6. Bố cục của khóa luận
2.1 Cơ cấu nguồn lực thông tin tại Trung tâm
NLTT của Trung tâm hiện nay được được lưu trữ dưới hai dạng thức là truyền thống và hiện đại.
2.1.1 Nguồn lực thông tin truyền thống
NLTT truyền thống là những tài liệu chủ yếu ở dạng văn bản như: sách, báo, tạp chắ, luận văn, luận án, báo cáoẦ Đây là nguồn tin chiếm số lượng lớn ở hầu hết các cơ quan Thông tin Ờ Thư viện hiện nay. Ngày nay, khi các nguồn tin điện tử đang ngày càng phát triển mạnh mẽ và có phần lấn át các dạng tài liệu truyền thống. Tuy nhiên, nguồn tin truyền thống ln có một vai trò nhất định đối với mọi đối tượng NDT ở mọi thời đại.
Nhận thức được tầm quan trọng của NLTT truyền thống đối với sự phát triển chung của xã hội. Vì vậy, TTTTTV Trường ĐHKTHN đã rất chú trọng đầu tư phát triển NLTT này. Hiện nay, Trung tâm có một khối lượng lớn vốn tài liệu dạng truyền thống gồm: Sách: 152.397 bản; Tạp chắ: 12.900 bản; Luận văn, luận án: 1532 bản và khoảng 50 loại báo khác nhau.
Các dạng tài liệu này được viết bằng nhiều ngơn ngữ khác nhau. Trong đó tài liệu tiếng Việt chiếm phần lớn, cụ thể:
- Tài liệu tiếng Việt: 146.580 bản - Tài liệu tiếng Nga: 3.031 bản - Tài liệu tiếng Anh: 1.390 bản
Bên cạnh đó cịn có các ngơn ngữ khác như: Đức, Hàn Quốc, Trung Quốc. Nhật BảnẦ
2.1.1.1 Tài liệu giáo trình
Giáo trình là loại tài liệu chắnh phục vụ cho quá trình học tập, nghiên cứu của sinh viên trong trường. Sách cung cấp cho sinh viên những kiến thức cơ bản nhất của các ngành khoa học như: Tốn, lý, hóa, kinh tế chắnh trị, triết học Mác- Lê ninẦ. Hiện nay, sách giáo trình chiếm số lượng là 129.201 cuốn/267 đầu sách. Hầu hết sách được viết bằng Tiếng Việt.
Với số lượng sinh viên đầu vào ngày càng tăng thì Trung tâm thường xuyên bổ sung thêm những lượng giáo trình nhất định để đáp ứng kịp thời nhu cầu của bạn đọc.
2.1.1.2. Tài liệu tham khảo
Sách tham khảo tiếng Việt
Hiện nay, số lượng sách tham khảo tiếng Việt chiếm con số khá lớn tại Trung tâm đó là: 26.100 cuốn/ 985 đầu sách. Ngồi tài liệu phục vụ cho việc học tập và nghiên cứu của sinh viên, thì Trung tâm cũng chú trọng bổ sung các tài liệu mang tắnh chất giải trắ và các sách giúp bạn đọc nâng cao kiến thức chung về xã hội như các tài liệu về văn hóa, chắnh trị, nghệ thuậtẦ
Sách tham khảo tiếng nước ngoài
Tài liệu tham khảo tiếng nước ngồi chiếm một phần khơng lớn trong kho sách của Trung tâm, trong đó bốn loại ngơn ngữ cơ bản đó là tiếng Anh, Nga, Pháp và Đức.
Hiện nay, Trung tâm có số lượng sách tham khảo này là 6.100 bản với 2.705 đầu sách. Tại kho sách tham khảo của Trung tâm có rất nhiều tài liệu quý hiếm được các cá nhân, tổ chức tặng biếu. Tuy nhiên, số sách này chủ yếu được viết bằng tiếng Nga nên đã hạn chế số lượng bạn đọc sử dụng.
Các tài liệu ngoại văn của Trung tâm hiện nay chủ yếu thuộc các chuyên ngành kiến trúc, xây dựng, quy hoạch, cịn các chun ngành khác như Quản lý đơ thị, Kỹ thuật hạ tầng và môi trường đô thịẦ.chưa được bổ sung nhiều do hạn chế về nguồn kinh phắ.
Báo, tạp chắ - Tạp chắ
Tạp chắ là một loại hình tài liệu được rất nhiều sinh viên của Trường ĐHKTHN quan tâm. Với họ tạp chắ không chỉ cung cấp kiến thức về chuyên ngành như: tạp chắ Kiến trúc, tạp chắ Nhà đẹpẦ mà họ cịn tìm thấy ở những cuốn tạp chắ sự thư giản rất thú vị qua các loại tạp chắ khác nhau như: tạp chắ Phụ nữ, Người đẹp, Sinh viênẦTạp chắ được viết bằng nhiều ngôn ngữ khác nhau như tiếng Việt, Anh, Nga, Pháp...đáp ứng nhu cầu của bạn đọc. Hiện nay, số lượng tạp chắ của Trung tâm là 12.900 bản với 112 đầu.
- Báo
Báo là xuất bản phẩm định kỳ hàng ngày, hàng tuần phục vụ cho nhu cầu giải trắ cũng như nâng cáo kiến thức cho bạn đọc. Vì vậy, số lượng báo của Trung tâm ln được bổ sung thường xuyên với khoảng 50 loại báo khác nhau như: báo Hà Nội mới, Nhân dân, An ninh Thủ đô, Thanh niên, Phụ nữ, Thời báo kinh tế Việt NamẦ Do tắnh chất cập nhật thường xuyên, có tắnh mới nên lượng bạn đọc báo hàng ngày thường rất cao, đặc biệt là vào các giờ nghỉ trưa.
Hình 2: Đồ thị thống kê ấn phẩm định kỳ theo ngôn ngữ
Qua đồ thị trên ta có thể thấy ngơn ngữ của ấn phẩm định kỳ tại Trung tâm rất đa dạng và phong phú. Trong đó tạp chắ tiếng Anh và tiếng Việt
chiếm số lượng lớn. Hiện nay, nhu cầu về các ấn phẩm định kỳ của NDT ngày càng cao vì đặc trưng của các tài liệu này là chứa đựng các thơng tin có giá trị cao, mang tắnh chất mới nhất và cập nhật nhất. Vì vậy, để đáp ứng đầy đủ, nhanh chóng và kịp thời nguồn tài liệu này đến với bạn đọc thì Trung tâm cần có kế hoạch và chiến lược bổ sung phù hợp hơn.
2.1.1.3 Tài liệu không công bố
Tài liệu khơng cơng bố hay cịn gọi là tài liệu không xuất bản. Tuy tài liệu không xuất bản nhưng loại tài liệu này vẫn được công bố khá rộng rãi dưới các kênh phân phối và đặc biệt ngày càng thu hút sự quan tâm của nhiều nhóm NDT, nhất là nhóm NDT như: các nhà khoa học, nghiên cứu sinh, học viên cao học, chuyên gia thông tin về các lĩnh vực khác nhau. Dạng tài liệu này thường được gọi là Ộtài liệu xámỢ. Nội dung thông tin trong nguồn Ộtài liệu xámỢ vô cùng phong phú, đa dạng. Việc tiếp cận các nguồn tài liệu này giúp cho các nhà quản lý, nhà nghiên cứu khoa học tiết kiệm được rất nhiều công sức, thời gian và kinh phắ. Vì các nguồn tài liệu này có giá trị thơng tin rất cao, NDT có thể cập nhật thông tin một cách nhanh chóng và chắnh xác nhất.
Tài liệu không công bố ở Trung tâm bao gồm:
- Các tài liệu của các hội nghị, hội thảo, chuyên đề khoa học.
- Các đề tài nghiên cứu khoa học của nghiên cứu sinh, học viên cao học, sinh viên trong và ngoài nước.
- Luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ của cán bộ giảng viên và học viên trong Trường.
Trong số các tài liệu không công bố tại Trung tâm thì các luận án, luận văn luôn giữ vị trắ quan trọng. Hiện nay, Trung tâm có 85 luận án Tiến sĩ, 1447 luận văn Thạc sĩ.
2.1.2 Nguồn lực thông tin hiện đại
Hiện nay, ở TTTTTV Trường ĐHKTHN tài liệu được lưu trữ ở rất nhiều hình thức khác nhau. Nhờ có những hình thức tun truyền, giới thiệu
cũng như hướng dẫn cách tra cứu mà bạn đọc ở Trung tâm đã hình thành những thói quen tra cứu tài liệu điện tử một cách hiệu quả. Các tài liệu được lưu trữ ở dạng CD- ROM hay các địa chỉ website trên mạng Internet. Tất cả các tài liệu này đều chứa đựng các thông tin liên quan đến chuyên ngành Kiến trúc, Xây dựng, Quy hoạchẦ
Trong các NLTT điện tử tại Trung tâm thì các CSDL đóng vai trò chủ đạo. CSDL là một tập hợp các dữ liệu về đối tượng cần được quản lý và được lưu trữ trên các vật mang tin. Hiện nay, các tài liệu điện tử được lưu trong máy tắnh điện tử và được quản lý theo một cơ chế thống nhất nhằm giúp cho việc truy cập và xử lý thông tin được dễ dàng và nhanh chóng.
CSDL của Trung tâm được thể hiện chủ yếu ở hai dạng thức sau: - Cơ sở dữ liệu do Trung tâm xây dựng
Nhằm đáp ứng nhu cầu khai thác tài liệu nhanh chóng và thuận tiện hơn cho bạn đọc, Trung tâm đã tiến hành xây dựng một số cơ sở dữ liệu (CSDL) sau:
+ CSDL Sách: Bao quát toàn bộ sách giáo trình và sách tham khảo bằng các ngôn ngữ khác nhau hiện đang có trong kho của Trung tâm với khoảng 3.828 biểu ghi.
+ CSDL Luận án, luận văn: Bao quát toàn bộ luận án, luận văn hiện có tại Trung tâm với số lượng là 1.167 biểu ghi.
+ CSDL báo, tạp chắ: Hiện nay Trung tâm mới chỉ xây dựng được số biểu ghi cho tạp chắ nhập trong những năm gần đây.
+ CSDL Đồ án môn học: Với hơn 100 đồ án trong CSDL đã phần nào giúp bạn đọc của Trung tâm có cái nhìn tổng thể hơn về các mơn học của mình với các dạng bài tập mẫu cần thiết.
Những đồ án môn học và tốt nghiệp được nộp về các khoa, sau đó các khoa sẽ nộp về Trung tâm để lưu giữ. Tuy nhiên, khi nộp về Trung tâm thì hầu hết chúng đều ở dạng giấy có các bản vẽ chi tiết. Vì vậy, Trung tâm phải tiến hành kỹ thuật scan, xử lý thành các file ảnh, xây dựng giao diện website... tiếp
theo là các thao tác nghiệp vụ thư viện như phân loại, định từ khóa... và cuối cùng là xây dựng thành CSDL để đưa lên phần mềm Libol cho bạn đọc sử dụng.
- Cơ sở dữ liệu trực tuyến được mua, liên kết, tài trợ
CSDL được Trung tâm mua, liên kết, tài trợ rất lớn và tiêu biểu nhất có thể kể đến hai nguồn sau:
+ Nguồn CSDL Ebsco do dự án PERY Việt Nam phối hợp với Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia thực hiện.
+ Các nguồn tạp chắ trực tuyến chuyên ngành Kiến trúc, Xây dựng do quỹ Ford tài trợ bao gồm: Tạp chắ xây dựng Châu Âu, Tạp chắ thiết kế kỹ thuật xây dựng...
Các CSDL được quản lý bởi một hệ quản trị dữ liệu. Đó là một hệ thống phần mềm bao gồm các chương trình giúp cho việc quản lý và khai thác thông tin từ các CSDL một cách dễ dàng. Hiện nay, Trung tâm đang áp dụng các tắnh năng của phần mềm Libol 5.5 để quản lý và phục vụ việc tra cứu của NDT.
Hình 3 : Các phân hệ của phần mềm Libol 5.5 - CSDL dạng CD và CD kèm theo sách, tạp chắ
Ngoài hai CSDL trên, Trung tâm cịn có các CSDL dạng CD và CD kèm theo sách, tạp chắ. Các CD này chủ yếu được tài trợ bởi các cơ quan và
tổ chức mà Trung tâm có sự liên kết, hợp tác. Hiện nay, Trung tâm có khoảng trên 20 CD đang được lưu trữ ở phòng phục vụ giảng viên và cán bộ nghiên cứu.
2.2 Tình hình phát triển nguồn lực thơng tin tại Trung tâm
2.2.1 Diện bổ sung
Công tác bổ sung tài liệu là một trong những khâu quyết định chất lượng của NLTT. Nếu bổ sung tốt, chất lượng NLTT cao thì sẽ thu hút được đơng đảo bạn đọc đến thư viện và ngược lại, NLTT có chất lượng kém, NDT sẽ ắt sử dụng, hiệu quả sử dụng và khai thác tài liệu sẽ bị giảm theo. Vì vậy, trong q trình hoạt động, muốn cơng tác phát triển NLTT hiệu quả thì phải có chắnh sách bổ sung hợp lý, phù hợp với chức năng nhiệm vụ của thư viện. Bổ sung là thường xuyên đổi mới NLTT có giá trị, phù hợp và thanh lý những NLTT khơng cịn giá trị sử dụng.
Diện bổ sung là hình thức xác định tài liệu sẽ thu thập theo ngành đào tạo và nhu cầu phổ biến của NDT sao cho phù hợp với chức nãng và nhiệm vụ của mỗi thý viện. Diện bổ sung được thư viện xây dựng nhờ sự giúp đỡ của cán bộ chuyên môn, các ngành, các giới, bạn đọc, dựa vào bảng phân loại. Nó thường xuyên được xem xét, loại bỏ các đề mục cũ, bổ sung các đề mục mới theo sự phát triển của khoa học và công nghệ, kinh tế xã hộiẦ
Đối với Trường ĐHKTHN, các tài liệu liên quan đến lĩnh vực bổ sung chủ yếu là tài liệu thuộc chuyên ngành về khoa học tự nhiên, khoa học kỹ thuật và một phần của khoa học xã hội và nhân văn.
Để xác định chắnh xác các diện bổ sung NLTT thì TTTTTV Trường ĐHKTHN đã căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của mình để đưa ra những kế hoạch bổ sung phù hợp nhất với nhu cầu của NDT.
Trung tâm đã tiến hành điều tra nhu cầu tin để nâng cao chất lượng tài liệu và thỏa mãn tối đa nhu cầu sử dụng của NDT. Việc điều tra nhu cầu là một hình thức thu thập thơng tin, tạo ra kênh kết nối giữa bạn đọc và Thư viện, giữa giảng viên, sinh viên, giữa bạn đọc với nhau.... Hình thức này
được tổ chức thường xuyên vào đầu năm học với phương pháp thực hiện chủ yếu là phát bảng hỏi. Tuy nhiên, cách thức cập nhật thông tin này vẫn chưa thu hút được đông đảo sự quan tâm của NDT. Vì vậy, chất lượng tài liệu được bổ sung vẫn còn nhiều hạn chế, chưa đáp ứng tốt nhu cầu của mọi đối tượng NDT tại Trung tâm.
2.2.2 Nguồn bổ sung
Trung tâm đang tiến hành hai hình thức bổ sung đó là: bổ sung phải trả tiền (mua) và bổ sung không mất tiền (tặng biếu, tài trợ, lưu chiểu).
- Nguồn mua: đây là nguồn bổ sung tài liệu chắnh của Trung tâm. Để tiến hành mua tài liệu, Trung tâm phải lên một bản kế hoạch cụ thể về số lượng tài liệu, tên sách phù hợp với nhu cầu của bạn đọc rồi gửi lên cho nhà trường để xin kinh phắ. Đồng thời, Trung tâm cũng dành ra một khoản kinh phắ khá lớn để bổ sung.
Trung tâm mua tài liệu chủ yếu tại các nhà xuất bản, các cơ quan phát hành sách hay Tổng công ty phát hành sách Trung ương và Công ty phát hành báo chắ Trung ương. Một số nhà xuất bản mà cơ quan thường mua đó là: Nhà xuất bản Xây dựng, Nhà xuất bản Khoa học kỹ thuật, Nhà xuất bản Giáo dục, Nhà xuất bản Chắnh trị quốc gia...
Tài liệu được mua nhiều nhất đó là sách giáo trình, tiếp theo là sách tham khảo và tài liệu ngoại văn. Tuy nhiên công tác bổ sung này không được tiến hành tùy tiện mà phải tuân thủ theo những quy định cụ thể như sau:
Trung tâm phân công nhiệm vụ cho cán bộ thư viện tiến hành kiểm tra và lập danh mục những tài liệu cần mua, sau đó tham khảo những danh mục sách do các cơ quan, nhà xuất bản, công ty gửi đến xem có tài liệu nào mới, phù hợp với nội dung đào tạo của trường. Tiếp theo, gửi danh mục tài liệu đã lựa chọn cho các chuyên gia thông tin thuộc các lĩnh vực đào tạo trong trường để tham khảo ý kiến. Sau khi đã có một danh mục tài liệu hồn chỉnh thì Trung tâm tiến hành mua bằng hai cách đó là: mua theo hợp đồng và mua lẻ. Nếu số lượng tài liệu cần mua nhiều thì Trung tâm sẽ tiến hành đặt mua
theo hợp đồng tại các cơ quan phát hành sách hay Tổng công ty phát hành sách Trung ương. Ngược lại, số lượng tài liệu cần mua ắt thì Trung tâm sẽ trực tiếp mua lẻ tại các cửa hàng sách hay các nhà xuất bản.
Đối với báo, tạp chắ thì Trung tâm thường đặt mua dài hạn tại các tòa soạn. Trung tâm cũng thường xuyên bổ sung các tạp chắ nước ngồi thơng qua công ty xuất khẩu hay trực tiếp tại tòa soạn. Tuy nhiên, số lượng bổ sung cho loại tài liệu này còn rất ắt do kinh phắ hạn chế. Một năm Trung tâm chỉ dành khoảng 100 đến 200 triệu đồng để mua báo và tạp chắ.
- Nguồn bổ sung không phải trả tiền
+ Nguồn lưu chiểu: hàng năm, các học viên cao học và nghiên cứu
sinh khi bảo vệ tốt nghiệp đều phải nộp luận án, luận văn cho Trung tâm. Tất cả các tài liệu xám trên chứa đựng thơng tin có giá trị cao về mặt thơng tin, nhất là đối với các nghiên cứu sinh, học viên cao học, các sinh viên khi đồ án, khóa luận tốt nghiệp. Vì vậy, đây là nguồn thông tin được Trung tâm xây dựng nguyên tắc phục vụ riêng và chặt chẽ, không phục vụ rộng rãi cho mọi đối tượng bạn đọc.
Bảng 2 : Tài liệu nộp lưu chiểu từ năm 2008 Ờ 2012