8. Cấu trúc của đề tài
3.1. Nhóm giải pháp về nhận thức
Nhóm giải pháp về nhận thức là những giải pháp nhằm giúp nâng cao về trình độ chun mơn, cũng như nhận thức về hiệu quả của việc ứng dụng tin học trong hoạt động quản trị văn phòng.
Đây là nhóm giải pháp mả tất cả các lĩnh vực đều áp dụng, vì nhân lực là chìa khóa thành cơng của mọi tổ chức, nếu một tổ chức mà có nguồn nhân
74
lực tốt về chun mơn thì giup cho hoạt động của tổ chức đó đạt hiệu quả cao hơn, chất lượng công việc tốt hơn.
3.1.1. Nâng cao nhận thức của lãnh đạo văn phòng cũng như cán bộ, nhân viên trong văn phòng về tầm quan trọng của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư
- Cần làm cho lãnh đạo, cán bộ viên chức cơ quan, tổ chức nhận thức được hiệu quả to lớn của việc ứng dụng CNTT vào cơng tác hành chính văn phịng nói riêng và hoạt động quản lý nói chung; xem đây là một khâu quan trọng của cải cách hành chính và có liên quan trực tiếp đến nhiều cán bộ viên chức. Từ đó có ý thức học tập, nghiên cứu nắm vững kiến thức cần thiết về CNTT và áp dụng vào cơng việc của mình, thay thế cho lề lối và phương pháp làm việc thủ công, hiệu quả thấp.
- Các cán bộ chuyên mơn phải ln học hỏi, nâng cao trình độ để hồn thành nhiệm vụ được giao
- Đẩy mạnh các hoạt động thông tin tuyên truyền, nâng cao nhận thức tạo lập thói quen tác nghiệp trên mơi trường mạng cho cán bộ chun trách cơng đồn nói chung và cán bộ làm cơng tác kiêm nhiệm văn thư nói riêng.
- Thường xuyên, tổ chức kiểm tra năng lực ứng dụng CNTT cán bộ chun trách cơng đồn tồn huyện.
3.1.2. Chú trọng việc đẩy mạnh việc nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ nhân sự nhằm đáp ứng được các yêu cầu công việc, sự hiện đại hóa của các sự nhằm đáp ứng được các yêu cầu công việc, sự hiện đại hóa của các phần mềm, trang thiết bị
Con người là chủ thể của xã hội, là yếu tố quan trọng nhất để hoàn thành một cơng việc. Vì vậy, UBND huyện cần quan tâm hơn nữa đến chất lượng của các cán bộ trong cơ quan.
- Con người là nhân tố quyết định đến hiệu quả của cơng việc, địi hỏi các cán bộ cơng chức phải là người có năng lực, giỏi về chuyên mơn nghiệp vụ và có phẩm chất đạo đức tốt.
75
- Cần có chương trình kế hoạch cụ thể cho việc đào tạo cán bộ cơng chức, có sự quan tâm hơn nữa của lãnh đạo khen thưởng, kỷ luật cán bộ kịp thời. Ngoài ra càn phải có những giải pháp tạo điều kiện về mặt vật chất cũng như tinh thần để khuyến khích đội ngũ cán bộ cơng chức làm việc hăng say và có hiệu quả.
- Bên cạnh việc mở các lớp đào tạo, tập huấn, bồi dưỡng nâng cao tay nghề, nâng cao trình độ lý luận chính trị cho các cán bộ, nhân viên trong cơ quan, UBND huyện cần tăng cường phối hợp với các trường Đại học, Trung học chuyên nghiệp trong vấn đề đào tạo cán bộ Hành chính Văn phịng, thường xuyên tổ chức tổ chức cho các cán bộ đi tham quan, học tập, và trao đổi kinh nghiệm đối với các cơ quan khác. Đây là biện pháp giúp cho các cán bộ, chuyên viên trong cơ quan nâng cao năng lực chun mơn và trình độ lý luận, hồn thành nhiệm vụ cơng tác của mình.
- Tổ chức các lớp đào tạo, tập huấn ngắn hạn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ, nhân viên trong cơ quan về công tác văn thư: kỹ thuật soạn thảo văn bản, quản lý văn bản đi – đến, công tác lập hồ sơ.
- Hiện tại, một trở ngại lớn đối với việc thực hiện chủ chương tin học hố của cơng tác hành chính văn phịng là phần lớn cán bộ chuyên trách chưa được trang bị đầy đủ kiến thức cần thiết về tin học văn phịng. Do đó khơng thể sử dụng thành thạo các chương trình phần mềm và Internet, chưa khai thác triệt để được hết các tính năng của phần mềm. Bởi vậy, tổ chức đào tạo bồi dưỡng kiến thức tin học văn phịng cho các đối tượng làm cơng tác văn phịng là một biện pháp cần thiết, có tác dụng thúc đẩy q trình tin học hố cơng tác hành chính văn phịng các kiến thức tin học mà cán bộ, viên chức làm cơng tác văn phịng nói chung được bồi dưỡng phải đạt yêu cầu tối thiểu: sử dụng thành thạo các chương trình soạn thảo văn bản vào cơng tác chuyên môn, biết cách đưa thông tin và truy cập thông tin trên mạng nội bộ, mạng diện rộng Internet. Yêu cầu cao hơn là biết cách tổ chức các cuộc trao đổi, hội
76
thảo qua mạng. Riêng đối với cán bộ chuyên trách còn phải biết sử dụng thành thạo các phần mềm về cơng tác văn thư như chương trình quản lý văn bản, quản lý các dự án…
- Tổ chức các lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ tin học.
- Tổ chức các lớp đào tạo, bồi dưỡng cán bộ về việc nâng cao khả năng ứng dụng CNTT vào công tác văn phòng, nhất là khi cơ quan chuẩn bị áp dụng rộng rãi hệ thống tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001:2000 trong hoạt động của văn phòng. Coi đây là một trong những yếu tố quan trọng để đạt hiệu quả cao nhất trong q trình giải quyết cơng việc.
-Tăng cường hoạt động thanh tra kiểm, kiểm tra thường xuyên về trình độ nghiệp vụ văn phịng và q trình áp dụng ISO trong hoạt động văn phịng. Từ đó, sẽ nâng cao nhận thức cũng như để cán bộ văn thư thấy rõ vai trị của cơng nghệ thơng tin trong văn phịng nói chung và cơng tác văn thư nói riêng để mỗi cán bộ đều ý thức được và không ngừng học hỏi để nâng cao trình độ chun mơn cũng như kiến thức tin học, bắt kịp với sự phát triển mạnh mẽ của ngành văn thư trong giai đoạn hội nhập.
3.1.3. Tổ chức tuyển dụng thêm nhân sự cho văn phòng nhằm đáp ứng nhu cầu của công việc cầu của công việc
Trong văn phịng hiện nay có rất nhiều cán bộ, cơng chức ðang chuẩn bị nghỉ hýu. Vậy nên cần phải tuyển dụng một lớp nhân viên kế cận mới ðể có thể thay thế được lớp cán bộ đó.
Việc này đem lại rất nhiều thuận lợi cho Văn phòng huyện:
-Tranh thủ được sự chỉ bảo của các lớp cán bộ dày dặn kinh nghiệm, tiết kiệm chi phí cũng như thời gian để làm quen công việc đối với những nhân viên thay thế.
-Tạo được mối quan hệ tốt giữa các cán bộ mới với các bộ đang làm việc.từ đó tạo được mơi trường làm việc hịa nhã, thân thiện, chun nghiệp trong công việc và người tới Văn phịng Bộ.
77
-Những nhân viên trẻ có năng lực, có nhiệt huyết, có nhận thực, có tính sang tạo cao, đặc biệt được tiếp cận với các ứng dụng cơng nghệ nhiều hơn, do đó việc triển khai ứng dụng công nghệ sẽ dễ dàng hơn.
- Tuy nhiên, việc tuyển dụng cũng cân thiết lập một các chặt chẽ về tất các các mặt, đặc biệt là trình độ chun mơn, nhận thức cơng việc.
3.2. Nhóm giải pháp về cơng nghệ
3.2.1. Trang bị cho văn phòng, cơ quan hệ thống mạng rộng rãi, hợp lý
- Để tin học hóa cơng tác văn phịng và quản lý hành chính nhà nước ở tầm vĩ mô, Nhà nước cần phải xây dựng cơ sở hạ tầng thông tin quản lý mà cốt lõi là hệ thống thơng tin quản lý của chính phủ; mỗi một cơ quan cũng cần xây dựng hệ thống thông tin quản lý của mình và được kết nối với các hệ thống thông tin khác.
- Hệ thống thông tin là hệ thống sử dụng nguồn lực con người và công nghệ thông tin để tiếp nhận các nguồn dữ liệu như yếu tố đầu vào và xử lý chúng thành các sản phẩm thông tin là yếu tố đầu ra.
- Hệ thống thơng tin quản lý được xây dựng với mục đích chủ yếu là cung cấp thơng tin trợ giúp lãnh đạo cơ quan, tổ chức trong việc ra quyết định và giải quyết các công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ qaun, tổ chức. Hệ thống thơng tin này cũng chính là phương tiện quan trọng để văn thư và văn phòng cơ quan thực hiện tốt nhiệm vụ đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý và chức năng tham mưu tổng hợp của mình.
- Tóm lại, để xây dựng hệ thống thông tin phục vụ có hiệu quả hoạt động quản lý của các cơ quan, cần phải đầu tư kinh phí để trang bị các phương tiện kỹ thuật cần thiết, xây dựng cơ sở dữ liệu, các chương trình, phần mềm có liên quan, mang tin học nội bộ và kết nối với mạng tin học trên diện rộng, trang bị kiếm thức tin học văn phòng cho cán bộ, viên chức.
78
3.2.2. Tăng cường việc ứng dụng các phần mềm trong việc thực hiện các nghiệp vụ của công tác văn thư nghiệp vụ của công tác văn thư
- Cơng tác văn thư cần có sự quản lý thống nhất của Nhà nước, trước hết là quản lý thống nhất về nghiệp vụ chun mơn. Cac cơ quan nhà nước có thẩm quyền đã ban hành nhiều văn bản quản lý thống nhất về mặt này. Các chương trình, phần mềm về công tác văn thư nói chung nhằm thể hiện các nghiệp vụ văn thư bằng phương pháp tự động hóa. Do đó, cần có dự chỉ đạo, hướng dẫn của cơ quan quản lý công tác văn thư của Nhà nước trong việc xây dựng để đảm bảo sự thống nhất và đạt hiệu quả sử dụng cao.
- Xây dựng hệ thống mạng Lan, kết nối cơ quan các sở ban ngành liên quan trong hệ thống đảm bảo thông suốt, kịp thời trong khâu ứng dụng, quản lý khai thác tài liệu, văn bản sử dụng trang Web của cơ quan và các đơn vị liên quan.
- Phối hợp các cơ quan chức năng cài đặt phần mềm quản lý văn bản đi, đến. Tăng cường hơn nữa khâu kết nối đồng bộ các hệ thống thông tin nhằm đảm bảo sự chính xác, kịp thời, an tồn trong điều hành tác nghiệp từ tỉnh đến cơ sở.
- Khuyến khích việc nghiên cứu và áp dụng nhiều phần mềm ưu việt hơn nữa trong hoạt động của cơng tác văn thư đặc biệc các phần mềm có khả năng tích hợp nhiều các ứng dụng.
- Tăng cường sử dụng văn bản điện tử thay cho các văn bản giấy hiện nay.Việc sử dụng văn bản điện tử giúp cho việc quản lý văn bản đơn giản hơn, tiết kiệm không gian lưu trữ, tiết kiệm thời gian chi phí cho cơ quan tổ chức.Tuy nhiên việc sử dụng văn bản điện tử cần phải được sử dụng đồng bộ, kiểm soát chặt chẽ, đảm khả năng bảo mật thông tin cho văn bản.
- Khuyến khích việc sử dụng chữ ký số, chữ ký điện tử.
- Xây dựng phần mềm về việc lập hồ sơ hiện hành, để giảm tải được khối lượng tài liệu lưu trữ, đẩy mạnh công tác lập hồ sơ công việc cho cán bộ,
79
tạo hiệu quả cho công việc, tránh thất lạc tài liệu, thông tin bị rò rỉ.
- Việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư tại UBND huyện Lục Ngạn là một khâu rất quan trọng và được UBND huyện chú ý nhằm nâng cao chất lượng hoạt động của cả cơ quan.
- Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư nhằm nâng cao năng suất, hiệu quả cơng tác, nhanh chóng. Tập huấn, hướng dẫn sử dụng các phần mềm quản lý công việc.
- Công tác quản trị văn phịng chủ trì, phối hợp với các cơ quan hữu quan, nghiên cứu, xây dựng và ban hành quy trình mẫu trong công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến, hồ sơ công việc, lưu trữ hiện hành, lưu trữ cố định;
3.2.3. Thường xuyên bảo dưỡng, sửa chữa, tăng cường mua sắm các trang thiết bị hiện đại phục vụ công tác văn thư thiết bị hiện đại phục vụ công tác văn thư
- Thường xuyên mua sắm, đầu tư thêm các trang thiết bị hiện đại phục vụ cho công tác soạn thảo và ban hành văn bản cũng như các công việc của cơ quan được tiến hành chính xác, nhanh hơn: máy tính, máy fax, máy photo....
- Trang bị phòng văn thư phù hợp với chức năng hoạt động, đảm bảo thơng tin nhanh chóng, thơng suốt, chính xác, bảo mật. Hệ thống máy tính nối mạng đảm bảo trong q trình tra cứu các cổng thông tin điện tử và các đơn vị liên quan truyền tải thơng tin khi có u cầu, các phương tiện máy Fax, điện thoại được kết nối phù hợp, đảm bảo tốt thơng tin tín hiệu khi nhận.
- Quá trình triển khai ứng dụng CNTT địi hỏi việc khảo sát, phân tích trên cơ sở hệ thống hiện có, tìm hiểu nhu cầu của người sử dụng từ đó xác định hệ thống mới phải làm những gì, có những chức năng gì? tiếp theo là lập trình cài đặt các chức năng cần phải có theo thiết kế và triển khai ứng dụng. Quá trình triển khai ứng dụng bao gồm các bước soạn thảo quy trình; đào tạo; triển khai; thu thập thông tin phản hồi; tổ chức kiểm soát và hiệu chỉnh hệ thống; duy trì hệ thống; cải tiến hệ thống; khắc phục, phịng ngừa và hồn thiện hệ thống...
80
- Cần phải làm tốt công tác tổ chức và bảo quản thiết bị CNTT (xây dựng quy chế quản lý,sử dụng thiết bị CNTT và internet…).
- UBND huyện cần quan tâm đầu tư và ứng dụng CNTT( kinh phí đầu tư cho CNTT hàng năm, tổng số máy tính, tỉ lệ máy tính / CBCC).
3.2.4. Đẩy mạnh việc sử dụng chữ ký số vào hoạt động của cơ quan
- Tổ chức các hoạt động tuyên truyền, nâng cao nhận thức về vai trò, tầm quan trọng của chữ ký số; phổ biến các văn bản hướng dẫn, quy định, quy trình ứng dụng và triển khai chữ ký số cho các đơn vị trong hệ thống chính trị. - Nghiên cứu, rà sốt hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan trong trong công tác như văn thư, lưu trữ, quản lý con dấu, sử dụng văn bản điện tử nhằm đề xuất ban hành, sửa đổi các văn bản cịn chưa phù hợp nhằm tạo cơ chế, chính sách khuyến khích sử dụng văn bản điện tử, ứng dụng chữ ký số rộng rãi trong toàn hệ thống chính trị.
- Khẩn trương nâng cao năng lực, phát triển cơ sở hạ tầng hệ thống chứng thực điện tử chuyên dùng Chính phủ để kịp thời đảm bảo cung cấp và quản lý chứng thư số theo yêu cầu của cơ quan nhà nước. Tạo điều kiện hỗ trợ về nhân lực và kinh phí trong q trình các cơ quan nhà nước tích hợp dịch vụ chứng thực chữ ký số của Ban Cơ yếu Chính phủ cung cấp.
3.2.5. Triển khai ứng dụng ISO 9000 trong công tác văn thư
- Trên cơ sở phân tích, đánh giá và khăc phục những hạn chế của hệ thống quản lý hành chính và hệ thống quản lý các quy trình nghiệp vụ ở cơ quan nhà nước, cần triển khai xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo mơ hình ISO 9000 trong CTVT. Đây thực chất là một trong những hình thức rà sốt thủ tục hành chính nhằm xây dựng một quy trình xử lý cơng việc khoa học, hợp lý, một phương pháp làm việc khoa học, xác định rõ việc, rõ người, và rõ cách làm, đảm bảo các cơ sở, căn cứ pháp lý để người lãnh đạo có thể kiểm sốt được q trình giải quyết cơng việc nội bộ cơ quan.Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng sẽ không ngừng nâng cao chất lượng và
81
hiệu quả của CTVT, khắc phục được những tồn tại phổ biến lâu nay của cơ quan hành chính nhà nước là làm theo thói quen, kinh nghiệm, tùy tiện. Đây cũng là một hoạt động có ý nghĩa thiết thực trong quá trình hội nhập nhập