6. Bố cục của khóa luận
2.2 Tình hình phát triển nguồn lực thông tin tại Trung tâm
2.2.2 Nguồn bổ sung
Trung tâm đang tiến hành hai hình thức bổ sung đó là: bổ sung phải trả tiền (mua) và bổ sung không mất tiền (tặng biếu, tài trợ, lưu chiểu).
- Nguồn mua: đây là nguồn bổ sung tài liệu chắnh của Trung tâm. Để tiến hành mua tài liệu, Trung tâm phải lên một bản kế hoạch cụ thể về số lượng tài liệu, tên sách phù hợp với nhu cầu của bạn đọc rồi gửi lên cho nhà trường để xin kinh phắ. Đồng thời, Trung tâm cũng dành ra một khoản kinh phắ khá lớn để bổ sung.
Trung tâm mua tài liệu chủ yếu tại các nhà xuất bản, các cơ quan phát hành sách hay Tổng công ty phát hành sách Trung ương và Công ty phát hành báo chắ Trung ương. Một số nhà xuất bản mà cơ quan thường mua đó là: Nhà xuất bản Xây dựng, Nhà xuất bản Khoa học kỹ thuật, Nhà xuất bản Giáo dục, Nhà xuất bản Chắnh trị quốc gia...
Tài liệu được mua nhiều nhất đó là sách giáo trình, tiếp theo là sách tham khảo và tài liệu ngoại văn. Tuy nhiên công tác bổ sung này không được tiến hành tùy tiện mà phải tuân thủ theo những quy định cụ thể như sau:
Trung tâm phân công nhiệm vụ cho cán bộ thư viện tiến hành kiểm tra và lập danh mục những tài liệu cần mua, sau đó tham khảo những danh mục sách do các cơ quan, nhà xuất bản, cơng ty gửi đến xem có tài liệu nào mới, phù hợp với nội dung đào tạo của trường. Tiếp theo, gửi danh mục tài liệu đã lựa chọn cho các chuyên gia thông tin thuộc các lĩnh vực đào tạo trong trường để tham khảo ý kiến. Sau khi đã có một danh mục tài liệu hồn chỉnh thì Trung tâm tiến hành mua bằng hai cách đó là: mua theo hợp đồng và mua lẻ. Nếu số lượng tài liệu cần mua nhiều thì Trung tâm sẽ tiến hành đặt mua
theo hợp đồng tại các cơ quan phát hành sách hay Tổng công ty phát hành sách Trung ương. Ngược lại, số lượng tài liệu cần mua ắt thì Trung tâm sẽ trực tiếp mua lẻ tại các cửa hàng sách hay các nhà xuất bản.
Đối với báo, tạp chắ thì Trung tâm thường đặt mua dài hạn tại các tòa soạn. Trung tâm cũng thường xuyên bổ sung các tạp chắ nước ngồi thơng qua công ty xuất khẩu hay trực tiếp tại tòa soạn. Tuy nhiên, số lượng bổ sung cho loại tài liệu này còn rất ắt do kinh phắ hạn chế. Một năm Trung tâm chỉ dành khoảng 100 đến 200 triệu đồng để mua báo và tạp chắ.
- Nguồn bổ sung không phải trả tiền
+ Nguồn lưu chiểu: hàng năm, các học viên cao học và nghiên cứu
sinh khi bảo vệ tốt nghiệp đều phải nộp luận án, luận văn cho Trung tâm. Tất cả các tài liệu xám trên chứa đựng thơng tin có giá trị cao về mặt thông tin, nhất là đối với các nghiên cứu sinh, học viên cao học, các sinh viên khi đồ án, khóa luận tốt nghiệp. Vì vậy, đây là nguồn thơng tin được Trung tâm xây dựng nguyên tắc phục vụ riêng và chặt chẽ, không phục vụ rộng rãi cho mọi đối tượng bạn đọc.
Bảng 2 : Tài liệu nộp lưu chiểu từ năm 2008 Ờ 2012 Năm Luận văn Thạc sĩ Luận án Tiến sĩ
2008 131 0
2009 87 2
2010 100 0
2011 105 0
2012 50 8
+ Nguồn trao đổi, tặng biếu, tài trợ
Hiện nay, tài liệu tặng biếu, tài trợ đang trở thành nguồn bổ sung khá phổ biến tại TTTTTV trường ĐHKTHN. Nguồn tài liệu này có giá trị và ý
nghĩa rất quan trọng trong việc hợp tác và tạo các mối quan hệ giữa Trung tâm với các cơ quan, tổ chức hay cá nhân trong và ngoài nước.
Tuy nhiên, các tài liệu được bổ sung theo hình thức này khơng được tiến hành thường xun và số lượng cũng rất hạn chế nhưng cũng góp phần làm phong phú thêm NLTT của Trung tâm. Các tài liệu mà Trung tâm nhận được chủ yếu do từ các cơ quan, tổ chức trong và ngoài nước như: Quỹ Châu Á (Asia Foundation), Quỹ Ford...
Bảng 3: Số lượng tài liệu do quỹ Ford tài trợ từ năm 2007 - 2011 Năm Số lƣợng đầu tạp chắ Số lƣợng cuốn tạp chắ Giá trị (USD) 2007 29 177 5.400 2008 30 120 5.200 2009 31 137 6.000 2010 29 245 5.400 2011 29 275 5.800
Như vậy, căn cứ vào nhu cầu của NDT và khả năng thực tế như: kinh phắ, các mối quan hệ hợp tác, chắnh sách, nguyên tắc bổ sungẦmà Trung tâm có những nguồn bổ sung khác nhau. Tuy nhiên, hình thức bổ sung tài liệu chủ yếu của Trung tâm vẫn là mua theo hợp đồng. Tức là Trung tâm sẽ nghiên cứu nhu cầu của NDT, căn cứ vào khả năng tài chắnh của mình và để lập yêu cầu bổ sung và tiến hành mua theo hợp đồng với các nhà xuất bản, nhà phát hành. Các số liệu về nguồn bổ sung được thể hiện rõ theo biểu đồ sau:
Hình 4: Đồ thị thống kê bổ sung ấn phẩm theo nguồn bổ sung