8. Cấu trúc của đề tài
2.5. Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn
2.5.1. Cơ sở hạ tầng về phần mềm
Hiện nay, Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn sử dụng hệ thống phần mềm soạn thảo văn bản word và excel cùng hệ thống quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp với phần mềm Netoffice.
2.5.1.1. Phần mềm Soạn thảo văn bản
Việc soạn thảo văn bản của Văn phịng HĐND-UBND huyện được tiến hành hồn tồn trên máy tính, sử dụng các chương trình soạn thảo văn bản word, excel…bởi vì hiện nay tất cả các bộ phận của cơ quan đều đã được trang bị hệ thống máy tính, mạng internet, các thiết bị khác như máy photo, máy in. Sau khi cán bộ có trách nhiệm soạn thảo văn bản soạn xong sẽ trình cgo lãnh đạo hoặc người có thẩm quyền để kiểm tra và chỉnh sửa đến khâu cuối cùng, các công việc này đều được tiến hành thông qua mạng nội bộ của cơ quan. Đến khi hồn chỉnh việc soạn thảo, văn bản đó sẽ được chuyển qua mạng nội bộ đến người có thẩm quyền ký duyệt, cán bộ sẽ phải chỉ đến chỗ lãnh đạo nhận văn bản và thực hiện việc chuyển giao văn bản theo đúng quy định.
Với việc ứng dụng các phần mềm trong việc sọan thảo văn bản đã mang lại rất nhiều lợi ích, hiệu quả trong cơng việc. Nó giúp cho việc soạn thảo văn bản được diễn ra một cách nhanh chóng,đảm bảo tính chính xác, đúng về thể thức, đảm bảo tính thẩm mĩ của văn bản. Đồng thời giúp cho việc tìm và lưu trữ văn bản được thực hiện một cách thuận tiện, tiết kiệm thời gian…
40
2.5.1.2. Phần mềm quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp
Hiện nay, Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn đang sử dụng phần mềm hệ thống quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp Netoffice.
Phần mềm quản lý văn bản đi và đến (NetOffice) mới là phần mềm quản lý điều hành công tác qua mạng, quản lý văn bản đi và đến và nhiều nội dung cơng tác thuộc khối văn phịng của các đơn vị hải quan. NetOffice cung cấp các phương tiện cho phép quản lý tốt mọi loại tài liệu trong các hoạt động hành chính, các hồ sơ vụ việc để có thể tra cứu theo các tiêu chuẩn khác nhau một cách nhanh chóng, dễ dàng. Bằng cách giao việc và cho ý kiến xử lý công việc qua mạng, liên kết nhiều người cùng tham gia vào một công việc trong các luồng công việc, NetOffice loại trừ tình trạng khơng đồng bộ về quỹ thời gian của các chủ thể xử lý.
Với khả năng xác thực tài liệu bằng chữ ký điện tử và định nghĩa các luồng công việc trực quan bằng lưu đồ phục vụ cho triển khai ISO, Hệ thống quản lý văn bản và điều hành qua mạng NetOffice phiên bản 4 - phiên bản ISO hỗ trợ dịch vụ hành chính cơng là một sản phẩm hiếm hoi đặt ra mục tiêu rất lớn, hướng tới phuc vụ "văn phịng khơng giấy", trở thành phần mềm dùng chung cho các cơ quan Chính phủ.
Cách đây 10 năm, nhóm nghiên cứu của Phịng thí nghiệm Cơng nghệ Phần mềm SELAB thuộc khoa Công nghệ thông tin, trường ĐH Khoa học Tự nhiên đã xây dựng phần mềm "Quản lý cơng văn" dùng ở Văn phịng Đại học quốc gia Hà Nội. Khi ấy, nội dung của phần mềm chỉ giới hạn ở mức ghi nhận và tra cứu công văn đi, đến. Tới năm 2001, nhóm đã phát triển phần mềm "Quản lý văn bản và điều hành qua mạng NetOffice" phiên bản 1.0. Phiên bản 1.0 được dùng tại Văn phịng Đại học quốc gia Hà Nội với các tính năng tập trung và giải quyết công việc qua mạng và viết trên môi trường web hoàn toàn. Ngay khi đưa ra ứng dụng thực tế, phiên bản 1.0 đã được người dùng đánh giá tốt và đã được triển khai ở nhiều nơi. Khơng dừng lại ở đó,
41
năm 2003, phần mềm đã có phiên bản 2. Điểm nổi bật của phiên bản này là tính năng xử lý ở khả năng phân luồng cơng việc và nhắc việc qua messenger. Đầu năm 2004, phiên bản thứ ba đã được phát triển lại thêm những khả năng mới: tích hợp chặt chẽ với công nghệ Portal, khả năng kết nối tự động với điện thoại di động để nhắc việc và khả năng kiểm sốt cơng việc trên nền tảng tích hợp luồng cơng việc với bảng xử lý, khả năng đa cấp (chỉ cần dùng một bản cho nhiều đơn vị thuộc các cấp khác nhau trong cùng một tổ chức), khả năng truyền công văn tự động giữa các đơn vị cùng dùng Net.Office.
Tuy nhiên, cơng sức và trí tuệ mà nhóm dành đầu tư nhiều hơn cả phải kể tới việc xây dựng và hoàn thiện phiên bản NetOffice 4. Đây chính là sản phẩm được gửi đi dự thi cuộc thi Nhân tài Đất Việt 2007 và đã lọt vào vòng chung khảo. Hơn hẳn về "chất" so với các phiên bản trước đây, NetOffice tích hợp khả năng xác thực tài liệu bằng chữ ký điện tử và khả năng định nghĩa các luồng công việc trực quan bằng lưu đồ phục vụ cho triển khai ISO. Với các cơng cụ này, việc thiết lập quy trình kiểm sốt giải quyết các thủ tục hành chính trở nên đơn giản mà người sử dụng có thể tự thực hiện.
Được chạy trên nền tảng TCP/IP, ngồi ra phần mềm cũng có thể chạy trên Internet hay Intranet, thiết bị sử dụng là máy chủ làm Database server, Web server, Mail Server, thậm chí nếu muốn, người dùng cũng có thể tích hợp với điện thoại di động cần thêm GSM modem.
Chức năng cơ bản của phần mềm là có thể quản lý tồn bộ các loại văn bản như công văn đi, công văn đến, văn bản nội bộ, các quyết định, các tài liệu, ý kiến xử lý... Các văn bản đều có thể cập nhật, tìm kiếm, gửi tài liệu theo các kênh khác nhau, công báo tự động, thiết lập các quyền hạn sử dụng văn bản, lập các báo cáo thống kê. Chứng thực văn bản với chữ ký điện tử; Phần mềm có thể quản lý các thủ tục hành chính cơng, cho phép ghi nhận nhanh chóng các hồ sơ thủ tục hành chính với thơng tin về cơng dân, hồ sơ, cơ chế liên lạc sau đó có thể áp quy trình để có thể kiểm sốt tự động; Cung
42
cấp công cụ định nghĩa một cách động các quy trình giải quyết các cơng việc dưới dạng sơ đồ trực quan...
Theo ơng Đào Kiến Quốc, trưởng nhóm SELAD, hệ thống được chạy hồn tồn trên web nên rất dễ dùng, có thể sử dụng trên mạng rộng cho phép làm việc trên một phạm vi địa lý không hạn chế; Tài liệu không chỉ ở dạng văn bản mà tất cả các tài liệu được Windows hỗ trợ như văn bản trên word, Pdf, bảng tính, trình diễn trên Powerpoint, hình ảnh, âm thanh, video số; Có khả năng tích hợp với nhiều nguồn tài liệu và qua nhiều kênh truyền thông như fax, email, SMS và chính các hệ thống chạy trên Net.Office truyền thơng với nhau...
Do được triển khai trong nhiều năm, nên các phiên bản 1, 2, 3, 4 đã được sử dụng tại hơn 60 cơ quan lớn của cả nước trong đó có Bộ Ngoại giao, Bộ Kế hoạch và đầu tư, Bộ Khoa học và Công nghệ, Tổng cục kỹ thuật Bộ Cơng an, Tổng Cục kỹ thuật Bộ Quốc phịng, Văn phòng Quốc hội, Đại học quốc gia Hà Nội, Tổng cục Hải quan, Tổng công ty Hàng hải, Cảng Hải phòng, Trường ĐH Kinh tế quốc dân, trường ĐH Ngoại thương,..
Hiện Net.Office mới chỉ có thể thực hiện việc xác thực người dùng trong phạm vi nội bộ một cơ quan. Bước kế tiếp của Net.Office sẽ là tích hợp với cơ chế xác thực người dùng trong một phạm vi lớn, thực sự trở thành những "văn phịng khơng giấy" khi được sử dụng. Mục tiêu lớn nhất mà những người làm phần mềm đã đặt ra là Net.Office sẽ được sử dụng làm phần mềm dùng chung cho các cơ quan Chính phủ.
2.5.2. Tình hình ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong việc soạn thảo văn bản
Việc ứng dụng CNTT trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND huyện Lục Ngạn là một khâu rất quan trọng và được UBND huyện chú ý nhằm nâng cao chất lượng hoạt động của cả cơ quan
Công tác soạn thảo văn bản của văn thư sẽ được tiến hành theo sự hướng dẫn của các văn bản của pháp luật quy định đúng thể thức và quy trình
43
ban hành. Các khâu nghiệp vụ về soạn thảo đều được tiến hành trên máy tính, sau đó thông qua mạng nội bộ (LAN) chuyển cho lãnh đạo xem xét và chuyền ý kiến sửa chữa luôn qua hệ thống quản lý văn phòng và tiến hành việc ban hành văn bản. Công tác soản thảo – ban hành văn bản được giao cho cán bộ chuyên trách ở Văn phòng Hội đồng Nhân dân và Ủy ban Nhân dân đảm nhận.
Văn phòng HĐND-UBND huyện thường xuyên quan tâm đến việc đầu tư các thiết bị, bố trí cán bộ phụ trách CNTT đạt chuẩn theo yêu cầu. Các lãnh đạo và chuyên viên đều sử dụng thành thạo máy tính, sử dụng thư điện tử để trao đổi thông tin. Đã thiết lập cơ chế bảo mật khi chia sẻ dữ liệu trong hệ thống mạng LAN,internet, các máy tính được cài đặt phần mềm bản quyền chống virus, phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc.
Duy trì thực hiện việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008.
Quy trình soạn thảo và ban hành được tiến hành theo trình tự sau: + Văn bản sau khi được nhân viên soạn thảo đánh máy xong được chuyển đến Chánh văn phòng xem xét, kiểm tra, sau đó trình lên Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Ủy ban Nhân dân Huyện ký ban hành.
+ Sau khi ký văn bản được tập trung ở Văn phòng để kiểm tra lại lần nữa. Khi đã kiểm tra thấy khơng có vấn đề gì, nhân viên văn thư tiến hành đánh số, ghi ngày, tháng, năm ban hành văn bản và đăng kí vào ‘hệ thống quản lí văn bản và điều hành tác nghiệp”; sau đó chia văn bản theo nơi nhận, đóng dấu, làm thủ tục gửi văn bản đi một cách nhanh chóng.
Cán bộ, viên chức có thể soạn thảo văn bản trên máy vi tính để thay thế cho việc soạn thảo bằng chép tay hoặc bằng máy chữ cơ học và đem lại nhiều hiệu quả cao trong quá trình làm việc cũng như tạo nên tính khoa học, hiện đại, tin học hố cơng tác văn phịng. Soạn thảo văn bản là căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình và những mục đích nhất định để làm ra
44
văn bản nhằm mục đích cụ thể. Quy trình cụ thể của việc soạn thảo một văn bản được xây dựng trên quy trình chuẩn bị và yêu cầu thực tế đặt ra đói với văn bản đó. Đây là quy trình gồm những bước đi thích ứng nhằm đảm bảo cho việc soạn thảo nhanh chóng, chính xác và thiết thực. Tại Văn phòng HĐND-UBND huyện quy trình soạn thảo văn bản được tuân thủ theo trình tực gồm 06 bước sau:
+ Bước 1: Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn bản từ đó xác định được hình thức phù hợp. Khi có u cầu soạn thảo về văn bản thì chuyên viên soạn thảo phải trả lời được các câu hỏi: xây dựng để phản ánh vấn đề gì? Văn bản đó nhằm mục đích gì? Và nội dung của văn bản thể hiện như thế nào cho hợp lý?... từ đó sẽ xác định được tên loại, thể thức và nội dung thích hợp.
+Bước 2: Thu thập, xử lý thơng tin có liên quan: đây là cơng việc quan trọng trong công tác xây dựng và ban hành văn bản vì thu thập thơng tin tốt, chính xác, nhanh thì nội dung văn bản sẽ sinh động hơn, đầy đủ và phù hợp với thực tế hơn. Văn bản được coi là đầy đủ các yếu tố thơng tin là văn bản đó phải có đủ thơng tin pháp lý và thông tin thực tế phù hợp với nội dung văn bản ban hành.
+Bước 3: Soạn thảo văn bản theo đúng nội dung, thể thức theo yêu cầu; +Bước 4: Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với Lãnh đạo Văn phòng hoặc Lãnh đạo cơ quan việc tham khảo ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hồn chỉnh bản thảo;
+Bước 5: Trình duyệt dự thảo văn bản: sau khi văn bản được soạn thảo xong, chuyên viên trình lãnh đạo xem xét, kiểm tra nội dung văn bản đã hợp lý chưa. Việc trình duyệt này được thực hiện theo quy trình như sau:
+Bước 6: làm thủ tục phát hành và lưu văn bản.
Trình tự ban hành văn bản là các bước mà cá nhân, đơn vị soạn thảo phải tiến hành trong công tác xây dựng và ban hành văn bản theo đúng chức
45
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của mình. Việc quy định soạn thảo văn bản của Văn phòng HĐND-UBND huyện dựa trên các quy định chung về kỹ thuật soạn thảo văn bản hiện hành mà pháp luật quy định, đảm bảo tính khoa học, logic, chuyên nghiệp cũng như tính thẩm mỹ cho văn bản.
- Trong q trình hồn thiện văn bản, người soạn thảo có thể sửa chữa, bổ sung câu, chữa hoặc chuyển đổi các phần, đoạn khác nhau trong văn bản để tạo nên một bản thảo sạch dệp mà không tốn nhiều thời gian như soạn thao bằng chép tay hay máy đánh chữ cơ học.
- Việc trình bày văn bản được mỹ quan nhờ máy tính được cài đặt phông chữ, kiểu chữ khác nhau và kỹ thuật nén, in đậm, in nghiêng…
- Đối với các văn bản được mẫu hố được cài đặt vào máy tính, khi cần soạn thảo hình thức văn bản nào, người thảo chỉ cần gõ lệnh theo yêu cầu và thực hiện việc soạn thảo nội dung văn bản (hoặc điền nội dung văn bản) theo mẫu gồm một số văn bản sau: giấy mời; giấy giới thiệu; các loại quyết định (quyết định bổ nhiệm cán bộ, quyết định điều động, thuyên chuyển cán bộ, quyết định nâng bậc lương…); công điện; các văn bản chuyên môn…
- Tạo nên sự thống nhất giữa các yếu tố trong quá trình soạn thảo văn bản. - Việc soạn thảo văn bản tại Văn phòng được tuân thủ theo đúng các bước trong quy trình trên, đảm bảo tính thống nhất, chun mơn hoá nâng cao chất lượng cơng tác nghiệp vụ văn phịng. Làm tốt việc soạn thảo văn bản góp phần cung cấp thơng tin nhanh chóng cho Lãnh đạo trong q trình giải quyết cơng việc cũng như trong hoạt động quản lý, tiết kiệm thời gian, công sức của cán bộ, nhân viên soạn thảo.
- Trong trường hợp có lắp đặt máy in, người thảo có thể in thành văn bản để làm thủ tục ban hành, giảm bớt được các khâu đánh máy bản thảo nếu như văn bản được soạn thảo thủ cơng.
46
2.5.3. Tình hình ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong việc quản lý văn bản
Công tác quản lý văn bản của một cơ quan bao gồm quản lý văn bản mà cơ quan nhận được và quản lý văn bản mà cơ quan ban hành. Có thể dùng máy tính để thực hiện cơng tác này. Có nghĩa là đối với mỗi văn bản đến hoặc đi đều được nhập vào máy tính các dữ liệu cần thiết theo những chương trình cài đặt sẵn như chương trình cơ sở dữ văn bản đến, chương trình cơ sở dữ văn bản đi, chương trình quản lý hồ sơ các dự án, chương trình quản lý đơn thư, khiếu nại và tố cáo…
Cơ sở dữ liệu về văn bản đến và văn bản đi sẽ giúp cho lãnh đạo cơ quan và các cán bộ hữu quan nắm được đầy đủ, nhanh chóng và chính xác tình hình tiếp nhận, ban hành và giải quyết văn bản, đôn đốc, kiểm tra việc giải quyết văn bản được thuận tiện, tạo điều kiện quản lý văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan được chặt chẽ và cung cấp thông tin kịp thời cho hoạt động quản lý.
Quản lý văn bản bằng máy tính sẽ thay thế cho phương pháp quản lý bằng thủ công mà chủ yếu dựa vào hệ thống sổ sách như sổ đăng ký văn bản đến, sổ đăng ký văn bản đi… Bằng phương pháp quản lý này sẽ mang lại hiệu