6. Bố cục của khóa luận
3.2 Hợp tác trao đổi chia sẻ nguồn lực thông tin
Theo xu thế chung của thế giới ngày nay, cần kết hợp việc sử dụng nguồn lực thông tin tại chỗ với việc tiếp cận với các nguồn lực thông tin ở các nơi khác, dƣới các phƣơng thức khả thi khác nhau.
Hình thành và phát triển các hệ thống và mạng thơng tin tự động hóa, cho phép các Trung tâm TT-TV liên kết với nhau trên mạng máy tính để trao đổi và chia sẻ nguồn lực thơng tin. Có thể kết nối mạng WAN, Internet để thuận tiện trao đổi và chia sẻ các nguồn tin điện tử và CSDL trong và ngồi hệ thống thơng tin và hình thức phổ biến nhất là mƣợn liên thƣ viện. Xu hƣớng liên kết các trung tâm TT-TV đại học với nhau trên cơ sở chính sách của Liên hiệp các thƣ viện đại học, để có nguồn lực thơng tin mạnh, đảm bảo khả năng đáp ứng nhu cầu thông tin đa dạng một cách hiệu quả, đáp ứng tốt nhu cầu tin của ngƣời dùng tin. Việc phát triển các dịch vụ thông tin chia sẻ trên mạng đã và đang trở thành xu hƣớng phát triển quan trọng của các cơ quan thông tin thƣ viện hiện nay và trong tƣơng lai
Quá trình liên kết hợp tác giữa các cơ quan TT-TV là nhu cầu tất yếu của việc hội nhập nhằm tận dụng tối đa nguồn lực thơng tin sẵn có của mỗi cơ quan, tránh hiện tƣợng bổ sung trùng lặp, gây lãng phí,tranh thủ mọi cơ hội để tăng cƣờng số lƣợng, cũng nhƣ chất lƣợng thơng tin phục vụ ngƣời dùng tin trong và ngồi cơ quan.
Vấn đề trao đổi thông tin, đặc biệt là thông tin dạng số giữa các trƣờng đại học hầu nhƣ vẫn chƣa thực hiện một cách có hệ thống trên quy mô rộng do những hạn chế về đầu tƣ tài chính cho việc số hóa tài liệu . Để thực hiện đƣợc cần có kế hoạch cụ thể hơn nhằm tăng hiệu quả sử dụng thông tin, tiết kiệm thời gian cơng sức và kinh phí của các trƣờng trong quá trình xây dựng nguồn lực thơng tin cho cơ quan mình.
Thực tế hiện nay, các Trung tâm TT-TV các trƣờng đại học đang đứng trƣớc vấn đề hết sức khó khăn trong việc lựa chọn bổ sung tài liệu do mâu thuẫn giữa kinh phí hoạt động đƣợc cấp cịn eo hẹp với nguồn tài ngun thơng tin trong và ngồi nƣớc
giữa các Trung tâm TT-TV với nhau, cũng nhƣ tận dụng tối đa các nguồn lực thông tin của các cơ quan thông tin KH&CN của các bộ ngành, đang là yêu cầu cấp bách đặt ra cho hệ thống trung tâm thông tin - thƣ viện các trƣờng đại học hiện nay.
Một số giải pháp chia sẻ nguồn lực thông tin giữa các Trung tâm TT-TV các trƣờng đại học nhƣ sau:
- Mượn liên thư viện: Hình thức mƣợn liên thƣ viện thƣờng đƣợc thực hiện theo sự liên kết giữa các thƣ viện có cùng khu vực địa lý, cùng loại hình thƣ viện. Chính vì vậy mà việc tiến hành thực hiện mƣợn liên thƣ viện giữa các Trung tâm TT-TV các trƣờng đại học trên địa bàn Hà Nội rất thuận lợi. Các Trung tâm TT-TV có thể tiến hành cung cấp các biểu ghi tài liệu cho nhau và cùng tổ chức giới thiệu cho NDT bằng các hình thức nhƣ:
+ Tổ chức mục lục liên hợp + Tổ chức thông báo sách mới + Xây dựng các thƣ mục thông báo
- Hợp tác cung cấp các dịch vụ thông tin: Các Trung tâm TT-TV các
trƣờng đại học có thể hợp tác với nhau trong việc cung cấp các dịch vụ thông tin cho NDT. Hiện nay, giá cả sử dụng chi phí dịch vụ thơng tin của các Trung tâm TT-TV các trƣờng đại học là khác nhau, giá cả của các tài liệu cung cấp chƣa có quy định chung, mỗi cơ quan một giá khác nhau. Sự khác nhau về giá cả này làm cho bạn đọc đôi khi cảm thấy khơng thỏa đáng. Bởi vì giá cả dịch vụ riêng lẻ bao giờ cũng cao hơn, trong khi đó, việc chia sẻ về dịch vụ sẽ tạo ra chi phí thấp nhằm hỗ trợ cho việc bổ sung nguồn lực thông tin cho các Trung tâm TT-TV và có lợi cho NDT khi tiếp cận và sử dụng các sản phẩm và dịch vụ đó. Bên cạnh đó, cần phải đơn giản hóa các thủ tục đối với NDT khi sử dụng chung các dịch vụ, thiết lập các chính sách chung về lệ phí thƣ viện, lệ phí làm thẻ, lệ phí sử dụng dịch vụ,…và các nguyên tắc khi sử dụng thƣ viện.
- Xây dựng chính sách hợp tác bổ sung: Mục đích của chính sách hợp tác
bổ sung nhầm giảm bớt sự trùng lặp của những tài liệu chuyên ngành và tài liệu khoa học nói chung, các Trung tâm TT-TV sẽ bổ sung thêm đƣợc nhiều đầu tài liệu mới, tạo cơ hội cho NDT khai thác và sử dụng vốn tài liệu của các Trung tâm TT-TV khác nhau. Để thực hiện đƣợc chính sách này thì cần phải có một Trung tâm TT-TV đứng ra
làm đầu mối cung ứng và phân phối tài liệu theo kế hoạch của từng thành viên, đồng thời xuất bản thƣ mục thông báo sách mới hàng tháng chung cho các Trung tâm TT- TV các trƣờng thành viên và NDT . Ví dụ, các trƣờng có chung các chun ngành đào tạo về Công nghệ thông tin, Điện tử, Viễn thơng có thể trao đổi tài liệu học tập với nhau, bởi vì khung chƣơng trình đào tạo 2 ngành trên của các trƣờng gần nhƣ nhau.(xem phụ lục 2)
- Hợp tác cung cấp thông tin: việc cung cấp thông tin, phân phối thông tin
ở các dạng thức, tài liệu truyền thống, tài liệu điện tử giữa các Trung tâm TT-TV đóng vai trị quan trọng trong chính sách hợp tác chia sẻ nguồn lực thông tin giữa các Trung tâm TT-TV. Các chính sách cung cấp phải có sự đảm cam kết sẽ làm cho các hoạt động của các Trung tâm TT-TV trở lên nhanh chóng, và hiệu quả cao, nhằm thỏa mãn nhu cầu thông tin của NDT.