Con người là yếu tố hết sức quan trọng có tính chất quyết định đến sự thành công hay thất bại của một công việc. Cũng nh ư vậy, đội ngũ kế toán giỏi, giàu kinh nghiệm là điều kiện quyết định tính chất linh hoạt, kịp thời, cung cấp đầy đủ thông tin cho cấp trên và các cơ quan quản lý khác. Tại công ty TNHH Hoàng Hải, các nhân viên kế toán là những người có năng lực và khá giàu kinh nghiệm. Nhiệm vụ của người nào người ấy thực hiện và có sự tham khảo lẫn nhau, bổ sung cho nhau. Các công việc được thực hiện nhanh và có hiệu quả cao. Nhưng mỗi nhân viên kế toán vẫn phải kiêm nhiều việc khác nhau, tuy công việc vẫn ho àn thành nhưng
nhiều khi dễ gây ra sự căng thẳng, áp lực cho các nhân viên, điều này làm hạn chế năng suất lao động.
2.2.3.3. Trang thiết bị phục vụ cho công tác kế toán
Công việc kế toán hoàn thành tốt là nhờ vào hệ thống trang thiết bị kỹ thuật, chủ yếu là hệ thống máy vi tính hiện đại. Mỗi nhân viên kế toán trực tiếp làm việc với một máy vi tính có nối mạng. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh l à được giải quyết ngay, không để lâu bị ứ đọng. Việc sử dụng phần mềm kế toán giúp ích rất nhiều cho các kế toán viên trong việc tính toán, đặc biệt là những thông tin được hạch toán trên máy thường đảm bảo về tính chính xác và kịp thời, đầy đủ.
2.2.4. Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
2.2.4.1. Khái quát chung
2.2.4.1.1. Các phương thức bán hàng
- Bán trong nước : Là phương thức mà người mua sẽ đến trực tiếp công ty để nhận hàng sau khi đã thanh toán tiền hoặc chấp nhận thanh toán. Ph ương thức này thường áp dụng cho những lô hàng có giá trị nhỏ hoặc tiêu thụ trong nước.
- Bán hàng theo phương th ức xuất khẩu: Là phương thức tiêu thụ mà công ty phải có trách nhiệm giao hàng tận nơi cho người mua theo hợp đồng đã ký kết, trong trường hợp này sản phẩm gửi đi bán ch ưa được xem là tiêu thụ, chỉ khi nào khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán mới đ ược coi là tiêu thụ.
2.2.4.1.2. Cách xây dựng giá bán hàng xuất khẩu:
Việc xây dựng giá bán tại công ty dựa trên giá cả thị trường của các sản phẩm cùng loại của công ty khác và cơ bản nhất là giá bán thành phẩm dựa trên giá thành thực tế của từng loại sản phẩm và phần trămlãi mong muốncủa công ty.
Giá bán thành phẩm = giá thành thực tế x (1+ phần trăm lãi)
Lãi là khoản lợi nhuận do công ty đặt ra. Khoản lãi này tùy theo điều kiện của công ty mà công ty ấn định mức lãi này sao cho phù hợp với giá cả trên thị trường. Mức lãi này cao hay thấp là phụ thuộc vào quan điểm của nhà quản lý. Mức lãi này không bao giờ ổn định theo tùng thời kỳ mà nó biến động liên tục cho phù hợp với giá cả thị trường và hơn nữa để giải quyết mục tiêu của công ty. Có thể công ty đặt ra mức lãi thấp dành cho khách hàng truyền thống của công ty nhằm tạo hiệu quả trong việc làm ăn lâu dài với bạn hàng lâu năm. Cho nên vi ệc ấn định mức lãi này đòi hỏi nhà quản lý phải nhạy bén, biết nắm bắt thời c ơ,ứng phó giá cả như
thế nào cho phù hợp để đảm bảo thục hiện hợp đồng nhằm giữ uy tín với khách hàng.
2.2.4.1.3. Tài khoản sử dụng
TK 511 - Doanh thu bán hàng:
TK 5111- Doanh thu bán hàng hóa
TK 5112 - Doanh thu bán sản phẩm
+ TK 511201: Doanh thu bán sản phẩm trong nước + TK 511202: Doanh thu bán sản phẩm xuất khẩu
TK 5113 - Doanh thu cung cấp dịch vụ
TK 5114 - Doanh thu trợ cấp, trợ giá
TK 5117 - Doanh thu kinh doanh bất động sản đầu tư
2.2.4.2. Kế toán doanh thu bán hàng nội địa
2.2.4.2.1. Nội dung
Doanh thu bán hàng nội địa là tổng giá trị lợi ích kinh tế doanh ngiệp thu được trong kỳ kế toán thông qua việc bán sản phẩm trong nước.
Doanh thu nội địa của công ty chủ yếu là cá được theo dõi chi tiết bao gồm các sản phẩm: cá ngừ đại d ương, cá cờ kiếm, cá bớp, cá mú, cá hồng, cá dũa, cá chẻm, cá mặt trăng, cá thu, cá thác lác, cá đen, cá măng…
2.2.4.2.2. Chứng từ, sổ sách sử dụng
- Phiếu đề nghị mua hàng - Hợp đồng mua bán hàng hóa - Phiếu xuất kho
- Hóa đơn bán hàng - Sổ nhật ký bán hàng - Sổ chi tiết
- Sổ cái…
2.2.4.2.3. TK sử dụng
- TK 511201 : Doanh thu bán hàng nội địa - TK 131 : Phải thu khách hàng
- TK 111 : Tiền mặt
2.2.4.2.4. Quy trình luân chuyển chứng từ
a) Quy trình luân chuyển chứng từ, sổ sách kế toán doanh thu bán hàng nội địa chưa thu tiền:
KẾ TOÁN THANH TOÁN
LƯU ĐỒ LUÂN CHUYỂN KẾ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG NỘI ĐỊA CHƯA THU TIỀN
KẾ TOÁN TỔNG HỢP Bắt đầu KẾ TOÁN TRƯỞNG Phiếu xuất kho Lập HĐ GTGT HĐ GTGT 1 HĐ GTGT 2 HĐ GTGT 3 HĐ GTGT 1 HĐ GTGT 2 HĐ GTGT 3 Kiểm tra, ký duyệt HĐ GTGT 1 HĐ GTGT 2 HĐ GTGT 3 Khách hàng HĐ GTGT 1 HĐ GTGT 3 Nhập dữ liệu vào máy tính Sổ cái 5112,131 N Kết thúc HĐ GTGT 1 HĐ GTGT 3 Giải thích :
Sau khi xuất kho sản phẩm, kế toán thanh toán căn cứ vào phiếu xuất kho lập Hóa đơn GTGT gồm 3 liên và chuyển 3 liên hóa đơn này đến kế toán trưởng ký duyệt.
Ký duyệt xong, 1 liên (liên 2) hóa đơn GTGT được đưa cho khách hàng, liên 1 và liên 3 chuyển đến kế toán tổng hợp l àm căn cứ nhập liệu vào máy tính. Máy
tính tự động cập nhật số liệu, lên sổ chi tiết, sổ cái các TK 511201, 131. Và kế toán tổng hợp lưu 2 liên này lại tại phòng kế toán.
b) Quy trình luân chuyển chứng từ, sổ sách kế toán doanh thu bán hàng nội địa thu tiền ngay:
KẾ TOÁN THANH TOÁN
LƯU ĐỒ LUÂN CHUYỂN KẾ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG NỘI ĐỊA THU TIỀN NGAY
KẾ TOÁN TỔNG HỢP Bắt đầu KẾ TOÁN TRƯỞNG HĐ GTGT Lập phiếu thu Phiếu thu 1 Phiếu thu 2 Phiếu thu 3 Phiếu thu 1 Phiếu thu 2 Phiếu thu 3 Kiểm tra, ký duyệt Phiếu thu 1 Phiếu thu 2 Phiếu thu 3 Khách hàng Phiếu thu 1 Phiếu thu 3 Nhập dữ liệu vào máy tính Sổ cái 5112,111 N Kết thúc Phiếu thu 1 Phiếu thu 3 THỦ QUỸ Phiếu thu 1 Phiếu thu 2 Phiếu thu 3 Ký và thu tiền Sổ quỹ Phiếu thu 1 Phiếu thu 2 Phiếu thu 3 Giải thích :
Kế toán thanh toán căn cứ vào HĐ GTGT lập phiếu thu. Phiếu thu được lập thành 3 liên. Cả 3 liên phiếu thu này sẽ được chuyển lên cho kế toán trưởng xem xét và kế toán trưởng sẽ ký duyệt vào phiếu thu. Sau đó chuyển toàn bộ chứng từ sang cho thủ quỹ.
Thủ quỹ nhận được chứng từ do kế toán trưởng chuyển đến sẽ ký vào chứng từ và tiến hành thu tiền. Chứng từ sau khi làm căn cứ để lên sổ quỹ, liên 2 sẽ được
đưa cho khách hàng, 2 liên còn lại (liên 1 và liên 3) sẽ được chuyển sang cho kế toán tổng hợp.
Kế toán tổng hợp nhận được bộ chứng từ do thủ quỹ chuyển sang, nhập liệu vào máy tính. Máy tính tự động cập nhật số liệu, lên sổ chi tiết, sổ cái các TK 511201, 1111. Toàn bộ chứng từ được lưu tại phòng kế toán.
2.2.4.2.5. Ví dụ minh họa
HĐ0168 ngày 5/12 xuất bán phế phẩm
Nợ 511201 986.400
Có 1111 986.400
HĐ0173 ngày 11/12 xuất bán lườn cá ngừ
Nợ 511201 5.908.586
Có 1111 5.908.586
HĐ0176 ngày 18/12 xuất bán rẻo cá ngừ tươi
Nợ 511201 34.803.200
Có 1111 34.803.200
HĐ2200 ngày 24/12 xuất bán cá dũa fillet
Nợ 511201 43.696.376
Có 131 43.696.376
Cuối kỳ, kế toán kết chuyển doanh thu hàng nội địa để xác định kết quả kinh doanh: Nợ 511201 85.394.562 Có 911 85.394.562 2.2.4.2.6. Sơ đồ chữ T TK 131 TK 511201 TK 1111 TK 911 41.698.186 85.394.562 85.394.562 85.394.562 43.696.376
Nhận xét: Qua việc hạch toán trên ta thấy công ty hạch toán doanh thu theo đúng nguyên tắc hạch toán, phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
2.2.4.2.7. Chứng từ, sổ sách minh họa
SỔ CÁI TÀI KHOẢN 511201
Tên TK: Doanh thu hàng nội địa Tháng 12/2007 Số dư đầu kỳ: Chứng từ Số Ngày Diễn giải TK đối ứng PS Nợ PS Có 0168 05/12 Xuất bán phế phẩm 1111 986.400 0173 11/12 Xuất bán lườn cá ngừ 1111 5.908.586 0176 18/12 Xuất bán rẻo cá ngừ tươi 1111 34.803.200 2200 24/12 Xuất bán cá dũa fillet 131 43.696.376 PKT12 31/12 KC DT hàng xuất khẩu 911 4.306.716.011 Cộng Lũy kế 4.306.716.011 4.306.716.011 85.394.562 4.306.716.011 Số dư cuối kỳ: 0 VNĐ
Đơn vị: Công ty TNHH Hoàng Hải
Địa chỉ: 298 – Đường 2/4 – Vĩnh Phước – Nha Trang
PHIẾU THU
Ngày 28 tháng 4 năm 2008 Quyển số: 02/04 Số: 12 Nợ: 1111 Có: 511201 Có: 3331
Họ tên người nộp tiền: Nguyễn Hồng Nhung Địa chỉ: Công ty Kim Hải
Lý do nộp: Nộp tiền bán lườn cá ngừ. Số tiền: 11.888.546 đồng
Bằng chữ: Mười một triệu tám trăm tám m ươi tám ngàn năm trăm b ốn mươi sáu ngàn đồng chẵn
Kèm theo: Hóa đơn GTGT s ố 87634, ký hiệu AL/2008N
HOÁ ĐƠN (GTGT)
Liên 1: Lưu
Ngày 20 tháng 06 năm 2007 Tên khách hàng: Công ty TNHH Sao Đại Hùng
Địa chỉ: Nha Trang - Khánh Hoà
Hình thức thanh toán: TM/CK M ã số thuế: 4200528926 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số
lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 01 Rẻo cá ngừ Kg 479,5 18.000 8.631.000 Cộng tiền hàng: Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: Tổng cộng tiền thanh toán: 8.631.000 431.550 9.062.550 Viết bằng chữ: Chín triệu không trăm sáu mươi hai ngàn năm trăm năm mươi đ ồng chẵn.
Khách hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (K ý, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
2.2.4.3. Kế toán doanh thu bán hàng xuất khẩu
2.2.4.3.1. Nội dung
Doanh thu bán hàng xuất khẩu là tổng giá trị lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được thông qua việc bán h àng nước ngoài.
Đây là hoạt động chính của công ty. Công ty bán hàng chủ yếu bằng phương thức xuất khẩu trực tiếp dựa trên hợp đồng đã ký kết với khách hàng.
Doanh thu xuất khẩu của công ty cũng chủ yếu là cá được theo dõi chi tiết bao gồm các sản phẩm: cá ngừ đại d ương, cá cờ kiếm, cá bớp, cá mú, cá hồng, cá dũa, cá chẻm, cá mặt trăng, cá thu, cá thác lác, cá đen, cá măng…
2.2.4.3.2. Chứng từ, sổ sách sử dụng
- Đơn đặt hàng - HĐ GTGT
- Bộ chứng từ xuất khẩu - Phiếuxuất kho
- Sổ nhật ký bán hàng - Sổ chi tiết
- Sổ cái…
** Bộ chứng từ xuất khẩu gồm:
Hợp đồng xuất khẩu:
Là 1 hợp đồngbán hàng quốc tế trong đó ghi nhận sự thỏa thuận giữa 2 bên đối tác về quyền và nghĩa vụ của 2 bên khi mua sản phẩm của nhau. Hợp đồng được lập thành 4 bản, mỗi bên giữ 2 bản.
Hóa đơn thương mại:
Hóa đơn thương mại là chứng từ cơ bản của khâu thanh toán, là yêu cầu của Công ty đòi hỏi nhà nhập khẩu phải thanh toán số tiền h àng ghi trong hóa đơn. Hóa đơn thương mại là trung tâm củachứng từ thanh toán.
Trong việc khai báo hải quan, khi xuất khẩu Hóa đ ơn thương mại nói lên giá trị của hàng hóa và là bằng chứng của sự mua bán. Trên cơ sở đó, nhân viên hải quan tiến hành giám sát và quản lý số hàng xuất khẩu. Hóa đơn thương mại cung cấp những chi tiết về hàng hóa, sản phẩm cần thiết cho việc thống kê, đối chiếu với Hợp đồng và theo dõi việc thực hiện.
Tờ khai hải quan:
Do Hải quan Việt Nam phát hành. Tờ khai hải quan có tính chất pháp lý, là cơ sở để xác định trách nhiệm của Công ty trước pháp luật về lời khai của mình.
Tờ khai hải quan là cơ sở để hải quan kiểm tra, đối chiếu khai báo với thực tế tên hàng, phẩm chất, trọng lượng, qui cách…Để từ đó xác định hàng hóa thuộc đối tượng chịu thuế nào. Tờ khai hải quan gồm bộ 3 tờ cùng số.
Phiếu đóng gói:
Là bảng kê tất cả hàng hóa, thành phẩm có trong một kiện hàng, thùng hàng. Nó được lập khi đóng gói hàng hóa lên phương tiện vận tải. Phiếu đóng gói tạo điều kiện cho việc kiểm tra hàng hóa trong một kiện hàng được thuận lợi. Phiếu đóng gói được lập thành 3 bản:
- 1 bản được để trong kiện hàng để người nhận hàng có thể kiểm tra khi cần thiết, đồng thời là căn cứ để đối chiếu số lượng thực tế nhận được và số lượng người bán gửi.
- 1 bản cùng với chứng từ khác lập thành bộ chứng từ xuất khẩu.
- 1 bản kèm với chứng từ khác khi xuất trình hải quan và ngân hàng để thanh toán.
Vận đơn đường biển (Bill of lading (B/L)) :
Là chứng từ do người chuyên chở ( chủ tàu, thuyền trưởng) cấp cho người gửi hàng nhằm xác nhận việc hàng hóa đãđược tiếp nhận để vận chuyển.
Tuy mỗi hãng tàu đều có mẫu vận đơn riêng. Nhưng về nội dung chúng có những điểm giống nhau. Mặt tr ước của B/L ghi tên người gửi, người nhận, tên tàu, cảng bốc hàng, cảng dở hàng, tên hàng, kí mã hiệu…Mặt sau ghi các điều kiện chuyên chở. Khi chuyên chở hàng hóa vừa có hợp đồng vừa có vận đơn thì quan hệ giữa người vận chuyển và người nhận hàng do vận đơn điều chỉnh, còn quan hệ giữa người gửi hàng và người vận tải do hợp đồng thu ê tàu điều chỉnh.
Chức năng cơbản của B/L :
- Là biên lai của người chuyên chở xác nhận là họ đã nhận hàng để chở. - Là một bằng chứng về những điều khoản của hợp đồng vận tải đ ường biển. - Là một chứng từ sở hữu hàng hóa, qui định sẽ giao cho ai ở cảng đích.
** Phương thức thanh toán:
Hiện nay công ty áp dụng phương thức thanh toán trong hợp đồng ngoại thương là:
- Phương thức tín dụng L/C ( Letter of Credit) trả ngay hoặc trả chậm. - Phương thức nhờ thu trả ngay D/P ( Document against payment). - Phương thức chuyển tiền bằng điện T/T ( Telegraphic Transfer)
Sơ đồ thanh toán theo phương thức L/C :
(1): Nhà nhập khẩu mở L/C để nhập khẩu sản phẩm
(2): Ngân hàng mở L/C căn cứ vào đơn xin mở L/C của nhà nhập khẩu tiến hành phát hành L/C và chuyển L/C đến ngân hàng thông báo.
(3): Ngân hàng thông báo phải xác minh được tính chân thật của L/C rồi gửi đến nhà xuất khẩu (Công ty).
(4): Công ty phải kiểm tra nội dung của L/C. Nếu chấp nhận L/C thì công ty tiến hành giao hàng. Nếu trường hợp không chấp nhận L/C thì công ty sẽ thông báo cho nhà nhập khẩu và đề nghị sửa đổi thông qua hệ thống ngân hàng. Mọi việc sửa đổi L/C phải có sự xác nhận của ngân hàng mở L/C mới có hiệu lực.
(5): Công ty lập bộ chứng từ thanh toán gửi đến ngân hàng thông báo. Thông thường Bộ chứng từ thanh toán củacông ty bao gồm:
- Hợp đồng ngoại thương - Hóa đơn thương mại - Phiếu đóng gói - L/C
- Vận đơn…
(6): Ngân hàng thông báo sau khi kiểm tra tính hợp lệ của bộ chứng từ thì chuyển tới ngân hàng thanh toán (ngân hàng mở L/C).
(6) Ngân hàng mở L/C Ngân hàng thông báo L/C Nhà nhập khẩu (4) Nhà xuất khẩu (5) (1) (3) (7) (8) (9) (10) (2)
(7): Ngân hàng mở L/C tiến hành kiểm tra toàn bộ chứng từ thanh toán của công ty xuất khẩu. Nếu thấy phù hợp với nội dung L/C thì đề nghị ngân hàng thông