Nhân viên chứng từ XNK công ty gốm sứ Lâm Thanh sẽ điện thoại hoặc mail cho Forwarder/ Line để hỏi lịch trình các chuyến tàu chạy hàng tuần. Căn cứ vào lịch trình tàu chạy do Forwarder/ Line cung cấp kết hợp với ngày hàng hoá sẵn sàng và
sẽ chọn chuyến tàu thích hợp cho lô hàng và gửi email yêu cầu booking cho Forwarder/ Line để họ tiến hành đặt chỗ trên tàu, xác nhận thông tin với nhà nhập khẩu và gửi booking confirmation cho công ty gốm sứ Lâm Thanh.
Sau khi nhận được booking từ Forwarder/ Line nhân viên chứng từ XNK sẽ kiểm tra lại các thông tin trên booking xem có đúng với yêu cầu do khách hàng cung cấp và phù hợp với lịch trình xuất hàng của cơng ty hay khơng. Nếu các thông tin trên booking đúng với yêu cầu thì nhân viên chứng từ XNK sẽ gửi lại một email xác nhận nhận booking, cịn nếu các thơng tin trên booking khơng đúng và phù hợp với yêu cầu thì nhân viên chứng từ XNK sẽ điện thoại hoặc gửi email yêu cầu Forwarder/ Line cung cấp lại booking đúng với yêu cầu của do khách hàng cung cấp.
Sau khi nhận được booking đúng với yêu cầu do khách hàng cung cấp từ Forwarder/ Line, nhân viên chứng từ XNK sẽ tiến hàng liên hệ với đội xe container vận chuyển hàng cho công ty gốm sứ Lâm Thanh để gửi booking và cung cấp thời gian, địa điểm đóng hàng để đội xe sắp xếp thời gian đi đổi lệnh cấp container rỗng và lấy container rỗng về kho cơng ty đóng hàng theo đúng như yêu cầu của công ty gốm sứ Lâm Thanh. Đồng thời lúc này nhân viên chứng từ XNK cũng sẽ điện thoại và gửi email thông báo cho kho biết thời gian sẽ đóng hàng để kho sắp xếp hàng hóa, cơng nhân và xe nâng đóng hàng.
3.1.3 Đóng hàng xuất khẩu
Sau khi đội xe vận chuyển container rỗng tới kho theo đúng thời gian và địa điểm đóng hàng đã thơng báo trước cho đội xe, thì nhân viên giám sát đóng hàng của cơng ty sẽ tiến hành kiểm tra tình trạng container rỗng, chụp hình và lập biên bản kiểm tra container trước chính thức khi đóng hàng vào container.
CÁCH CHỤP HÌNH CONTAINER RỔNG TRƯỚC KHI ĐĨNG
HÀNG
- Hình các vách bên ngồi container rỗng
- Hình số container rỗng với cửa mở và đóng
- Hình sàn container rỗng
- Hình các vách, nốt và góc trong container rỗng
Sau khi đã kiểm tra xong tình trạng container rỗng và thấy container rỗng đạt yêu cầu thì nhân viên giám sát đóng hàng sẽ thơng báo cho cơng nhân và xe nâng tiến hành đóng hàng vào container. Trong q trình đóng hàng vào container nhân viên giám sát đóng hàng sẽ đối chiếu và kiểm điếm lại số lượng hàng, chủng loại hàng theo đúng PO và chỉ đạo cơng nhân đóng lần lược các pallet/thùng carton hàng theo đúng vị trí trong Sơ đồ container. Vì nếu đóng hàng khác so với Sơ đồ container có thể dẫn đến tình
trạng khơng đóng được hết hàng vào container và sẽ mất rất nhiều thời gian cho việc lấy hàng ra và đóng hàng lại. Đồng thời nhân viên giám sát đóng hàng sẽ cung cấp số container và số seal cho nhân viên chứng từ XNK để họ viết giấy hạ container hàng (Contianer packing list). Trong q trình đóng hàng vào container nhân viên giám sát đóng hàng sẽ chụp hình lại các thứ tự của từng lớp hàng được đóng vào container. Một số trường hợp đặt biệt nhân viên giám sát sẽ phải quay video lại q trình đóng hàng theo u cầu của nhà nhập khẩu hoặc đóng hàng dưới sự giám sát của cơ quan, nhân viên đại diện khách hàng tại Việt Nam.
CÁCH CHỤP HÌNH CONTAINER HÀNG XUẤT
- Hình container rỗng với cửa mở
- Hình container đầy với đóng cửa
- Hình container đầy đã bấm seal
- Hình thể hiện rõ số seal
- Hình thể hiện rõ số container
Sau khi đóng hàng xong nhân viên giám sát đóng hàng sẽ thơng báo cho nhân viên chứng từ XNK biết và yêu cầu họ gửi giấy hạ container hàng. Nhân viên chứng từ XNK sẽ gửi email hoặc fax giấy hạ container hàng cho nhân viên giám sát đóng hàng và đồng thời cung cấp thông tin về bấm seal tạm hay seal hãng tàu vào container.
Kết thúc đóng hàng, nhân viên giám sát đóng hàng lập biên bản tình trạng đóng hàng và gửi giấy hạ container hàng và Phiếu xác nhận khối lượng container (VGM) cho tài xế để tài xế vận chuyển container đi hạ tại cảng xuất hàng. Khu vực cảng xuất hàng của công ty chủ yếu tại ICD Phước Long 3/ Phúc Long/ Sotrans/ Transiex/ Tanamexco và Cát Lái.
3.1.4 Khử trùng hàng hóa xuất khẩu
Lý do phải khử trùng hàng hóa xuất khẩu: (1) Thời gian vận chuyển trên biển
thường kéo dài. Trong thời gian đó, hàng hóa chất xếp trong container đóng kín với nhiệt độ cao (trên 40 độ C) và môi trường ẩm thấp hơi nước tạo điều kiện thuận lợi cho nấm mốc và côn trùng sinh sôi nảy nở; (2) Những nhóm hàng chính xuất khẩu từ Việt Nam như hàng nông sản (gạo, chè, hạt điều, cà phê, ...) hay hàng gỗ (bàn ghế thủ cơng mỹ nghệ, đồ trang trí,…), hàng mây tre lá, … hoặc các mặt hàng bất kỳ nhưng có thùng kiện đóng gói bằng gỗ, … trong quá trình vận chuyển dễ phát sinh mối mọt, ẩm mốc. Vì vậy chúng ta cần hun trùng xử lý bề mặt để đảm bảo an tồn cho hàng hóa và an tồn cho mơi trường xung quanh; (3) Quy định bảo vệ môi trường nghiêm ngặt của hải quan ở cảng đến áp dụng cho hàng hóa nhập khẩu vào châu Âu, Mỹ, Canada và Úc. Các lô hàng nhập khẩu không tuân thủ quy định này sẽ phải đối mặt với mức phạt
Quy trình các bước thực hiện:
Cung cấp thơng tin container hàng xuất cho công ty khử trùng
Gửi Bill nháp công ty khử trùng
Nhận chứng thư khử trùng nháp
Xác nhận chứng thư Khử trùng nháp với công ty khử trùng
Lấy chứng thư khử trùng và thanh tốn phí khử trùng
(Nguồn: Phòng xuất nhập khẩu)