
- EXP(x): Trả về giá trị của hàm mũ ex VD: = EXP(1) = e1 = 2.718282
- LN(x): Lôgarit cơ số e của x (Logarit cơ số tự nhiên) VD: = LN(10) = Loge(10) = 2.302585093
- LOG(number, base) : Lôgarit cơ số base của number VD: = LOG(8,2) = log28 = 3
- LOG10(x): Lôgarit cơ số 10 của x
VD: = LOG10(100) = Log10100 = 2
- COUNTIF(vùng cần đếm, điều kiện đếm): Đếm trong vùng cần đếm xem có bao nhiêu giá trị thoả mãn vùng điều kiện đếm.
VD: Đếm số SV thi lại = COUNTIF(D2:D6,"<5")
- SUMIF(cột chứa giá trị điều kiện, điều kiện, cột cần tính tổng): Tính tổng các giá trị trong
cột cần tính tổng mà những giá trị trong cột chứa giá trị điều kiện thoả mãn điều kiện. VD: Tính tổng doanh thu đối với mặt hàng ti vi
4.3.3. Cách dùng một số hàm xử lý ký tự
- LEN(Text): Cho biết độ dài của xâu Text. VD: =LEN(B7) = 18
- LEFT(Text, n): Trích từ chuỗi Text ra n ký tự từ bên trái sang. VD: =LEFT(B7,LEN(B7)-7)= environment
=LEFT(B7,C7-7)= environment
- MID(Text, m, n): Lấy từ chuỗi Text ra n ký tự từ vị trí thứ m. VD: =MID(B7, LEN(D7)+2, 3)= org
- RIGHT(Text, n): Trích chuỗi Textn ký tự từ bên phải sang. VD: =RIGHT(B7, 2)= au
- TRIM(Text): Xoá tất cả các ký tự trắng thừa trong xâu Text (các vị trí thừa là: đầu xâu, cuối xâu và có nhiều hơn 1 khoảng trắng - dấu cách giữa 2 từ)
- PROPER(Text): Viết hoa ký tự đầu mỗi từ - VALUE(Text): Đổi xâu Text có dạng số thành số
4.3.4. Cách dùng một số hàm hàm về thời gian
- TODAY(): Cho ngày hiện hành của hệ thống. - NOW(): Cho ngày giờ hiện hành của hệ thống. - DAY(ngày): Cho ngày của chuỗi ngày.
- MONTH(ngày): Cho tháng của chuỗi ngày
- YEAR(ngày): Cho năm của chuỗi ngày
- HOUR(giờ): Cho giờ trong chuỗi giờ
- MINUTE(giờ): Cho phút trong chuỗi giờ
4.3.5. Cách dùng một số hàm logic
- IF(Biểu thức điều kiện, Kq khi giả thiết đúng, Kq khi giả thiết sai)
Ý nghĩa: Kiểm tra biểu thức điều kiện, nếu biểu thức điều kiện đúng (True) thì kết quả của hàm IF bằng Kq khi giả thiết đúng, còn lại thì kết quả của hàm IF bằng Kq khi giả thiết sai
Lưu ý: Hàm IF cho phép lồng nhau tối đa là 7 cấp
VD: =IF(H2>=5.0,"Lên lớp","Lưu ban")
VD: Dùng công thức điền vào cột xếp loại. Tại ô J2 ta nhập công thức sau
= IF(H2>=9,"Giỏi",IF(H2>=8,"Khá",IF(H2>=6.5,"Trung bình khá",IF(H2>=5,"Trung bình",IF(H2>3.5,"Yếu","Kém")))))
- AND (biểu thức lôgic1, biểu thức lôgic2, …,biểu thức lôgic n) Nếu tất cả các biểu thức đều đúng thì trả về giá trị “TRUE” Nếu 1 trong các biểu thức logic sai thì trả về giá trị “FALSE”
VD: Điền vào cột điểm ưu tiên với điều kiện là: Nếu ĐTB lớn hơn hoặc bằng 7.00 và là dân tộc ít người thì điểm ưu tiên là 1.5, ngược lại thì không ưu tiên.
=IF(AND(H2>=7, C2<>”Kinh”), 1.5, 0)
- OR(biểu thức lôgic1, biểu thức lôgic2, …,biểu thức lôgic n)
Nếu 1 trong các biểu thức logic đùng thì trả về giá trị “TRUE” Nếu tất cả các biểu thức đều sai thì trả về giá trị “FALSE ”
VD:Xét thưởng đối với những SV là con em gia đình chính sách hoặc thuộc đối tượng là dân tộc ít người.
=IF(OR(C2 <>“Kinh”,D2<> “BT”), “Thưởng”, “Không thưởng”)
4.3.6. Cách dùng một số hàm cơ sở dữ liệu
Đặc điểm của các hàm cơ sở dữ liệu là
Có khả năng giải được các bài toán có nhiều hơn 1 điều kiện (ràng buộc).
Làm việc với các hàm cơ sở dữ liệu thường phải lập thêm bảng phụ để chứa các điều kiện.
- DCOUNT(vùng dữ liệu, cột cần đếm, vùng điều kiện): Đếm xem trong vùng dữ liệu có bao nhiêu giá trị ở cột cần đếm có dạng số thoả mãn vùng điều kiện.
VD: Đếm xem có bao nhiêu cửa hàng trong tháng 1 có doanh thu lớn hơn 100. =DCOUNT(A1:C9,A1,A11:B12)
- DSUM(vùng dữ liệu, cột cần tính tổng, vùng điều kiện): Tính tổng các giá trị trong cột cần tính tổng nằm trong vùng dữ liệu thoả mãn vùng điều kiện.
VD: Tính tổng doanh thu của cửa hàng số 2 =DSUM(A1:C9,C1,A11:A12)
- DMAX(vùng dữ liệu, cột cần tìm phần tử lớn nhất, vùng điều kiện): Tìm giá trị lớn nhất ở
cột cần tìm phần tử lớn nhất trong vùng dữ liệu sao cho thoả mãn vùng điều kiện. VD: Doanh thu lớn nhất của cửa hàng số 3 là bao nhiêu?
=DMAX(A1:C9,C1,A11:A12)
- DMIN(vùng dữ liệu, cột cần tìm phần tử nhỏ nhất, vùng điều kiện): Tìm giá trị nhỏ nhất ở
cột cần tìm phần tử nhỏ nhất trong vùng dữ liệu sao cho thoả mãn vùng điều kiện
VD: Doanh thu thấp nhất của cửa hàng số 3 là bao nhiêu? =DMIN(A1:C9,C1,A11:A12)
- DAVERAGE(vùng dữ liệu, cột cần tính giá trị trung bình, vùng điều kiện): Tính giá trị trung bình ở cột cần tính giá trị trung bình trong vùng dữ liệu sao cho thoả mãn
vùng điều kiện.
VD: Tính doanh thu trung bình của cửa hàng số 3 trong 2 tháng đầu năm? = DAVERAGE(A1:C9,C1,A11:A12)
4.3.7. Cách dùng một số hàm tìm kiếm
- VLOOKUP: Tìm kiếm theo chiều dọc
Dạng thức: VLOOKUP(X, vùng tham chiếu, cột lấy giá trị, kiểu dò tìm)
X: Giá trị mang ra để tìm kiếm trên cột đầu tiên của vùng tham chiếu
Vùng tham chiếu(bảng phụ): Bảng lấy dữ liệu, cột bên trái nhất được tính là cột 1 (vùng tham chiếu phải dùng địa chỉ tuyệt đối)
Cột lấy giá trị: Cột tham chiếu để lấy giá trị, thứ tự cột này tính theo cột bên trái nhất của vùng tham chiếu (bảng phụ).
Kiểu dò tìm: 0 | 1
o Ngầm định là 1: Cột để lấy X phải sắp xếp tăng. o Nếu chọn 0: Cột để lấy X không cần phải sắp xếp.
Ví dụ: Yêu cầu điền dữ liệu vào cột Chức vụ với điều kiện cho trong bảng dưới =VLOOKUP(C2,$A$12:$B$15,2,0)= “Giám đốc”
- HLOOKUP(X, vùng tham chiếu, cột lấy giá trị, kiểu dò tìm): Dò tìm theo chiều ngang
VD: Yêu cầu tính số tiền phụ cấp mà mỗi người được hưởng, mức phụ cấp tương đương được cho trong bảng phụ phía dưới
=HLOOKUP(D2,$E$11:$H$12,2,0) = 300000