CHƯƠNG 1 : GIỚI THIỆU
3.2. CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ CÁC PHÒNG BAN TRỰC THUỘC
3.2.1. Các phịng ban trực thuộc Vietcombank- Sóc Trăng
Đến nay Vietcombank Sóc Trăng có 1 phịng giao dịch được 1 phòng giao dịch được nâng lên Chi nhánh cấp I là Vietcombank Trà Vinh, có 1 phịng giao dịch (phòng giao dịch Bạc Liêu), 7 phòng ban tại hội sở với tổng cán bộ cơng nhân viên là 80 người.
Trong đó:
- Cán bộ có trình độ Đại Học và trên đại học chiếm 65% - Cán bộ Cao Đẳng chiếm 15%
- Cán bộ trung cấp chiếm 20%
3.2.2. Cơ cấu tổ chức của Vietcombank- Sóc Trăng
P.Quan hệ khách hàng P.Tổ tổng hợp P.Kế toán P.Thanh tốn– Kinh doanh DV P.Hành chính -Nhân sự P.Ngân quỹ P.Tổ Kiểm tra Nội bộ Phó giám đốc Giám đốc Các PGD
3.2.3. Nhiệm vụ và quyền hạn các phòng ban của Chi nhánh 3.2.3.1. Phòng quan hệ khách hàng 3.2.3.1. Phòng quan hệ khách hàng
Là một trong những phòng giữ vị trí quan trọng trong hoạt động của Chi nhánh, thực hiện các nhiệm vụ như: thẩm định dự án, ký hợp đồng phát vay, kiểm tra việc thực hiện vốn vay của khách hàng, thu nợ…
Thực hiện cho vay ký quỹ, mở bảo lãnh (L/C), marketing khách hàng các sản phẩm của vietcombank, chăm sóc khách hàng. Theo dõi các khoản tiền về đơn vị nhập khẩu để thu nợ, lãi, mở và quản lý tài khoản tiền vay, phụ trách báo cáo thống kê.
3.2.3.2. Phòng/ Tổ tổng hợp
Hàng ngày kiểm tra theo dõi số dư tài khoản vốn ngoại tệ và VNĐ cũng như tình hình biến động tỷ giá để chuyển đổi ngoại tệ kịp thời với Trung Ương (TW), tham khảo tỷ giá mua bán ngoai tệ của các NHTM khác trên địa bàn để xây dựng tỷ giá mua bán hợp lý cho Chi nhánh. Kết hợp với phịng Kế tốn, Thanh toán quốc tế, Quan hệ khách hàng để thực hiện điều chuyển vốn, lập điện điều chuyển vốn và thực hiện vay hay gửi Vietcombank TW.
Thực hiện công tác báo cáo định kỳ hàng tháng, hàng quý, năm theo nhiệm vụ của phòng, chịu trách nhiệm trước ban lãnh đạo về tính chính xác của cơng tác quản trị vốn, thanh khoản hay huy động vốn.
3.2.3.3. Phịng Kế tốn
Thực hiện các bút toán liên quan đến thanh toán như: ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu, kế toán các khoản thu, chi trong ngày, mở tài khoản tổ chức, đơn vị.
Thực hiện bút toán chuyển khoản giữa các NH với khách hàng là tổ chức hoặc công ty, giữa NH với NH khác với NHTW.
Thường xuyên kiển tra các tài khoản nội bộ, sử dụng phục vụ cho cơng tác kế tốn. Hạch toán chi tiêu nội bộ: tài sản, ấn chỉ…Báo cáo phân tích từng kỳ, tổng hợp chi tiết lên bảng cân đối kế toán và báo cáo quyết toán hàng năm với Vietcombank TW.
- Bộ phận vi tính
+ Theo dõi và sửa chữa những trục trặc hệ thống máy tính, bảo đảm hoạt động thơng suốt của mạng máy tính. Nhận các chương trình mới đổ về từ Vietcombank Việt Nam.
3.2.3.4. Phịng Thanh tốn và Kinh doanh dịch vụ: chia làm hai bộ phận
thực hiện các chức năng chính sau: - Bộ phận Thanh toán quốc tế:
Thanh toán tiền hàng xuất nhập khẩu của các đơn vị nước ngoài bằng phương thức thanh tốn như: tín dụng chứng từ, nhờ thu, chuyển tiền với các công việc chủ yếu sau:
+ Thanh tốn tiền hàng cho nhà xuất khẩu và địi tiền nhà nhâp khẩu. + Phát hành thư tín dụng cho nhà nhập khẩu và tiếp nhận thư tín dụng từ nước ngoài chuyển đến.
+ Tiếp nhận kiểm tra bộ chứng từ hàng xuất khẩu. + Bảo lãnh nhập hàng hóa trả chậm và trả ngay. - Bộ phận kinh doanh dịch vụ:
+ Thực hiện các hoạt động kinh doanh mua bán ngoại tệ theo quy định của Vietcombank TW.
+ Chi trả tiền chuyển từ nước ngồi chuyển về thơng qua các dịch vụ kiều hối, money gram, mạnh thanh toán SWIFT.
+ Nhận các khoản tiền gửi bằng ngoại tệ, VNĐ có kỳ hạn, khơng kỳ hạn. + Mở tài khoản tiền gửi cá nhân.
+ Phát hành và thanh tốn thẻ tín dụng quốc tế, thẻ nội địa. + Chuyển tiền trong và ngoài nước.
+ Dịch vụ NH điện tử.
3.2.3.5. Phòng Hành chánh nhân sự:
Chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ các hoạt động có liên quan đến tổ chức, Sắp xếp nơi làm việc của cán bộ công nhân viên NH, bố trí trực nhật, bảo vệ, đảm bảo an ninh cơ quan, phòng chống cháy nổ trong NH.
3.2.3.6. Phòng Ngân quỹ:
Là nơi thực hiện các khoản thu chi bằng tiền mặt ngoại tệ, VNĐ và các phương tiện thanh tốn có giá trị được thực hiện khi có nhu cầu về tiền mặt và có xác nhận của phịng kế tốn hoặc phịng kinh doanh dịch vụ, khách hàng sẽ đến nhận tiền mặt tại Ngân quỹ.
- Về các khoản thu: tiếp nhận mọi khoản tiền gửi của khách hàng, nộp tiền bán hàng trả nợ, vay tiền mặt theo các chứng từ được các phòng ban xét duyệt.
- Về khoản chi: trả tiền cho khách hàng, thanh toán các chứng từ đã được duyệt từ các phòng.
3.2.3.7. Phòng Kiểm tra nội bộ:
- Theo dõi, giám sát các hoạt động phòng ban trong việc thực hiện các quy định của Vietcombank Việt Nam.
- Đôn đốc, nhắc nhở nhân viên làm việc đúng nguyên tắc.
- Kết hợp với các đoàn thanh tra NH Ngoại thương TMCP Việt Nam hoặc các đoàn thanh tra cao cấp để kiểm tra hoạt động của các nghiệp vụ, các vấn đề có liên quan đến NH và các đơn vị sản xuất kinh doanh.
3.2.3.8. Phòng Giao dịch
Nằm tại các địa bàn khác nhau để tạo điều kiện cho các khách hàng là tiểu thương, doanh nghiệp vừa và nhỏ thuận lợi cho việc thanh toán thu hút vốn nhàn rỗi. Chủ yếu là tập trung huy động vốn, cho vay, chuyển tiền, đổi ngoại tệ.
Ngân hàng Ngoại Thương Chi nhánh Sóc Trăng được tổ chức theo cơ cấu quản trị trực tuyến, tuân thủ theo nguyên tắc thống nhất, tập trung cao độ gắn liền với trách nhiệm rõ ràng. Vietcombank Chi nhánh Sóc Trăng với 7 phòng ban được điều hành bởi 1 giám đốc quản lý chung và 1 phó giám đốc nên rất thuận lợi cho việc truyền đạt thông tin chỉ đạo từ ban giam đốc đến các bộ phận cũng như ngược lại. Từ đó hạn chế được những tiêu cực hay những khó khăn và nó được nhanh chóng phát hiện và xử lý kịp thời. Vì vậy cơng tác điều hành đạt hiệu quả cao, góp phần quan trọng quyết định vào sự thành công Vietcombank Chi nhánh Sóc Trăng.
3.3. NHỮNG THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN TẠI VIETCOMBANK CHI NHÁNH SÓC TRĂNG
3.3.1. Thuận lợi:
- Trước hết là sự quan tâm và giúp đỡ của cấp chinh quyền địa phương đối với cơng tác tín dụng
- Được sự chỉ đạo kịp thời của Ban Giám Đốc, cùng với sự nhiệt tình trong cơng việc tồn thể cán bộ cơng nhân viên nhằm phấn đấu hoàn thành kế hoạch được giao.Thái độ, phong cách phục vụ khách hàng tận tình, vui vẻ, thêm vào đó là sự kết hợp chặt chẽ giữa các phịng ban và sự đồn kết giữa nội bộ nhân viên.
- Nằm ở vị trí thuận lợi ở trung tâm thành phố Sóc Trăng là trung tâm văn hóa chính trị của Tỉnh, nên có nhiều điều kiện thuận lợi trong việc giao lưu và phát triển về nhiều mặt. Đặc biệt là nghiệp vụ chuyên môn,tiếp thu nhanh chống kịp thời những thông tin khoa hoc, kỹ thuật, công nghệ tiên tiến và những thơng tin kinh tế, chính trị, xã hội.
- Đội ngũ cán bộ nhân viên đa số đều trẻ, nhiệt tình và năng động, có trình độ được trao dồi chun mơn đây là ưu điểm nổi bật trong việc tiếp cận và thu hút khách hàng.
- Tuy mới được thành lập nhưng đã đạt được thành tựu đáng khen, NH ngày càng tạo được uy tín, tốt đối với khách hàng, các thủ tục đã được đơn giản hóa tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng và ngày càng có được nhiều khách hàng truyền thống.
3.3.2. Khó khăn:
Bên cạnh những kết quả đạt được, Vietcombank Sóc Trăng cũng như bao NH khác cịn gặp nhiều khó khăn, có những điều đã khắc phục, nhưng vẫn có những điều vẫn chưa khắc phục được. Tuy vậy, trong mỗi con người Vietcombank đều có nung nấu một nguồn động lực to lớn, nhìn nhận khó khăn để vượt qua và vươn lên.
- Trong thời kỳ nền mở của kinh tế hiện tại, các NH khơng cịn thụ động chờ khách hàng đến giao dich với mình, mà bản thân phải vận động để tồn tại.
tranh, để xâm chiếm thị phần của nhau. Mức độ cạnh tranh phụ thuộc vào số lượng và qui mô các định chế tham gia trên thị truờng. Hiện nay trên địa bàn thành phố Sóc Trăng có rất nhiều NH mới được thành lập, nhiều Phòng giao dịch được phân bố rộng khắp, điều này dẫn đến sự cạnh tranh giữa các NH ngày càng tăng nên gây khó khăn đến hoạt động kinh doanh từ hoạt động huy động vốn, tín dụng và dịch vụ.
- Lãi suất là công cụ ảnh hưởng lớn đến kết quả kinh doanh của NH. Bất kỳ khách hàng nào cũng vậy khi họ mang tiền gửi vào NH, ngoài việc khách hàng muốn tiền của họ được bảo đảm an toàn mà khách hàng còn mong muốn đồng tiền mà họ gửi vào đó sẽ sinh được lời cao. Đối với khách hàng vay vốn, ngoài những thủ thục ra, lãi suất cạnh tranh là một trong những yếu tố để họ giao dịch với NH.
- Khách hàng khi giao dịch với NH họ thích có các chương trình khuyến mãi và họ đều muốn có nhiều tiện ích, các dịch vụ kèm theo. Điều này ảnh hưởng lớn tới việc huy động vốn của NH. Hiện nay thì Vietcombank Sóc Trăng đã “chuyển mình” tận tâm chăm sóc khách hàng, thực hiện một số dịch vụ kèm theo như thông báo số dư tài khoản của khách hàng qua điện thoại di động, truy vấn thông tin tài khoản qua mạng internet, thanh toán mua hàng qua mạng,… tạo sự thuận lợi cho khách hàng khi họ khơng có thời gian đến NH giao dịch. Đây là yếu tố không kém phần quan trọng trong công tác huy động vốn.
- Chất lượng, thái độ nhân viên, trang thiết bị vật chất của NH cũng ảnh hưởng tới quá trình huy động vốn. Chẳng hạn, thái độ phục vụ của nhân viên NH khơng tốt, trình độ nghiệp vụ khơng chun mơn,... sẽ không lôi kéo được khách hàng đến giao dịch với NH ngày càng nhiều. Về vấn đề trang thiết bị của NH như phịng giao dịch khang trang, máy móc thiết bị hiện đại,... sẽ tạo một cảm giác an tồn, tin tưởng về năng lực tài chính của NH cho khách hàng khi đến giao dịch với NH. Mặt khác vấn đề sử dụng thẻ ATM của NH cũng thể hiện tính hiện đại của hệ thống NH, những trục trặc về kỹ thuật, đường truyền sẽ khiến cho khách hàng không muốn gửi tiền vào nhiều khi giao dịch, bởi vì mỗi lần muốn rút tiền không được thuận tiện hoặc mạng lưới máy ATM phân bố ít. Như vậy một số
yếu tố trên đây cũng đã góp phần ảnh hưởng không nhỏ đến công việc kinh doanh của NH.
- NH đang đối mặt với rủi ro tín dụng khi cho các doanh nghiệp trên địa bàn vay vốn. Vì đa phần các doanh nghiệp trên địa bàn là những doanh nghiệp có quy mơ vừa và nhỏ, kinh doanh trong các lĩnh vực thủy sản, lương thực, thực phẩm nên phụ thuộc nhiều vào điều kiện thời tiết và mùa vụ.
- Trong cơ chế thị trường tác động ngày càng phức tạp và đa dạng, các NH không ngừng tự đổi mới và củng cố trang bị nhiều thiếc bị hiện đại. Vì vậy cơng tác đào tạo cán bộ cũng cần được chú ý đặc biệt chú trọng hơn.
3.4. PHƯƠNG HƯỚNG HOẠT ĐỘNG CỦA VIETCOMBANK CHI
NHÁNH SÓC TRĂNG TRONG THỜI GIAN TỚI.
Năm 2011 Trung Ương nhận định tình hình có thể khó khăn hơn cả năm 2010 do nền kinh tế thế giới vẫn chưa ổn định. Kinh tế vĩ mô trong nước vẫn chưa tốt hơn nhiều. Dữ trữ ngoại hối đã giảm nhiều và sẽ chỉ còn ở mức thấp. Ngoại hối và tỷ giá vẫn là một vấn đề cần phải chú ý trong năm 2011.
Để đạt được những kết quả như những năm qua, Vietcombank phải vận dụng toàn bộ nội lực và đồng thời phải thực hiện các hệ số an tồn khắc khe nói trên, đây là một sức ép không nhỏ trong quá trình triển khai hoạt động kinh doanh trong thời gian tới đây của Vietcombank. Trước những thách thức, khó khăn bên trong và bên ngồi như thế, địi hỏi cả hệ thống nói chung và Chi nhánh Sóc Trăng nói riêng phải thực thi nhiệm vụ quyết liệt cho cả năm. Với phương châm “Tăng tốc- an toàn- hiệu quả- chất lượng” cần phải được quán triệt khi thực hiện một số chỉ tiêu cụ thể sau:
3.4.1. Chống suy giảm, giữ thị phần:
Để “tăng tốc” được thì phải giữ được thị phần, chống suy giảm hiện có trên các chỉ tiêu chủ chốt là Tổng tài sản, huy động vốn, kinh doanh ngoại hối, tài trợ thương mai,.. Những mặt nào cịn hạn chế, yếu kém thì phải có biện pháp giúp khắc phục ngăn chặn và đẩy lùi.
hệ gần gũi, thân thiện. Đối với những tổ chức xã hội, những doanh nghiệp có thu và quỹ tích lũy của nhà nước thì cố gắng tiếp cận nguồn vốn vay viện trợ, vay nợ nước ngồi,…
3.4.2. Cơng tác tín dụng:
Chỉ tiêu mà NHNN đặt ra theo chỉ đạo của TTCP cho tăng trưởng tín dụng năm 2011 dưới 20%. Do đó cần chọn lọc nơi nào có huy động tốt, phát triển tín dụng tốt thì phát huy.
Phương hướng phát triển tín dụng sẽ tập trung nhiều hơn cho sản xuất, phát triển nông thôn, doanh nghiệp vừa nhỏ,… và đối tượng bán lẻ khơng hạn chế vì đây là đối tượng khách hàng có rủi ro ít và phân tán, đa phần có tài sản đảm bảo. Kế hoạch tín dụng cho năm 2011, Chi nhánh được giao chỉ tiêu trần dư nợ tín dụng ở mức 1.680 tỷ đồng (tăng trưởng khoảng 20% so với dư nợ cuối năm 2010).
3.4.3. Bán lẻ:
Cần chuyển đổi cơ cấu mơ hình thụ động bán hàng sang chủ động bán hàng, phương hướng sắp tới sẽ thành lập phịng/ tổ chun chức năng chăm sóc khách hàng nhằm nâng cao chất lượng phục vụ. Trung Ương khuyến khích Chi nhánh phát triển tối đa nguồn vốn huy động, chỉ tiêu kế hoạch phát triển huy động vốn từ nền kinh tế là mức tối thiểu cần đạt được là: 903 triệu đồng (tăng trưởng 25% so với mức đạt được cuối năm 2010). Kim ngạch thanh toán xuất nhập khẩu cần đạt được cả năm là 218 triệu USD (tăng 13% so với kế hoạch đạt được năm 2010 là 193 triệu USD). Ngoài ra các mảng dịch vụ bán lẻ cần tăng trưởng trong năm như: số khách hàng số khách hàng SMS cần đạt là 4.480 tăng 60% so với năm 2010 (2.800 khách hàng); kế hoạch phát triển mạng lưới dịch vụ Internet banking cũng có tốc độ tăng trưởng là 60%, con số cần đạt trong năm là 1.525 khách hàng tham gia; Cho vay bán kèm sản phẩm Bảo hiểm tín dụng tử kỳ là sản phẩm mới được phát triển trong năm 2010, nhưng bước đầu đã đạt nhiều khả quan, kế hoạch tăng trưởng cho sản phẩm này là 135%, tức dư nợ có mua bảo hiểm đạt 27 tỷ đồng (năm 2010 đạt 11.5 tỷ đồng).
3.4.4. Mạng lưới:
Để phát triển được bán lẻ thì việc phát triển và mở rộng mạng lưới là hết sức quan trọng. Tuy nhiên, công tác mở rộng thị trường qua các điểm/ phịng giao dịch thì vấn đề chủ lực vẫn là tiếp cận nguồn vốn nhàn rỗi trong dân cư, bán chéo sản phẩm dịch vụ. Chi nhánh Sóc Trăng được mở 2 phịng Giao dịch trong năm. Đây là kế hoạch nhằm bổ sung cho Chi nhánh mở rộng thị phần vì trong 2010 đã chuyển tách PGD. Trà Vinh và sắp tới trong năm dự tính sẽ chuyển tách PGD. Bạc Liêu để lên Chi nhánh Cấp 1.