6. Bố cục của khóa luận
2.2 Tình hình phát triển nguồn lực thông tin tại Trung tâm
2.2.4 Quan hệ hợp tác trong bổ sung
Xu hướng phối hợp trong công tác bổ sung đang ngày càng phổ biến và được nhiều thư viện áp dụng. Hoạt động phối hợp này nhằm mục đắch
tránh trùng lặp tài liệu. Bên cạnh đó việc phối hợp cũng giúp cho giá trị của tài liệu được tăng cao. Điều này đồng nghĩa với việc thông tin không bị khép kắn trong phạm vi của một cơ quan thông tin thư viện, đưa tài liệu đến với đông đảo bạn đọc hơn.
Hiện nay, Trung tâm đang tiến hành phối hợp, chia sẻ NLTT với Liên hiệp Thư viện các trường đại học phắa Bắc mà Trung tâm cũng là thành viên. Trong quá trình quan hệ hợp tác với các thư viện trường đại học thì Trung tâm đã có những lợi ắch nhất định. Lợi ắch đầu tiên là Trung tâm được học hỏi các kinh nghiệm trong quá trình bổ sung của các thư viện bạn. Đồng thời, nhờ có sự trao đổi, tặng biếu các tài liệu thừa, trùngẦ đã giúp Trung tâm có thêm nhiều nguồn tài liệu quý giá như các tài liệu không tái bảnẦ.
Ngồi ra, Trung tâm cịn phối hợp, liên kết với các Thư viện lớn như: Thư viện Quốc gia Việt Nam, Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc giaẦ cùng một số thư viện trường đại học khác trên thế giới.
2.2.5 Tin học hóa trong cơng tác bổ sung
Công nghệ thông tin là tập hợp các phương thức khoa học, các phương tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại như kỹ thuật máy tắnh, viễn thông... nhằm tổ chức, khai thác, sử dụng có hiệu quả các nguồn tài ngun thơng tin rất phong phú, tiềm tàng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội.
Việc áp dụng cơng nghệ thơng tin trong q trình hoạt động nghiệp vụ thư viện đang là trọng tâm hàng đầu của Trung tâm. Hiện tại, Trung tâm đang sử dụng phần mềm Libol 5.5 để quản trị các CSDL, trong đó khâu bổ sung là một khâu rất quan trọng có vai trị to lớn trong việc xây dựng kho sách của Trung tâm.
Việc sử dụng phần mềm Libol đã có tác dụng rất lớn trong công tác bổ sung tài liệu. Nhờ vậy mà cán bộ thư viện có thể thuận tiện hơn trong quá trình kiểm tra sách trùng, kiểm kê kho, giảm chi phắ cho xử lý tài liệuẦ.
Phân hệ Bổ sung giúp cho việc quản lý tài liệu theo đơn đặt hàng, lên danh sách các ấn phẩm đặt mua, theo dõi thời gian giao hàng, lập thư phản hồi khi việc giao hàng diễn ra chậm chạp hoặc có sai sót. Như vậy, hoạt động bổ sung được được diễn ra theo một chu trình xun suốt, có sự thẩm định và đánh giá chất lượng từ cả hai bên mua và bán, hoặc đối với cả tài liệu được tặng biếu.
Hình 5: Tắnh năng đơn đặt trong phân hệ Bổ sung
Phân hệ cho phép quản lý, thống kê hoạt động bổ sung của thư viện chắnh xác và nhanh chóng.
- Cho phép quản lý hệ thống Kho dữ liệu thư viện một cách dễ dàng, hiệu quả.
- Hỗ trợ việc quản lý kho: xác định vị trắ tài liệu trên giá, số lượng, tự động xác định những ấn phẩm nào thiếu (thanh lý, mất, bạn đọc đang mượn)
- Tắnh năng Kế toán: Cho phép quản lý ngân sách bổ sung theo từng thời điểm cụ thể với khả năng kiểm tra và in báo cáo kế tốn tình trạng quỹ tại bất kỳ thời điểm nào.
- Phân hệ bổ sung còn cung cấp khả năng tạo các khuôn dạng, nhãn sách và in các nhãn theo mục đắch sử dụng của mỗi cơ quan đơn vị.
Hiện nay, Trung tâm có nhiều hình thức bổ sung với các phương thức khác nhau căn cứ vào nguồn kinh phắ do Nhà trường cấp và nguồn tài chắnh
của Trung tâm . Hàng năm Trung tâm thường lên kế hoạch bổ sung với những mục tiêu và chiến lược cụ thể nhằm đảm bảo chất lượng các nguồn tài liệu khi nhập vào kho sách và đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của bạn đọc.
Hình 6: Đồ thị thống kê số lượng bổ sung bản ấn phẩm 2.2.6 Công tác thanh lý tài liệu
Bổ sung tài liệu mới có giá trị và thanh lý tài liệu cũ, lạc hậu là hai quá trình diễn ra song song tại bất kỳ một cơ quan thư viện nào. Cơng tác thanh lý có ý nghĩa đặc biệt quan trọng như: giúp kho sách gọn nhẹ hơn, tiết kiệm chi phắ bảo quản tài liệu, giúp bạn đọc tiếp cận với nguồn thông tin mới nhất trong quá trình bổ sung tài liệu mới thay thế tài liệu cũ, nội dung lạc hậu. Từ đó thỏa mãn tối đa nhu cầu của NDT.
Thời gian thanh lý tài liệu tại Trung tâm là từ 4 - 5 năm thì thanh lý một lần. Tuy nhiên, tài liệu không bỏ đi ngay mà sẽ lưu kho khoảng từ 5 - 10 năm thì mới bỏ đi. Thực tế cho thấy số lượng tài liệu mỗi năm gia tăng một cách nhanh chóng cả về số lượng và chất lượng. Vì vậy, Trung tâm cần tiến hành bổ sung nguồn tài liệu mới và tăng cường công tác thanh lý nhằm tạo điều kiện giải phóng diện tắch kho, nâng cao chất lượng phục vụ NDT. Hiện
tại, công tác thanh lý của Trung tâm đã được chú trọng, nhưng tiến độ triển khai còn tương đối chậm so với yêu cầu.
Bảng 5: Số lượng tài liệu thanh lý từ năm 2001 - 2010 Năm Số lƣợng đầu sách Số lƣợng cuốn
2001 117 9.963
2006 97 2.001
2010 136 15.134
Như vậy, công tác bổ sung bao gồm cả hai hoạt động: thu thập tài liệu mới có giá trị, đồng thời giải phóng những tài liệu khơng cịn giá trị, đó chắnh là cơng tác thanh lý tài liệu.
2.3 Đánh giá hoạt động phát triển nguồn lực thông tin của Trung tâm
Việc phân tắch, đánh giá NLTT trên cơ sở tìm hiểu thực trạng phát triển của Trung tâm là một việc rất quan trọng. Bởi vì, qua đó có thể phát hiện những vấn đề tồn đọng và nguyên nhân dẫn đến những tồn đọng để có những hướng giải quyết mới và tắch cực góp phần đưa hoạt động của Trung tâm ngày càng phát triển hơn.
Hiện nay, TTTTTV Trường ĐHKTHN đã xây dựng được một kho tàng sách rất phong phú và đa dạng. Tài liệu chuyên ngành phục vụ tương đối đầy đủ cho tất cả các khoa trong trường. Đồng thời, Trung tâm cũng tắch cực bổ sung các tài liệu tham khảo giúp cho việc học tập, nghiên cứu của sinh viên, cán bộ được tốt hơn.
Tuy nhiên, để đảm bảo chất lượng phục vụ tốt cho NDT thì Trung tâm cần phải có sự đầu tư và chú trọng hơn nữa đến công tác phát triển NLTT năm những năm tiếp theo.
Để có sự đánh giá một cách khách quan và tồn diện nhất về công tác phát triển NLTT tại Trung tâm, tác giả đã tiến hành điều tra bảng hỏi. Tổng số phiếu tham gia khảo sát là 150.
Thơng qua kết quả phiếu điều tra ta có thể biết được giới tắnh, trình độ học vấn, lĩnh vực hoạt động và nhu cầu của NDT.
- Về giới tắnh: Tham gia trả lời phiếu điều tra có 127 NDT là nam giới (chiếm 84,6%), 23 NDT là nữ giới (chiếm 15,4%).
- Về nghề nghiệp: Tham gia trả lời câu hỏi bao gồm: sinh viên, học viên cao học, cán bộ giảng dạy, cán bộ quản lý, lãnh đạo. Trong đó, số lượng sinh viên chiếm tới 91,4%. Số lượng NDT là cán bộ quản lý, giảng viên, học viên cao học chiếm số lượng rất nhỏ.
Qua thông tin trên có thể nhận thấy một đặc điểm nổi bật của NDT tại Trung tâm là: NDT là nam giới chiếm một số lượng lớn. Điều này cũng khá phù hợp với các ngành đào tạo mang tắnh đặc thù riêng của Trường Kiến trúc như Xây dựng, Kiến trúc, Quy hoạch đô thị...
Mặc dù, số lượng NDT tại Trường ĐHKTHN là rất lớn. Tuy nhiên, lượng bạn đọc sử dụng thư viện thì lại khơng thường xun và cịn rất hạn chế. Đối tượng NDT chủ yếu và đông đảo nhất là sinh viên.
- ĐHKTHN là một Trường đào tạo đa ngành nghề, vì vậy số lượng bạn đọc thuộc các nhóm ngành cũng rất khác nhau.
Đồ thị trên thể hiện tỷ lệ NDT tại các nhóm ngành nghề có sự chệnh lệch lớn. Nhóm ngành Xây dựng, Kiến Trúc và Đơ thị có số lượng bạn đọc lớn hơn rất nhiều so với các chuyên ngành đào tạo khác.
Kết quả điều tra về nhu cầu sử dụng tài liệu thuộc các chuyên ngành cũng phản ánh khá rõ sự chênh lệch này, cụ thể:
Chuyên ngành Kiến trúc chiếm 30%, Xây dựng: 23,3 %, Quy hoạch: 19,3%, Mỹ thuật: 10%, Môi trường đô thị: 14 %, chuyên ngành khác: 3,3 %
Dựa vào số liệu thống kê trên cho thấy một đặc điểm quan trọng của NDT tại Trung tâm đó là: thơng thường bạn đọc sẽ sử dụng tài liệu thuộc chuyên ngành chắnh của mình hơn là các chuyên ngành khác. Vì vậy, nếu số lượng NDT của chuyên ngành nào mà lớn thì nhu cầu của bạn đọc về chun ngành đó cũng khá cao.
- Để nâng góp phần nâng cao kiến thức cho NDT thì trong những năm qua Trung tâm đã áp dụng nhiều hình thức khác nhau. Trong đó có hình thức tăng cường bổ sung tài liệu với nhiều thứ tiếng khác nhau. Tuy nhiên, nhu cầu của bạn đọc ngày càng cao và Trung tâm chưa thể đáp ứng đầy đủ mọi yêu cầu của họ.
Trong tổng số 150 phiếu điều tra được phát ra thì nhu cầu về ngơn ngữ bằng tiếng Việt và tiếng Anh chiếm tỷ lệ khá cao so với các ngơn ngữ cịn lại.
Bảng 6: Ngôn ngữ tài liệu mà NDT sử dụng
Ngôn ngữ
T. Việt T.Anh T. Nga T. Trung Ngôn ngữ khác Tổng số
người
100 79 27 29 15
Như vậy, NDT tại Trung tâm không chỉ sử dụng một ngoại ngữ mà còn sử dụng nhiều ngoại ngữ khác nhau. Chắnh vì thế để đáp ứng đầy đủ nhu cầu về ngôn ngữ của tài liệu cho bạn đọc là một việc làm rất khó khăn, địi hỏi Trung tâm phải có những chắnh sách và biện pháp bổ sung hợp lý.
Việc tìm hiểu về các thơng tin cá nhân cũng như nhu cầu của NDT sẽ giúp cho Trung tâm có những phương hướng, chiến lược cụ thể và tắch cực hơn trong việc nâng cao chất lượng NLTT, đáp ứng tốt nhu cầu ngày càng cao của NDT.
Tuy nhiên, để có những đánh giá khách quan và thiết thực hơn về NLTT tại Trung tâm thì cần đánh giá chi tiết ở các phương diện sau:
- Mức độ thỏa mãn của NDT về chất lượng, số lượng, mức độ cập nhật của NLTT.
- Đánh giá chất lượng các sản phẩm và dịch vụ
2.3.1 Đánh giá mức độ thỏa mãn của NDT về NLTT
Trường ĐHKTHN là một trường đào tạo đa ngành nghề. Vì vậy, nhu cầu về tài liệu thuộc các chuyên ngành khác nhau là rất lớn. Bên cạnh đó số lượng sinh viên của trường luôn chiếm số lượng khá đông so với mặt bằng chung của các trường đào tạo khác. Việc cung ứng đầy đủ và thỏa mãn mọi nhu cầu của NDT là một vấn đề hết sức khó khăn.
Nguồn lực thơng tin thì ngày càng gia tăng, nhu cầu của NDT càng lớn. Vì vậy, để có được những NLTT có giá trị phục vụ cho bạn đọc thì Trung tâm đã không ngừng đưa ra các kế hoạch và định hướng cụ thể cho công tác phát triển NLTT.
Kết quả điều tra NDT tại Trường ĐHKTHN đã phần nào phản ánh thực trạng mức độ đáp ứng NLTT của Trung tâm:
Bảng 7: Mức độ thỏa mãn của NDT về NLTT tại Trung tâm
của NDT Số lượng %
Thỏa mãn 40 26,7
Khá thỏa mãn 35 23,3
Chưa thỏa mãn 75 50
Để đáp ứng được nhu cầu của NDT Trung tâm đã có rất nhiều cố gắng trong việc xây dựng kế hoạch, xác định mục tiêu, tăng cường bổ sung trao đổi với các cơ quan Thông tin - Thư viện trong và ngoài nước. Tuy nhiên, qua số liệu thống kê nêu trên ta có thể nhận thấy rằng trên thực tế số lượng và chất lượng NLTT tại Trung tâm vẫn chưa làm thỏa mãn nhu cầu của đông đảo NDT.
Tỷ lệ NDT cho rằng NLTT tại Trung tâm thỏa mãn nhu cầu là 26,7%, khá thỏa mãn là 23,3% và chưa thỏa mãn là 50%. Như vậy, tỷ lệ người trả lời NLTT chưa thỏa mãn với nhu cầu của họ ở mức độ cao. Tức là NLTT tại Trung tâm chưa đáp ứng được nhu cầu về cả số lượng và chất lượng đối với NDT. Điều này, đặt ra cho Trung tâm trong thời gian tới phải nâng cao chất lượng, đa dạng hóa loại hình tài liệu, đẩy mạnh cơng tác bổ sung và phối hợp bổ sung với các cơ quan khác trong và ngoài nước nhằm thỏa mãn tối đa nhu cầu ngày càng cao của bạn đọc.
Trung tâm mới chỉ đáp ứng được phần lớn các tài liệu chuyên ngành đào tạo của Trường. Bên cạnh đó chưa chú trọng bổ sung tài liệu tham khảo, tài liệu thuộc các ngành văn hóa, xã hội.
Đặc biệt là các NLTT có giá trị cao như luận văn, luận án, cơng trình nghiên cứu khoa học, đồ án tốt nghiệpẦ chưa được Trung tâm quản lý và khai thác tốt. Hiện tại, Trung tâm vẫn chưa thu thập và lưu trữ được hết các nguồn tài liệu này vì hầu hết các Khoa trong Trường chưa tiến hành cung cấp đầy đủ cho Trung tâm.
Bên cạnh đó, các nguồn tài liệu này khơng được phục vụ rộng rãi cho mọi đối tượng mà chỉ hạn chế cho các cán bộ giảng dạy, nghiên cứu sinh và
sinh viên nghiên cứu khoa học. Đây là nguồn tài liệu mang lại hiệu quả cao trong việc tìm kiếm thơng tin của NDT.
Ngày nay, với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thơng tin thì nhu cầu của NDT về các phương thức tìm kiếm thơng tin nhanh chóng, chắnh xác và thuận tiện ngày càng cao. Chắnh vì vậy, Trung tâm đã dần thay thế các tủ mục lục truyền thống bằng công cụ tra cứu và cập nhật thơng tin đó là tra cứu Internet. Tại đây NDT có thể truy cập vào phần mềm Libol và tra cứu trên phân hệ OPAC với các CSDL mà Trung tâm đã xây dựng hoặc được tài trợ, liên kết. Tuy nhiên, do hạn chế về số lượng máy tra cứu nên chưa đáp ứng được nhu cầu khai thác cao của bạn đọc. Điều này hạn chế sự tiếp cận và cập nhật thơng tin đầy đủ, nhanh chóng và chắnh xác cho NDT.
Trung tâm cần tiến hành phối hợp với các cơ quan thơng tin - nơi có nguồn tin gốc và tăng cường kết nối mạng Internet, bổ sung hệ thống máy tra cứu để tạo điều kiện tốt nhất cho NDT khai thác và tìm kiếm các nguồn tin điện tử.
Việc tìm hiểu mức độ thỏa mãn nhu cầu tin của NDT giúp cho Trung tâm có những phương hướng và kế hoạch để điều chỉnh hoạt động của mình.
2.3.2. Đánh giá chất lượng các sản phẩm và dịch vụ tại Trung tâm
NLTT là cơ sở nền tảng để đánh giá chất lượng các sản phẩm và dịch vụ. Nếu NLTT tại Trung tâm có chất lượng tốt, phù hợp với chuyên ngành đào tạo của Nhà trường, đáp ứng nhu cầu của NDT thì các sản phẩm và dịch vụ sẽ thu hút được đông đảo NDT sử dụng. Ngược lại, nếu các sản phẩm và dịch vụ không được bạn đọc quan tâm và sử dụng, điều đó thể hiện các NLTT chưa đảm bảo chất lượng.
Vì vậy, việc đánh giá các sản phẩm và dịch vụ sẽ giúp cho Trung tâm có những định hướng và chiến lược để hoàn thiện chất lượng các NLTT.
Việc tìm kiếm và khai thác thơng tin thông qua các sản phẩm và dịch vụ tại Trung tâm giúp NDT tiếp cận thơng tin một cách nhanh chóng, hiệu quả và chắnh xác.
Hiện nay các sản phẩm và dịch vụ tại Trung tâm rất đa dạng và phong phú. Tuy nhiên, với nhu cầu ngày càng cao của NDT thì việc tạo ra các sản phẩm và dịch vụ đáp ứng đầy đủ mọi nhu cầu của NDT lại rất khó khăn.
Kết quả điều tra tại Trung tâm NDT đã có những đánh giá khác nhau