6.4. Quản lý đội dự án
Project manager dẫn dắt đội dự án thực hiện hoạt động dự án
Giải quyết xung đột bằng cách đánh giá, đưa ra giải pháp hiệu quả nhất sử dụng mơ hình quản lý xung đột.
TRIỂN KHAI WEBSITE QUẢN LÝ NHÂN SỰ CHO CÔNG TY CHATS39 Hình 11: Mơ hình quản lý xung đột
PHẦN 7: QUẢN LÝ TRUYỀN THƠNG DỰÁN ÁN
7.1. Kế hoạch truyền thơng
Bảng 24: Bản kế hoạch quản lý truyền thơng dự án Loại hình
truyền thơng Mơ tả
Tần suất Dạng Người tham gia/phân phối Chuyển giao Người sở hữu Báo cáo tình trạng hàng tuần Email tổng hợp của tình trạng dự án Hàng tuần Email Project Sponsor, Team, Stakehol ders Báo cáo trạng thái Project Manager Họp mặt nhóm dự án hàng tuần Họp để xem xét các tài liệu dự án và trạng thái Hàng tuần Cuộc họp trực tuyến/ trực tiếp Project Team Các tài liệu dự án Project Manager Xem xét hàng tháng dự án Trình bày các chỉ số và trạng thái hoàn thành cho nhóm và Hàng tháng Cuộc họp trực tiếp Project Sponsor, team, Bản trình bày báo cáo trạng Project Manager
TRIỂN KHAI WEBSITE QUẢN LÝ NHÂN SỰ CHO CÔNG TY CHATS
40
(PMR) nhà tài trợ Stakeholders
thái và chỉ số hồn thành Xem xét đánh giá chính thức về dự án Trình bày kết thúc giai đoạn dự án và công bố bắt đầu giai đoạn mới Khi cần thiết Cuộc họp Project Sponsor, team, Stakehol ders Báo cáo hoàn thành giai đoạn và giai đoạn tiếp theo Project manager Xem xét lại thiết kế công nghệ Xem xét bất kỳ thiết kế kỹ thuật hoặc công việc liên quan đến dự án
Khi cần thiết
Cuộc họp Project Team Gói thiết kế Project Manager
7.2. Quản lý truyền thông
Bảng 25: Quản lý thông tin các bên liên quan đến truyền thông dự án
Tên Chức
danh Email SĐT văn phòng
SĐT cá nhân Nguyễn Chủ Tịch Sponsor tich12345678@gmail.com 030234180032 0397857412
Nguyễn Thị Cẩm Project Manager cam12345678@gmail.com 03023418007 012345678
Phạm Thị Quế Anh Team Member anh12345678@gmail.com 03023418003 0396237846
Cao Thị Hồng Hạnh Team Member hanh12345678@gmail.com 030234180012 0208474744
Huỳnh Giang Sơn Team
Member
son12345678@g
mail.com 030234180033 0128437473
Nguyễn Thị Phương
Thảo Team Member thao12345678@gmail.com 030234180078 090837363
Phạm Nguyễn Cao Huỳnh Team Member huynh12345678 @gmail.com 030234180045 0374364334
TRIỂN KHAI WEBSITE QUẢN LÝ NHÂN SỰ CHO CÔNG TY CHATS41 7.3. Kiểm sốt truyền thơng
Đối với cuộc họp:
Người quản lý dự án sẽ phân phối chương trình họp ít nhất 2 ngày trước bất kỳ cuộc họp đã lên lịch nào và tất cả những người tham gia dự kiến sẽ xem xét chương trình họp trước cuộc họp.
Trong tất cả các cuộc họp của dự án, máy chấm cơng sẽ đảm bảo rằng nhóm tn thủ thời gian được nêu trong chương trình làm việc và máy ghi sẽ ghi lại tất cả các ghi chú để phân phối cho nhóm sau khi kết thúc cuộc họp.
Điều bắt buộc là tất cả những người tham gia phải đến mỗi cuộc họp đúng giờ và tất cả điện thoại di động được tắt hoặc đặt ở chế độ rung để giảm thiểu phiền nhiễu. Biên bản cuộc họp sẽ được phân phối chậm nhất là 24 giờ sau khi mỗi cuộc họp kết thúc.
Email:
Tất cả email liên quan đến Dự án phần mềm quản lí nhân sự CHATS phải chun nghiệp, khơng có lỗi và cung cấp thông tin liên lạc ngắn gọn. Email nên được phân phối đến đúng người tham gia dự án. Tất cả các tệp đính kèm phải thuộc một trong các chương trình bộ phần mềm tiêu chuẩn của tổ chức và tuân theo các định dạng công ty đã thiết lập.
Nếu email là để đưa ra một vấn đề thì email đó sẽ thảo luận vấn đề đó là gì, cung cấp thông tin cơ bản ngắn gọn về vấn đề và đưa ra khuyến nghị để khắc phục vấn đề. Người quản lý dự án được đưa vào bất kỳ email nào liên quan đến dự án phần mềm web quản lý nhân sự CHATS
Truyền thơng khơng chính thức:
Bất kỳ vấn đề, mối quan tâm hoặc cập nhật nào nảy sinh từ cuộc thảo luận khơng chính thức giữa các thành viên trong nhóm phải được thơng báo cho Người quản lý dự án để có thể thực hiện hành động thích hợp.
TRIỂN KHAI WEBSITE QUẢN LÝ NHÂN SỰ CHO CÔNG TY CHATS
42
PHẦN 8: QUẢN LÝ RỦI RO DỰ ÁN8.1. Lập kế hoạch quản lý rủi ro 8.1. Lập kế hoạch quản lý rủi ro
Phân rã rủi ro (RBS) cho một dự án phần mềm có thể có các danh mục sau:
Kinh doanh: đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp, dòng tiền
Kỹ thuật: phần cứng, phần mềm, mạng
Tổ chức: hỗ trợ điều hành, hỗ trợ người dùng, hỗ trợ nhóm
Quản lý dự án: ước tính, truyền thơng, tài ngun
Bên cạnh đó, cịn có:
Ngân sách và lịch trình hoạt động: ngân sách hạn chế, cần lựa chọn chọn các thiết
bị, tên miền, hosting phù hợp ngân sách tránh lãng phí nhưng hiệu quả, cơng suất đạt tốt trong giai đoạn đầu xây dựng và triển khai Website.
Thời gian triển khai Website, tiến hành lấy yêu cầu có khả năng bị trì hỗn do dịch
bệnh Covid 19.
TRIỂN KHAI WEBSITE QUẢN LÝ NHÂN SỰ CHO CÔNG TY CHATS43 8.2. Xác định rủi ro Bảng 26: Danh sách các rủi ro dự án ST T Lĩnh vực kiến thức Rủi ro 1 Lập kế hoạch dự án Lập lịch trễ, không hợp lý
Các tài liệu dự án hoàn thành chậm, hoặc bị sai
2 Phạm vi Xác định thiếu trong phạm vi, các gói cơng việc, xác
định khơng hồn thiện
3 Thời gian Sai sót trong ước lượng, hiệu suất cơng việc, chi phí, sự thay đổi, dự phịng 4 Chi phí dự án Ước lượng chi phí khơng phù hợp với ngân
Sách, dẫn đến thiếu hụt
5 Xác định yêu cầu
Không hiểu rõ yêu cầu khách hàng, khơng cập nhật thay đổi trong q trình dự án, xác định sai tính khả thi của u cầu
6 Cơng nghệ Thay đổi cơng nghệ có thể gây rủi ro do nhận thức chưađầy đủ ở cả 2 khía cạnh: tích hợp hệ thống, và ứng dụng
7 Con người
Sự nỗ lực của mỗi cá nhân phụ thuộc vào tâm lý, sức khỏe, hồn cảnh,cơ hội thăng tiến,... nếu có thay đổi trong các yếu tố này, sự nổ lực cá nhân cho công việc sẽ bị thay đổi (trễ hạn).
8 Cấu trúc dự án
Liên kết các tiến trình, các stakeholders, users và người phát triển,... Nếu có sự thay đổi trong cấu trúc liên kết này, cơ chế vận hành của dự án sẽ bị ảnh hưởng lớn.
8 Truyền thông Không quan tậm đến lập kế hoạch hoặc truyền thông
9 Rủi ro Bỏ qua rủi ro, khơng phân tích rõ các rủi ro, quản lí đảm
TRIỂN KHAI WEBSITE QUẢN LÝ NHÂN SỰ CHO CƠNG TY CHATS 44 8.3. Phân tích rủi ro Bảng 27: Phân tích các rủi ro dự án ST T Sự kiện rủi ro Xác suất rủi ro xuất hiện Mức độ tác động đến dự án Người chịu trách nhiệm hạngXếp 1 Lập lịch trễ, khơng hợp lý Trung bình Cao Giám đốc dự án 1
2 Các tài liệu dự án hoàn thành chậm, hoặc bị sai Cao Cao Giám đốc dự án 1
3
Xác định thiếu trong phạm vi, các gói cơng
việc Trung bình Cao Giám đốc dự án 2
4
Ước lượng chi phí khơng phù hợp với ngân sách,
dẫn đến thiếu hụt Trung bình Cao Giám đốc dự án 1
5
Một số thay đổi yêu cầu trong quá trình thực hiện
dự án Trung bình Cao Giám đốc dự án 3
6 Code chậm so với dự án Trung bình Trung bình Lập trình viên 4
7 Lựa chọn cơng nghệ mới khơng phù hợp. Thấp Cao Giám đốc dự án 5
8 Thành viên đội dự án bị vấn đề sức khỏe Thấp Trung bình Giám đốc dự án 7
9 Khơng quan tậm đến lập kế hoạch hoặc truyền
thông Cao Cao Giám đốc dự án 3
10
Tài ngun dự án khơng có sẵn
TRIỂN KHAI WEBSITE QUẢN LÝ NHÂN SỰ CHO CÔNG TY CHATS45 11 Bỏ qua rủi ro, khơng phântích rõ các rủi ro, quản lí
đảm bảo yếu kém
Thấp Cao Chuyên viên đảm bảo chất lượng
2
8.4. Kế hoạch đối phó rủi ro
Bảng 28: Chiến lược giảm nhẹ rủi ro
Rủi ro kỹ thuật Nhấn mạnh hỗ trợ nhóm và tránh cấu trúc dự án độc lập
Tăng sự kiểm tra của giám đốc dự án Tăng sự giám sát thường xuyên Sử dụng WBS và CPM
Nâng cao giải quyết vấn đề và truyền thơng
Rủi ro chi phí Tăng giám sát dự án thường xuyên
Sử dụng WBS và CPM
Nâng cao truyền thơng, hiểu mục đích dự án và sự giúp đỡ lẫn nhau Tăng sự kiểm tra của giám đóc dự án
Rủi ro lịch
biểu Tăng giám sát thường xuyên
Sử dụng WBS và CPM
Chọn ra người quản lí có kinh nghiệm nhất
8.5. Kiểm sốt rủi ro
Kiểm sốt rủi ro theo quy trình để đối phó các biến cố rủi ro, và đảm bảo nhận thức rủi ro thực hiện bởi đội dự án.
TRIỂN KHAI WEBSITE QUẢN LÝ NHÂN SỰ CHO CÔNG TY CHATS
46
PHẦN 9: QUẢN LÝ MUA HÀNG DỰ ÁN9.1. Kế hoạch Quản lý Mua hàng 9.1. Kế hoạch Quản lý Mua hàng
9.1.1. Gíá tham khảo
Bảng 29: Chi phí nguyên vật liệu
Các hạng mục Số lượng Đơn giá Thành tiền
Máy chủ CSDL 1 10.000.000 10.000.000 Trang web 1 4.000.000 4.000.000 Máy tính 3 4.000.000 12.000.000 Cáp quang 1 500.000 500.000 Switch 1 500.000 500.000 Tổng chi phí: 27.000.000 9.1.2. Tiến độ mua sắm
Nhóm phát triển dự án yêu cầu cung cấp các hạng mục tùy theo tiến độ của dự án. Gồm có các hạng mục được cung cấp khi bắt đầu dự án, trong dự án và giai đoạn bàn giao của dự án.
Nhóm phát triển dự án gửi yêu cầu cung cấp kèm theo danh sách các hạng mục cần cung cấp cho nhà cung cấp trước thời điểm cung cấp 4 ngày
9.1.3. Phác thảo sơ lược bản tun bố cơng việc SOW
BẢN TUN BỐ CƠNG VIỆC - SOW
1. Phạm vi công việc: Xây dựng website cần 1 máy chủ Host, máy tính để bàn và CPU
để kết nối tới Host, máy tính bàn dùng để làm việc. 2. Địa điểm làm việc: Văn phịng cơng ty.
3. Kỳ làm việc: 2 tuần. Bắt đầu từ ngày 20/04/2021 và kết thúc vào ngày 04/05/2021
TRIỂN KHAI WEBSITE QUẢN LÝ NHÂN SỰ CHO CÔNG TY CHATS47
5. Tiêu chuẩn chấp nhận: Sản phẩm còn nguyên, mới, được bảo hành trên 2 năm.
6. Yêu cầu đặc biệt: không.
9.2. Tiến hành mua hàng
Bảng 30: Danh sách các đơn vị ứng tuyển thầu dự ánST ST
T Tên nhà thầu Giá đấu thầu Đánh giá
1 Công ty Cổ Phần Thương Mại Dịch Vụ Phong Vũ 32.000.000 VND
2 Siêu thị Điện máy xanh 30.000.000 VND
3 Công Ty Cổ Phần FPT 26.500.000 VND
Dựa vào danh sách nhà thầu đăng ký đấu thầu trên. Nhóm phát triển dự án đã đánh giá và đưa ra quyết định chọn Nhà thầu là Công ty Cổ phần FPT với hợp đồng là
26.500.000 VND
9.3. Kiểm soát mua hàng
Quản lý hợp đồng cung cấp 1. Nội dung
Hai bên làm hợp đồng phải chịu trách nhiệm pháp lý trong việc lập hợp đồng với nhau.
Hai bên có trách nhiệm hồn thành hợp đồng đã đưa ra.
Nếu một bên làm sai so với hợp đồng thì phải bồi thường đúng với hợp đồng đã nêu ra trước đó.
2. Đảm bảo thực hiện hợp đồng.
Giá trị đặt cọc đảm bảo thực hiện hợp đồng là 10% giá hợp đồng tức 2.700.000đ
Thời gian có hiệu lực được kéo dài cho đến khi thiết bị phải bảo hành.
TRIỂN KHAI WEBSITE QUẢN LÝ NHÂN SỰ CHO CƠNG TY CHATS
48
Nhà thầu phải có trách nhiệm bảo hành theo đúng thời gian bảo hành do nhà sản xuất đề ra, tính từ ngày bàn giao sản phẩm. Nếu trong thời gian bảo hành thiết bị bị hỏng lỗi không do nhóm thì nhóm có thể thay miễn phí sản phẩm khác.
9.4. Kết thúc mua hàng
Giai đoạn mua hàng diễn ra thuận lợi, khơng có chi phí phát sinh
Hồn tất và thanh lý hợp đồng với cơng ty Cổ phần FPT
Lưu trữ hợp đồng và các tài liệu mua hàng với công ty Cổ phần FPT
TRIỂN KHAI WEBSITE QUẢN LÝ NHÂN SỰ CHO CÔNG TY CHATS49 PHẦN 10: QUẢN LÝ CÁC BÊN LIÊN
QUAN 10.1. Xác định các bên liên quan
Các bên liên quan được xác định trong dự án:
Bên ngoài: Partner,Consultant,Customer
Bên trong : Manager, Programer,Testing Expert,Developer,CIO, QC/Tester, QA, BA
10.1.1. Bảng ghi các bên liên quan
Bảng 31: Bảng ghi các bên liên quan
Tên Trong/Ngồi Vai trị Vị trí Thơng tin liên hệ
Nguyễn Chủ Tịch Trong Sponsor CEO tich12345678@
gmail.com
Nguyễn Thị Cẩm Trong Project
Manager Manager
cam12345678@ gmail.com
Phạm Thị Quế Anh Trong Team Member Programer anh12345678@ gmail.com Cao Thị Hồng Hạnh Trong Team Member Testing Expert hanh12345678 @gmail.com
Huỳnh Giang Sơn Trong Team Member Programer son12345678@g mail.com
Nguyễn Thị Phương
Thảo Trong Team Member Developer thao12345678@gmail.com
Phạm Nguyễn Cao Huỳnh Trong Team Member BA huynh12345678 @gmail.com
TRIỂN KHAI WEBSITE QUẢN LÝ NHÂN SỰ CHO CƠNG TY CHATS
50
Nguyễn Văn A Ngồi Parner vana12345678@gmail.com
Nguyễn Văn B Ngồi Consultant vanb12345678@
gmail.com
Nguyễn Văn C (đại diện cơng ty
CHATS)
Ngồi Customer vanc12345678@gmail.com
10.1.2. Lưới quyền hạn / quan tâm
Hình 13: Lưới quyền hạn/quan tâm10.2. Kế hoạch các bên liên quan 10.2. Kế hoạch các bên liên quan
Ma trận tham gia các bên liên quan
H Cấp độ hiện tại
K Cấp độ kỳ vọng
Bảng 32: Ma trận tham gia các bên liên quanCác bên liên quan Khôngnhận Các bên liên quan Khôngnhận
thức
Chống
đối Trungdung Ủng hộ Dẫn dắt
TRIỂN KHAI WEBSITE QUẢN LÝ NHÂN SỰ CHO CÔNG TY CHATS51
Nguyễn Thị Cẩm H,K
Phạm Thị Quế Anh H K
Cao Thị Hồng Hạnh H,K
Huỳnh Giang Sơn H,K
Nguyễn Thị Phương Thảo H K
Phạm Nguyễn Cao Huỳnh H K
Nguyễn Văn A H K
Nguyễn Văn B H K
Nguyễn Văn C H K
10.3. Quản lý các bên liên quan10.3.1. Ma trận quản lý kỳ vọng 10.3.1. Ma trận quản lý kỳ vọng Bảng 33: Ma trận quản lý kỳ vọng Thang đo thành công Ưu tiên Kỳ vọng Hướng dẫn
Phạm vi 1 Dự án thiết kế Website quản lý nhânsự sẽ được hoàn thành đúng phạm vi, đúng yêu cầu chức năng đã đặt ra
Thường xuyên theo dõi, cập nhật tiến độ, bám sát với kế hoạch đề ra
Thời gian 1 Dự án hoàn thành sớm/đúng thời giandự kiến từ 01/05/2021 - 02/07/2021 Có kế hoạch phân cơngcơng việc các bên liên quan cụ thể
TRIỂN KHAI WEBSITE QUẢN LÝ NHÂN SỰ CHO CÔNG TY CHATS
52
10.3.2. Ghi nhận vấn đề
Bảng 34: Bảng ghi nhận vấn đềIssue Issue
# Diễngiải hưởngẢnh
Ngày báo cáo Người báo cáo Phân cơng cho Ưu tiên Ngày hết hạn Tình trạng Ghichú 1
Hiện tại dự án vẫn chưa có vấn đề nào phát sinh.
10.4. Kiểm sốt sự tham gia của các bên liên quan
Kiểm soát các bên liên quan tức là ta sẽ kiểm soát mức độ tham gia của các bên liên quan trong dự án triển khai website quản lý nhân sự.Các bên liên quan có ảnh hưởng đối với dự án sẽ đưa ra ý kiến để nhằm giải quyết những vấn đề mà họ cùng quan tâm trong dự án
Xác định các bên liên quan quan trọng trong dự án : Manager, Programer,Testing
TRIỂN KHAI WEBSITE QUẢN LÝ NHÂN SỰ CHO CƠNG TY CHATS53 KẾT LUẬN
Cơng nghệ không thể mất đi mà ngày càng tiên tiến và đóng vai trị quan trọng hơn trong đời sống xã hội, đặc biệt là đối với các tổ chức kinh doanh. Có thể thấy rằng, quản lý nhân sự trong tổ chức ln là điều rất quan trọng thậm chí là điều then chốt trong thời buổi cơng nghệ hiện đại. Cũng vì thế mà bộ phận quản lý nhân sự phải đối mặt với nhiều