3.1 .1Chuẩn bị nguồn hàng xuất khẩu
3.1.5 Thực hiện thủ tục hải quan
Nhân viên chứng từ XNK sẽ căn cứ vào Sơ đồ container chính thức, thơng tin hướng dẫn xuất hàng từ nhân viên Sales và thông tin trong hợp đồng ngoại thương để tiến hàng làm các chứng từ cần thiết cho lô hàng như: Commercial Invoice, Packing list. Sau khi làm xong Commercia Invoice và Packing list nhân viên chứng từ XNK sẽ tiến hàng khai hải quan điện tử V5 (VNACCS/VCIS) và làm thủ tục hải quan xuất hàng.
Quy trình làm thủ tục hải quan
Lập tờ khai hải quan điện tử và truyền dữ liệu Chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan
Đăng ký tờ khai hải quan Kiểm hóa hàng hóa (nếu có) Thanh lý tờ khai và Vào sổ tàu xuất
Bước 1: Lập tờ khai hải quan điện tử và truyền dữ liệu
Nhân viên chứng từ XNK căn cứ vào các thông tin trong hợp đồng ngoại thương, Commercial Invoice, packing list và booking để lập tờ khai hải quan điện tử.
Đầu tiên, đăng nhập vào phần mềm khai hải quan điện tử Vnaccs đăng nhập vào
hệ thống chọn mục tờ khai xuất nhập khẩu chọn đăng ký mới tờ khai xuất khẩu tờ khai hải quan điện tử xuất hiện.
Tiếp theo, tiến hành nhập dữ liệu và những thông tin cần thiết như: người xuất
khẩu, người nhập khẩu, số hợp đồng, số hóa đơn thương mại, tên hàng, điều kiện giao hàng,…vào tờ khai hải quan điện tử trên phần mềm theo hướng dẫn.
Sau cùng, Sau khi nhập đầy đủ các thông tin, dữ liệu theo yêu cầu trên tờ khai
hải quan điện tử. Doanh nghiệp tiến hành truyền tờ khai đến Chi cục Hải quan cửa khẩu cần làm thủ tục hải quan xuất đi. Nhấn vào nút “Khai báo” >> Hệ thống sẽ tự động thơng báo “ bạn có chắc muốn truyền tờ khai tới Chi cục Hải quan cửa khẩu không?” >> chọn “Yes”>> hệ thống sẽ tự động thơng báo “Bạn có muốn áp dụng chữ ký số không?” >> chọn “Yes” >> Nhập mật khẩu chữ ký số vào >> hệ thống bắt đầu truyền dữ liệu tờ khai tới Chi cục Hải quan cửa khẩu và sẽ phản hồi lại số tham chiếu (số tiếp nhận) trong vài giây. Sau đó doanh nghiệp nhấn vào nút “Lấy phản hồi” hệ thống sẽ trả về cho doanh nghiệp số tờ khai. Doanh nghiệptiếp tục nhấn vào nút “Lấy phản hồi” hệ thống sẽ trả về cho doanh nghiệp kết quả phân luồng tờ khai. Với các luồng như sau:
(1): Luồng Xanh Thông quan
(2): Luồng Vàng Kiểm tra chứng từ hải quan
(3): Luồng đỏ Kiểm tra chứng từ hải quan và kiểm hóa hàng
Bước 2: Chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan
Bộ hồ sơ hải quan thực hiện tại Chi cục Hải quan cửa khẩu bao gồm:
- Giấy giới thiệu: 01 bản chính
- Tờ khải hải quản điện tử: 01 bản photo
- Hợp đồng ngoại thương: 01 bản sao y
- Commercial Invoice: 01 bản chính 27
- Packing list: 01 bản chính
Bước 3: Đăng ký tờ khai tại chi cục Hải quan cửa khẩu xuất hàng
Nhân viên giao nhận XNK của công ty là người phụ trách việc làm thủ tục hải quan ở ngồi cảng. Vì thế nhân viên chứng từ XNK sẽ giao bộ chứng từ hải quan và cung cấp booking có ghi số container và seal của container hàng xuất cho nhân viên giao nhận hiện trường để tiến hành làm thủ tục hải quan xuất khẩu cho lô hàng tại cảng xuất.
Nhân viên giao nhận hiện trường sẽ nộp bộ chứng từ khai hải quan đã chuẩn bị ở bước 2 vào Ơ “Phân cơng tờ khai”. Sau đó cán bộ hải quan phụ trách phân chia tờ khai sẽ tiến hành phân tờ khai của doanh nghiệp cho cán bộ hải quan đăng ký phụ trách. Sau khi biết được cán bộ hải quan nào đăng ký tờ khai của cơng ty mình, Nhân viên giao nhận XNK sẽ liên hệ hải quan đăng ký đó để nộp bộ hồ sơ hải quan.
Cán bộ hải quan đăng ký tờ khai tiếp nhận bộ hồ sơ của doanh nghiệp và tiến hành kiểm tra nợ thuế của doanh nghiệp và tính hợp lệ bộ hồ sơ. Sau khi cán bộ hải quan đăng ký kiểm tra các thông tin của doanh nghiệp xong và các thông tin đều hợp lệ cán bộ hải quan sẽ in hai “Phiếu ghi kết quả kiểm tra chứng từ giấy” và đưa cho nhân viên giao nhận XNK được ghi trong giấy giới thiệu của công ty Lâm Thanh ký tên. Sau đó cán bộ hải quan đăng ký sẽ chuyển bộ hồ sơ hải quan của doanh nghiệp trình cho Đội trưởng/phó chi cục Hải quan cửa khẩu để phân cán bộ hải quan sẽ kiểm hố lơ hàng.
Bước 4: Kiểm hóa hàng hóa (nếu có)
Nhân viên giao nhận của cơng ty sẽ chờ kết quả phân kiểm ở “Bảng phân công kiểm hố”. Khi Đội trưởng/phó chi cục phân kiểm xong sẽ được cán bộ hải quan luân chuyển tờ khai ghi số tờ khai của doanh nghiệp vào “Bảng phân cơng kiểm hố” để doanh nghiệp biết được cán bộ hải quan kiểm hố nào sẽ kiểm hố lơ hàng của cơng ty mình. Nhân viên giao nhận cơng ty tiến hành liên hệ hải quan kiểm hoá để xuống bãi kiểm hoá container hàng. Khi liên hệ với hải quan kiểm hoá nhân viên giao nhận sẽ cung cấp cho hải quan thơng tin về vị trí container trong bãi, số container, số điện thoại nhân viên đại diện cơng ty để hải quan xuống kiểm hố.
Cán bộ hải quan sẽ cầm bộ hồ sơ hải quan xuống bãi theo vị trí mà nhân viên giao nhận cơng ty cung cấp. Cán bộ hải quan sẽ kiểm tra hàng xem có đúng với khai báo của doanh nghiệp trong tờ khai khơng. Q trình kiểm hố lơ hàng được diễn ra giữa dưới sự chứng kiến của Cán bộ hải quan kiểm hoá và nhân viên giao nhận XNK
doanh nghiệp Cán bộ hải quan sẽ tiến hành làm “Phiếu ghi kết quả kiểm tra hàng hố” ký tên, đóng dấu cơng chức và “Xác nhận thơng quan” và chuyển tờ khai hải quan qua bộ phận trả tờ khai.
Nhân viên giao nhận XNK liên hệ bộ phận trả tờ khai để đóng lệ phí hải quan và lấy tờ khai hải quan đã được xác nhận thông quan của cán bộ hải quan kiểm hố. Và tiến hành đi thanh lý và vơ sổ tàu
Bước 5: Thanh lý tờ khai và vào sổ tàu xuất
Sau khi lấy được tờ khai hải quan đã xác nhận thông quan, nhân viên giao nhận XNK sẽ căn cứ vào booking ghi trên tàu, số chuyến, số container, số seal vào tờ khai và photo thêm một bản.
Doanh nghiệp đem 01 tờ khai hải quan điện tử bản chính và 01 tờ khai photo đến bộ phận giám sát của Cảng. Sau đó doanh nghiệp nộp tờ khai vào bộ phận thanh lý tờ khai và nhân viên hải quan sẽ kiểm tra và đóng dấu “Xác nhận của hải quan giám sát” của tờ khai hải quan điện tử bản chính. Sau khi kiểm tra và đóng dấu xong thì nhân viên hải quan trả lại cho doanh nghiệp bản chính tờ khai hải quan điện tử đã có dấu xác nhận “Xác nhận của hải quan giám sát”, nhân viên hải quan giữ lại tờ khai photo.Tiếp theo nhân viên giao nhận nộp tờ khai chính vào bộ phận vô sổ tàu của cảng để tiến hành vô sổ tàu. Nhân viên vô sổ tàu của cảng sẽ kiểm tra thông tin thông quan từ hải quan và in “Phiếu xác nhận đăng ký tờ khai hải quan” cho doanh nghiệp.
Nhân viên giao nhận nhận lại tờ khai chính và “Phiếu xác nhận đăng ký tờ khai hải quan” và tiến hành kiểm tra các thơng tin trên phiếu có đúng với thông tin trên tờ khai hải quan không. Sau khi kiểm tra các thông tin đã đúng hết nhân viên xuất nhập khẩu sẽ ký tên xác nhận vào hai phiếu và trả lại một phiếu cho nhân viên vào sổ tàu. Đây là bước nghiệp vụ rất quan trọng vì nếu thanh lý trễ, hay ký xác nhận thơng sai thì hàng sẽ khơng được xếp lên tàu, cơng ty sẽ chịu mọi chi phí cho việc lưu container, lưu bãi và các chi phí khác.