3.1 .1Chuẩn bị nguồn hàng xuất khẩu
3.1.2 Thuê phương tiện vận tải
Vì cơng ty ln ln chọn xuất khẩu theo điều kiện FOB (Free on board), nên trách nhiệm thuê tàu/ phương tiện vận chuyển thuộc về phía cơng ty nhập khẩu. Vì thế sau khi cơng ty gốm sứ Lâm Thanh đã chuẩn bị đầy đủ nguồn hàng của đơn hàng sẽ báo cho phía cơng ty nhập khẩu để họ làm việc với cơng ty Forwarder/ Line tại nước mình để th tàu và vận chuyển hàng hoá cho đơn hàng. Sau khi phía nhà nhập khẩu chọn được cơng ty Forwarder/ Line cho đơn hàng. Phía nhà nhập khẩu sẽ gửi mail cung cấp thông tin chi tiết đại lý của công ty Forwarder/ Line tại đầu Việt Nam cho công ty gốm sứ Lâm Thanh.
Sau khi nhận được thông tin về đại lý của công ty Forwarder/ Line tại đầu Việt Nam, công ty gốm sứ Lâm Thanh sẽ tiến hàng liên hệ với đại lý của công ty Forwarder/ Line tại Việt Nam để lấy booking đóng hàng. Chi tiết quá trình được thể hiện theo sơ đồ sau:
Điện thoại/ Email cho Forwarder/ Line hỏi lịch trình tàu chạy
Gửi email yêu cầu booking cho Forwarder/ Line
Nhận Booking và xác nhận Booking với Forwarder/ Line
(Nguồn: Phịng xuất nhập khẩu)
Hình 3.3: Sơ đồ các bước yêu cầu booking
Nhân viên chứng từ XNK công ty gốm sứ Lâm Thanh sẽ điện thoại hoặc mail cho Forwarder/ Line để hỏi lịch trình các chuyến tàu chạy hàng tuần. Căn cứ vào lịch trình tàu chạy do Forwarder/ Line cung cấp kết hợp với ngày hàng hoá sẵn sàng và
sẽ chọn chuyến tàu thích hợp cho lô hàng và gửi email yêu cầu booking cho Forwarder/ Line để họ tiến hành đặt chỗ trên tàu, xác nhận thông tin với nhà nhập khẩu và gửi booking confirmation cho công ty gốm sứ Lâm Thanh.
Sau khi nhận được booking từ Forwarder/ Line nhân viên chứng từ XNK sẽ kiểm tra lại các thông tin trên booking xem có đúng với yêu cầu do khách hàng cung cấp và phù hợp với lịch trình xuất hàng của cơng ty hay khơng. Nếu các thông tin trên booking đúng với yêu cầu thì nhân viên chứng từ XNK sẽ gửi lại một email xác nhận nhận booking, cịn nếu các thơng tin trên booking khơng đúng và phù hợp với yêu cầu thì nhân viên chứng từ XNK sẽ điện thoại hoặc gửi email yêu cầu Forwarder/ Line cung cấp lại booking đúng với yêu cầu của do khách hàng cung cấp.
Sau khi nhận được booking đúng với yêu cầu do khách hàng cung cấp từ Forwarder/ Line, nhân viên chứng từ XNK sẽ tiến hàng liên hệ với đội xe container vận chuyển hàng cho công ty gốm sứ Lâm Thanh để gửi booking và cung cấp thời gian, địa điểm đóng hàng để đội xe sắp xếp thời gian đi đổi lệnh cấp container rỗng và lấy container rỗng về kho cơng ty đóng hàng theo đúng như yêu cầu của công ty gốm sứ Lâm Thanh. Đồng thời lúc này nhân viên chứng từ XNK cũng sẽ điện thoại và gửi email thông báo cho kho biết thời gian sẽ đóng hàng để kho sắp xếp hàng hóa, cơng nhân và xe nâng đóng hàng.