8. Cấu trúc của đề tài
3.2. Nhóm giải pháp về công nghệ
3.2.2. Tăng cường việc ứng dụng các phần mềm trong việc thực hiện các
nghiệp vụ của công tác văn thư
- Cơng tác văn thư cần có sự quản lý thống nhất của Nhà nước, trước hết là quản lý thống nhất về nghiệp vụ chun mơn. Cac cơ quan nhà nước có thẩm quyền đã ban hành nhiều văn bản quản lý thống nhất về mặt này. Các chương trình, phần mềm về công tác văn thư nói chung nhằm thể hiện các nghiệp vụ văn thư bằng phương pháp tự động hóa. Do đó, cần có dự chỉ đạo, hướng dẫn của cơ quan quản lý công tác văn thư của Nhà nước trong việc xây dựng để đảm bảo sự thống nhất và đạt hiệu quả sử dụng cao.
- Xây dựng hệ thống mạng Lan, kết nối cơ quan các sở ban ngành liên quan trong hệ thống đảm bảo thông suốt, kịp thời trong khâu ứng dụng, quản lý khai thác tài liệu, văn bản sử dụng trang Web của cơ quan và các đơn vị liên quan.
- Phối hợp các cơ quan chức năng cài đặt phần mềm quản lý văn bản đi, đến. Tăng cường hơn nữa khâu kết nối đồng bộ các hệ thống thông tin nhằm đảm bảo sự chính xác, kịp thời, an tồn trong điều hành tác nghiệp từ tỉnh đến cơ sở.
- Khuyến khích việc nghiên cứu và áp dụng nhiều phần mềm ưu việt hơn nữa trong hoạt động của cơng tác văn thư đặc biệc các phần mềm có khả năng tích hợp nhiều các ứng dụng.
- Tăng cường sử dụng văn bản điện tử thay cho các văn bản giấy hiện nay.Việc sử dụng văn bản điện tử giúp cho việc quản lý văn bản đơn giản hơn, tiết kiệm không gian lưu trữ, tiết kiệm thời gian chi phí cho cơ quan tổ chức.Tuy nhiên việc sử dụng văn bản điện tử cần phải được sử dụng đồng bộ, kiểm soát chặt chẽ, đảm khả năng bảo mật thông tin cho văn bản.
- Khuyến khích việc sử dụng chữ ký số, chữ ký điện tử.
- Xây dựng phần mềm về việc lập hồ sơ hiện hành, để giảm tải được khối lượng tài liệu lưu trữ, đẩy mạnh công tác lập hồ sơ công việc cho cán bộ,
79
tạo hiệu quả cho công việc, tránh thất lạc tài liệu, thông tin bị rò rỉ.
- Việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư tại UBND huyện Lục Ngạn là một khâu rất quan trọng và được UBND huyện chú ý nhằm nâng cao chất lượng hoạt động của cả cơ quan.
- Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư nhằm nâng cao năng suất, hiệu quả cơng tác, nhanh chóng. Tập huấn, hướng dẫn sử dụng các phần mềm quản lý công việc.
- Công tác quản trị văn phịng chủ trì, phối hợp với các cơ quan hữu quan, nghiên cứu, xây dựng và ban hành quy trình mẫu trong công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến, hồ sơ công việc, lưu trữ hiện hành, lưu trữ cố định;