8. Cấu trúc của đề tài
2.5. Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn
2.5.5. Ứng dụng công nghệ thông tin vào việc truyền tải, tiếp nhận cung cấp
cấp thơng tin trong nội bộ cơ quan và ngồi cơ quan
Trong phạm vi một cơ quan, việc cung cấp thơng tin văn bản sẽ nhanh chóng và thuận lợi nhất khi tồn bộ các máy vi tính của cơ quan được kết nối với nhau thành một mạng vi tính. Trong trường hợp này, lãnh đạo và cán bộ, viên chức cơ quan có thể thơng qua máy tính của mình truy cập các thơng tin cần thiết được cài đặt trong cơ sở dữ liệu của các máy tính khác, trừ những thơng tin thuộc diện người đó khơng được truy cập mà phần mềm đã thiết kế.Bằng cách nối mạng này, sẽ tạo điều kiện thuận lợi để nâng cao năng suất và chất lượng cơng tác của cơ quan nói chung, tiết kiệm được sức lao động của cán bộ viên chức và kinh phí hành chính. Chẳng hạn, nếu khơng được nối mạng nội bộ, khi soạn thảo văn bản trên máy tính, người soạn thảo phải in ra ít nhất một bản để trình thủ trưởng cơ qaun, đơn vị góp ý hoặc phê duyệt. Cịn trong trường hợp được nối mạng, thì người góp ý hoặc duyệt văn bản có thể đọc, sửa chữa hoặc góp ý cho bản thảo văn bản đó ngay trên máy tính của mình. Người soạn thảo có thể tiếp nhận bản thảo đã được sửa chữa góp ý hoặc duyệt qua mạng.
Ở mức độ cao hơn, trong mỗi hệ thống của cơ quan, tổ chức như hệ thống các cơ quan quản lý nhà nước, hệ thống các cơ quan trong từng ngành hoặc từng tỉnh, hệ thống các cơ quan Đảng…. Có thể kết nối thành các hệ thống thông tin để truyền và nhận văn bản, đảm bảo cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động lãnh đạo, quản lý vào các mục đích khác của các cơ quan Đảng và Nhà nước. Nối mạng thông tin diện rộng , các cơ quan có thể truyền văn bản do mình ban hành và tiếp nhận văn bản do các cơ quan trong hệ thống gửi tới một cách nhanh chóng, kịp thời, khơng những nâng cao hiệu quả của hoạt động quản lý mà còn giảm thiểu được văn bản bằng giấy, tiết kiệm được nhân lực và công quỹ, từng bước xây dựng cơ sở dữ liệu cho hệ thống, tiến tới hình thành “ văn phịng điện tử hóa”, hay còn gọi là “ văn phịng khơng giấy”.
59
Cho đến nay, các mạng tin học diện rộng của Đảng và chính phủ đã được xây dựng và từng bước hoàn thiện.bước đầu phát huy hiệu quả. Riêng mạng tin học diện rộng của Chính phủ đã được kết nối với các Bộ, ngành và Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương với Văn phòng Trung ương Đảng, Văn phòng Quốc hội và Văn phịng Chủ tịch nước và đã chính thức đưa vào hoạt động từ ngày 1/1/1998. Nhiều văn bản chỉ đạo, văn bản quy phạm pháp luật, báo cáo, công văn hành chính của Chính phủ, các bộ, ngành và địa phương được truyền và quản lý trên mạng này. Do đó đã hỗ trợ đắc lực cho cán bộ, viên chức trong xử lý, soạn thảo văn bản và cho lãnh đạo các cơ quan trong việc ra quyết định quản lý và giải quyết cơng việc nói chung.
Ngồi ra, các cơ quan có thể xây dựng Website riêng của mình để qua đó truyền đạt, thông báo các quyết định quản lý và các thông tin cần thiết khác tới quần chúng nhân dân; thực hiện các dịch vụ hành chính theo yêu cầu của người dân và các doanh nghiệp; đồng thời tiếp nhận các thơng tin phản hồi đóng góp ý kiến hoặc đề đạt nguyện vọng của họ.