Nguồn: Hiệp hội chuỗi cung ứng APICS 1.2.1. Hoạch định ban đầu
1.2.1.1. Dự báo lượng cầu
Dự báo nguồn cầu tạo nên nền tảng của tất các các quá trình lên kế hoạch cho chuỗi cung ứng. Trong kinh doanh và đặc biệt trong ngành cơng nghiệp sản xuất, nếu khơng muốn nói là tất cả, đều được dựa trên dự báo nhu cầu sản xuất trong tương lai. Vì lý do này, các nhà sản xuất luôn xem dự báo nhu cầu sản xuất là một trong những nền tảng quan trọng để thực hiện quy trình sản xuất một cách chính xác, đúng thời điểm và hiệu quả. Sau đây là những thông tin đầu vào đặc trưng thường dùng để dự báo nhu cầu sản xuất:
-Xu hướng mua hàng trong quá khứ: Dữ liệu từ 2-5 năm trước thường
-Dự báo từ nhà cung cấp: hiểu rõ được xu hướng từ các nhà cung cấp
để thích ứng với mọi hồn cảnh một cách linh hoạt.
-Thay đổi theo mùa: lượng hàng bán ra sẽ nhiều hơn vào một vài thời
điểm nhất định trong năm, vì vậy nhà sản xuất cần những thông tin này để đưa ra kế hoạch sản xuất thích hợp. Hơn nữa, những yếu tố khác như vịng đời vật liệu thơ cũng nên được bao gồm khi phân tích.
-Áp dụng các quy tắc của doanh nghiệp: Tái kiểm tra và tái xác định
những hạn chế của chu trình sản xuất, chẳng hạn như giới hạn dung lượng kho bãi để cân nhắc xem số lượng sản xuất bao nhiêu là thích hợp nhất. Về phương pháp dự báo lượng cầu, có nhiều phương pháp để dự báo lượng cầu tuy nhiên phần lớn đều thuộc hai phương pháp: phương phaps dự báo định tính và phương pháp dự báo định lượng
Phương pháp dự báo định tính
-Lấy ý kiến ban điều hành doanh nghiệp: Theo phương pháp này, một
nhóm nhỏ các nhà quản lý điều hành cấp cao sử dụng tổng hợp các số liệu thống kê phối hợp với các kết quả đánh giá của các cán bộ điều hành marketing, kỹ thuật, tài chính và sản xuất để đưa ra những con số dự báo về nhu cầu sản phẩm trong thời gian tới. Phương pháp này sử dụng được trình độ và kinh nghiệm của những cán bộ trực tiếp liên quan đến hoạt động thực tiễn.
-Lấy ý kiến của lực lượng bán hàng: Mỗi người phụ trách bán hàng sẽ
dự đoán số lượng hàng bán được trong tương lai ở khu vực mình phụ trách. Những dự báo này được thẩm định để đốn chắc là nó hiện thực, sau đó phối hợp các dự đốn của tất cả các khu vực khác để hình thành dự báo của toàn quốc
-Nghiên cứu thị trường người tiêu dùng: Phương pháp này tập trung
vào việc lấy ý kiến của khách hàng hiện tại và tiềm năng cho kế hoạch tương lai của doanh nghiệp. Việc nghiên cứu do phịng nghiên cứu thị trường thực hiện bằng nhiều hình thức khác nhau như tổ chức các cuộc điều tra lấy ý kiến
của khách hàng, phỏng vấn trực tiếp, phỏng vấn qua điện thoại, gửi phiếu điều tra tới gia đình hoặc cơ sở tiêu dùng...
-Phân tích Delphi: Phân tích Delphi là phương pháp bao gồm một
nhóm q trình thực hiện nhằm đảm bảo việc nhất trí cao trong dự báo trên cơ sở tiến hành một cách nghiêm ngặt, năng động, linh hoạt việc nghiên cứu lấy ý kiến của các chuyên gia. Phương pháp này huy động trí tuệ của các chuyên gia ở những vùng địa lý khác nhau để xây dựng dự báo.
Phương pháp dự báo định lượng
Đây là phương pháp sử dụng các số liệu trong quá khứ và các phép tính để đưa ra con số ước lượng cùng sai số cho lượng cầu. Các phương pháp dự báo lượng cầu định lượng bao gồm có: bình quan di động đơn giản, bình qn di động có trong số, san bằng mũ, hoạch định xu hướng, chỉ số mùa vụ, phương pháp dự báo nhân quả. Với cùng một tập dữ liệu trong quá khứ, tuy nhiên với mỗi phương pháp sẽ cho ra các kết quả dự báo lượng cầu trong tương lai khác nhau, các doanh nghiệp sẽ dựa vào đặc tính của sản phẩm kinh doanh cũng như các dữ liệu có thể thu thập được để tìm ra phương pháp ước lượng tối ưu nhất.
1.2.1.2. Định giá sản phẩm
Định giá sản phẩm là dùng các phương pháp, cách thức, cơng thức tính giúp doanh nghiệp xác định mức giá cụ thể của sản phẩm. Định giá sản phẩm là công việc rất quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng tiêu thụ sản phẩm cũng như lợi nhuận của doanh nghiệp.
Quyết định giá bán sản phẩm phụ thuộc vào nhiều yếu tố tuy nhiên những nhân tố này có thể chia thành 2 nhóm cơ bản: các nhân tố bên trong doanh nghiệp và các nhân tố bên ngoài doanh nghiệp. Các nhân tố bên trong doanh nghiệp bao gồm mục tiêu của doanh nghiệp (mục tiêu theo đuổi lợi nhuận, mục tiêu tiêu diệt đối thủ cạnh tranh,…); chính sách marketing, bán hàng của doanh nghiệp, chi phí sản phẩm,… Các nhân tố bên ngoài của doanh nghiệp bao gồm nhu cầu của thị trường, tính cạnh tranh của sản phẩm cùng loại, các chính sách kinh tế vĩ mơ của Chính phủ, mơi trường kinh doanh, …
Về mặt phương pháp, doanh nghiệp phải xác định được việc định giá sản phẩm phục vụ cho mục đích dài hạn hay ngắn hạn. Các quyết định, định giá bán sản phẩm trong dài hạn thường quan tâm tới tốc độ tăng trưởng bền vững của doanh nghiệp. Trong khi đó các quyết định, định giá bán sản phẩm trong ngắn hạn, thường giải quyết những tình huống cụ thể nhằm phục vụ chiến lược phát triển dài hạn của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể định giá sản phẩm theo các cách sau: định giá sản phẩm theo chi phí ngun vật liệu, nhân cơng; định giá bán của sản phẩm theo chu kì sống của sản phẩm, …
1.2.1.3. Quản trị lưu kho
Quản trị lưu kho là một công việc vô cung quan trọng đối với việc hoạch định ban đầu nói riêng và quản trị chuỗi cung ứng nói chung. Quản trị lưu kho là việc theo dõi sát sao hoạt động của doanh nghiệp cung như dự đốn tình hình biến động giá trên thị trường để điều phối lượng hàng tồn kho, đưa ra chính sách lưu trữ phù hợp, giảm thiểu tối đa các rủi ro về hàng tồn kho. Qua đó giúp doanh nghiệp tăng năng lực cạnh tranh, tiết kiệm chi phí mà khơng đánh mất cơ hội bán hàng.
Các hoạt động của quản trị hàng tồn kho bao gồm:
Quản trị hiện vật hàng tồn kho
Hoạt động này tập trung vào vấn đề bảo quản vật chất hàng tốn kho. Theo đó doanh nghiệp sẽ lựa chọn hình thức lưu kho, vị trí lưu kho, … Các phương tiện, thiết bị máy móc (xe nâng, xe cầu…) phục vụ công việc lưu kho cũng được doanh nghiệp cân nhắc mua để nâng cao hiệu quả lưu trữ
Quản trị kế toán của tồn kho
Hoạt động này sẽ sử dụng các phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, thẻ kho để tính tốn lượng hàng tồn kho cũng như kiểm soát hàng tồn kho tốt hơn. Đồng thời hoạt động đòi hỏi việc kiểm kê thường xuyên hoặc định kỳ để nắm bắt được số lượng hàng thực tế cũng như tình trạng hàng hóa
Đây là cơng việc đảm bảo cân đối giữa việc giảm tối thiểu hàng lưu trữ để tiết kiệm tiền lưu kho cũng như số hàng tồn đọng nhưng vẫn phải có đủ lượng hàng dự trữ để khơng gián đoạn quá trình sản xuất hay bỏ lỡ các cơ hội bán hàng.
Đối với các mơ hình quản trị lưu kho, tuy vào từng điều kiện sản xuất, kho bãi, đặc tính sản phẩm mà mỗi doanh nghiệp sẽ áp dụng một mơ hình riêng. Tuy nhiên có một số các mơ hình quản trị ưu việt và được sử dụng phổ biển hơn cả bao gồm: mơ hình tối ưu lượng đặt hàng EOQ (Econimic Order Quantity), mơ hình đặt hàng theo lơ hàng sản xuất POQ (Production Order Quantity), mơ hình khấu trừ theo số lượng QDM (Quantity Discount Model), mơ hình tồn kho kịp thời JIT (Just in time).
1.2.2. Quản trị thu mua
1.2.2.1. Lựa chọn nhà cung cấp
Trong quản trị chuỗi cung ứng, việc tìm kiếm, lựa chọn và xây dựng mối quan hệ bền vững với nhà cung cấp là vô cùng quan trọng. Đây được coi là khâu khởi đầu cho quy trình quản trị chuỗi diễn ra thuận lợi và hiệu quả, ảnh hưởng trực tiếp tới giá thành và chất lượng của sản phẩm cũng như uy tín của doanh nghiệp. Lựa chọn một nhà cung ứng phù hợp cũng là một quá trình phức tạp cho chuỗi cung ứng của doanh nghiệp. Trước khi lựa chọn nhà cung cấp, điều quan trọng đầu tiên là phải thu thập ý kiến của các bên liên quan và xác định các tiêu chí cho q trình lựa chọn. Danh sách các bên liên quan này có thể bao gồm các thành viên từ nghiên cứu và phát triển, mua hàng, tiếp thị, đảm bảo chất lượng và bất kỳ lĩnh vực nào khác trong tổ chức của doanh nghiệp có liên quan đến q trình lựa chọn nhà cung cấp.
Doanh nghiệp cần xác định một vài nhà cung cấp để đánh giá khả năng của họ và so sánh giá cả. Nhóm lựa chọn nhà cung cấp nên làm việc với các nhà cung cấp tiềm năng để thiết lập thơng số kỹ thuật. Chi phí khơng nên là yếu tố duy nhất, các tiêu chí khác cần quan tâm để lựa chọn nhà cung cấp phù hợp còn bao gồm: dịch vụ giao hàng, cam kết giao hàng, độ tin cậy, khả năng đáp ứng nguồn cung, …Một
điều quan trọng khác của quy trình quản lý nhà cung cấp là phát triển một chương trình kiểm tra và đánh giá. Doanh nghiệp phải luôn tiến hành đánh giá trước khi hợp đồng được ký kết để xác nhận rằng nhà cung cấp khơng có bất kỳ lỗi tn thủ nghiêm trọng hoặc hệ thống chất lượng nào có thể ảnh hưởng đến khả năng sản xuất các sản phẩm chất lượng cao của mình. Một lý do khác để tiến hành đánh giá trước là để hiểu điểm mạnh và điểm yếu của nhà cung cấp trước khi mối quan hệ trở thành chính thức. Ngay cả sau khi hợp đồng được ký kết, doanh nghiệp vẫn nên tiếp tục đánh giá nhà cung cấp. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp liên tục duy trì hiệu quả với các nguồn lực của mình và tập trung cao hơn vào các nhà cung cấp quan trọng và có ít có rủi ro.
Sau khi tìm được nhà cung cấp, việc thiết lập, xây dựng và duy trì mối quan hệ bền vững là vô cùng quan trọng. Việc quản trị tốt mối quan hệ với nhà cung cấp sẽ giúp quá trình sản xuất được thông suốt, sản phẩm được đảm bảo, tránh những chi phí tốn kém khi tìm kiếm những nhà cung cấp khác. Các nhà cung cấp là đối tác của doanh nghiệp nhưng quan hệ đối tác này không chỉ dựa trên các giao dịch tài chính mà cịn dựa trên sự tin tưởng, trung thành và tơn trọng lẫn nhau. Doanh nghiệp và nhà cung cấp nên thường xuyên trao đổi, chia sẻ thông tin về nhu cầu, kế hoạch sản xuất hay định hướng trong tương lai để hai bên cùng tìm ra những cách thức, cải tiến tạo ra lợi ích cho cả hai bên.
1.2.2.2. Đàm phán hợp đồng
Đàm phán hợp đồng là thực hiện một hoặc nhiều cuộc đối thoại, thương lượng giữa hai hoặc nhiều bên có ý muốn quan hệ đối tác với nhau nhằm mục đích tiến đến một thỏa thuận chung đáp ứng yêu cầu cá nhân hoạch yêu cầu hợp tác kinh doanh. Đàm phán được xem như công cụ của phối hợp trong chuỗi (giữa doanh nghiệp và nhà cung ứng) để giải quyết xung đột về lợi ích, tìm kiếm thỏa thuận hoặc một giải pháp phối hợp. Việc minh bạch, rõ ràng trong đàm phán để đưa ra một hợp động chặt chẽ giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp là vấn đề rất quan trọng trong
quản lý chuỗi cung ứng hiện đại để hệ thống vận hành hiệu quả và thơng suốt. Trong q trình đàm phán, các đàm phán viên phải thẳng thắn và rõ ràng khi thương lượng và nêu ra quan điểm nhằm đạt được những mục tiêu của mình. Khi đàm phàn hợp đồng cần lưu ý những điều sau: phải tự mình đứng ra đàm phán, ký kết hợp đồng chứ không thông qua bên thứ ba, các điều khoản chung cũng như các điều khoản về thanh toán, thời gian, địa điểm giao hàng, khối lượng chất lượng sản phẩm phải đầy đủ và rõ ràng, tránh bỏ sót một số điều khoản hay có những điều khoản suy diễn. Ngoài ra, các bên cũng cần chú ý đến các điều khoản về bảo hiểm, các loại chứng từ, hóa đơn, vận đơn, giấy chứng nhận nguồn gốc xuất xứ C/O, điều khoản trọng tài, xử lý khi các bên vi phạm hợp đồng, các công ước, văn bản pháp luật mà hợp đồng áp dụng. Để hợp đồng diễn ra sn sẻ thì việc giám sát thực hiện hợp đồng cũng là công việc vô cùng quan trọng. Doanh nghiệp cần phải chi tiết hóa các điều khoản có trong hợp đồng để lên kế hoạch quản trị phù hợp và tránh các rủi ro khơng đáng có.
1.2.2.3. Đặt hàng
Đặt hàng là việc quyết định mua hàng của doanh nghiệp sau khi đã hoàn tất quá trình đàm phán hợp đồng với nhà cung cấp. Nhà quản trị sẽ dựa vào nhu cầu của doanh nghiệp, kế hoạch sản xuất cũng như dựa trên những nội dung đàm phán với nhà cung cấp để soạn thảo ra một hợp đồng hoản chỉnh nhất và tiến hành đặt hàng. Quá trình đặt hàng sẽ bao gồm ký kết hợp đồng mua hàng, lên kế hoạch cho các thiết bị bốc, xếp dỡ, các phương tiện vận tải để chuyên chở nguyên vật liệu về nhà máy khi hàng hóa được người chuyên chở đưa tới địa điểm ghi trong hợp đồng.
1.2.3. Quản trị sản xuất1.2.3.1. Thiết kế sản phẩm 1.2.3.1. Thiết kế sản phẩm
Thiết kế sản phẩm là quá trình nhận ra cơ hội thị trường, xác định rõ vấn đề và phát triển một giải pháp cho vấn đề đó, đánh giá giải pháp đó với người dùng trong thực tế. Việc thiết kế sản phẩm là vơ cùng quan trọng vì nó là giải pháp để cập nhật thỏa mãn nhu cầu liên tục thay đổi của khách hàng, tạo ra lợi nhuận cao hơn cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, đối với nhà quản trị chuỗi cung ứng ngoài việc sản phẩm đáp ứng được nhu cầu của khách hàng thì chúng cịn phải có thiết kế để phù hợp với
dây chuyển sản xuất của doanh nghiệp và tối ưu hóa các hoạt động khác của chuỗi như đóng gói, vận chuyển,…Sau đây là quy trình thiết kế sản phẩm được đơn giản hóa: