8. Cấu trúc của đề tài
3.3. Nhóm giải pháp về thể chế
Nhóm giải pháp về thể chế là nhóm giải pháp về xây dựng hành lang pháp lý, các văn bản quy định, hướng dẫn để tạo môi trường pháp lý thống nhất cho tổ chức.
Trong nhóm giải pháp tơi xin đề xuất như sau :
- Xây dựng và ban hành văn bản hướng dẫn sử dụng hợp lý các trang thiết bị văn phòng nhằm phát huy tối ưu công dụng việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản trị văn phòng;
- Xây dựng nội quy, quy chế sử dụng các trang thiết bị văn phòng nhằm sử dụng và bảo quản tốt hệ thống các trang thiết bị như: máy tính, điện thoại, máy fax…
-Xây dựng quy định về tài liệu lưu trữ điện tử, cũng như quy định về sử dụng chữ ký số trong ban hành văn bản.
- Cần xây dựng và hoàn thiện hành lang pháp lý, các văn bản quy định, hướng dẫn việc ứng dụng tin học trong công tác lưu trữ.
- Thực hiện nghiêm túc Nghị định 64/2007/NĐ-CP nghị định quy định về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước.
-Xây dựng các khung đánh giá việc ứng dụng tin học tạo điều kiện trong việc kiểm tra việc ứng dụng, thấy được sự hiệu quả của các ứng dụng tin học.
- Xây dựng văn bản quy định chặt chẽ hơn việc lập hồ sơ cá nhân, đặc biệt là xây dựng hồ sơ cá nhân trên máy.
82
Tiểu kết chương 3
Như vậy, thông qua chương 1 và chương 2, tôi đã đưa ra được thực trạng, tình hình cơng tác văn thư, tình hình ứng dụng CNTT trong CTVT tại Văn phịng HĐND- UBND huyện Lục Ngạn. Cơng tác này đã và đang được thực hiện tương đối tốt, việc ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan mang lại hiệu quả rất cao trong công việc. Tuy nhiên, bên cạnh những mặt tích cực đã đươc đạt đượcthì việc ứng dụng này vẫn cịn gặp một số khó khăn và hạn chế. Xuất phát từlý do đó, tơi đã mạnh dạn đưa ra một số giải pháp thiết thực, hữu hiệu trong chương 3 nhằm nâng cao hiệu quả của công tác này cũng như hiệu quả hoạt động của cả cơ quan.
83
KẾT LUẬN
Công nghệ thông tin hiện nay đã được ứng dụng trong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội và nó đem lại hiệu quả rất cao. Việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư là nhu cầu mang tính khách quan, nó hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư, từ thủ công sang tự động hố, góp phần giải quyết một cách nhanh nhất trong khâu chuyển giao và lưu văn bản, hồ sơ.
Ứng dụng CNTT vào công tác văn thư là một vấn đề được Đảng và Nhà nước ta hết sức quan tâm, đã được cụ thể hoá bằng những văn bản pháp luật như Chỉ thị 58 của BCH TW Đảng về ứng dụng CNTT phục vụ sự nghiệp CNH, HĐH đất nước. Đảng xác định CNTT là một trong các động lực quan trọng của sự phát triển, Kế hoạch số 495 của UBND tỉnh về ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan Nhà nước tỉnh Hà Tĩnh năm 2014. Nhà nước ta luôn xác định ứng dụng CNTT trong lĩnh vực quản lý hành chính nhà nước là ưu tiên hàng đầu và công tác văn thư là một cơng việc mang tính chất hành chính cũng đã được xác định là một lĩnh vực hàng đầu trong việc ứng dụng CNTT, hay nói cách khác việc ứng dụng CNTT vào cơng tác văn thư góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả của cải cách hành chính, hướng tới xây dựng nền hành chính hiện đại, tạo môi trường thuận lợi cho sự phát triển nền CNTT tỉnh nhà.
Từ đó, tơi nhận thức được tầm quan trọng của việc ứng dụng CNTT vào CTVT. Chính vì vậy, thơng qua bài khóa luận này tơi đã đi tìm hiểu về thực trạng của việc ứng dụng CNTT trong CTVT tại Văn phòng HĐND- UBND huyện Lục Ngạn, những hiệu quả của việc ứng dụng phần mềm Netoffice vào CTVT; từ đó chỉ ra được những ưu điểm, hạn chế cịn tồn tại, đặc biệt tôi đã mạnh dạn đưa ra một số giải pháp nhằm khắc phục những hạn chế đó và nâng cao hiệu quả của việc ứng dụng CNTT trong CTVT của cơ quan.. Tôi hy vọng bài khóa luận của mình sẽ góp phần cải thiện chất lượng
84
hoạt động của cơ quan, và đồng thời nó cũng sẽ trở thành tài liệu để mọi người tham khảo.
Cuối cùng, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến Lãnh đạo Ủy ban Nhân dân huyện Lục Ngạn, đặc biệt là lãnh đạo và cán bộ, cơng chức Văn phịng Hội đồng Nhân dân và Ủy ban Nhân dân huyện Lục Ngạn, Khoa Quản trị Văn phòng – Trường Đại học Nội vụ Hà nội, quan trọng hơn nữa là Th.S. Nguyễn Tiến Thành- giảng viên hướng dẫn, đã tận tình giúp đỡ và tạo điều kiện thuận lợi nhất để tơi có thể hồn thành bài khóa luận của mình.
85
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Cổng thơng tin điện tử huyện Lục Ngạn. 2. Luật công nghệ thông tin năm 2006.
3. Luật số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc hội khóa XIII về Luật Lưu trữ.
4. Nghị định số 110/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác văn thư. 5. Nguyễn Hữu Trí (2005). Quản trị văn phịng, NXB Khoa học kỹ thuật. 6. Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Thị Thảo(2005). Quản trị văn phòng,
NXB Lao động xã hội.
7. Nguyễn Hữu Thân (2007). Quản trị hành chính văn phịng, NXB Thống kê.
8. Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Điệp, Trần Phương Hiền. Quản trị
văn phòng, NXB Đại học kinh tế quốc dân 2012.
9. Pháp lệnh lưu trữ quốc gia 2011 về công tác lưu trữ.
10. Quyết định số 142/QĐ-BTP, quyết định ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Tư Pháp.
11. Thông tư 04/2013/ TT-BNV, Hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức.
12. TV170: Tin học trong đổi mới quản lý công tác văn thư lưu trữ, Dương Văn Khảm.
13. Tạp chí Lưu trữ Việt Nam: quản lý quá trình xử lý văn bản hành chính bằng kỹ thuật tin học tại văn phịng Chính phủ. Một số điểm cần lưu ý khi ứng dụng tin học vào lưu trữ, Dương Văn Khảm.
14. Tạp chí Lưu trữ Việt Nam: Tài liệu nghe nhìn – CNTT: vài nét về việc ứng dụng tin học vào việc quản lý hồ sơ vụ việc ở văn phịng Chính phủ số 2/2001, Kiều Mai.
15. Trường Cao đẳng Nội vụ Hà nội. Lưu trữ, NXB Giao thơng vận tải 16. Vương Đình Quyền, Lý luận và phương pháp cơng tác văn thư,
NXB Chính trị quốc gia.
17.Văn phòng Trung ương Đảng. Tập bài giảng Công tác văn thư, lưu
Phụ lục 2.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn.
Chánh văn phịng HĐND - UBND Phó Chánh văn phịng phụ trách tổng hợp Phó Chánh văn phịng phụ trách hành chính quản trị
Chuyên viên khối nội chính
Chuyên viên khối kinh tế tổng hợp Chuyên viên khối giao thơng xây dựng
Chun viên khối văn hóa xã hội Bộ phận văn thư Bộ phận lưu trữ hành chính Bộ phận kế toán Bộ phận lái xe Bộ phận bảo vệ Bộ phận công vụ Chuyên viên tổng hợp phụ trách HĐND Bộ phận một cửa
Phụ lục 5. Một số văn bản của Văn phòng HĐND- UBND, UBND huyện Lục Ngạn.