8. Cấu trúc của đề tài
2.5. Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn
2.5.6. Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc sử dụng chữ ký số
Thời gian qua, cùng với quá trình đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý, điều hành, trao đổi văn bản, tài liệu của các cơ quan nhà nước, việc triển khai ứng dụng chữ ký số chuyên dùng Chính phủ đã tạo điều kiện đảm bảo an tồn cho các giao dịch điện tử, góp phần xây dựng môi trường làm việc hiện đại, minh bạch, cải cách hành chính, phát triển Chính phủ điện tử.
Ngày 30/7, UBND huyện phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông tổ chức lớp tập huấn hướng dẫn sử dụng chữ ký số cho các cán bộ chuyên môn, văn thư các cơ quan, đơn vị thuộc UBND huyện. Lớp tập huấn chữ ký số trong thời gian một ngày, các học viên đã được đại diện Trung tâm công nghệ thông tin và truyền thông giới thiệu chung và hướng dẫn cụ thể về cài
60
đặt và sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng để xác thực thông tin, chứng thực chữ ký số, bảo mật và an tồn thơng tin trong các giao dịch điện tử của các cơ quan nhà nước trong huyện. Việc ứng dụng chứng thực điện tử và chữ ký số chuyên dùng trong hoạt động của các cơ quan hành chính Nhà nước có ưu điểm nhanh, kịp thời cơng tác chỉ đạo, góp phần nâng cao hiệu quả xử lý cơng việc, tiết kiệm thời gian, chi phí, bảo mật thơng tin trong hoạt động tác nghiệp giữa cơ quan Nhà nước với tổ chức và công dân trên mơi trường mạng; từng bước tích hợp chữ ký số vào các phần mềm ứng dụng như: Hệ thống thư điện tử, Hệ thống quản lý văn bản và điều hành, hệ thống cung cấp dịch vụ cơng trực tuyến... góp phần đẩy mạnh cải cách hành chính của huyện. Sau lớp tập huấn này, UBND huyện sẽ tiếp tục phối hợp tổ chức tập huấn hướng dẫn quản lý, sử dụng chữ ký số cho UBND các xã, thị trấn trong huyện.
*Sử dụng chữ ký số:
Giai đoạn 1 UBND tỉnh triển khai cấp chữ ký số cho cơ quan, tổ chức (tương đương với con dấu của cơ quan, tổ chức) chưa triển khai chữ ký số cá nhân. Do vậy, các cơ quan, đơn vị chỉ đạo cán bộ văn thư sử dụng chữ ký số của cơ quan như sau:
- Văn bản giấy khi ban hành đã đầy đủ chữ ký, dấu đỏ, số, ngày tháng năm ban hành văn bản, cán bộ văn thư thực hiện scan (quét) văn bản vào máy tính định dạng file .pdf và thực hiện ký số trên file văn bản .pdf này theo cách thông nhất như sau:
Vị trí ký số tại góc trên cùng bên trái trang đầu tiên của văn bản, khung chữ nhật thể hiện chữ ký số có chiều rộng 20mm và chiều dài 60-80mm. Hiển thị các thông tin: Thời gian ký, tên cơ quan, đơn vị ký, địa chỉ thư điện tử công vụ
( Xem phụ lục 4 )
61
bản và hồ sơ công việc hoặc hệ thống thư điện tử của tỉnh hoặc hệ thống Cổng thông tin điện tử của tỉnh, Cổng thông tin điện tử thành viên. Trong trường hợp nhận được văn bản điện tử thông qua hệ thống thư điện tử của tỉnh phải phản hồi thông tin lại ngay cho người gửi về việc đã nhận văn bản điện tử đó.
- Danh mục các loại văn bản (trừ tài liệu mật) sử dụng văn bản điện tử áp dụng chữ ký số để gửi qua mạng, không gửi văn bản giấy giữa các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh, gồm:
+ Lịch làm việc, lịch công tác (tuần, tháng, quý, năm) của lãnh đạo UBND tỉnh, các Sở, ban, ngành và UBND các huyện, thành phố;
+ Văn bản đăng ký lịch làm việc;
+ Văn bản mời dự họp; dự hội nghị và các tài liệu kèm theo để nghiên cứu trước;
+ Các văn bản sao y, sao lục;
+ Các loại Báo cáo: Báo cáo tuần, tháng, quý, năm;
+ Văn bản thông báo giới thiệu con dấu, chữ ký, trụ sở làm việc, ý kiến kết luận của lãnh đạo cơ quan.
+ Các văn bản gửi đến các cơ quan, đơn vị chỉ để biết;
+ Các văn bản, tài liệu khác mà cơ quan nhận văn bản không yêu cầu văn bản giấy;
Các loại văn bản khác ngồi danh mục nêu trên (khơng thuộc văn bản mật), khi phát hành văn bản giấy, các cơ quan, đơn vị phải gửi song song cả văn bản giấy và văn bản điện tử để cơ quan nhận văn bản được nhanh chóng, kịp thời, thuận tiện trong xử lý công việc.
Đối với các tài liệu, văn bản trao đổi trong nội bộ mỗi cơ quan sử dụng hoàn toàn văn bản điện tử.
Tùy theo tình hình thực tế, UBND huyện tiếp tục xem xét bổ sung các loại văn bản khác gửi nhận hồn tồn qua mạng, khơng dùng văn bản giấy.
62
* Ý nghĩa của việc sử dụng chữ ký số/ chữ ký điện tử.
Việc sử dụng chữ ký điện tử mang lại nhiều lợi ích to lớn như:
– Ứng dụng chữ ký điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí hành chính. Hoạt động giao dịch điện tử cũng được nâng tầm đẩy mạnh.
– Không mất thời gian đi lại, chờ đợi. – Không phải in ấn các hồ sơ.
– Công tác ký kết các văn bản ký điện tử có thể diễn ra ở bất kỳ đâu, bất kỳ thời gian nào.
– Công tác chuyển tài liệu, hồ sơ đã ký cho đối tác, khách hàng, cơ quan quản lý… diễn ra tiện lợi và nhanh chóng.