8. Cấu trúc của đề tài
2.2.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản
2.2.2.1. Quản lý văn bản đi
- Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an tồn văn bản hình thành trong hoạt động hàng ngày của cơ quan.
- Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản giấy, văn bản điện tử do cơ quan phát hành.
Việc quản lý văn bản đi được thực hiện theo các bước sau:
Bước 1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày, ghi số, ngày tháng văn bản.
- Trước khi văn bản được phát hành và trình Lãnh đạo Văn phòng ký, văn bản phải được kiểm tra xem đúng và đầy đủ về mặt thể thức hay chưa, phải đảm bảo đúng theo Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP.
- Văn bản phải ghi rõ số, ngày tháng năm ban hành văn bản.Nội dung này sẽ do Văn thư thực hiện.
Bước 2. Đăng ký văn bản.
- Hiện nay việc đăng ký văn bản đi của Văn phòng HĐND-UBND đã được xây dựng bằng phần mềm hệ thống quản lý và điều hành tác nghiệp. Tất
25
cả các văn bản do Văn phòng HĐND-UBND huyện phát hành đều được đăng ký tại đây (ảnh)
Bước 3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn. - Số lượng văn bản được nhân bản sẽ dựa vào nơi nhận, cần phải nhân
bản đủ số lượng.
- Các văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền sẽ được đóng dấu cơ quan. Tùy vào mức độ quan trọng của văn bản, văn bản sẽ được đóng dấu chỉ mức độ " mật", " khẩn".
- Công việc này do bộ phận Văn thư trực tiếp thực hiện.
Bước 4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
- Các văn bản sau khi đã được hồn thiện cả về hình thức và nội dung, đảm bảo giá trị và hiệu lực pháp lý sẽ được chuyển đến các phòng ban, đơn vị, cá nhân có liên quan đúng theo nơi nhận. Văn bản phải được gửi đi ngay trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.
- Có thể chuyển phát văn bản qua nhiều hình thức khác nhau như: chuyển trực tiếp đến các phòng ban, cá nhân liên quan, gửi qua Fax, gửi qua bưu điện, người đưa thư, hoặc qua thư điện tử...phải được cho vào phong bì và đóng dấu niêm phong. Đối với các văn bản quan trọng đóng dấu chỉ mức độ " mật", " khẩn", "hỏa tốc" lên phong bì.
26
Bước 5. Lưu văn bản đi.
- Các văn bản khi đã được phát hành, bản gốc sẽ được cán bộ Văn thư
lưu lại bằng cách hình thành các tập lưu văn bản khác nhau: theo tên loại văn bản, thời gian...
- Tất cả các văn bản khi được phát hành sẽ được lưu làm 02 bản. 01
bản gốc tại Văn thư và 01 bản tại đơn vị soạn thảo.
* Nhận xét.
- Nhìn chung các văn bản trước khi được phát hành đều đảm bảo tính chính xác, khoa học, kịp thời gian.Vì vậy các văn bản của Văn phòng sau khi ban hành đều thể hiện được tính pháp lý của cơ quan quản lý nhà nước cấp huyện.
- Các văn bản đi của Văn phòng đều được đăng ký vào sổ trên hệ thống, đảm bảo tính chính xác, khoa học, rõ ràng.
2.2.2.2. Quản lý và giải quyết văn bản đến
- Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, văn bản giấy, văn bản điện tử và đơn thư do cơ quan nhận được từ cơ quan, cá nhân gửi đến.
Hiện nay, Ủy ban nhận huyện thực hiện việc quản lý văn bản đến thông qua phần mềm hệ thống quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp BGnetoffice. Thông qua phần mềm hệ thống này,việc quản lý văn bản đến được thực hiện một cách nhanh chóng, dễ dàng và chính xác hơn.
Bảng thống kê các loại văn bản đến Ủy ban Huyện từ năm 2012 – 2015
Đơn vị: Văn bản
STT Văn bản tiếp nhận Năm
2012 2013 2014 2015
1 Văn bản đến 9420 10598 10385 11349
2 Văn bản mật đến 215 210 276 288
3 Đơn thư 876 798 951 1279
27
Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến được thực hiện theo các bước:
Bước 1. Tiếp nhận văn bản đến.
- Tất cả các văn bản, tài liệu gửi đến cơ quan, cho cá nhân, hoặc phòng
ban nào đều do cán bộ Văn thư tiếp nhận và đăng ký vào hệ thống.
- Khi tiếp nhận văn bản đến, người trực tiếp nhận văn bản phải kiểm tra kỹ số lượng, tình trạng bì, mối dán, các thành phần ghi trên phong bì. Trong trường hợp thiếu, mất bì, bì khơng cịn ngun vẹn thì người tiếp nhận phải báo ngay với người có trách nhiệm và tiến hành lập biên bản với người chuyển bì văn bản.
- Văn thư mở các bì gửi đến cơ quan, trừ bì văn bản có đóng dấu" tối mật" " tuyệt mật", hoặc có dấu riêng người có tên mở bì, bì thư riêng của cá nhân ...
- Văn thư cơ quan được trả lại nơi gửi những văn bản sai về thể thức, thiếu dấu, thiếu chữ ký, thiếu trang, chữ mờ, nhàu nát...
- Văn bản đến có tiếp nhận bằng nhiều hình thức: thơng qua người đưa thư, chuyển phát nhanh qua bưu điện, qua thư điện tử...
Bước 2. Đăng ký văn bản đến.
- Khi tiếp nhận văn bản, Văn thư sẽ có trách nhiệm đóng dấu " ĐẾN".
- Tất cả các văn bản đến đều được đăng ký vào cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên mạng máy tính của cơ quan. Hiện nay văn bản đến của cơ quan đều được đăng ký trong phần mềm hệ thống quản lý và điều hành tác nghiệp.(ảnh)
28
- Số văn bản đến được đánh liên tục chi từng năm. Hết tháng, quý, năm in và đóng thành sổ đăng ký văn bản đến phục vụ việc quản lý và tra tìm.
Bước 3. Trình, chuyển giao văn bản đến.
- Tất cả các văn bản đến sau khi đăng ký, Văn thư phải kịp tời trình xin
ý kiến người có thẩm quyền phân phối để quyết định phân phối. Văn bản khi có ý kiến phân phối của Lãnh đạo phải được chuyển ngay đến các cá nhân, đơn vị có trách nhiệm xử lý.
- Văn bản đến có thể được chuyển giao trực tiếp đến cá nhân, phịng ban có liên quan, hoặc qua phần mềm quản lý văn bản đến trên hệ thống.
- Khi chuyển giao văn bản đến cần đăng ký đầy đủ vào sổ chuyển văn bản đến
Bước 4. Giải quyết và theo dõi đôn đốc giải quyết văn bản đến. - Hàng ngày từng cán bộ, công chức, viên chức phải truy cập vào cơ sở
dữ liệu quản lý văn bản đến để tiếp nhận yêu cầu xử lý, giải quyết văn bản. - Người đứng đầu cơ quan có trách nhiệm trực tiếp đơn đốc, kiểm tra các đơn vị hoặc cá nhân trong việc giải quyết văn bản đến.
- Chánh Văn phòng giúp Thủ trưởng cơ quan kiểm tra và tổng hợp giải quyết văn bản đến.
- Văn thư có trách nhiệm kiểm tra việc giao nhân văn bản, nhắc nhở các đơn vị cá nhân giải quyết văn bản đúng tiến độ, thời hạn, lập sổ theo dõi, giải quyết những văn bản của các nơi gửi đến...
* Nhận xét.
- Nhìn chung các văn bản được gửi đến cơ quan đều được tiếp nhận và
đăng ký vào hệ thống và giải quyết kịp thời, chính xác, đảm bảo tính khoa học.
- Lãnh đạo Văn phòng trực tiếp xử lý các văn bản đến, chuyển văn bản cho người đúng người có thẩm quyền giải quyết, cơ quan có liên quan thực hiện.
29
- Quản lý văn bản chặt chẽ, đúng quy định, thường xuyên sắp xếp văn bản theo thứ tự và tên loại văn bản để quản lý và dễ tìm kiếm...
- Tuy nhiên, vẫn có 1 số ít trường hợp việc tiếp nhận và giải quyết văn bản đến bị chậm muộn, dẫn tới các văn bản bị tồn đọng, chưa kịp giải quyết.