CHƯƠNG 3 : KHÁI QUÁT VỀ LIENVIETPOSTBANK CẦN THƠ
3.2 KHÁI QUÁT VỀ LIENVIETPOSTBANK CẦN THƠ
3.2.2 Cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của các phòng ban
3.2.2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Hình 3.1: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC NGÂN HÀNG LIENVIETPOSTBANK
GVHD: Nguyễn Thị Diệu Trang 21 SVTH: Nguyễn Thị Kim Hoa
3.2.2.2 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban
Ban Giám đốc: gồm 01 Giám đốc và 02 Phó Giám đốc
Giám đốc: là người đứng đầu chi nhánh, có thẩm quyền cao nhất trong việc
quản lý, điều hành hoạt động của chi nhánh; chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc và trước pháp luật về mọi mặt hoạt động của chi nhánh, kể cả khi đã phân công, ủy quyền cho người khác. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân cơng của TGĐ và Chủ tịch HĐQT.
Phó Giám đốc phụ trách kinh doanh (Bộ phận Tín dụng): là người tham
mưu, giúp việc cho Giám đốc chi nhánh, thực hiện các công việc do Giám đốc chi nhánh phân công, ủy quyền. Chịu trách nhiệm trước Giám đốc chi nhánh và pháp luật về lĩnh vực chuyên môn được phân công phụ trách. Trực tiếp phụ trách điều hành, quản lý phịng khách hàng, phịng quản lý tín dụng.
Phó Giám đốc phụ trách tài chính (Kế toán – Ngân quỹ): là người tham
mưu, giúp việc cho Giám đốc chi nhánh, thực hiện các công việc do Giám đốc phân công, ủy quyền. Chịu trách nhiệm trước Giám đốc chi nhánh và pháp luật về lĩnh vực chuyên môn được phân công phụ trách. Trực tiếp phụ trách bộ phận Kế toán – Ngân quỹ, theo dõi tình hình huy động vốn và cân đối nguồn vốn nhằm đảm bảo thu, chi tài chính, thanh khoản của đơn vị và tham mưu cho Giám đốc về tình hình tài chính kịp thời, chính xác để đưa ra quyết định.
Phòng Khách hàng
Phòng Khách hàng chi nhánh là bộ phận kinh doanh tại chi nhánh, thực hiện chức năng:
- Tiếp thị các sản phẩm và dịch vụ của ngân hàng.
- Phát triển thị trường trên địa bàn được giao và phát triển cơ sở KHDN, hộ kinh doanh và các KH cá nhân.
- Thực hiện nghiệp vụ cấp tín dụng và các nghiệp vụ ngân hàng khác theo quy định của ngân hàng và quy định của Pháp luật.
- Thực hiện việc chăm sóc KH tại Chi nhánh và KH chiến lược. - Thực hiện các chức năng khác do Giám đốc giao.
Bộ phận Phát triển kinh doanh
- Tổ chức thực hiện công tác tiếp thị, nghiên cứu và phát triển thị trường, cơng tác chăm sóc KH tại chi nhánh theo quy định của ngân hàng.
GVHD: Nguyễn Thị Diệu Trang 22 SVTH: Nguyễn Thị Kim Hoa
- Tham mưu cho Giám đốc đề xuất với các bộ phận nghiệp vụ tại Hội sở chính trong việc xây dựng chính sách phát triển kinh doanh, chăm sóc KH.
- Xây dựng và theo dõi thực hiện kế hoạch tháng/quý/năm và đề xuất các biện pháp nhằm thực hiện thành công kế hoạch kinh doanh của chi nhánh.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc, Trưởng phòng giao.
Bộ phận Khách hàng Doanh nghiệp
- Tổ chức, quản lý và thực hiện nghiệp vụ cấp tín dụng đối với KHDN bao gồm các nghiệp vụ cho vay, chiết khấu, bảo lãnh theo quy trình nghiệp vụ tín dụng của ngân hàng.
- Quản lý, phát triển và cung cấp các sản phẩm dịch vụ cho KHDN.
- Đề xuất với Khối KH tại Hội sở chính và Khối Marketing trong việc xây dựng chính sách đối với KHDN.
- Thực hiện công tác tiếp thị sản phẩm, tiếp xúc, thu thập ý kiến đóng góp của KHDN, đề xuất cho Giám đốc các biện pháp cải tiến nhằm tăng cường năng lực cạnh tranh và phát triển thị phần.
- Xây dựng kế hoạch tháng/quý/năm. Theo dõi, đánh giá tình hình thực hiện và đề xuất với Giám đốc các biện pháp khắc phục khó khăn trong công tác.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc, Trưởng phòng giao.
Bộ phận Khách hàng Cá nhân
- Tổ chức, quản lý và thực hiện nghiệp vụ cấp tín dụng đối với Khách hàng Cá nhân theo quy trình nghiệp vụ của ngân hàng.
- Tổ chức, quản lý và thực hiện nghiệp vụ để cung cấp các sản phẩm, dịch vụ cho đối tượng Khách hàng Cá nhân theo quy trình nghiệp vụ của ngân hàng.
- Tham mưu cho Giám đốc để đề xuất với Khối KH tại Hội sở chính, Khối PR và Marketing trong việc xây dựng chính sách đối với Khách hàng Cá nhân.
- Thực hiện cơng tác tiếp thị, thu thập ý kiến đóng góp của KH, đề xuất cho Giám đốc các biện pháp cải tiến nhằm tăng cường năng lực cạnh tranh và phát triển thị phần dịch vụ thẻ, thị phần sản phẩm Khách hàng Cá nhân.
- Xây dựng kế hoạch tháng/quý/năm. Theo dõi, đánh giá tình hình thực hiện và đề xuất với Giám đốc các biện pháp khắc phục khó khăn trong cơng tác.
GVHD: Nguyễn Thị Diệu Trang 23 SVTH: Nguyễn Thị Kim Hoa Bộ phận Tài trợ thương mại
- Là đầu nối tiếp cận Khách hàng và hồ sơ liên quan đến nhu cầu tài trợ thương mại, thanh toán quốc tế của khách hàng doanh nghiệp. Tìm kiếm, mở rộng thị phần tài trợ thương mại, thanh toán quốc tế, thị trường xuất nhập khẩu.
- Hướng dẫn Khách hàng các vấn đề liên quan đến thanh toán quốc tế, tài trợ thương mại như: Tín dụng chứng từ, nhờ thu, bảo lãnh nước ngồi.
- Kiểm tra về mặt kỹ thuật, thẩm định và đề xuất việc phát hành, tu chỉnh,, thanh tốn, thơng báo L/C và trong việc thực hiện các phương thức thanh tốn quốc tế khác có liên quan.
- Đầu mối theo dõi, quản lý, lưu trữ hồ sơ về thanh toán quốc tế, tài trợ thương mại của Chi nhánh, trình phê duyệt và nhập thơng tin xử lý nghiệp vụ của Trung tâm Thanh toán Hội sở.
- Các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Giám đốc, Trưởng phịng.
Phịng Quản lý tín dụng
- Quản lý danh mục cho vay, bảo lãnh, cấp tín dụng theo danh mục ngành nghề kinh doanh, loại hình cho vay, hạn mức tín dụng theo chính sách tín dụng của ngân hàng trong từng thời kỳ và đề xuất biện pháp thích hợp để hạn chế rủi ro, nâng cao hiệu quả.
- Theo dõi và báo cáo cho lãnh đạo, thơng báo cho Phịng Khách hàng về tình hình thu vốn, lãi và diễn biến của từng món vay. Kiểm sốt chặt chẽ tình hình gia hạn nợ, nợ quá hạn, đề xuất các biện pháp cụ thể để giảm nợ quá hạn, nợ không thu được lãi. Thực hiện các báo cáo định kỳ và đột xuất theo yêu cầu.
- Tiếp nhận và đề xuất các biện pháp thực hiện việc thu nợ đối với các khoản nợ xấu do Phòng Khách hàng chuyển sang theo quy định của ngân hàng.
- Đề xuất các biện pháp xử lý các khoản nợ trễ hạn, quá hạn trong phạm vi trách nhiệm theo quy định của ngân hàng. Thu hồi nợ theo chỉ đạo về mặt nghiệp vụ từ Hội sở chính. Thực hiện giải ngân, thu nợ theo Hợp đồng tín dụng.
- Kiểm sốt hồ sơ tín dụng đã được Giám đốc hoặc Hội sở phê duyệt về các mặt: điều kiện vay vốn, hồ sơ vay vốn, tài sản đảm bảo, hạn mức tín dụng, tính phù hợp với chính sách tín dụng hiện hành, các yêu cầu bổ sung của Giám đốc, của Hội sở, phản hồi lại Giám đốc những vấn đề chưa đúng quy định (nếu có).
GVHD: Nguyễn Thị Diệu Trang 24 SVTH: Nguyễn Thị Kim Hoa
- Kiểm tra, hoàn chỉnh hồ sơ vay vốn, bảo lãnh và các thủ tục để giải ngân: hợp đồng tín dụng, hợp đồng bảo đảm, khế ước nhận nợ, tiếp nhận bản chính giấy tờ sở hữu, sử dụng tài sản bảo đảm và các giấy tờ liên quan. Kiểm soát tình hình dư nợ trước khi giải chấp.
- Lưu trữ và bảo quản bản chính hợp đồng tín dụng, hợp đồng bảo lãnh, khế ước nhận nợ, giấy gia hạn nợ. Tổ chức lưu trữ toàn bộ các bộ, các bản sao hồ sơ tín dụng đang lưu hành, đã tất tốn, các hồ sơ từ chối cấp tín dụng để tham khảo, cung cấp khi có u cầu. Đơn đốc Khách hàng trả vốn, lãi đúng kỳ hạn.
- Các chức năng, nhiệm vụ khác theo sự phân công của GĐ, TP.
Bộ phận Thẩm định tài sản
- Thẩm định, lập tờ trình thẩm định tài sản bảo đảm. Nhận và quản lý tài sản bảo đảm. Kiểm tra định kỳ hay đột xuất tài sản bảo đảm.
- Thực hiện thủ tục công chứng các hợp đồng cầm cố, thế chấp và đăng ký giao dịch bảo đảm.
Phịng Kế tốn Ngân quỹ
- Thực hiện quản lý tài chính, thực hiện hạch toán kế toán tại chi nhánh. Thực hiện công tác tin học, nghiệp vụ IT cho chi nhánh. Tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao dịch trực tiếp với khách hàng, cơng tác thanh tốn, huy động và thu chi tiền mặt, quản lý kho quỹ, theo quy định của NHNN và quy định của LienVietPostBank.
- Thực hiện công tác tiếp thị, thu thập ý kiến đóng góp của khách hàng, đề xuất cho Giám đốc các biện pháp cải tiến nhằm tăng cường năng lực cạnh tranh và phát triển thị phần. Tham mưu cho Giám đốc để đề xuất với các cấp có thẩm quyền trong việc xây dựng chính sách, chế độ tài chính kế tốn và giao dịch khách hàng, ngân quỹ.
- Xây dựng kế hoạch tháng/quý/năm theo dõi đánh giá tình hình thực hiện và đề xuất cho Giám đốc các biện pháp khắc phục khó khăn trong cơng tác. Thực hiện các chứ năng khác do Giám đốc giao.
Bộ phận Kế toán – IT
- Thực hiện các nghiệp vụ thanh toán và các hoạt động thanh toán nội bộ chi nhánh, giữa chi nhánh đối với các đơn vị khác trong Hệ thống ngân hàng và giữa chi nhánh thanh toán trực tiếp với các ngân hàng khác.
GVHD: Nguyễn Thị Diệu Trang 25 SVTH: Nguyễn Thị Kim Hoa
- Tiếp nhận, kiểm tra, tổng hợp số liệu kế toán phát sinh hàng ngày/tháng quý/năm. Xây dựng kế hoạch chi phí điều hành, quản lý chi phí điều hành, điều hòa thanh khoản, thực hiện cơng tác hạch tốn kế tốn tại chi nhánh.
- Quản lý số dư tài khoản của chi nhánh tại các ngân hàng (nếu có) và tài khoản của các ngân hàng khác tại chi nhánh phục vụ cho giao dịch liên NH.
- Quản lý mạng, quản trị hệ thống phân cấp truy cập, kiểm soát theo quyết định của giám đốc, quản lý hệ thống máy móc thiết bị tin học tại chi nhánh, đảm bảo an tồn, thơng suốt mọi hoạt động của chi nhánh.
- Hướng dẫn đào tạo, hỗ trợ các đơn vị trực thuộc chi nhánh vận hành hệ thống tin học phục vụ kinh doanh, quản trị điều hành cho chi nhánh.
- Tổng hợp kế hoạch kinh doanh, tài chính hàng tháng, hàng năm của chi nhánh do các Phòng nghiệp vụ xây dựng, lập kế hoạch tài chính, theo dõi tổng hợp các phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch theo định kỳ của chi nhánh, thực hiện báo cáo số liệu hàng tháng/quý/năm theo yêu cầu.
- Chịu trách nhiệm hậu kiểm kịp thời chứng từ kế toán tại chi nhánh, đề xuất các biện pháp xử lý các trường hợp sai sót. Lưu trữ và bảo quản kho chứng từ kế tốn liên quan đến cơng việc do Bộ phận đảm trách.
- Các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Giám đốc, Trưởng phòng.
Bộ phận Giao dịch Khách hàng
- Thực hiện các nghiệp vụ tiền gửi tiết kiệm, huy động tiết kiệm dân cư và các giao dịch có liên quan đến tài khoản tiền gửi tiết kiệm theo yêu cầu của khách hàng. Phối hợp với phịng quản lý tín dụng, thực hiện các nghiệp vụ kế toán tiền vay, giải ngân, thu nợ, thu phí theo đúng qui định.
- Thực hiện các nghiệp vụ thanh toán, chuyển tiền nhanh nội địa, chi trả kiều hối và chi trả chuyển tiền phí mậu dịch khác.
- Thực hiện các nghiệp vụ thu đổi ngoại tệ mặt, các tác nghiệp về thẻ được giao. Thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến vốn cổ phần theo sự phân công.
- Thu chi tiền mặt theo đúng qui định của từng giao dịch viên. Lập chứng từ kế toán liên quan đến các tác nghiệp do Bộ phận đảm trách.
- Quản lý các loại tài khoản tiền gửi của khách hàng.
GVHD: Nguyễn Thị Diệu Trang 26 SVTH: Nguyễn Thị Kim Hoa Bộ phận Ngân quỹ
- Thực hiện thu, chi tiền mặt, vàng, giấy tờ có giá theo qui định.
- Kiểm đếm, đóng bó đúng tiêu chuẩn tiền mặt, tồn quỹ một cách kịp thời. - Tạm ứng quỹ, thanh toán tạm ứng với các quỹ phụ và các đơn vị trực thuộc theo qui định. Thực hiện kiểm kê tồn quỹ theo định kỳ và đột xuất theo qui định. Thực hiện các công tác đảm bảo tuyệt đối an toàn kho quỹ theo qui định.
- Lưu trữ, bảo quản và giao nhận bản chính các giấy tờ sở hữu, sử dụng tài sản bảo đảm của Khách hàng, bản chính tờ trình đề xuất cho vay, cấp tín dụng của chi nhánh và các giấy tờ khác theo qui định.
- Thực hiện các dịch vụ ngân quỹ cho khách hàng. Bảo quản ấn chỉ quan trọng theo qui định của ngân hàng.
- Các nhiệm vụ khác theo sự phân cơng của Giám đốc, Trưởng phịng.
Phòng Tổng hợp
- Tổ chức thực hiện công tác kế hoạch tổng hợp và quản lý hành chính – nhân sự tại chi nhánh theo quy định của ngân hàng.
- Tham mưu cho Giám đốc để đề xuất với các cấp có thẩm quyền trong việc xây dựng chính sách, chế độ liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của Phòng.
- Thực hiện các chức năng khác do Giám đốc giao.
Bộ phận Kế hoạch – Tổng hợp
- Xây dựng, theo dõi và điều phối kế hoạch kinh doanh. Lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh theo ngày/tuần/tháng/quý/năm.
- Giám sát đánh giá việc thực hiện kế hoạch của các bộ phận tại chi nhánh. - Tổng hợp báo cáo. Các nhiệm vụ khác theo sự phân công của GĐ, TP.
Bộ phận Hành chính – Nhân sự
- Tiếp nhận, phân phối, phát hành và lưu trữ văn thư. Bảo quản và sử dụng con dấu của chi nhánh theo đúng quy định.
- Thực hiện mua sắm, tiếp nhận, quản lý, phân phối công cụ lao động, ấn chỉ, văn phòng phẩm theo quy định. Đảm nhận công tác lễ tân, khánh tiết, hậu cần, công tác quản lý, bảo dưỡng cơ sở hạ tầng của chi nhánh. Chủ trì việc kiểm kê tài sản của chi nhánh.
- Chịu trách nhiệm tổ chức, theo dõi kiểm tra công tác áp tải tiền, bảo vệ an ninh, phòng cháy chữa cháy, bảo đảm tuyệt đối an toàn cơ sở vật chất trong và
GVHD: Nguyễn Thị Diệu Trang 27 SVTH: Nguyễn Thị Kim Hoa
ngoài giờ làm việc. Quản lý hệ thống kho hàng cầm cố của chi nhánh và nhân sự phụ trách kho hàng cầm cố.
- Xây dựng kế hoạch hành chính quản trị hàng tháng, hàng năm và theo dõi đánh giá quá trình thực hiện kế hoạch. Theo dõi tình hình nhân sự tại chi nhánh, thực hiện một số tác nghiệp về quản trị nhân sự theo sự phân công. Thực hiện các thủ tục bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế.
- Phối hợp với Phòng Nhân sự, Phòng Đào tạo Khối phát triển doanh nghiệp, Hội sở chính trong cơng tác tuyển dụng, đào tạo nhân lực cho chi nhánh.
- Phối hợp với các Khối, Phòng nghiệp vụ Hội sở triển khai các hoạt động quan hệ công chúng, marketing, phát triển mạng lưới, xây dựng cơ bản.
- Các nhiệm vụ khác theo sự phân cơng của Giám đốc, Trưởng phịng. - Các phịng Giao dịch (Trà nóc, Thốt nốt). Phịng Giao dịch là đơn vị trực