3.1 .1Chuẩn bị nguồn hàng xuất khẩu
3.2 Thực trạng của công ty
3.2.1 Thuận lợi
Công ty gốm sứ Lâm Thanh là cơng ty có q trình hoạt động lâu năm, trải qua nhiều khó khăn, thử thách từng thời kỳ nhưng cơng ty đã từng bước trưởng thành và tự khẳng định mình, sớm hịa nhập vào thị trường thế giới và khu vực, đặc biệt sau khi hoạt động chuyên sâu hơn vào lĩnh vực Marketing. Công ty đã phát triển nhanh hơn, doanh thu và quy mô hoạt động ngày càng lớn mạnh, thu nhập của người lao động được cải thiện nhiều so với nhiều năm trước.
Với đội ngũ nhân viên trẻ, trình độ cao chiếm đa số là một trong những lợi thế để cơng ty phát huy khả năng kinh doanh của mình và tạo cho công ty một tác phong làm việc năng động, nhạy bén nắm bắt được thời cơ.
Với kết quả hoạt động kinh doanh luôn tăng trưởng tốt qua các năm đã thể hiện được hướng đi đúng đắn của công ty và giúp công ty mạnh dạn hơn trong việc đầu tư và phát triển sản phẩm cũng như thị trường.
Cơng ty có hoạt động vừa sản xuất vừa thu mua đã giúp bổ sung duy trì được lượng hàng cố định, luôn sẵn sàng đáp ứng nhu cầu tiêu thụ của các doanh nghiệp nhập khẩu.
Khách hàng thân thiết, làm ăn lâu năm tại thị trường ÚC chiếm 40 – 45% trong tổng kim ngạch xuất khẩu. Đã một phần đảm bảo nguồn thu hoạt động cho công ty.
Được sự hỗ trợ nhiệt tình của các đơn vị và các ngành có liên quan nhất là những ngân hàng cho vay tín dụng đầu tư phát triển lãi suất ưu đãi, tài trợ thu mua nên đáp ứng nhu cầu vốn cho hoạt động kinh doanh.
Cán bộ, công nhân viên lành nghề, đồn kết giúp đỡ lẫn nhau vì mục tiêu phát triển chung của cơng ty, khơng ngừng học hỏi nâng cao trình độ để theo kịp những tiến bộ trong giai đoạn ngày nay. Và với chính sách khuyến khích xuất khẩu của Nhà nước, tạo điều kiện thuận lợi cho cơng ty có thể xuất khẩu trực tiếp.
3.2.2 Khó khăn
Bên cạnh những thuận lợi chủ yếu nói trên, cơng ty cịn gặp một số khó khăn như sau:
Mặt hàng gốm xuất khẩu của cơng ty thuộc dịng sản phẩm trang trí, mà đã là sản phẩm trang trí thì vịng đời rất ngắn, nên địi hỏi phải thường xuyên thay đổi mẫu mã. Trong khi đó, việc thường xuyên thay đổi mẫu mã phải nghiên cứu chuyên sâu vào đặc tính, thị hiếu của từng thị trường, mà việc nghiên cứu này mất rất nhiều thời gian cũng như chí phí. Ngồi ra, tuy sản phẩm gốm xuất khẩu của cơng ty độc đáo, mang nét riêng và mang tính nghệ thuật cao nhưng thường là đơn chiếc, lại sản xuất thủ công nên khả năng đáp ứng được đơn hàng lớn là rất khó.
Mặt hàng gốm xuất khẩu bị cạnh tranh gay gắt bởi các cơng ty có cùng chức năng tương tự. Vì nghề làm đồ gốm là một nghề truyền thống ở Việt Nam nên đã có rất nhiều cơng ty hoạt động trong ngành nghề truyền thống này đã có uy tín và tiếng vang mạnh mẽ trên thị trường trong và ngồi nước.
Thơng tin thị trường nước ngồi cịn nhiều hạn chế, chủ yếu dựa vào kinh nghiệm và các nguồn thơng tin đại chúng. Khi thị trường thế giới có nhiều biến động, công tác nghiệp vụ thị trường gặp lúng túng, thay đổi chưa kịp yêu cầu thị trường.
Khách hàng tiêu thụ sản phẩm của công ty chủ yếu là các bạn hàng truyền thống, có mối quan hệ làm ăn lâu năm là chính. Đặt biệt là khách hàng tại thị trường Úc với công nợ thường thu sau 30 ngày kể từ ngày tàu chạy, đã làm chậm quá trình thu hồi công nợ của công ty.
Với đội ngũ nhân viên trẻ, trình độ cao chiếm đa số tạo cho cơng ty một tác phong làm việc năng động, nhạy bén nắm bắt được thời cơ. Tuy nhiên, cũng khó tránh khỏi sự non nớt, thiếu kinh nghiệm, không lường trước hết được thị trường.
Hạn mức tín dụng ngân hàng có giới hạn, khơng đủ khả năng về nguồn vốn khi thực hiện các hoạt động xuất khẩu (thu mua, chủ động nguồn hàng,…) của những đơn hàng giá trị lớn, nguồn vốn lưu động chỉ đáp ứng được 30-40% so với nhu cầu.
Mặt hàng gốm của công ty được thu mua chủ yếu từ những nhà cung cấp ở các tỉnh miền tây, Đồng Nai và Bình Dương nên thường gặp khó khăn khi hàng giao khơng đúng chất lượng, mẫu mã yêu cầu. Tốn nhiều thời gian cho việc đổi/trả lại hàng.
CHƯƠNG 4 : ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU HÀNG HĨA TẠI CƠNG TY
GỐM SỨ LÂM THANH 4.1 Giải pháp về chuẩn bị nguồn hàng xuất khẩu
Để giải quyết tình trạng hàng hóa thường xun không đáp ứng kịp tiến độ giao hàng hoặc đủ hàng vào sát cận ngày xuất khẩu vào các tháng cao điểm của năm. Cơng ty cần rà sốt lại dữ liệu bán hàng và thống kê những mã hàng thường xuyên bán chạy để đưa ra một con số dự đoán cụ thể cho bộ phận Sản xuất – Thu mua tiến hàng sản xuất, thu mua để chuẩn bị nguồn hàng dự trữ trước tập kết tại kho, dự trữ hàng để bán vào tháng cao điểm. Với giải pháp này, sẽ rút ngắn được rất nhiều thời gian cho việc chuẩn bị nguồn hàng. Vì chỉ cần khi có đơn hàng rơi vào những mã hàng có sẵn tại kho thì chỉ việc đóng gói và xuất khẩu.
Để giải quyết tình trạng thiếu cơng nhân trẻ, công nhân không lành nghề, biến động công nhân nghỉ việc thường xuyên. Công ty cần quan tâm và chú trọng hơn về việc đào tạo để có được một đội ngũ công nhân trẻ, công nhân lành nghề chủ chốt chất lượng và tăng chế độ lương, thưởng cho công nhân lên tương đương hoặc cao hơn mức lương của các cơng nhân làm xí nghiệp hay cơng nhân làm cùng lĩnh vực hàng gốm sứ
ở khu vực Bình Dương. Với những cơng nhân có năng lực sản xuất tốt cần tạo thêm một số chính sách hỗ trợ, trợ cấp cho công nhân như phụ cấp tiền ăn, chỗ ở, chi phí đi lại,... để có thể đảm bảo được nguồn lực cơng nhân chủ chốt cho cơng ty.
Để giải quyết tình trạng đóng gói, ký mã hiệu, chèn lót hàng hóa bằng tiếng anh không đúng quy định. Công ty cần nâng cao trình độ tiếng anh của nhân viên kho ở một số vị trí chủ chốt và phải có ít nhất một người chịu trách nhiệm kiểm tra lại toàn bộ các kiện hàng đã hoàn tất.
4.2 Giải pháp về thuê phương tiện vận tải
Để giải quyết tình trạng cơng ty khơng được chủ động book tàu và xuất hàng ra khỏi kho ngay khi hàng hóa đã sẵn sàng. Ngồi thói quen ký hợp đồng xuất khẩu theo điều kiện FOB, công ty cần mạnh dạn và linh hoạt hơn trong việc ký kết hợp đồng sang các điều kiện xuất khẩu khác như: điều kiện nhóm C (CFR, CIF, CPT, CIP) và nhóm D (DAT, DAP, DDP) để có thể chủ động và linh hoạt hơn trong việc xuất hàng.
Để giải quyết tình trạng một số cơng ty Forwarder/ Line thu phí local charge rất cao và cơng ty vẫn phải chấp nhận thanh tốn phí. Trước khi xuất hàng và lựa chọn cơng ty Forwarder/ Line cho lô hàng, công ty Lâm Thanh hãy tư vấn nhà nhập khẩu một cơng ty Forwarder/ Line uy tín, chất lượng, thu phí local charge tốt tại Việt Nam để nhà nhập khẩu có thể liên hệ kiểm tra và lựa chọn dịch vụ. Với giải pháp này sẽ giúp cho nhà nhập khẩu lựa chọn được những công ty Forwarder/ Line uy tín, chất lượng và phía cơng ty Lâm Thanh sẽ giải quyết được tình trạng phải trả phí local charge quá cao, và sẽ giúp cho việc thực hiện thủ tục xuất khẩu trở nên nhanh gọn và dễ dàng hơn. Vì cơng ty được làm việc với các cơng ty Forwarder/ Line quen thuộc và làm việc thường xuyên.
Để giải quyết tình trạng việc chuẩn bị nguồn hàng xuất khẩu khơng kịp tiến độ hoặc sát cận ngày xuất hàng cùng với sự làm việc quá nguyên tắc của các công ty Forwarder/ Line tại Việt Nam đã tạo nhiều khó khăn cho bộ phận xuất nhập khẩu trong việc làm các thủ tục xuất hàng. Công ty cần thực hiện tốt hơn trong việc dự trữ, sản xuất, thu mua hàng để đảm bảo nguồn hàng xuất khẩu kịp tiến độ giao hàng và trước khi yêu cầu booking cần làm việc trước với các công ty Forwarder/ Line để xin mở rộng thời gian Dem/Det, SI, VGM cho lơ hàng. Vì khi làm việc trước với các cơng ty Forwarder/ Line về vấn đề này công ty sẽ chủ động được nhiều thời gian hơn trong công tác xuất hàng.
4.3 Giải pháp đóng hàng xuất khẩu
Để giải quyết tình trạng một số đơn hàng khơng đóng được hết hàng vào container. Cơng ty cần có ít nhất hai người phụ trách về vẽ sơ đồ chất hàng vào container, một người phụ trách vẽ sơ đồ container, một người phụ trách kiểm tra lại sơ đồ container. Nhân viên kiểm tra đóng gói cần kiểm tra kỹ lưỡng kích trước pallet, bao bì đóng gói,.. đảm bảo đúng kích thước đã lên kế hoạch trong sơ đồ container trước đó. Nếu các kích trước pallet, bao bì đóng gói, mã hàng,.. khơng đúng theo kế hoạch thì phải ngay lập tức báo lại cho bộ phận vẽ sơ đồ container, để họ có sự tính tốn và điều chỉnh sơ đồ container lại cho hợp lý và đảm bảo hàng hóa sẽ được đóng tồn bộ vào container.
Để giải quyết tình trạng đóng gói, đóng hàng vào container ln diễn ra khá chậm. Cơng ty cần phải có đội ngũ cơng nhân chun phụ trách về đóng gói và đóng hàng gốm sứ. Vì chỉ có đội ngũ cơng nhân chuyên về đóng gói và đóng hàng gốm sứ làm việc lâu năm và quen tay thì việc đóng hàng vào container mới có thể được diễn ra nhanh chóng và dễ dàng hơn
Để giải quyết tình trạng khi đóng nhiều container hàng của nhiều booking cùng lúc nhân viên kho không thể tự xác định được container nào sẽ đóng hàng cho PO nào.
Về vấn đề này bộ phận xuất nhập khẩu cần phải có những buổi tập huấn và hướng dẫn nghiệp vụ xác định booking và container cho nhân viên kho phụ trách đóng hàng để họ có thể tự xác định được container và đóng hàng chính xác vào container. Nếu trường hợp nhân viên kho vẫn chưa tự xác định được thì trước khi đóng hàng vào container cần thơng báo cho bộ phận xuất nhập khẩu để họ xác định container đóng hàng đúng của từng booking và hướng dẫn nhân viên kho đóng hàng.
Để giải quyết tình trạng vào các tháng cao điểm xuất hàng, đội xe contianer thường xuyên khơng sắp xếp được container rỗng đến kho đóng hàng theo đúng thời gian quy định hay container đến trễ. Để giải quyết tình trạng này, Cơng ty cần làm việc thêm với ít nhất một đội xe container nữa vào tháng xuất hàng cao điểm và luôn thông báo kế hoạch xuất hàng trước 1 đến 2 ngày để các đội xe container có thời gian chuẩn bị và sắp xếp xe container cho cơng ty.
4.4 Giải pháp về khử trùng hàng hóa
Để giải quyết tình trạng nhân viên XNK quên nhắn tin báo khử trùng lô hàng cho công ty khử trùng FCC. Bộ phận XNK cần đề xuất phía cơng ty sắm một chiếc điện thoại, một chiếc sim riêng cho nhân viên chứng từ XNK, dùng để giải quyết công việc và nhắn tin khử trùng hàng hóa ngay khi container đã đóng xong tại kho. Vì tất cả các tin nhắn sẽ đều được lưu lại trên điện thoại nên sẽ dễ dàng trong việc kiểm tra xem đã nhắn tin khử trùng lô hàng cho công ty khử trùng FCC chưa. Và trước khi nhân viên hiện trường tiến hành thành lý và vào sổ tàu container hàng phải kiểm tra lại với nhân viên chứng từ đã nhắn tin khử trùng cho lô hàng chưa. Để đảm bảo việc khử trùng hàng hóa ln thuận lợi.
Để giải quyết tình trạng một số container hàng hạ cận thời gian cut off của lô hàng đã dẫn đến nhân viên khử trùng không đủ thời gian để thực hiện ủ thuốc và thơng thống container hàng và chất lượng khử trùng không đạt tiêu chuẩn quy định của nước nhập khẩu. Để giải quyết tình trạng này, đối với những container hàng sẽ đóng hàng và hạ cận thời gian cut off, thì trước khi đóng hàng vào container nhân viên XNK cần thơng báo với cơng ty khử trùng về tình trạng container hàng để cơng ty khử trùng kiểm tra xem có kịp tiến độ khử trùng và đảm bảo chất lượng khử trùng hay khơng. Với việc thơng báo trước tình trạng container hàng cho công ty khử trùng họ sẽ kiểm tra được có kịp khử trùng hay khơng hoặc tư vấn một số giải pháp để có thể khử trùng được container hàng như khử trùng tại cảng Cái Mép/Vũng Tàu hay tại các cảng chuyển tải của lô hàng như Singapore, Malaysia, Trung Quốc.
Để giải quyết tình trạng Quy định về chất lượng khử trùng khắc khe của Australia và các container hàng xuất đi Australia có thời gian khử trùng kéo dài tới 48
ty cần phải chuẩn nguồn hàng sớm hơn kế hoạch xuất hàng ít nhất 5 ngày trước ngày tàu chạy, để nhân viên XNK và nhân viên khử trùng có thời gian khử trùng và làm các thủ tục. Đối với những container hàng xuất cận ngày xuất hàng thì nên thơng báo cho nhân viên khử trùng tiến hàng khử trùng container hàng tại kho công ty.
4.5 giải pháp về thủ tục hải quan
Để giải quyết tình trạng các thủ tục xuất khẩu hàng hóa ở mỗi cảng, mỗi chi cục hải quan khác nhau gây nhiều khó khăn cho nhân viên giao nhận hiện trường. Thì bộ phận XNK cần ưu tiên tuyển dụng hoặc đào tạo nhân viên hiện trường có kinh nghiệm, linh hoạt, nhạy bén và chịu khó. Khi khi làm xong thủ tục tại mỗi cảng đều phải ghi chú lại các bước thực hiện tại cảng đó, để các đơn hàng sau có thể được thực hiện một cách dễ dàng
Để giải quyết tình trạng khâu kiểm hóa hàng thường xun gặp nhiều khó khăn vì tính chất hàng gốm là hàng dễ vỡ, hàng nặng và được đóng kiên cố trong container nên khơng thể lấy hàng ra khỏi container một cách thuận lợi cho Hải quan có thể kiểm một cách chi tiết. Với trường này nhân viên XNK cần truyền tờ khai hải quan trước khi cho hạ container hàng để nhân viên kho có sắp xếp các kiện hàng và chèn lót thuận tiện hơn cho việc kiểm hóa. Trường hợp buộc phải lấy hàng ra khỏi container để phục vụ cho kiểm hóa thì nhân viên hiện trường cần thông báo cho bộ phận kho kiểm tra xem việc lấy hàng ra khỏi container có dễ dàng khơng, nhân viên kho có cần xuống cảng để hỗ trợ việc lấy hàng ra khỏi container không. Và nhân viên hiện trường phải luôn quan sát và kiểm tra quá trình lấy hàng ra khỏi container và bỏ hàng lại vào container. Đảm bảo hàng hóa cịn ngun vẹn đúng quy định của cơng ty. Việc mở của container và đóng container phải được chụp hình lại để chứng minh hàng hóa được thực hiện theo đúng quy định
Để giải quyết tình trạng việc đính kèm chứng từ lên hệ thống hải quan và cảng khi xuất hàng được diễn ra một cách thuận lợi. Bộ phận XNK cần tiến hành làm thủ tục xuất hàng trước ít nhất 2 ngày trước thời gian cut off, để tránh trường hợp việc đính kèm chứng từ lên hệ thống hải quan và cảng bị trục trặc thì vẫn cịn 1 - 2 ngày để giải quyết thủ tục và xử lý các vấn đề trục trặc.
Để giải quyết tình trạng các container hạ kiểm hóa và khử trùng thường xuyên không được hạ dưới đất gây mất nhiều thời gian và khó khăn cho nhân viên giao nhận hiện trường và nhân viên khử trùng. Trước khi hạ contianer hàng nhân viên XNK cần làm việc với tài xế container khi hạ container hàng phải yêu cầu nhân viên cảng hạ container dưới đất và thơng báo khoảng thời gian container hạ chính xác cho nhân viên khử trùng để họ tiến hành khử trùng ngay khi container được hạ tại cảng và nhân viên