1.2. Quy trình quản trị chuỗi cung ứng của doanh nghiệp
1.2.4. Quản trị phân phối
1.2.4.1. Quản lý đơn đặt hàng
Trong hệ thống quản trị chuỗi cung ứng, quản lý đơn đặt hàng là quá trình tiếp nhận và xử lý thơng tin đặt hàng của khách hàng từ nhà bán lẻ đến nhà phân phối. Sau khi nhận được thông tin khách hàng, doanh việc phải xử lý đơn hàng và đưa ra được thông tin về ngày giao hàng, sản phẩm giao và trạng thái xử lý đơn hàng. Các thơng tin thường được phân tích và thực hiện thơng qua việc nhập liệu trên máy tính và quản lý dựa vào các chứng từ liên quan đến đơn hàng như bảng báo giá, hóa đơn bán hàng.
Bằng cách sử dụng công nghệ để giúp xử lý đơn hàng hiệu quả hơn, các nhà quản lý có thể xem trong thời gian thực những gì đang xảy ra ở mọi giai đoạn của chu kỳ đặt hàng và theo dõi các chỉ số hiệu suất về hiệu quả của đơn hàng. Quản lý đơn đặt hàng đã trở nên quan trọng trong quản trị chuỗi cung ứng chính vì vậy doanh nghiệp cần xem chi phí xử lý đơn đặt hàng như một biến số mà họ có thể kiểm sốt. Trước đây, các cơng ty chỉ đơn giản là gộp các chi phí này với chi phí chung. Quản lý đơn đặt hàng tổng hợp các dữ liệu nội bộ khác nhau từ chi tiết sản phẩm và tính sẵn có cho đến trạng thái xử lý đơn hàng và ngày giao hàng dự kiến để cung cấp một hệ thống giám sát toàn diện cho các đơn đặt hàng. Việc bổ sung thêm nhiều kênh bán hàng làm cho việc quản lý đơn hàng trở nên quan trọng hơn. Hơn nữa, khách hàng đang quen với việc có thể nhìn thấy tiến trình hồn thành đơn đặt hàng của họ và người bán chỉ có thể cung cấp khả năng hiển thị này nếu họ sử dụng hệ thống quản lý và xử lý đơn đặt hàng tích hợp. Với việc quản lý đơn hàng tập trung, việc kiểm
soát, giám sát và sửa đổi đơn hàng được tăng cường trên nhiều kênh bán hàng. Quản lý đơn hàng tăng cường khả năng của tổ chức trong việc xử lý những biến động về nhu cầu, chu kỳ kinh tế và những thay đổi trong thị hiếu của người mua. Ngoài ra để tăng tính hiệu quả trong xử lý đơn đặt hàng, doanh nghiệp nên tích hợp hệ thống đặt hàng với các hệ thống liên quan khác để duy trì tính tồn vẹn của dữ liệu.
1.2.4.2. Lên lịch giao hàng
Lập lịch giao hàng là lập kế hoạch trước cho các chuyến hàng và giao hàng của doanh nghiệp dựa trên chuỗi cung ứng và nhu cầu của khách hàng. Tất cả các hoạt động phải được thực hiện trước khi hàng hóa được giao cho khách hàng đều được tính đến trong q trình lên lịch giao hàng bao gồm xếp hàng, dỡ hàng và đóng gói. Ngồi ra, Lên lịch giao hàng của doanh nghiệp bao gồm rất nhiều bộ phận liên quan như lập kế hoạch, lên lịch vận chuyển với bên thứ ba, đảm bảo giao hàng đến nơi khách hàng cần vào đúng thời điểm và đến đúng địa điểm. Mỗi đơn hàng sẽ có một lịch giao hàng được lên kế hoạch riêng tuy nhiên phần lớn chúng được chia làm hai nhóm giao hàng trực tiếp và giao hàng theo lộ trình có sẵn. Giao hàng trực tiếp là hình thức giao hàng từ kho tới địa điểm nhận hàng của khách hàng. Hình thức này phù hợp với những đơn hàng lớn có kích cỡ với phương tiện vận tải. Đây cịn là hình thức giao hàng đơn giản vì chỉ cần lựa chọn tuyến đường ngắn nhất tự nơi giao đến nơi nhận hàng. Giao hàng theo lộ trình có sẵn là việc giao hàng từ một điểm giao hàng tới nhiều điểm nhận hàng hoặc giao hàng từ nhiều nơi xuất phát đến một địa điểm nhận hàng. Đây là hình thức giao hàng phức tạp hơn phương pháp trên do phải lựa chọn các địa điểm gom hàng, giao hàng và tuyến đường tối ưu nhất. Tuy nhiên với hình thức này sẽ giúp doanh nghiệp giao được nhiều sản phẩm tới nhiều nơi góp phần tiết kiệm chi phí và hiệu quả vận tải
1.2.4.3. Vận chuyển hàng hóa
Vận chuyển hàng hóa là sự di chuyển của hàng hóa từ nơi này đến nơi khác hay từ điểm bắt đầu của chuỗi cung ứng đến tay người tiêu dùng. Vận chuyển hàng hóa hay vận tải là một một hoạt động quan trọng của chuỗi cung ứng vì ít khi nào hàng hóa được sản xuất và tiêu thụ ở cùng một địa điểm và hơn thế nữa phần lớn
chi phí phát sinh của chuỗi cung ứng đến từ vận tải. Vai trị của vận tải thậm chí cịn quan trọng hơn trong chuỗi cung ứng toàn cầu. Trong thực tế, hành trình di chuyển của vật chất trong quá trình sản xuất và tiêu thụ sản phẩm rất phức tạp vì nguồn cung cấp nguyên vật liệu, nhà máy, hệ thống kho, các điểm bán buôn bán lẻ đến từ các địa điểm khác nhau. Với doanh nghiệp cũng như khách hàng việc vận tải hiệu quả khi sản phẩm được giao an toàn, đúng thời gian, địa điểm với giá cả hợp lý, điều đó có nghĩa cơng việc vận tải phải được tổ chức một cách logic. Có các hình thức vận tải: vận tải đường bộ, vận tải đường biển và vận tải đường hàng khơng, mỗi hình thức sẽ có ưu nhược điểm riêng nên các nhà vận tải nên xem xét, phân tích loại hàng cũng như lơ trình hàng hóa để kết hợp các phương thức vận tải sao cho hiệu quả nhất.