Chương 3 : GIỚI THIỆU VỀ VIETCOMBANK TRÀ VINH
3.3 KHÁI QUÁT VỀ NGÂN HÀNG VIETCOMBANK TRÀ VINH
3.3.2 Cơ cấu nhiệm vụ của mỗi phòng ban
a) Bộ máy tổ chức
Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam- Chi nhánh Trà Vinh gồm có 01 Giám đốc và 01 Phó Giám Đốc và các phòng, tổ sau:
- Phịng kế tốn Thanh tốn và Kinh doanh dich vụ
- Phòng khách hàng
- Phịng Hành chính Nhân sự- Ngân quỹ
- Tổ Kiểm Giám sát tuân thủ
GVHD: Nguyễn Thị Kim Hà 28 SVTH: Nguyễn Thị Bích Vân
- Mỗi phịng, tổ do Trưởng Phụ trách phòng, tổ điều hành. Số lượng Phó
phịng, tổ, cán bộ, nhân viên và việc điều động nhân viên từ phòng, tổ này sang phòng tổ khác trong cơ quan do Giám đốc quyết định tùy theo yêu cầu công tác từng thời kỳ.
Hình 2: Sơ đồ Cơ cấu tổ chức Ngân hàng TMCPNT VN- Chi nhánh Trà Vinh b) Chức năng, nhiệm vụ phòng, tổ
Giám đốc:
Là người quản lý và điều hành mọi phòng ban, mọi hoạt động của Ngân hàng và là người quyết định cuối cùng trong việc xét duyệt cho vay.
Là người đại diện cho VCB Trà Vinh quan hệ với Tổng giám đốc Ngân hàng cấp trên, chỉ đạo thực hiện các Chính sách, chế độ nghiệp vụ và các kế hoạch kinh doanh, dựa trong các quyết định trong phạm vi quyền hạn của Chi nhánh.
Là người chịu trách nhiệm cao về kết quả hoạt động kinh doanh của Ngân hàng mình trong quan hệ trực thuộc và báo cáo kết quả lên cấp trên. Đồng thời là người chịu trách nhiệm trước Pháp luật về mọi hoạt động của Chi nhánh.
Ban hành nội qui, qui định về điều hành và quản lý công việc trong phạm vi Chi nhánh, và có quyền tổ chức bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng kỷ luật, phân phối tiền lương, tiền thưởng của cán bộ công nhân viên trong đơn vị theo kết quả hoạt động kinh doanh. Phịng Kế tốn thanh toán và kinh doanh dich vụ Phòng Quan hệ khách hàng Tổ kiểm tra Giám sát tuân thủ Phòng Giao dịch Càng Long Phòng Hành chính nhân sự Ngân quỹ Giám đốc Phó Giám đốc
GVHD: Nguyễn Thị Kim Hà 29 SVTH: Nguyễn Thị Bích Vân
Chấp hành đầy đủ chế độ báo cáo thống kê định kỳ, báo cáo đột xuất về mọi hoạt động của VCB Trà Vinh theo Quyết định của NHNN và của Vietcombank.
Phó giám đốc:
Chấp hành đầy đủ chế độ báo cáo thống kê định kỳ, báo cáo đột xuất về mọi hoạt động của VCB Trà Vinh theo Quyết định của Ngân hàng Nhà nước và của Vietcombank.
Là người hỗ trợ cho Giám đốc trong việc điều hành và quản lý một số hoạt động của toàn Chi nhánh do Giám đốc phân công và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về những công việc được giao, đồng thời chịu trách nhiệm trước Pháp luật về những cơng việc của mình. Phó giám đốc được ủy quyền thay mặt Giám đốc giải quyết các công việc khi Giám đốc đi vắng.
Chức năng, nhiệm vụ Phòng khách hàng:
- Chức năng: Đầu mối duy trì và phát triển quan hệ với khách hàng (bao gồm:
khách hàng Doanh nghiệp và khách hàng Thể nhân) trên tất cả các mặt hoạt động, tất cả các sản phẩm ngân hàng.
Phân tích rủi ro và thẩm định giới hạn tín dụng, cấp tín dụng (gồm cả đầu tư dự án) đối với Khách hàng (gồm: khách hàng Doanh nghiệp và Khách hàng Thể nhân) theo đúng các quy định hiện hành của Ngân hàng TMCP Ngoại Thương Việt Nam và pháp luật.
Đầu mối trong việc khách hàng sử dụng các nghiệp vụ: Tài trợ thương mại, thấu chi, bao thanh toán, bảo lãnh trong và ngồi nước, các nghiệp vụ tín dụng khác.
Tham mưu cho Ban Giám đốc trong việc: quản trị, điều hành vốn, lãi suất, tỷ giá và kinh doanh ngoại tệ, cơng tác Marketing, quảng bá hình ảnh Chi nhánh, thơng tin tun truyền theo đúng quy định và chế độ của NHNN và Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam.
- Nhiệm vụ: Thường xuyên thu thập và đánh giá thông tin từ thị trường để xác
định thị trường kinh doanh mục tiêu (theo ngành lĩnh vực, khu vực địa lý, nhóm khách hàng, nhóm sản phẩm) và biện pháp thực hiện.
GVHD: Nguyễn Thị Kim Hà 30 SVTH: Nguyễn Thị Bích Vân
- Lập kế hoạch kinh doanh, kế hoạch phát triển khách hàng, kế hoạch phát triển hoạt động đầu tư dự án định kỳ hàng năm.
Xây dựng, triển khai Chính sách khách hàng:
- Đầu mối xây dựng Chính sách khách hàng hàng năm đối với từng khách hàng nhóm khách hàng, bao gồm việc xác định các loại sản phẩm dịch vụ và giá trị từng loại sản phẩm dịch vụ dự kiến cung ứng đến khách hàng, đề xuất các chính sách ưu đãi cần áp dụng, các biện pháp cần thực hiện.
Thiết kế các sản phẩm phù hợp với Khách hàng và triển khai các biện pháp Marketing tới khách hàng (gồm cả hoạt động đầu tư dự án).
- Đầu mối xử lý các yêu cầu có liên quan tới Khách hàng trên các lĩnh vực:
- Duy trì liên lạc thường xuyên với khách hàng nhằm kịp thời nắm bắt các thông tin mới phát sinh, đầu mối giải quyết các vướng mắc, các yêu cầu của KH.
- Cung cấp mọi thơng tin có liên quan đến khách hàng theo yêu cầu của các Phòng ban khác. Đàm phán ký kết các Hợp đồng cung ứng dịch vụ cho khách hàng.
Tiếp nhận nhu cầu của Khách hàng, thẩm định tín dụng, thực hiện và quản lý các khoản tín dụng theo quy trình, quy định hiện hành:
- Tiếp nhận hồ sơ tín dụng của khách hàng, tiếp nhận và theo dõi việc xử lý các nhu cầu rút vốn vay theo hợp đồng tín dụng, nhu cầu sử dụng nghiệp vụ tài trợ thương mại, thấu chi, bao thanh toán, bảo lãnh và các nghiệp vụ tín dụng khác.
- Đề xuất cung ứng các loại sản phẩm dịch vụ tín dụng phù hợp, giá trị của từng loại sản phẩm dịch vụ, lãi suất vay phí áp dụng đối với từng loại khách hàng.
- Thẩm định tín dụng và đánh giá các loại rủi ro trong giao dịch tín dụng với khách hàng.
- Thực hiện ký kết các loại hợp đồng cam kết đối với khách hàng trong phạm vị quy định.
Thực hiện chính sách quản lý rủi ro tín dụng và quản lý danh mục khách hàng. Cung cấp thông tin về khách hàng cho bộ phận quản lý để thục hiện báo cáo và tờ trình phân loại nợ, trích lập và sử dụng dự phịng để xử lý rủi ro tín dụng.
GVHD: Nguyễn Thị Kim Hà 31 SVTH: Nguyễn Thị Bích Vân
Giao đầy đủ, cập nhật hồ sơ tín dụng theo quy định tại quy trình tín dụng cho bộ phận quản lý nợ để lưu giữ và cập nhật thông tin trên hệ thống.
Chịu trách nhiệm về chất lượng tín dụng và chỉ tiêu lợi nhuận được giao. Chức năng, nhiệm vụ phòng KTTT – KDDV:
- Chức năng: Tham mưu và giúp Ban Giám đốc Chi nhánh trong việc triển khai
thực hiện chế độ kế toán, chế độ báo cáo kế toán và hạch toán kế toán tại Chi nhánh theo đúng luật Kế toán, thống kê của Nhà nước, quy định của Bộ tài chính, của NHNN VN và Vietcombank.
Phục vụ các đối tượng khách hàng là tổ chức và cá nhân (cư trú và không cư trú) có quan hệ giao dịch với Chi nhánh theo đúng quy định, quy chế về hạch toán, kế toán thanh tốn và quy trình nghiệp vụ hiện hành của Nhà nước, NHNN VN và Vietcombank.
Phát hành và thanh toán các loại th Quốc tế, th Vietcombank theo đúng các quy định, quy chế, quy trình nghiệp vụ hiện hành của Nhà nước, NHNN VN và Vietcombank, đồng thời tuân thủ các quy ước quốc tế về nghiệp vụ th mà Ngân hàng TMCP Ngoại Thương tham gia.
Huy động vốn tiền gửi tiết kiệm, kỳ phiếu, trái phiếu bằng đồng Việt Nam và ngoại tệ theo đúng chế độ và quy định của NHNN VN và Vietcombank.
Quản lý hồ sơ tín dụng, thực hiện việc thu nợ gốc, lãi các hợp đồng vay vốn của khách hàng.
Thực hiện công tác thanh toán xuất, nhập khẩu và dịch vụ đối ngoại liên quan đến hàng hóa xuất, nhập khẩu của các đơn vị trong nước và ngoài nước qua Chi nhánh theo đúng quy đinh, quy chế, quy trình nghiệp vụ hiện hành của Nhà nước, NHNN VN và Vietcombank. Thực hiện các nghiệp vụ bảo lãnh ký quỹ 100% của Chi nhánh đối với khách hàng theo các văn bản quy định hiện hành về nghiệp vụ bảo lãnh của Nhà nước, NHNN VN và Vietcombank, đồng thời tuân thủ các thỏa ước quốc tế, các thông lệ quốc tế và các điều lệ quốc tế về nghiệp vụ bảo lãnh Ngân hàng mà Việt Nam là nước thành viên hoặc đã cam kết tham gia.
GVHD: Nguyễn Thị Kim Hà 32 SVTH: Nguyễn Thị Bích Vân
- Nhiệm vụ: Tổng hợp số liệu kế toán, lập các bảng cân đối kế toán định kỳ,
bảng tổng kết tài sản và kết quả kinh doanh hàng tháng, quý, năm của Chi nhánh. - Tham mưu cho Giám đốc trong việc phê duyệt dự tốn, quyết tốn các cơng trình xây dụng cơ bản, mua sắm các tài sản, công cụ lao động tại Chi nhánh.
- Theo dõi, quản lý chi tiêu tài chính, mua sắm tài sản tại Chi nhánh theo quy định về chi tiêu và mua sắm tài sản của Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam.
- Lập và theo dõi việc thực hiện kế hoạch tài chính của Chi nhánh, lập kế hoạch tài chính tổng hợp và báo cáo phân tích trên cơ sở đó theo dõi việc thực hiện kế hoạch tài chính.
- Hạch toán và quản lý quỹ tiền lương, tiền thưởng và các quỹ khác của Chi nhánh theo chế độ hiện hành.
- Hạch toán và theo dõi tình hình dự trữ bắt buộc, phí bảo hiểm tiền gửi (qua Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam).
- Thực hiện nghĩa vụ của Chi nhánh với Ngân sách Nhà nước.
- Quản lý các tài khoản tiền gửi (có kỳ hạn, không kỳ hạn), tiền vay của Chi nhánh tại các tổ chức tín dụng trong nước, Ngân hàng nhà nước, Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam.
- Tổ chức thanh toán liên ngân hàng nội bộ Ngân hàng Ngoại thương, thanh toán liên hàng qua Ngân hàng Nhà nước.
- Tập hợp, đánh số, đóng dấu chứng từ kế tốn của tồn Chi nhánh và đóng thành từng tập để gửi vào kho lưu trữ.
- Là thành viên Ban quản lý kho, chịu trách nhiệm tham gia kiểm quỹ cuối ngày tại Chi nhánh.
- Chấm đối chiếu, quản lý sổ phụ nội bảng và ngoại bảng, các tài khoản nội bộ của Chi nhánh, tài khoản tiền gửi, tài khoản tiền vay của khách hàng.
- Đánh giá kết quả kinh doanh ngoại tệ hàng tháng, quý.
- Thực hiện các lệnh thanh toán, rút tiền mặt từ tài khoản tiền vay của khách hàng theo quy định.
GVHD: Nguyễn Thị Kim Hà 33 SVTH: Nguyễn Thị Bích Vân
- Hạch toán trả lãi tiền gửi cho khách hàng, thu nợ gốc, lãi tiền vay của khách hàng.
- Thực hiện các nghiệp vụ khác có liên quan như: chuyển đổi ngoại tệ, hạch tốn mua bán ngoại tệ của khách hàng, ký quỹ, hạch tốn tiền gửi có kỳ hạn, tra sốt, xác nhận số dư. Hạch toán xuất, nhập ngoại bảng tài sản cầm cố, thế chấp của khách hàng, lãi treo.
- Công tác quản lý nợ: Thực hiện kiểm tra, rà sốt hồ sơ cấp tín dụng đảm bảo tính đầy đủ, hợp lệ.
- Khai báo dữ liệu trong hệ thống bao gồm dữ liệu về hạn mức tín dụng, hợp đồng vay, mở tài khoản vay cho khách hàng. Tiến hành cập nhật các nội dung sửa đổi đã được phê duyệt đối với các khoản tín dụng đang được quản lý trên hệ thống.
- Nhận và lưu giữ các hồ sơ tín dụng gốc nhận từ phịng khách hàng, kiểm tra sự hợp lệ của bộ hồ sơ rút vốn, yêu cầu cho bộ phận kế toán thanh toán thực hiện việc giải ngân theo yêu cầu của Phòng khách hàng và thu thập các chứng từ thanh toán lưu hồ sơ tín dụng.
- In các báo cáo định kỳ về khoản vay: hạn mức, dư nợ, ngày đáo hạn, thời điểm kiểm tra sử dụng vốn vay …
- Là đầu mối lập báo cáo phân loại nợ và trích lập dự phịng rủi ro và các báo cáo định kỳ theo yêu cầu của Ngân hàng Nhà nước và Ngân hàng Ngoại thương.
- Cung cấp các thơng tin khác theo u cầu của Phịng khách hàng và Ban Giám đốc.
- Định kỳ in và chấm kiểm tra phiếu tính lãi để gửi cho khách hàng và bộ phận kế toán thanh toán.
- Lập thơng báo các món nợ đến hạn và theo dõi q trình trả nợ của khách hàng. - Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban Giám đốc Chi nhánh giao.
Công tác kinh doanh dịch vụ:
- Mở và quản lý tài khoản tiền gửi của khách hàng là tổ chức và cá nhân (cư trú và không cư trú), tổ chức tín dụng trong nước, các tổ chức khác.
GVHD: Nguyễn Thị Kim Hà 34 SVTH: Nguyễn Thị Bích Vân
- Thực hiện các nghiệp vụ thanh toán qua các lệnh bằng ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu, nhờ thu, Swift, Telex, chuyển tiền điện tử, séc chuyển khoản, séc bảo chi của khách hàng.
- Thực hiện các lệnh thu, chi tiền mặt, séc lĩnh tiền mặt VNĐ từ tài khoản tiền gửi theo yêu cầu của chủ tài khoản.
- Mua các loại ngoại tệ tiền mặt tự do chuyển đổi của khách hàng vãng lai mà loại ngoại tệ đó được Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam công bố mua vào, bán ra.
- Thực hiện việc thanh toán thu, chi ngoại tệ của khách hàng theo chế độ quản lý ngoại hối và quy định của Ngân hàng TMCP Ngoại Thương Việt Nam.
- Thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến tiền tệ, thanh toán khác như: dịch vụ kiều hối, Moneygram, nhờ thu séc, nhờ thu ngoại tệ rách, bẩn, chuyển tiền đi nước ngồi của cá nhân.
- Tính và trả lãi đúng hạn theo từng loại tiền gửi tiết kiệm, kỳ phiếu, trái phiếu, tín phiếu và các loại chứng chỉ tiền gửi khác của Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam.
- In, chấm và lưu giữ sao kê hoạt động tiền gửi tiết kiệm, kỳ phiếu, trái phiếu đối chiếu giữa sao kê, thông tin tài khoản khách hàng và các chứng từ kế toán theo quy định.
- Theo dõi, quản lý chặt chẽ các loại giấy tờ quan trọng chưa sử dụng, mở sổ theo dõi sử dụng, theo dõi các sổ bị hỏng, hủy.
- Thực hiện kiểm quỹ của các giao dịch viên cuối ngày, đảm bảo khớp đúng giữa tiền mặt thực tế với số liệu sổ sách.
- Thực hiện nghiêm túc và đúng quy định về việc thu nộp tiền giả VNĐ và ngoại tệ.
- Khoanh và giải khoanh sổ tiết kiệm, kỳ phiếu, trái phiếu… theo thẩm quyền được phân công.
- Xác nhận số dư các sổ tiết kiệm, kỳ phiếu, trái phiếu… theo thẩm quyền được phân công.
GVHD: Nguyễn Thị Kim Hà 35 SVTH: Nguyễn Thị Bích Vân
- Giải quyết các vấn đề liên quan đến nghiệp vụ của bộ phận KD dịch vụ. - Thực hiện những nhiệm vụ khác do Ban Giám đốc giao.
- Phát hành và thanh tốn th tín dụng quốc tế (TDQT):
Thẩm định khách hàng, xác định hạng mức tín dụng, hồn tất hồ sơ (quản lý
hồ sơ bằng văn bản và nhập thông tin vào file của hệ thống quản lý th tín dụng quốc tế) và làm thủ tục với phòng th Vietcombank Trung ương để phát hành th cho khách hàng.
+ Phát hành th TDQT bằng hình thức tín chấp: dựa theo mức độ tín nhiệm của chủ th , khả năng tài chính cơng ty của chủ th và các chính sách đối với cán bộ cao cấp. Cán bộ thuộc đối tượng được vay không cần thế chấp, cầm cố.
+ Phát hành th tín dụng quốc tế bằng hình thức có tài sản đảm bảo
+ Hàng tháng chấm sao kê tài khoản, sau đó gửi sao kê cho chủ th , thực hiện thu nợ của chủ th theo quy định.
+ Thẩm định lại chủ th để tăng, giảm hạn mức tín dụng hoặc phát hành lại th kỳ hạn mới.
+ Quản lý và thực hiện việc thu lãi và các chi phí phát sinh (phí thường niên, phí