6. Bố cục của khóa luận
3.2. Một số giải pháp nâng cao chất lượng nguồn lực thông tin tại Trung tâm
3.2.3 Chú trọng bổ sung ỘđúngỢ và ỘtrúngỢ nhu cầu tin của NDT
Đối với mỗi cơ quan thông tin - thư viện thì NLTT ln chiếm vị trắ quan trọng, quyết định chất lượng phục vụ NDT. Tuy nhiên, NLTT dù có đa dạng, phong phú, số lượng lớn bao nhiêu đi nữa nhưng nếu không thực sự phù hợp với nhu cầu của NDT thì sẽ khơng có giá trị, nằm ỘchếtỢ trong các kho lưu trữ. Do vậy việc nắm bắt nhu cầu tin là hết sức quan trọng.
Nhu cầu tin là một dạng nhu cầu được hình thành và phát triển trong quá trình lao động sản xuất, nghiên cứu khoa học....Căn cứ vào độ tuổi, nghề nghiệp, địa vị xã hội, trình độ học vấn, đời sống vật chất tinh thần của mỗi cá nhân mà có nhu cầu khác nhau. Tuy nhiên, nhu cầu về tài liệu của NDT chủ yếu được thể hiện qua các yếu tố sau:
- Nội dung tài liệu: Việc sử dụng thông tin trong từng lĩnh vực nhiều
hay ắt phụ thuộc vào chuyên ngành mà NDT đang theo học và ngành nghề mà họ đang đảm nhiệm.
- Loại hình tài liệu: Cùng với sự tiến bộ vượt bậc của khoa học kỹ
thuật, các loại hình tài liệu ngày càng đa dạng, phong phú với nhiều chức năng khác nhau. Tuỳ vào mục đắch sử dụng, trình độ học vấn, điều kiện cụ thể mà NDT có những lựa chọn khác nhau đối với từng loại tài liệu như: Sách, báo tạp chắ, luận án, luận văn, sách tham khảo...
- Ngôn ngữ tài liệu: là ngôn ngữ thể hiện nội dung của tài liệu. Hàng
nếu bạn đọc có khả năng sử dụng bằng ngơn ngữ ngun bản thì họ sẽ có nhiều lợi thế hơn trong tiếp cận thông tin so với bạn đọc khác.
Để đáp ứng đảm bảo chất lượng bổ sung NLTT thì Trung tâm cần có những biện pháp nhằm phát triển các kênh thu thập thông tin theo nhu cầu của NDT. Dưới đây là một số giải pháp mà Trung tâm có thể áp dụng:
- Thiết lập mục ỘĐề nghị mua tài liệuỢ trên Website của Trung tâm
Hiện nay, Trung tâm đã xây dựng website riêng để giới thiệu, cung cấp thông tin và quảng bá hành ảnh đến bạn đọc trong và ngoài Trung tâm. Tại đây, các danh mục đã được thiết lập rất chi tiết và cụ thể như: mục Tin tức, Giới thiệu, Những điều cần biết, Hướng dẫn và tra cứu, Liên kết thư viện. Tuy nhiên, để nâng cao chất lượng phục vụ cho NDT thì Trung tâm cần thiết lập thêm mục ỘĐề nghị mua tài liệuỢ. Qua danh mục này NDT có thể ghi những yêu cầu về tài liệu mà mình cần một cách nhanh chóng và thuận tiện.
Việc tổng hợp các yêu cầu trong danh mục sẽ do một cán bộ thư viện đảm nhiệm với các quy định cụ thể về thời gian và hình thức tổng hợp.
- Tổ chức Hội nghị bạn đọc
Hội nghị bạn đọc là một hình thức tổ chức để trao đổi ý kiến giữa Thư viện và NDT về tài liệu hoặc công tác phục vụ bạn đọc. Thông qua trao đổi giữa Thư viện và NDT về tài liệu giúp Thư viện thu thập ý kiến đánh giá của bạn đọc đối với một tác phẩm nào đó theo nội dung, chủ đề hoặc theo chuyên đề, từ đó tạo cho thư viện có cơ sở thực tiễn để làm việc với các cơ quan xuất bản, phát hành sách, tác giảẦĐồng thời cũng qua đó tìm hiểu khâu bổ sung tài liệu của mình có phù hợp với u cầu của NDT hay không.
- Thường xuyên nghiên cứu nhu cầu tin của NDT
Trung tâm cần phải bám sát các nhu cầu và mong muốn của NDT, tiếp tục nghiên cứu thói quen đọc sách của họ để có thể kịp thời thiết lập các bộ sưu tập và phát triển hệ thống các dịch vụ cho phù hợp, có những kế hoạch bổ sung đầy đủ và chắnh xác nhất.
- Thành lập câu lạc bộ những người yêu sách
Đây sẽ là địa chỉ để NDT nâng cao trình độ kiến thức và có cơ hội học hỏi giao lưu. Tại đây, NDT sẽ có cơ hội trao đổi, bình luận với nhau về những cuốn sách hay mà họ đã đọc, từ đó giúp họ lĩnh hội sâu sắc, đầy đủ nội dung cuốn sách. đồng thời kắch thắch sự tìm tịi những cuốn sách mình chưa biết qua sự giới thiệu của bạn đọc khác. Với thư viện, đây là biện pháp nắm bắt và kắch thắch nhu cầu đọc có định hướng, tăng khả năng khai thác NLTT. Thông qua câu lạc bộ này, NDT có thể có được tài liệu mình cần từ các địa chỉ email của giảng viên, hay ghi yêu cầu của mình vào các hộp phiếu yêu cầu tài liệu.
3.2.4 Đẩy mạnh tin học hóa trong cơng tác phát triển nguồn lực thông tin
- Trung tâm cần áp dụng triệt để tác dụng của phân hệ bổ sung trong phần mềm Libol như: làm đơn đặt mua tài liệu, quản lý số liệu bổ sung, kiểm soát tài liệu ra vào, kiểm tra trùng...
- Hoàn thiện các CSDL thư mục, nhất là CSDL toàn văn để bạn đọc nắm bắt được toàn bộ tài liệu của Trung tâm, nâng cao khả năng khai thác thông tin cho họ.
- Đẩy nhanh q trình số hóa tài liệu để giúp bạn đọc cập nhật thông tin một cách nhanh nhất. Tất cả các nguồn tin đã được số hóa đều phải phân hoạch và xây dựng các cơng cụ hỗ trợ ( máy tìm, các cơng cụ tra cứu khác...) trên website của Trung tâm để NDT có thể truy cập theo đúng mức độ đã quy định.
- Nâng cao chất lượng hệ thống mạng nội bộ giúp cho việc khai thác và chia sẻ thông tin được thuận lợi hơn.
3.2.5 Tăng cường phối hợp bổ sung và chia sẻ nguồn lực thông tin
Ngày nay khoa học kĩ thuật và công nghệ thông tin ngày càng phát triển mạnh mẽ làm cho lượng thông tin tăng lên một cách nhanh chóng. Tuy nhiên, khơng phải thơng tin nào cũng được NDT cập nhật một cách đầy đủ
và kịp thời. Điều đó thể hiện sự bất cập giữa q trình truyền tải thơng tin và khả năng tiếp nhận thơng tin.
Hiện tại, khơng có bất cứ một thư viện hay cơ quan thông tin nào trên thế giới cũng như ở Việt Nam có đủ tiềm lực, khả năng độc lập để có thể phát triển NLTT nhằm thỏa mãn nhu cầu ngày càng phong phú, đa dạng của NDT trong xã hội. Vấn đề phối hợp, chia sẻ NLTT giữa các thư viện, đặc biệt là các thư viện trong cùng hệ thống, có nhu cầu liên kết chia sẻ về mặt nghiệp vụ và NLTT càng trở nên cần thiết. Sự liên kết này giúp mỗi thư viện đáp ứng tốt hơn nhu cầu khai thác thơng tin cho bạn đọc của mình, đồng thời cũng giúp nguồn tài nguyên thông tin của thư viện được sử dụng hiệu quả và thiết thực hơn khi NDT khai thác ngoài phạm vi cộng đồng bạn đọc của thư viện cũng có thể tiếp cận được nguồn tài nguyên này mọi lúc mọi nơi.
Phối hợp bổ sung và chia sẻ NLTT là một trong những yếu tố có ý nghĩa quan trọng trong tồn bộ hoạt động của Trung tâm. Nhận thức rõ điều đó, Trung tâm đã có những mối quan hệ nhất định với các cơ quan và tổ chức về việc phát triển NLTT. Tuy nhiên, phạm vi và số lượng các đơn vị mà cơ quan phối hợp vẫn còn rất hạn chế. Hiện tại, Trung tâm mới chỉ tiến hành phối hợp bổ sung NLTT tại một số cơ quan tổ chức lớn và các nhà xuất bản. Hình thức phối hợp này mới chỉ dừng lại ở việc bổ sung đối với tài liệu dạng in ấn. Đồng thời quy trình bổ sung cũng mang tắnh chất truyền thống. Vì vậy, Trung tâm cần tiến hành tăng cường phối hợp bổ sung, chia sẻ đối với NLTT dạng điện tử. Để thỏa mãn nhu cầu ngày càng cao của bạn đọc.
Trong thời gian tới Trung tâm cần tắch cực tăng cường mở rộng phạm vi và số lượng các đợn vị phối hợp bằng cách: tắch cực số hóa tài liệu, hồn thiện các CSDL đưa lên Website của Trung tâm. Đồng thời tăng cường các hình thức tuyên truyền giới thiệu các sản phẩm, dịch vụ cũng như các nguồn lực thơng tin hiện có tại Trung tâm trên các phương tiện thông tin đại chúng để bạn đọc biết đến và sử dụng một cách hiệu quả cũng như gây được sự chú ý đến các cá nhân, cơ quan tổ chức khác.
Ngày nay, thư viện đang có sự thay đổi rất lớn trong mọi hoạt động nhằm phù hợp với sự phát triển của xã hội mà ở đó nền kinh tế dựa trên nền tảng thơng tin tri thức. Bằng chứng là việc bổ sung và sử dụng tài liệu dạng in ấn dần được thay vào đó là việc truy cập trực tuyến vào bộ sưu tập điện tử được chia sẻ. Các dịch vụ thư viện cũng vì thế thay đổi theo nhu cầu của NDT. Việc cân bằng giữa tài liệu dạng in ấn truyến thống và dạng điện tử đang là mối lo ngại lớn. Hiện tại, việc tìm kiếm NLTT điện tử cùng với vấn đề lưu trữ, bảo quảnẦcũng như việc đánh giá hiệu quả của nguồn lực online vẫn là một thách thức đối với nhiều thư viện. Vì thế việc liên kết bổ sung tài liệu là một phương thức vô cùng cần thiết.
Sách điện tử đang trở thành một trong những NLTT điện tử chiếm ưu thế trong thời đại thông tin.
Dưới đây là một giải pháp liên kết, chia sẻ NLTT điện tử đang được rất nhiều thư viện trên thế giới áp dụng và mang lại những hiệu quả nhất định:
Sự liên kết, phối hợp, chia sẻ thông tin cũng đem lại lợi ắch về kinh tế cho các thư viện, đặc biệt là khi họ lập ra các hiệp hội (Consortium) để quản lý việc đặt mua chung các nguồn dữ liệu điện tử như CSDL hay tạp chắ điện tử trực tuyến.
Consortium sách điện tử là phương thức mua sách điện tử và cho phép chia sẻ bộ sưu tập sách đã được tập hợp theo phương thức truy cập một cách thường xuyên, lâu dài. Điều này rất quan trọng đối với việc lưu trữ số lượng của NLTT dạng này, giảm thiểu việc trùng thừa bản gây lãng phắ, và tạo ra một phương thức giá thành hợp lý. Nói một cách khác, Consortium sách điện tử là một cách thức đáng góp tiền để mua sách từ các đơn vị thành viên tham gia vào consortium.
Với việc sử dụng mơ hình mua liên kết trong phương thức liên kết truy cập sách điện tử có hình thức mua dài hạn và mua ngắn hạn phụ thuộc vào chắnh sách của các nhà xuất bản và mang lại nhiều lợi ắch cho các thư viện.
Chắnh vì vậy, nếu Trung tâm TTTT- Trường ĐHKTHN đề xuất giải pháp này với một số cơ quan khác thuộc hệ thống các thư viện trường đại học có chung chuyên ngành đào tạo như: Thư viện Tạ Quang Bửu, Thư viện Đại học Xây dựng, Thư viện Đại học Thủy lợiẦ và các nhà xuất bản thì rất có thể sẽ tạo ra một Consortium sách điện tử phát triển mạnh mẽ, thỏa mãn nhu cầu của NDT.
Tuy nhiên, mỗi cơ quan có chức năng nhiệm vụ riêng, vì vậy khi phối hợp, chia sẻ NLTT thì Trung tâm cũng cần chú ý đến hiệu quả và lợi ắch nhất định của mình và đơn vị đó.
3.2.6 Tăng cường kinh phắ bổ sung
Hiện nay, các hoạt động của Trung tâm ln có sự đầu tư kinh phắ từ nhà trường. Nguồn kinh phắ bổ sung cho hoạt động của Trung tâm chủ yếu dành cho công tác phát triển NLTT. Nguồn kinh phắ đó tăng lên đáng kể qua từng năm do nhu cầu bổ sung tài liệu của Trung tâm ngày càng cao. Chi phắ bổ sung tài liệu mỗi năm tại Trung tâm là khoảng 600 - 700 triệu đồng.
Tuy nhiên, số lượng kinh phắ đó cịn rất hạn chế, nhiều khi khơng đáp ứng đầy đủ nhu cầu của Trung tâm trong việc bổ sung tài liệu. Vì vậy, nhà trường cần có chắnh sách phân bổ kinh phắ phù hợp hơn để Trung tâm có thể hoạt động một cách tốt nhất. Nhưng Trung tâm cũng cần chủ động hơn trong việc sử dụng kinh phắ của Trung tâm cũng như do nhà trường cấp.
3.2.7 Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị
Cơ sở vật chất, trang thiết bị là yếu tố quan trọng của mỗi cơ quan Thông tin - Thư viện, nó góp phần nâng cao chất lượng các hoạt động của thư viện nói chung và cơng tác phát triển NLTT nói riêng.
Hiện nay, trang thiết bị và cơ sở vật chất của Trung tâm khá hiện đại và khang trang. Tuy nhiên, để nâng cao chất lượng phục vụ Trung tâm cần có những phương hướng, kế hoạch đầu tư cụ thể:
- Tăng thêm diện tắch sử dụng cho Trung tâm trong đó chủ yếu là phịng phục vụ bạn đọc. Bởi vì đây là phịng có số lượng bạn đọc khá đơng.
- Cần tiến hành áp dụng hình thức kho mở cho mọi đối tượng bạn đọc nhằm tạo điều kiện cho họ trong quá trình tìm kiếm tài liệu, đồng thời tiết kiệm thời gian, công sức phục vụ của cán bộ thư viện.
- Trung tâm cần tiến hành nâng cấp và bổ sung máy tắnh để phục vụ cho việc tác nghiệp của cán bộ thư viện và tra cứu tài liệu của NDT.
- Để đảm bảo chất lượng bảo quản tài liệu tại các kho sách thì Trung tâm cần chú trọng đến chất lượng giá sách. Thay thế những giá sách cũ và tiến hành trang bị giá sách mới theo đúng chuẩn đã quy định.
- Tiến hành lắp điều hòa tại các phòng, đặc biệt là kho sách, trang bị thêm máy hút bụi, hút ẩm, quạt thơng gió, hệ thống chiếu sáng, lắp đặt camera theo dõi việc sử dụng tài liệu của NDT, đống thời lắp đặt cổng từ để quản lý bạn đọc ra vào thư viện.
3.2.8 Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ và đào tạo NDT
Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ
Có người đã nói rằng: Cán bộ thư viện cần ỘCó một trái tim nhân ái, đầy nhiệt huyết của một người cộng sản, có cái đầu của một người thầy, có niềm say mê lao động, sáng tạo của một nhà khoa học và có sự ứng xử, giao tiếp thân thiện của một nhà tâm lýỢ
Với sự phát triển mạnh mẽ của hệ thống các thư viện như hiện nay thì việc nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ là rất cần thiết.
Ngày nay, hầu hết các thao tác kỹ thuật nghiệp vụ thư viện đều ứng dụng cơng nghệ thơng tin và điều đó đã làm thay đổi căn bản vai trị của cán bộ thư viện. Đòi hỏi họ phải thường xuyên học hỏi và trau dồi kiến thức chuyên môn cũng như các kiến thức về ngoại ngữ và tin học. Bởi đây chắnh là yếu tố quan trọng quyết định đến chất lượng của công tác phục vụ bạn đọc
và đảm bảo sự phát triển mạnh mẽ của Trung tâm trong thời kỳ hội nhập như hiện nay.
Trong cơng tác phát triển NLTT thì vai trị của cán bộ được hiện rõ thông qua thao tác bổ sung tài liệu. Bổ sung là một thao thác đòi hỏi cao về kỹ thuật nghiệp vụ của cán bộ thư viện. Quy trình bổ sung cũng địi hỏi phải đảm bảo mức độ cập nhật của tài liệu, hướng tới nhiệm vụ, mục tiêu chắnh trị của đất nước trong từng giai đoạn cụ thể. Vì vậy, nếu cán bộ thư viện có chun mơn và trình độ thì họ sẽ rất nhạy bén với thời đại. Điều này, góp phần làm tăng thêm chất lượng NLTT, đáp ứng nhu cầu của NDT.
Để nâng cao chất lượng cán bộ thì Trung tâm cần tạo điều kiện cho họ có cơ hội trau hồi và học hỏi kinh nghiệm, trước hết Trung tâm cần:
- Mở các lớp đào tạo ngắn hạn về chuyên môn cũng như các kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình tác nghiệp. Tổ chức các hội nghị, hội thảo nhằm nâng cao khả năng hiểu biết cho cán bộ. Tổ chức các buổi tham quan, khảo sát tại các thư viện khác nhằm chia sẻ và học hỏi kinh