8. Cấu trúc của đề tài
2.4. Sự cần thiết của việc ứng dụng Công nghệ thông tin trong công tác
tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn
- Gửi nhận văn bản. - Thư tín điện tử. - Quản lý văn bản đi. - Quản lý văn bản đến. - Quản lý đơn thư khiếu tố. - Chữ ký số…
2.4. Sự cần thiết của việc ứng dụng công nghệ thơng tin trong cơng tác văn thư tại Văn phịng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn văn thư tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn
- Văn phòng là một bộ phận quan trọng không thể thiếu trong hoạt động của bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào, nó được coi như là “ trái tim”, là trung tâm thu nhận và truyền thông tin của cả cơ quan.
- Văn phòng với chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc thường phải xử lý thông tin giúp cho lãnh đạo cơ quan đơn vị điều hành cơng việc một cách có hiệu quả. Với một khối lượng công việc lớn từ khâu thu thập, xử lý thông tin đến công tác lập kế hoạch, kiểm tra đánh giá rồi soạn thảo văn bản, lưu trữ tài liệu…….thì phương ứng dụng CNTT trong CTVT là một phương pháp hữu hiệu trong quản lý thông tin cho lãnh đạo. Văn phòng là nơi thu nhận, xử lý, tìm kiếm và cung cấp thông tin để giúp cho lãnh đạo đưa ra những quyết định chính xác, đúng đắn và kịp thời nhất.
36
dung ra những công việc liên quan đến rất nhiều giấy tờ, sổ sách chồng chéo lên nhau, là một mớ hỗn độn, những tập tài liệu sắp xếp không khoa học, thiếu thẩm mĩ; hay nó là những loại văn bản được soạn thảo thủ công bằng tay thiếu tính chính xác, sai về thể thức cũng như thiếu mĩ quan. Trong thời đại thông tin như hiện nay, nếu như CTVT chỉ giải quyết công việc bằng phương pháp thủ cơng thì sẽ gặp nhiều khó khăn trong việc đáp ứng kịp thời và đầy đủ các yêu cầu của cơng việc, làm giảm tiến độ trong việc tìm các văn bản, tài liệu của các cán bộ, nhân viên trong cơ quan cũng như làm ảnh hưởng đến việc trao đổi thông tin với các cơ quan, đơn vị khác.
- CNTT có tầm ảnh hưởng to lớn đến hiệu quả của công việc. Việc ứng dụng CNTT trong CTVT tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn đang ngày càng được chú trọng và đẩy mạnh.
- Tại Chỉ thị số 58-CT/TW ngày 17/10/2000, Đảng ta đã xác định “ Ứng dụng và phát triển CNTT ở nước ta nhằm góp phần giải phóng sức mạnh vật chất, trí tuệ, tinh thần dân tộc, thúc đẩy công cuộc đổi mới, phát triển nhanh và hiện đại hóa các ngành kinh tế,tang cường năng lực cạnh tranh của các doanh nghiệp, hỗ trợ có hiệu quả cho q trình chủ động hội nhập kinh tế quốc tế, nâng cao chất lượng cuộc sống của nhân dân, đảm bảo an ninh, quốc phịng và tạo khả năng đi tắt đón đầu để thực hiện thắng lợi sự nghiệp cơng nghiệp hóa, hiện đại hóa”.
- Việc ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước góp phần nâng cao năng lực quản lý của lãnh đạo, giảm thiểu sức lao động tay chân của cán bộ, nhân viên, giúp cho công việc được thực hiện một cách nhanh chóng, chính xác, kịp thời. Chính vì vậy, có thể nói "Tin học hóa CTVT tại cơ quan hành chính nhà nướcvừa là phương tiện, vừa là áp lực đối với cải cách CTVT nhà nước".
- "Là phương tiện", vì thơng qua các hệ thống công nghệ thông tin được ứng dụng, bộ máy hành chính nhà nước có thể liên kết với nhau khi thực hiện
37
các hoạt động và các thủ tục hành chính. Chính phủ cũng có thể thơng qua đó để điều hành bộ máy tổ chức và điều chỉnh công việc một cách hiệu quả, nhanh, chính xác, và kiểm sốt tốt. Mọi hành động của cơ quan công quyền, do vậy có thể đáp ứng kịp thời những biến động phức tạp của thực tiễn nền kinh tế thị trường trong thời hội nhập, thông qua việc "cảm nhận" được "hơi thở" của thị trường và xã hội.
- "Là áp lực" vì mọi trì trệ, ách tắc của bộ máy sẽ lộ diện dễ dàng qua hệ thống "gương phản chiếu" của mơi trường điện tử hóa. Các hoạt động của bộ máy công quyền khi được thực hiện trên môi trường điện tử sẽ được kiểm sốt theo các chuẩn mực, tính kỷ cương của nền hành chính, nhờ đó mà sẽ được giám sát. Nếu dịch vụ công được cung ứng thông qua hệ thống cơng nghệ thơng tin, ở đó sẽ khơng có ranh giới giữa các cơ quan, các cấp chính quyền, mà chỉ thấy các loại dịch vụ được cung ứng. Người dân, doanh nghiệp không cần biết ai là người giải quyết thủ tục cho họ, chỉ biết thủ tục đó được giải quyết như thế nào và khi gặp những vướng mắc, họ có được ai đó quan tâm, giải quyết khơng. Cách thức này địi hỏi sự liên kết, phối hợp giữa các cơ quan, các cấp chính quyền trong giải quyết thủ tục hành chính như những hệ thống thông suốt các "dịng chảy thơng tin”.
- Khả năng ứng dụng CNTT vào CTVT được thể hiện toong qua các công việc như soạn thảo văn bản đến việc ban hành và quản lý văn bản, những công việc này đều có thể ứng dụng CNTT: soạn thảo văn bản trên máy tính, quản lý văn bản và tra tìm tài liệu trên máy hoặc chuyển giao văn bản qua hệ thống mạng máy tính của cơ quan.