3.1 .1Chuẩn bị nguồn hàng xuất khẩu
3.1.7 Xin giấy chứng nhận xuất xứ
Thông thướng sau khi tàu đã rời khỏi cảng xếp hàng thì nhân viên chứng từ sẽ bắt đầu làm chứng từ C/O cho lơ hàng để đảm bảo chính xác ngày tàu chạy thực tế (ATD), tránh tình trạng chỉnh sửa lại C/O do tàu delay hoặc bị chuyển tàu khác. Việc thực hiện khai C/O sẽ được thực hiện trên hệ thống khai C/O điện tử của eCoSys và VCCI.
Hệ thống khai C/O điện tử
Khai C/O trên Ecosys (website: http://www.ecosys.gov.vn/) sẽ được dùng để khai cho C/O mẫu: AANZ, VJ, AJ, AK, D, EUR.1
Khai C/O trên VCCI (website: http://comis.covcci.com.vn/) sẽ được dùng để khai
cho C/O mẫu: A, B, REX (Registered Exporter)
Bộ hồ sơ xin cấp giấy chứng nhận xuất xứ
- Đơn đề nghị cấp C/O
- Mẫu C/O đã khai hoàn chỉnh
- Tờ khai hải quan xuất khẩu đã thơng quan: 01 bản chính, 01 bản sao y
- Hóa đơn thương mại (Invoice): 01 bản chính
- Bảng kê chi tiết hàng hố (Packing list): 01 bản chính
- Vận tải đơn (Bill of Lading): 01 bản sao y của hãng tàu
- Công văn cam kết hàng thuần chủng: 01 bản chính
- Hố đơn nguyên vật liệu đầu vào
Quy trình làm C/O
Đầu tiên doanh nghiệp đăng nhập vào hệ thống khai C/O điện tử eCoSys/VCCI và chọn mục Khai báo C/O. Doanh nghiệp tiến hành điền thông tin chi tiết như sau cho lô hàng như tên người xuất khẩu, người nhập khẩu, số tờ khai hải quan, số hóa đơn, số Bill, cảng bốc hàng, cảng dỡ hàng, số lượng hàng, tiêu chí xuất xứ,...
Sau khi điền các thông tin trên xong doanh nghiệp chọn “gửi và ký duyệt” và chờ kết quả duyệt hồ sơ của doanh nghiệp. Hệ thống sẽ phản hồi lại và cấp số C/O
Hồ sơ C/O của doanh nghiệp sau khi đã được duyệt qua mạng, nhân viên XNK của công ty sẽ in mẫu đơn C/O khai qua mạng đã được duyệt và chuẩn bị bộ hồ sơ xin cấp C/O và nộp bộ hồ sơ tại Văn phịng đại diện Bộ Cơng thương chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh hoặc VCCI. Sau khi tiếp nhận hồ sơ, chuyên viên kiểm tra nếu hợp lệ trả phiếu tiếp nhận cho công ty. Phiếu tiếp nhận ghi rõ thời gian nhận bộ hồ sơ và chữ kí xác nhận của chuyên viên tiếp nhận hồ sơ. Nếu không hợp lệ hoặc thiếu chứng từ, bộ hồ sơ sẽ bị trả lại để doanh nghiệp bổ sung và chỉnh sửa hồ sơ
Sau 8 tiếng kể từ khi chuyên viên tiếp nhận bộ hồ sơ, nhân viên công ty khi đến nhận C/O sẽ nộp phiếu tiếp nhận vào Ô trả C/O. Nhân viên trả C/O sẽ tiếp nhận và trả C/O cho doanh nghiệp.
3.1.8 Hoàn tất bộ chứng từ thanh toán
Sau ngày tàu chạy nhân viên hiện trường XNK sẽ đến hãng tàu thanh toán và nhận được Vận tải đơn gốc và đi lấy các chứng từ khác như: Chứng nhận khử trùng, giấy chứng nhận xuất xứ về công ty bàn giao cho nhân viên chứng từ XNK. Nhân viên chứng từ XNK sẽ tập hợp và kiểm tra lại toàn bộ Bộ chứng từ thanh tốn của lơ hàng.
Các lưu ý khi kiểm tra chứng từ:
- Hoá đơn thương mại: Kiểm tra kỹ Số & ngày lập hóa đơn, Tên, địa chỉ người bán & người mua, Thơng tin hàng hóa: mơ tả, số lượng, đơn giá, số tiền, Điều kiện cơ sở giao hàng, Điều kiện thanh toán.
- Bảng kê chi tiết hàng hoá: Kiểm tra kỹ Số và ngày lập, Tên hàng, mã hàng, đơn vị tính, số lượng, trọng lượng, số khối, quy cách đóng gói, kích thước kiện hàng.
- Vận tải đơn: Kiểm tra kỹ tên người gửi hàng, người nhận hàng, cảng bốc, cảng dỡ, mô tả hàng hóa, shipping mark, trọng lượng, số khối, số kiện, số container/seal, điều kiện giao hàng, loại B/L.
- Giấy chứng nhận xuất xứ: Kiểm tra kỹ tên người gửi hàng, người nhận hàng, cảng bốc, cảng dỡ, mơ tả hàng hóa, shipping mark, trọng lượng, số khối, số kiện, số
container/seal, điều kiện giao hàng, tiêu chí xuất xứ, Số & ngày lập hóa đơn, Số & ngày tờ khai hải quan.
- Chứng thư khử trùng: Kiểm tra kỹ tên người gửi hàng, người nhận hàng, cảng bốc, cảng dỡ, mơ tả hàng hóa, trọng lượng, số khối, số kiện, số container/seal, dung lượng hóa chất khử trùng, ngày khử trùng.
Sau khi Nhân viên chứng từ XNK kiểm tra lại toàn bộ Bộ chứng từ thanh tốn của lơ hàng đúng và khớp với nhau thì sẽ bàn giao tồn bộ bộ chứng từ thanh tốn để giao cho nhân viên sales phụ trách đơn hàng để làm việc với khách hàng về thanh toán.
Bộ chứng từ thanh toán bao gồm:
- Hoá đơn thương mại (Commercial Invoice): 3 bản chính
- Bảng kê chi tiết hàng hố (Packing list): 3 bản chính
- Vận tải đơn (Bill of lading): 3 bản gốc, 3 bản copy
- Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin): 1 bản gốc, 2 copy
- Chứng thư khử trùng (Fumigation Certificate): 3 bản gốc
3.1.9 Gửi chứng từ và Nhận thanh toán
Sau khi đã tập hợp đầy đủ bộ chứng từ thanh toán, nhân viên sales phụ trách sẽ kiểm tra lại bộ chứng từ và scan lại bộ chứng từ thanh toán và gửi mail qua cho phía nhà nhập khẩu để họ kiểm tra. Tiếp theo đó nhân viên sales sẽ thơng báo cho kế tốn làm việc với ngân hàng và khách hàng để theo dõi các bước tiếp theo và nhận thanh tốn của lơ hàng.
Nếu bộ chứng từ hợp lệ nhà nhập khẩu sẽ chuyển tiền thanh tốn cho lơ hàng vào tài khoản của công ty theo thời hạn được quy định trong hợp đồng thương mại.
Sau khi phía nhà nhập khẩu chuyển xong số tiền của lô hàng cho công ty Lâm Thanh. Nhân viên sales phụ trách sẽ gửi chuyển phát nhanh toàn bộ bộ chứng từ cho nhà nhập khẩu thông qua dịch vụ chuyển phát nhanh DHL/Kerry.
3.1.10 Giải quyết khiếu nại (nếu có)
Cơng ty chủ yếu thực hiện các giao dịch với những nhà nhập khẩu quen thuộc và làm ăn lâu năm nên rất ít xảy ra khiếu nại. Hơn nữa, công ty Lâm Thanh là cơng ty có uy tín, có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu nên việc khiếu nại cũng hạn chế xảy ra. Tuy nhiên, các tình trạng khiếu nại lâu lâu vẫn xảy ra và công ty Lâm Thanh thường giải quyết những khiếu nại được bằng con đường thương lượng giữa hai bên để đi tới hướng giải quyết cuối cùng
Các bước giải quyết khiếu nại:
Trong trường hợp hàng hóa có hư hỏng, mất mát:
- Yêu cầu người nhập khẩu/ người nhận hàng chụp lại hình ảnh hàng hóa bị hư hại, mất mát và giữ ngun tình trạng hàng hóa, bảo quản cẩn thận.
- Kiểm tra lại hợp đồng về các điều khoản khiếu nại để có hướng giải quyết.
- Kiểm tra và đối chiếu lại với bộ phận kho của cơng ty về tình trạng đóng gói, chèn lót hàng hóa và hình ảnh đóng hàng vào container.
- Đưa ra các bằng chứng chứng minh hàng hóa đã được đóng gói, chèn lót đúng qui cách và tiêu chuẩn xuất khẩu.
- Mời các bên có liên quan đến lập các biên bản (nếu cần thiết).
- Thương lượng với khách hàng để tìm ra hướng giải quyết cuối cùng.
- Giảm giá hàng hoặc khấu trừ tiền hàng một mức tương ứng với tổn thất của hàng bị hư hỏng, mất mát.
3.2 Thực trạng của công ty
3.2.1 Thuận lợi
Công ty gốm sứ Lâm Thanh là cơng ty có q trình hoạt động lâu năm, trải qua nhiều khó khăn, thử thách từng thời kỳ nhưng cơng ty đã từng bước trưởng thành và tự khẳng định mình, sớm hịa nhập vào thị trường thế giới và khu vực, đặc biệt sau khi hoạt động chuyên sâu hơn vào lĩnh vực Marketing. Công ty đã phát triển nhanh hơn, doanh thu và quy mô hoạt động ngày càng lớn mạnh, thu nhập của người lao động được cải thiện nhiều so với nhiều năm trước.
Với đội ngũ nhân viên trẻ, trình độ cao chiếm đa số là một trong những lợi thế để cơng ty phát huy khả năng kinh doanh của mình và tạo cho công ty một tác phong làm việc năng động, nhạy bén nắm bắt được thời cơ.
Với kết quả hoạt động kinh doanh luôn tăng trưởng tốt qua các năm đã thể hiện được hướng đi đúng đắn của công ty và giúp công ty mạnh dạn hơn trong việc đầu tư và phát triển sản phẩm cũng như thị trường.
Cơng ty có hoạt động vừa sản xuất vừa thu mua đã giúp bổ sung duy trì được lượng hàng cố định, luôn sẵn sàng đáp ứng nhu cầu tiêu thụ của các doanh nghiệp nhập khẩu.
Khách hàng thân thiết, làm ăn lâu năm tại thị trường ÚC chiếm 40 – 45% trong tổng kim ngạch xuất khẩu. Đã một phần đảm bảo nguồn thu hoạt động cho công ty.
Được sự hỗ trợ nhiệt tình của các đơn vị và các ngành có liên quan nhất là những ngân hàng cho vay tín dụng đầu tư phát triển lãi suất ưu đãi, tài trợ thu mua nên đáp ứng nhu cầu vốn cho hoạt động kinh doanh.
Cán bộ, công nhân viên lành nghề, đồn kết giúp đỡ lẫn nhau vì mục tiêu phát triển chung của cơng ty, khơng ngừng học hỏi nâng cao trình độ để theo kịp những tiến bộ trong giai đoạn ngày nay. Và với chính sách khuyến khích xuất khẩu của Nhà nước, tạo điều kiện thuận lợi cho cơng ty có thể xuất khẩu trực tiếp.
3.2.2 Khó khăn
Bên cạnh những thuận lợi chủ yếu nói trên, cơng ty cịn gặp một số khó khăn như sau:
Mặt hàng gốm xuất khẩu của cơng ty thuộc dịng sản phẩm trang trí, mà đã là sản phẩm trang trí thì vịng đời rất ngắn, nên địi hỏi phải thường xuyên thay đổi mẫu mã. Trong khi đó, việc thường xuyên thay đổi mẫu mã phải nghiên cứu chuyên sâu vào đặc tính, thị hiếu của từng thị trường, mà việc nghiên cứu này mất rất nhiều thời gian cũng như chí phí. Ngồi ra, tuy sản phẩm gốm xuất khẩu của cơng ty độc đáo, mang nét riêng và mang tính nghệ thuật cao nhưng thường là đơn chiếc, lại sản xuất thủ công nên khả năng đáp ứng được đơn hàng lớn là rất khó.
Mặt hàng gốm xuất khẩu bị cạnh tranh gay gắt bởi các cơng ty có cùng chức năng tương tự. Vì nghề làm đồ gốm là một nghề truyền thống ở Việt Nam nên đã có rất nhiều cơng ty hoạt động trong ngành nghề truyền thống này đã có uy tín và tiếng vang mạnh mẽ trên thị trường trong và ngồi nước.
Thơng tin thị trường nước ngồi cịn nhiều hạn chế, chủ yếu dựa vào kinh nghiệm và các nguồn thơng tin đại chúng. Khi thị trường thế giới có nhiều biến động, công tác nghiệp vụ thị trường gặp lúng túng, thay đổi chưa kịp yêu cầu thị trường.
Khách hàng tiêu thụ sản phẩm của công ty chủ yếu là các bạn hàng truyền thống, có mối quan hệ làm ăn lâu năm là chính. Đặt biệt là khách hàng tại thị trường Úc với công nợ thường thu sau 30 ngày kể từ ngày tàu chạy, đã làm chậm quá trình thu hồi công nợ của công ty.
Với đội ngũ nhân viên trẻ, trình độ cao chiếm đa số tạo cho cơng ty một tác phong làm việc năng động, nhạy bén nắm bắt được thời cơ. Tuy nhiên, cũng khó tránh khỏi sự non nớt, thiếu kinh nghiệm, không lường trước hết được thị trường.
Hạn mức tín dụng ngân hàng có giới hạn, khơng đủ khả năng về nguồn vốn khi thực hiện các hoạt động xuất khẩu (thu mua, chủ động nguồn hàng,…) của những đơn hàng giá trị lớn, nguồn vốn lưu động chỉ đáp ứng được 30-40% so với nhu cầu.
Mặt hàng gốm của công ty được thu mua chủ yếu từ những nhà cung cấp ở các tỉnh miền tây, Đồng Nai và Bình Dương nên thường gặp khó khăn khi hàng giao khơng đúng chất lượng, mẫu mã yêu cầu. Tốn nhiều thời gian cho việc đổi/trả lại hàng.
CHƯƠNG 4 : ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU HÀNG HĨA TẠI CƠNG TY
GỐM SỨ LÂM THANH 4.1 Giải pháp về chuẩn bị nguồn hàng xuất khẩu
Để giải quyết tình trạng hàng hóa thường xun không đáp ứng kịp tiến độ giao hàng hoặc đủ hàng vào sát cận ngày xuất khẩu vào các tháng cao điểm của năm. Cơng ty cần rà sốt lại dữ liệu bán hàng và thống kê những mã hàng thường xuyên bán chạy để đưa ra một con số dự đoán cụ thể cho bộ phận Sản xuất – Thu mua tiến hàng sản xuất, thu mua để chuẩn bị nguồn hàng dự trữ trước tập kết tại kho, dự trữ hàng để bán vào tháng cao điểm. Với giải pháp này, sẽ rút ngắn được rất nhiều thời gian cho việc chuẩn bị nguồn hàng. Vì chỉ cần khi có đơn hàng rơi vào những mã hàng có sẵn tại kho thì chỉ việc đóng gói và xuất khẩu.
Để giải quyết tình trạng thiếu cơng nhân trẻ, công nhân không lành nghề, biến động công nhân nghỉ việc thường xuyên. Công ty cần quan tâm và chú trọng hơn về việc đào tạo để có được một đội ngũ công nhân trẻ, công nhân lành nghề chủ chốt chất lượng và tăng chế độ lương, thưởng cho công nhân lên tương đương hoặc cao hơn mức lương của các cơng nhân làm xí nghiệp hay cơng nhân làm cùng lĩnh vực hàng gốm sứ
ở khu vực Bình Dương. Với những cơng nhân có năng lực sản xuất tốt cần tạo thêm một số chính sách hỗ trợ, trợ cấp cho công nhân như phụ cấp tiền ăn, chỗ ở, chi phí đi lại,... để có thể đảm bảo được nguồn lực cơng nhân chủ chốt cho cơng ty.
Để giải quyết tình trạng đóng gói, ký mã hiệu, chèn lót hàng hóa bằng tiếng anh không đúng quy định. Công ty cần nâng cao trình độ tiếng anh của nhân viên kho ở một số vị trí chủ chốt và phải có ít nhất một người chịu trách nhiệm kiểm tra lại toàn bộ các kiện hàng đã hoàn tất.
4.2 Giải pháp về thuê phương tiện vận tải
Để giải quyết tình trạng cơng ty khơng được chủ động book tàu và xuất hàng ra khỏi kho ngay khi hàng hóa đã sẵn sàng. Ngồi thói quen ký hợp đồng xuất khẩu theo điều kiện FOB, công ty cần mạnh dạn và linh hoạt hơn trong việc ký kết hợp đồng sang các điều kiện xuất khẩu khác như: điều kiện nhóm C (CFR, CIF, CPT, CIP) và nhóm D (DAT, DAP, DDP) để có thể chủ động và linh hoạt hơn trong việc xuất hàng.
Để giải quyết tình trạng một số cơng ty Forwarder/ Line thu phí local charge rất cao và cơng ty vẫn phải chấp nhận thanh tốn phí. Trước khi xuất hàng và lựa chọn cơng ty Forwarder/ Line cho lô hàng, công ty Lâm Thanh hãy tư vấn nhà nhập khẩu một cơng ty Forwarder/ Line uy tín, chất lượng, thu phí local charge tốt tại Việt Nam để nhà nhập khẩu có thể liên hệ kiểm tra và lựa chọn dịch vụ. Với giải pháp này sẽ giúp cho nhà nhập khẩu lựa chọn được những công ty Forwarder/ Line uy tín, chất lượng và phía cơng ty Lâm Thanh sẽ giải quyết được tình trạng phải trả phí local charge quá cao, và sẽ giúp cho việc thực hiện thủ tục xuất khẩu trở nên nhanh gọn và dễ dàng hơn. Vì cơng ty được làm việc với các cơng ty Forwarder/ Line quen thuộc và làm việc thường xuyên.
Để giải quyết tình trạng việc chuẩn bị nguồn hàng xuất khẩu khơng kịp tiến độ hoặc sát cận ngày xuất hàng cùng với sự làm việc quá nguyên tắc của các công ty Forwarder/ Line tại Việt Nam đã tạo nhiều khó khăn cho bộ phận xuất nhập khẩu trong việc làm các thủ tục xuất hàng. Công ty cần thực hiện tốt hơn trong việc dự trữ, sản xuất, thu mua hàng để đảm bảo nguồn hàng xuất khẩu kịp tiến độ giao hàng và trước khi yêu cầu booking cần làm việc trước với các công ty Forwarder/ Line để xin mở rộng thời gian Dem/Det, SI, VGM cho lơ hàng. Vì khi làm việc trước với các cơng ty