1.2. Quy trình quản trị chuỗi cung ứng của doanh nghiệp
1.2.2. Quản trị thu mua
1.2.2.1. Lựa chọn nhà cung cấp
Trong quản trị chuỗi cung ứng, việc tìm kiếm, lựa chọn và xây dựng mối quan hệ bền vững với nhà cung cấp là vô cùng quan trọng. Đây được coi là khâu khởi đầu cho quy trình quản trị chuỗi diễn ra thuận lợi và hiệu quả, ảnh hưởng trực tiếp tới giá thành và chất lượng của sản phẩm cũng như uy tín của doanh nghiệp. Lựa chọn một nhà cung ứng phù hợp cũng là một quá trình phức tạp cho chuỗi cung ứng của doanh nghiệp. Trước khi lựa chọn nhà cung cấp, điều quan trọng đầu tiên là phải thu thập ý kiến của các bên liên quan và xác định các tiêu chí cho q trình lựa chọn. Danh sách các bên liên quan này có thể bao gồm các thành viên từ nghiên cứu và phát triển, mua hàng, tiếp thị, đảm bảo chất lượng và bất kỳ lĩnh vực nào khác trong tổ chức của doanh nghiệp có liên quan đến q trình lựa chọn nhà cung cấp.
Doanh nghiệp cần xác định một vài nhà cung cấp để đánh giá khả năng của họ và so sánh giá cả. Nhóm lựa chọn nhà cung cấp nên làm việc với các nhà cung cấp tiềm năng để thiết lập thơng số kỹ thuật. Chi phí khơng nên là yếu tố duy nhất, các tiêu chí khác cần quan tâm để lựa chọn nhà cung cấp phù hợp còn bao gồm: dịch vụ giao hàng, cam kết giao hàng, độ tin cậy, khả năng đáp ứng nguồn cung, …Một
điều quan trọng khác của quy trình quản lý nhà cung cấp là phát triển một chương trình kiểm tra và đánh giá. Doanh nghiệp phải luôn tiến hành đánh giá trước khi hợp đồng được ký kết để xác nhận rằng nhà cung cấp không có bất kỳ lỗi tuân thủ nghiêm trọng hoặc hệ thống chất lượng nào có thể ảnh hưởng đến khả năng sản xuất các sản phẩm chất lượng cao của mình. Một lý do khác để tiến hành đánh giá trước là để hiểu điểm mạnh và điểm yếu của nhà cung cấp trước khi mối quan hệ trở thành chính thức. Ngay cả sau khi hợp đồng được ký kết, doanh nghiệp vẫn nên tiếp tục đánh giá nhà cung cấp. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp liên tục duy trì hiệu quả với các nguồn lực của mình và tập trung cao hơn vào các nhà cung cấp quan trọng và có ít có rủi ro.
Sau khi tìm được nhà cung cấp, việc thiết lập, xây dựng và duy trì mối quan hệ bền vững là vô cùng quan trọng. Việc quản trị tốt mối quan hệ với nhà cung cấp sẽ giúp quá trình sản xuất được thông suốt, sản phẩm được đảm bảo, tránh những chi phí tốn kém khi tìm kiếm những nhà cung cấp khác. Các nhà cung cấp là đối tác của doanh nghiệp nhưng quan hệ đối tác này không chỉ dựa trên các giao dịch tài chính mà cịn dựa trên sự tin tưởng, trung thành và tơn trọng lẫn nhau. Doanh nghiệp và nhà cung cấp nên thường xuyên trao đổi, chia sẻ thông tin về nhu cầu, kế hoạch sản xuất hay định hướng trong tương lai để hai bên cùng tìm ra những cách thức, cải tiến tạo ra lợi ích cho cả hai bên.
1.2.2.2. Đàm phán hợp đồng
Đàm phán hợp đồng là thực hiện một hoặc nhiều cuộc đối thoại, thương lượng giữa hai hoặc nhiều bên có ý muốn quan hệ đối tác với nhau nhằm mục đích tiến đến một thỏa thuận chung đáp ứng yêu cầu cá nhân hoạch yêu cầu hợp tác kinh doanh. Đàm phán được xem như công cụ của phối hợp trong chuỗi (giữa doanh nghiệp và nhà cung ứng) để giải quyết xung đột về lợi ích, tìm kiếm thỏa thuận hoặc một giải pháp phối hợp. Việc minh bạch, rõ ràng trong đàm phán để đưa ra một hợp động chặt chẽ giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp là vấn đề rất quan trọng trong
quản lý chuỗi cung ứng hiện đại để hệ thống vận hành hiệu quả và thơng suốt. Trong q trình đàm phán, các đàm phán viên phải thẳng thắn và rõ ràng khi thương lượng và nêu ra quan điểm nhằm đạt được những mục tiêu của mình. Khi đàm phàn hợp đồng cần lưu ý những điều sau: phải tự mình đứng ra đàm phán, ký kết hợp đồng chứ không thông qua bên thứ ba, các điều khoản chung cũng như các điều khoản về thanh toán, thời gian, địa điểm giao hàng, khối lượng chất lượng sản phẩm phải đầy đủ và rõ ràng, tránh bỏ sót một số điều khoản hay có những điều khoản suy diễn. Ngoài ra, các bên cũng cần chú ý đến các điều khoản về bảo hiểm, các loại chứng từ, hóa đơn, vận đơn, giấy chứng nhận nguồn gốc xuất xứ C/O, điều khoản trọng tài, xử lý khi các bên vi phạm hợp đồng, các công ước, văn bản pháp luật mà hợp đồng áp dụng. Để hợp đồng diễn ra sn sẻ thì việc giám sát thực hiện hợp đồng cũng là cơng việc vô cùng quan trọng. Doanh nghiệp cần phải chi tiết hóa các điều khoản có trong hợp đồng để lên kế hoạch quản trị phù hợp và tránh các rủi ro khơng đáng có.
1.2.2.3. Đặt hàng
Đặt hàng là việc quyết định mua hàng của doanh nghiệp sau khi đã hoàn tất quá trình đàm phán hợp đồng với nhà cung cấp. Nhà quản trị sẽ dựa vào nhu cầu của doanh nghiệp, kế hoạch sản xuất cũng như dựa trên những nội dung đàm phán với nhà cung cấp để soạn thảo ra một hợp đồng hoản chỉnh nhất và tiến hành đặt hàng. Quá trình đặt hàng sẽ bao gồm ký kết hợp đồng mua hàng, lên kế hoạch cho các thiết bị bốc, xếp dỡ, các phương tiện vận tải để chuyên chở nguyên vật liệu về nhà máy khi hàng hóa được người chuyên chở đưa tới địa điểm ghi trong hợp đồng.