PHẦN I : ĐẶT VẤN ĐỀ
PHẦN II : NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
1.2. Quản trị bán hàng trong doanh nghiệp
1.2.2.5. Quản trị hoạt động của lực lượng bán hàng
Quản trị lực lượng bán hàng bao gồm các công việc như tuyển mộ và lựa chọn, huấn luyện, đào tạo, hướng dẫn, kích thích và động viên các đại diện bán hàng.
Tuyển mộ và lựa chọn đại diện bán hàng
Vấn đề cốt lõi của một hoạt động bán hàng thành cơng là việc tuyển chọn người bán hàng có hiệu quả. Sự chênh lệch thành tích giữa những người bán hàng có thể rất lớn và việc tuyển chọn kỹ lưỡng có thể gia tăng đáng kể khả năng hoàn thành nhiệm vụ của lực lượng bán hàng.
Sau khi công ty xác định được các tiêu chuẩn để tuyển chọn thì việc tiếp theo là tuyển mộ. Phịng nhân sự có thể tìm kiếm những người có nguyện vọng xin việc bằng nhiều các khác nhau, như là thông qua lời giới thiệu của các đại diện bán hàng, sử dụng các tổ chức giới thiệu việc làm, đăng thông báo quảng cáo, tiếp xúc với các sinh viên đại học. Để thu hút nhiều người tham gia tuyển mộ cần đưa ra một mức lương thỏa đáng và những cơ hội thăng tiến. Thủ tục tuyển mộ thành công sẽ thu hút nhiều ứng viên tham gia. Doanh nghiệp sẽ cần phải lựa chọn những người tốt nhất, phù hợp nhất.
Huấn luyện và đào tạo lực lượng bán hàng
Một vài doanh nghiệp có thể cử những đại diện bán hàng mới của mình đi chào hàng ngay sau khi vừa tuyển chọn. Tuy nhiên, phần lớn mang lại kết quả khơng hiệu quả, lý do là vì chưa được huấn luyện kĩ càng. Vì thế, các doanh nghiệp có thể để các
đại diện bán hàng của mình tham gia chương trình huấn luyện. Chương trình huấn luyện đại diện bán hàng có nhiều mục tiêu:
- Làm cho các đại diện bán hàng hiểu rõ và hòa nhập với doanh nghiệp. - Tạo sự hiểu biết về những sản phẩm của doanh nghiệp.
- Cung cấp những thông tin cần thiết về đặc điểm của khách hàng và đối thủ cạnh tranh.
- Huấn luyện cách chào hàng hiệu quả.
- Hướng dẫn những thủ tục quy định và trách nhiệm.
Đào tạo lực lượng bán hàng từ giám đốc đến các đại diện bán hàng để họ hiểu rõ được chức năng và nhiệm vụ của mình.
Đối với giám đốc bán hàng: nhiệm vụ đầu tiên là thiết lập và duy trì một số tổ chức bán hàng tích cực. Giám đốc bán hàng phải thực hiện các chức năng sau đây:
- Quản trị đội ngũ bán hàng: bao gồm việc năm bắt các thông tin của khách hàng giao dịch, lựa chọn khách hàng trọng điểm, xác định hình thức bán hàng phù hợp cho mỗi loại khách hàng. Đồng thời tính tốn nhu cầu nhân viên, thực hiện tuyển mộ, đào tạo nhân viên và xây dựng tiêu chuẩn đánh giá kết quả.
- Quản trị hành chính: quản trị hành chính văn phịng, thực hiện chính sách bán tại các khu vực hoạt động, tổ chức các cuộc họp, báo cáo.
- Thực hành tiếp thị: tìm kiếm khách hàng mới, thu thập thông tin về đối thủ cạnh tranh.
- Trực tiếp bán hàng: giao dịch đàm phán để chào hàng.
- Quản trị tài chính: bao gồm kiểm sốt chi phí, phân tích chi phí và lợi nhuận bán hàng.
Với các đại diện bán hàng thì phải thực hiện các yêu cầu và nhiệm vụ sau:
Về yêu cầu:
Nhân viên bán hàng phải hiểu biết rõ về hệ thống bán hàng, sản phẩm của doanh nghiệp cũng như hiểu biết về đặc điểm của các loại khách hàng của đối thủ cạnh tranh và phương châm bán hàng của doanh nghiệp mình để có hành động đúng lúc. Bên cạnh đó, đại diện bán hàng phải nắm vững các quy định, các thủ tục cạnh tranh và trách nhiệm cá nhân trong bán hàng để tránh sai sót.
Về nhiệm vụ
- Bán hàng, sử dụng hiệu quả kỹ thuật bán hàng như giới thiệu hàng hóa, chào hàng, mặc cả, giải đáp ý kiến phản hồi.
- Cung cấp thông tin về sản phẩm, dịch vụ cho khách hàng. - Thăm dị để tìm kiếm và gây dựng khách hàng mới.
- Cung cấp dịch vụ cho khách hàng, giải quyết các vấn đề, trợ giúp kỹ thuật. - Thu thập thông tin khách hàng, thị trường, đối thủ cạnh tranh để báo cáo lãnh đạo.
- Phân bố hàng hóa cho khách hàng.
Ngoài việc được huấn luyện đào tạo và giao một địa bàn hoạt động, các đại diện bán hàng còn phải chịu sự giám sát. Thông qua việc giám sát, nhà quản trị hi vọng sẽ hướng dẫn và động viên lực lượng bán hàng.
Việc hướng dẫn các đại diện bán hàng bao gồm các công việc chủ yếu là: xây dựng định mức tiếp xúc trực tiếp với khách hàng hiện có và khách hàng tiềm năng trên cơ sở phân loại khách hàng theo khả năng tiêu thụ, tiềm năng sinh lời và triển vọng phát triển của họ; sử dụng có hiệu quả thời gian bán hàng bằng cách lập lịch trình tiếp xúc với khách hàng một cách hợp lý, phân tích thời gian dành cho các nhiệm vụ khác nhau.
Kích thích, động viên lực lượng bán hàng
Một số đại diện bán hàng sẽ làm tốt cơng việc của mình mà khơng cần nhà quản trị đôn đốc. Đối với họ, bán hàng là một nghề thực sự quyến rũ, họ có nhiều tham vọng và rất năng động. Nhưng phần lớn lực lượng bán hàng cần sự khuyến khích và động viên đặc biệt thì mới làm việc hết mình. Điều này là cần thiết do bản tính của con người là muốn được động viên, khích lệ bằng vật chất và tinh thần cho những nỗ lực cống hiến của mình. Bên cạnh đó, do bản chất của công việc bán hàng là tiếp xúc nhiều người, không chủ động về thời gian và hay gặp chuyện bực mình nên cần phải được khích lệ, động viên nhiều hơn.
Trong nhiều học thuyết về động cơ thúc đẩy lực lượng bán hàng, có lẽ học thuyết duy trì, động viên của Herzberg là tương đối phù hợp. Học thuyết này cho rằng có 2 yếu tố hoạt động trong môi trường làm việc có ảnh hưởng khác nhau hoàn toàn lên
mức độ động viên của từng cá nhân. Theo Herzberg, các yếu tố này bao gồm yếu tố duy trì và yếu tố động viên.
Các yếu tố duy trì gồm: chính sách cơng ty, tiền lương và phúc lợi, điều kiện làm việc, địa vị, phương pháp giám sát, cuộc sống cá nhân, mối quan hệ với cấp trên, đồng nghiệp... Các yếu tố này mang tính tích cực, giúp ngăn ngừa sự thỏa mãn của người lao động đối với cơng việc. Nhưng nếu chỉ có các yếu tố này thì sẽ khơng đủ để tạo ra các động lực và nó khơng thỏa mãn trong công việc của người lao động.
Các yếu tố động viên bao gồm: sự thành đạt, sự tôn vinh, các cơng nhận thành tích của tổ chức lãnh đạo và các đồng nghiệp; đặc điểm và bản chất bên trong của công việc; những trách nhiệm trong công việc; các cơ hội thăng tiến trong công việc. Đây là nhóm các yếu tố tạo sự động lực và sự thỏa mãn cho người thực hiện công việc.
Ban Lãnh đạo có thể động viên tinh thần và mức hồn thành cơng việc của đại diện bán hàng thơng qua bầu khơng khí của doanh nghiệp, xây dựng mức bán hàng hợp lý và những khích lệ tích cực khác như khoản tiền thưởng do bán vượt mức định doanh số, các khoản phúc lợi khác…