Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Đối chiếu số liệu cuối tháng Chứng từ kế toán
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
NHẬT KÝ - SỔ CÁI
Báo cáo tài chính
Sổ, thẻ kế tốn chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
- Về chứng thu: gồm thu ngân sách và thu tiền về quỹ tiền mặt. Việc lập chứng từ thu NSX: các khoản thu theo tỷ lệ điều tiết sẽ do tổ đội Thuế, uỷ nhiệm thu thực hiện thu, những khoản thu sau này sau khi thanh toán biên lai với Chi cục Thuế huyện sẽ đƣợc lập Giấy nộp tiền bằng tiền mặt hoặc bằng chuyển khoản để nộp tiền vào KBNN. Đối với các khoản thu NSX hƣởng 100%, Ban Tài chính xã (TT) sau khi thu lập giấy nộp tiền vào KBNN huyện. Trên cơ sở đó hàng tháng KBNN thực hiện tính tỷ lệ đƣợc hƣởng và lập bảng kê thu gửi cho các xã, thị trấn. Những khoản thu bằng tiền mặt nhập quỹ nhƣ tạm thu NSX, thu rút về quỹ... thì sẽ đƣợc kế tốn lập phiếu thu cho các đối tƣợng nộp và nhận tiền vào quỹ NSX.
- Đối với khoản chi NSX: trên cơ sở dự toán chi đã duyệt, căn cứ vào các định mức chi tiêu, các đơn vị, ban, ngành đoàn thể xã, Thị trấn hoặc các đơn vị cung ứng hàng hố, dịch vụ,... trình chứng từ chi cho các hoạt động của mình lên Ban Tài chính xã (TT). Kế toán chi của Ban Tài chính tiến hành kiểm tra, rà sốt tồn bộ chứng từ gốc, đối chiếu với dự toán, thực hiện viết phiếu chi, sau đó trình lên Chủ tịch UBND xã (TT) - hoặc ngƣời đƣợc uỷ quyền duyệt chi. Tiếp theo Kế toán tập hợp chứng tự, lập bảng kê chi tiền cho Ban tài chính xã (TT) để rút tiền nhập quỹ và chi cho các hoạt động theo nhƣ chứng từ chi đã đƣợc duyệt. Trong q trình chi có thể rút tiền tạm ứng từ KBNN để chi tạm ứng, số tiền sau khi chi đã hồn tất thủ tục, Ban Tài chính xã (TT) lập bảng kê thanh toán tạm ứng với KBNN và thực hiện các thủ tục thanh toán tạm ứng với KBNN.
- Về hệ thống sổ sách: theo quy định hiện hành các xã, thị trấn phải mở và sử dụng hệ thống sổ sách kế toàn gồm 15 loại nhƣ: Nhật ký - sổ cái, sổ quỹ tiền mặt, Sổ nhật ký thu, chi quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi kho bạc, sổ thu ngân sách, sổ chi ngân sách, sổ tổng hợp thu ngân sách, sổ tổng hợp chi ngần sách, sổ theo dõi các quỹ công chuyên dùng, sổ phải thu, sổ theo dõi phải trả... Ngồi ra cịn 7 loại sổ áp dụng cho các xã, thị trấn có yêu cầu quản lý chi tiết hơn nhƣ: sổ theo dõi thu, chi hoạt động tài chính khác, sổ theo dõi các khoản đóng góp của nhân dân...
- Về hệ thống báo cáo: Theo quy định hiện hành các xã, thị trấn phải lập 11 loại báo cáo nhƣ: Bảng cân đối tài khoản, báo cáo tổng hợp thu NSX theo nội dung kinh tế, báo cáo tổng hợp chi ngân sách xã theo nội dung kinh tế, Bảng cân đối
quyết toán, Báo cáo quyết toán thu NSX theo Mục lục NSNN, Báo cáo quyết toán chi NSX theo Mục lục NSNN, Báo cáo tổng hợp quyết toán thu, chi NSX theo nội dung kinh tế, thuyết minh báo cáo tài chính...
Qua phỏng vấn cán bộ chun quản của phịng Tài chính - Kế hoạch huyện về cơng tác kế tốn ngân sách xã cho thấy:
- Trong những năm qua, trên cơ sở những quy định về chế độ kế toán áp dụng trong từng thời điểm, nhìn chung cơng tác kế tốn đối với ngân sách xã của huyện Đoan Hùng đã thực hiện theo chế độ quy định. Hầu hết kế toán ngân sách xã đã thực hiện đƣợc theo trình tự kế tốn mà chế độ kế tốn đã quy định.
- Về chứng từ: về cơ bản các xã đã thực hiện tập hợp và lập đƣợc các chứng từ theo quy định; chứng từ phản ánh đƣợc nội dung kinh tế phát sinh về nghiệp vụ thu, chi ngân sách.
- Về hệ thống sổ sách đây là cơng việc địi hỏi nhiều thời gian và tỷ mỷ và cần phải có các nghiệp vụ kế tốn. Tuy nhiên kế toán các xã, thị trấn đã cố gắng mở đƣợc hệ thống sổ cần thiết, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo nội dung hồ sơ chứng từ. Từ hệ thống sổ có thể lập đƣợc các báo cáo cần thiết.
- Về lập biểu báo cáo: theo nhận xét của cán bộ theo dõi ngân sách của phịng Tài chính - Kế hoạch khoảng 1/2 số xã, thị trấn thực hiện tƣơng đối tốt công tác lập các biểu mẫu báo cáo. Các biểu mẫu lập tƣơng đối đầy đủ, số liệu báo cáo tháng, hàng quý và báo cáo quyết toán năm cơ bản đúng theo quy định của nhà nƣớc
Tuy nhiên bên cạnh những việc đã làm được vẫn còn một số tồn tại:
- Một số xã chƣa coi trọng khâu lập hồ sơ chứng từ. Trong q trình thu khơng thực hiện lập phiếu thu hoặc sử dụng biên lai thu tiền, thực hiện thu bằng cách ký sổ tay, không vào sổ thu ngân sách, không lập giấy nộp tiền nộp tiền để nộp vào ngân sách tại KBNN (nhƣ xã: Tiêu Sơn, Vân Đồn, Đại Nghĩa, Ca Đình). Việc tổ chức chi đơi khi cịn tuỳ tiện, chi sai ngun tắc, chi sai nội dung kinh tế, chi sai so với dự tốn đƣợc duyệt; vẫn cịn tình trạng tự thu, tự chi khơng thực hiện qua ngân sách tại KBNN của huyện (nhƣ xã Tiêu Sơn, Phong Phú, Phú Thứ...).
- Về sổ sách kế tốn: Cịn một số xã vẫn chƣa mở đầy đủ sổ sách kế toán, theo quy định các xã phải mở từ 15 loại sổ sách các loại, nhƣng thực tế có 3 xã, chỉ mở đƣợc 5 đến 9 loại sổ các loại. Đối với các loại sổ kế toán áp dụng cho những xã, thị trấn yêu cầu quản lý chi tiết gồm 7 loại sổ mà thực tế theo yêu cầu có có chỉ mở đƣợc 2 đến 3 sổ. Việc hạch tốn cịn nhiều sai sót nhƣ việc chữa sổ chƣa thực hiện theo đúng quy định nhƣ dùng bút sơn để tẩy xố, cịn nhiều xã, thị trấn không mở sổ theo dõi tài sản, khơng tính hao mịn tài sản cố định, cịn hạch tốn nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh còn chƣa đúng mục lục ngân sách.
- Về hệ thống báo cáo: Còn một số xã, thị trấn còn lập thiếu bảng cân đối tài khoản kế toán, thiếu thuyết minh báo cáo tài chính, lập khơng đúng mẫu báo cáo đã đƣợc nhà nƣớc quy định.
b - Thực trạng cơng tác quyết tốn ngân sách xã:
Để thực hiện đƣợc cơng việc khố sổ, theo nguyên tắc đặt ra đối với các xã, thị trấn phải thực hiện hoàn tất các nhiệm vụ thu, chi đã đƣợc giao trong năm ngân sách theo dự toán đã đƣợc phê duyệt. Đối với bộ phận kế toán phải thực hiện tập hợp đầy đủ các hồ sơ chứng từ, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế và sổ sách kế tốn có liên quan. Trên thực tế, đối với các xã, thị trấn ở huyện Đoan Hùng thực hiện nhƣ sau:
- Việc quyết toán ngân sách xã đƣợc các xã, thị trấn thực hiện theo quy trình về quyết tốn NSNN. Các xã, thị trấn đã thực hiện khoá sổ kế toán sau khi đã xác định rà soát tất cả các khoản thu, chi và thực hiện xong các nhiệm vụ thu, chi NSX trong năm. Đồng thời, thực hiện việc so sánh, đối chiếu số liệu với KBNN.
- Trong cơng tác quyết tốn ngân sách, các xã, thị trấn đã thực hiện việc đảm bảo cân đối thu, chi ngân sách, tiến hành lập các loại biểu mẫu báo cáo quyết tốn theo quy định trình HĐND xã, thị trấn phê chuẩn quyết toán và thực hiện nộp, gửi báo cáo theo quy định.
- Trƣớc ngày 31/12 năm tài chính, Ban Tài chính đã thực hiện việc tập hợp, rà soát các khoản thu, chi đƣợc giao trong dự toán ngân sách. Các xã, thị trấn làm việc với phịng Tài chính - Kế hoạch của huyện để đối chiếu bổ sung ngân sách, thực
hiện giao dịch với KBNN để tiếp tục hồn tất các khoản thu cịn tồn đọng vào cuối năm, thực hiện so sánh dự toán và thực hiện dự toán để tiếp tục chi các nhiệm vụ cịn tồn đọng.
Tuy nhiên trong q trình thực hiện cịn một số tồn tại:
- Việc đối chiếu số liệu còn chậm, đến cuối ngày 31/12 năm ngân sách (hết giờ làm việc hành chính) vẫn cịn khoảng 1/2 số xã vẫn cịn giao dịch với KBNN huyện. - Theo quy định, cuối ngày 31/12 năm ngân sách, các xã, TT phải thực hiện đối chiếu công nợ, kiểm kê quỹ tiền mặt, vật tƣ, hàng hoá, tài sản... nhƣng trên thực tế khi phịng Tài chính - Kế hoạch của huyện tiến hành thẩm tra quyết toán năm đối với các xã, thị trấn thì hầu nhƣ cơng việc này chỉ có một số xã, thị trấn tiến hành hoặc khi tiến hành thƣờng là sau ngày 31/12 của năm trƣớc.
- Trong q trình thực hiện cơng tác quyết tốn, cịn một số xã, thị trấn thực hiện còn chậm, chƣa tập hợp, rà soát hết các khoản thu, nhiệm vụ chi. Chƣa tập hợp đầy đủ hồ sơ, chứng từ thực hiện khoá sổ kế tốn; Lập báo cáo cịn thiếu một số mẫu biểu theo quy định, số liệu cịn chƣa chính xác. Theo quy định trình tự số liệu quyết tốn ngân sách xã phải đƣợc Ban Tài chính báo cáo UBND xã (TT) trình HĐND xã (TT) phê chuẩn, sau đó lập thành 5 bản gửi cho HĐND xã (TT), Phịng Tài chính - Kế hoạch của huyện, KBNN huyện nơi giao dịch và lƣu Ban Tài chính xã (TT). Tuy nhiên, còn một số báo cáo của một số xã nhƣ Tiêu Sơn, Phong Phú... chƣa đƣợc HĐND xã ký phê chuẩn, thời gian nộp báo cáo còn chậm.
- Qua thực tế cho thấy việc thực hiện chế độ cơng khai tài chính hầu nhƣ chƣa có xã, thị trấn nào thực hiện đúng theo quy định. Qua cơng tác kiểm tra của phịng Tài chính - Kế hoạch của huyện thấy chƣa có xã, thị trấn nào thực hiện niêm yết số liệu quyết toán ngân sách xã tại các nơi công cộng, mà chỉ thực hiện công khai trƣớc kỳ họp của HĐND xã, thị trấn.
- Đối với mẫu tổng hợp quyết toán ngân sách xã của huyện Đoan Hùng do các mẫu biểu quy định tại Thông tƣ số 60/2003/TT-BTC ngày 23/6/2003 của Bộ Tài chính quy định về quản lý ngân sách xã và các hoạt động tài chính khác của xã, thị
trấn, thị trấn; Thông tƣ số 59/2003/TT-BCT ngày 23/6/2003 của Bộ Tài chính hƣớng dẫn thực hiện Nghị định số 60/2003/NĐ-CP ngày 6/6/2003 của Chính phủ quy định chi tiết Luật Ngân sách khơng có mẫu biểu tổng hợp quyết toán chi tiết theo nội dung kinh tế đối với các xã, thị trấn nên để tổng hợp theo dõi, đánh giá Phịng Tài chính - kế hoạch đang áp dụng mẫu biểu tổng hợp quyết toán thu - chi ngân sách xã. Tuy nhiên, hệ thống mẫu biểu đang áp dụng tại thiết kế các chỉ tiêu thu, chỉ tiêu chi theo chiều ngang, vì thế để giảm bớt độ dài của biểu cũng nhƣ dễ xem nhiều chỉ tiêu thu, chi đã đƣợc gộp lại. Vì theo dõi gộp nên khi nhiều biểu tổng hợp rất khó xác định chi tình hình thực hiện các khoản thu, các nội dung chi, thí dụ trong nội dung chi thì chi đầu tƣ phát triển không xác định đƣợc là đâu là chi đầu tƣ xây dựng, đâu là chi mua sắm tài sản cố định, chi đầu tƣ phát triển khác. Chính vì vậy mẫu biểu tổng hợp quyết tốn chƣa giúp cho việc nắm bắt đầy đủ tình hình thực hiện thu - chi ngân sách của tất cả các xã, thị trấn để kịp thời chỉ đạo công tác quản lý ngân sách xã, thị trấn kịp thời, phát huy các lợi thế đồng thời khắc phục những điểm yếu.
3.2.2.4. Công tác kiểm tra, giám sát ngân sách xã, thị trấn a. Công tác kiểm tra
Kiểm tra thƣờng xuyên, định kỳ: trong quá trình hoạt động của bộ phận quản lý ngân sách xã của các xã, thị trấn. Đối với các cơ quan nhà nƣớc, với chức năng nhiệm vụ của mình vẫn thƣờng xuyên thực hiện kiểm tra, kiểm soát đối với hoạt động thu, chi ngân sách xã.
- Đối với UBND xã (TT) thƣờng xuyên nắm bắt, quản lý toàn diện các hoạt động về tài chính, ngân sách của xã (TT) để từ đó có những điều chỉnh trong quản lý ngân sách.
- Đối với HĐND các xã (TT) về cơ bản đã thể hiện vai trò giám sát, vai trò quyết sách của mình. Thực hiện việc xem xét quyết định dự tốn năm và ra Nghị quyết điều chỉnh dự toán khi cần thiết và phê chuẩn báo cáo quyết toán năm của Ban tài chính và UBND các xã, thị trấn.
- Đối với KBNN của huyện đây là nơi kiểm sốt tồn bộ các khoản thu, chi của các xã một cách thƣờng xuyên; kiểm tra các khoản thu, tính tỷ lệ điều tiết, kiểm tra việc chi trả khi cấp phát tiền cho các xã, thị trấn.
- Đối với phịng Tài chính - Kế hoạch huyện, đây là cơ quan thƣờng xuyên có sự kiểm tra, kiểm soát về chun mơn nghiệp vụ đối với Ban tài chính các xã, thị trấn. Thực hiện việc thẩm tra quyết toán năm đối với ngân sách các xã thƣờng xuyên có những biện pháp để tổ chức quản lý, hƣớng dẫn nghiệp vụ và tổ chức giao ban định kỳ hàng tháng, quý.
- Kiểm tra đột xuất thƣờng diễn ra khi có sự việc xảy ra hoặc đơn thƣ khiếu nại đối với bộ phận nào đó hoặc theo một chuyên đề nào đó. Thực hiện nhiệm vụ này do cơ quan Thanh tra nhà nƣớc, Thanh tra Sở Tài chính, Cơng an kinh tế, Ban kiểm tra Đảng... khi có vụ việc xảy ra.
Ngân sách xã, thị trấn là nơi liên quan đến quyền lợi cũng nhƣ nghĩa vụ trực tiếp của ngƣời dân. Chính vì vậy việc kiểm tra, giám sát ngân sách xã, thị trấn đƣợc huyện coi là nhiệm vụ rất quan trọng, thông qua công tác kiểm tra, giám sát ngân sách xã, thị trấn của Phịng Tài chính - Kế hoạch huyện cũng nhƣ ngành tài chính đã có những uốn nắn, điều chỉnh hoạt động của ngân sách xã, thị trấn đi vào nề nếp. Trong những năm qua huyện Đoan Hùng thông qua những đợt kiểm tra đã phát hiện ra những sai phạm, có những sai phạm vơ tình nhƣng cũng nhƣ những sai phạm co cố ý từ đó đề ra các biện pháp ngăn chặn, khắc phục không để xảy ra tiêu cực gây mất lịng tin trong nhân dân. Điển hình nhƣ sai phạm cán bộ tài chính xã Phú Thứ thu nhƣng không nhập quỹ của xã là 25 triệu đồng, việc bỏ ngoài báo cáo quyết tốn thu tiền tiền đất cơng ích và hoa lợi cơng sản của xã Phƣơng Trung. Thông qua cơng tác kiểm tra, phịng Tài chính - Kế hoạch của huyện rút ra đƣợc những kinh nghiệm trong quản lý, những bài học có giá trị từ thực tiễn quản lý ngân sách xã, tiến hành tổng kết thành những chuyên đề để thông qua các cuộc giao ban định kỳ các xã, thị trấn ở toàn huyện rút kinh nghiệm, xủ lý những đơn vị đã sai phạm nhằm đƣa công tác quản lý ngân sách xã, thị trấn ngày một tốt hơn.
Tuy nhiên trong công tác kiểm tra thời gian qua vẫn còn thấy nhiều vấn đề cần quan tâm:
- Qua những sai phạm ở một số xã, thị trấn cho thấy vai trò giám sát của HĐND ở đây đối với công tác ngân sách xã thể hiện cịn chƣa cao, mới chỉ là hình thức. Thơng qua các kỳ họp của HĐND chỉ quan tâm giải quyết nợ đọng, mức chi cho các ban ngành đoàn thể mà chú trọng đi sâu vào chất vấn công tác quản lý, điều hành ngân sách, hạch toán, báo cáo quyết toán, điều này cịn cho thấy trình độ của đại biểu HĐND còn nhiều bất cập, đặc biệt là Chủ tịch HĐND ở một số địa phƣơng.