Diễn giải các bước thực hiện:
(1), (2a), (2b): Sau khi một hợp đồng xuất khẩu hàng hóa đã được ký kết thì
nhân viên Sales phụ trách đơn hàng của khách hàng sẽ dựa vào hợp đồng xuất khẩu lên chi tiết PO (Purchure Order) trình cho lãnh đạo cơng ty ký duyệt, sau đó gửi PO và SDC (Sơ đồ container) tính tạm xuống cho Bộ phận Quản lý kho phụ trách thông qua email để Bộ phận Quản lý kho tiến hành chuẩn bị nguồn hàng. Đồng thời lúc này nhân viên Sales cũng sẽ gửi hướng dẫn xuất hàng và thông tin lô hàng xuất cho Bộ phận xuất nhập khẩu để theo dõi và tiến hành chuẩn bị các thủ tục cần thiết để xuất khẩu lô hàng.
(3a), (3b), (4): Sau khi nhận được PO (Purchure Order) của nhân viên Sales phụ
trách, Quản lý kho sẽ tiến hành cho nhân viên kho kiểm tra nguồn hàng trong kho và báo nhân viên chuyên trách kiểm tra và vẽ Sơ đồ container chính thức.
Nếu nguồn hàng trong kho đủ số lượng, mã hàng, loại hàng như yêu cầu: Quản lý kho sẽ thơng báo cho cơng nhân tiến hành đóng gói và ký mã hiệu sản phẩm theo đúng yêu cầu trong PO (Purchure Order) đơn hàng. Đồng thời báo cho Bộ phận xuất nhập khẩu biết ngày giờ hàng sẵn sàng để đóng hàng và gửi Sơ đồ container
Nếu nguồn hàng trong kho KHÔNG đủ số lượng, mã hàng, loại hàng như yêu cầu: Thì Bộ phận kho sẽ làm “Phiếu yêu cầu hàng” gửi cho Bộ phận Sản xuất –
Thu mua để họ tiến hành sản xuất thêm hàng hoặc thu mua từ các nhà cung cấp để cung cấp đủ số lượng hàng cần thiết như trong “Phiếu yêu cầu hàng” cho Bộ phận kho. Đồng thời lúc này Bộ phận kho cũng sẽ báo cho Bộ phận xuất nhập khẩu biết ngày giờ hàng sẵn sàng để đóng hàng và gửi kèm theo Sơ đồ container chính thức.
3.1.2 Thuê phương tiện vận tải
Vì cơng ty ln ln chọn xuất khẩu theo điều kiện FOB (Free on board), nên trách nhiệm thuê tàu/ phương tiện vận chuyển thuộc về phía cơng ty nhập khẩu. Vì thế sau khi cơng ty gốm sứ Lâm Thanh đã chuẩn bị đầy đủ nguồn hàng của đơn hàng sẽ báo cho phía cơng ty nhập khẩu để họ làm việc với công ty Forwarder/ Line tại nước mình để th tàu và vận chuyển hàng hố cho đơn hàng. Sau khi phía nhà nhập khẩu chọn được cơng ty Forwarder/ Line cho đơn hàng. Phía nhà nhập khẩu sẽ gửi mail cung cấp thông tin chi tiết đại lý của công ty Forwarder/ Line tại đầu Việt Nam cho công ty gốm sứ Lâm Thanh.
Sau khi nhận được thông tin về đại lý của công ty Forwarder/ Line tại đầu Việt Nam, công ty gốm sứ Lâm Thanh sẽ tiến hàng liên hệ với đại lý của công ty Forwarder/ Line tại Việt Nam để lấy booking đóng hàng. Chi tiết q trình được thể hiện theo sơ đồ sau:
Điện thoại/ Email cho Forwarder/ Line hỏi lịch trình tàu chạy
Gửi email yêu cầu booking cho Forwarder/ Line
Nhận Booking và xác nhận Booking với Forwarder/ Line
(Nguồn: Phòng xuất nhập khẩu)