Hiện tại, công ty Lâm Thanh đang sử dụng dịch vụ khử trùng của Công ty Cổ phần Giám định và Khử trùng FCC (45 Đinh Tiên Hoàng, Phường Bến Nghé, Quận 1, Tp. Hồ Chí Minh) để khử trùng tất các container hàng xuất của công ty.
- Sau khi container hàng đã hạ vào cảng xuất hàng thì nhân viên chứng từ XNK sẽ cung cấp thông tin về: hàng xuất đi quốc gia nào, cảng hạ container, thời gian cut off của lô hàng, số container, thời gian container vào cảng cho nhân viên khử trùng ở cảng của Công ty Cổ phần Giám định và Khử trùng FCC. Việc cung cấp thông tin sẽ được thực hiện bằng cách gửi tin nhắn qua điện thoại cho nhân viên Hun trùng ở cảng để họ tiến hàng tìm vị trí container hàng trong cảng và thực hiện khử trùng container hàng. Nhân viên khử trùng ở cảng sẽ căn cứ và tin nhắn trên để kiểm tra vị trí container hàng ở cảng và tiến hành khử trùng hàng hoá theo đúng tiêu chuẩn khử trùng của nước nhập khẩu. Sau khi khử trùng xong nhân viên khử trùng sẽ thông báo cho nhân viên chứng từ XNK của công ty Lâm Thanh biết để nhân viên XNK tiến hành làm thủ tục hải quan thanh lý và vào sổ tàu cho lô hàng.
- Sau khi nhận được B/L nháp từ công ty Forwarder/Line, nhân viên XNK của công ty sẽ gửi B/L nháp qua email cho công ty khử trùng FCC và yêu cầu họ lên chứng thư khử trùng.
- Nhân viên làm chứng thư của công ty FCC sẽ dựa vào thông tin trên B/L nháp và thông tin về thực tế khử trùng của nhân viên hun trùng ở cảng để lên chứng thư nháp gửi cho công ty Lâm Thanh.
- Nhân viên XNK của công ty nhận Chứng thư khử trùng nháp và kiểm tra các thông tin trên chứng thư. Nếu các thơng tin trên chứng thư đúng thì sẽ gửi email xác nhận chứng thư nháp đúng và yêu cầu họ phát hành chứng thư chính thức. Cịn nếu các thơng tin trên chứng thư chưa đúng thì sẽ yêu cầu họ chỉnh sửa lại thông tin cho đến khi đúng.
Sau khi chứng thư khử trùng đã được phát hành thì nhân viên giao nhận XNK của cơng ty sẽ sang văn phịng cơng ty khử trùng FCC để lấy chứng thư và thanh tốn phí khử trùng
3.1.5 Thực hiện thủ tục hải quan
Nhân viên chứng từ XNK sẽ căn cứ vào Sơ đồ container chính thức, thơng tin hướng dẫn xuất hàng từ nhân viên Sales và thông tin trong hợp đồng ngoại thương để tiến hàng làm các chứng từ cần thiết cho lô hàng như: Commercial Invoice, Packing list. Sau khi làm xong Commercia Invoice và Packing list nhân viên chứng từ XNK sẽ tiến hàng khai hải quan điện tử V5 (VNACCS/VCIS) và làm thủ tục hải quan xuất hàng.
Quy trình làm thủ tục hải quan
Lập tờ khai hải quan điện tử và truyền dữ liệu Chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan
Đăng ký tờ khai hải quan Kiểm hóa hàng hóa (nếu có) Thanh lý tờ khai và Vào sổ tàu xuất