Công ty TNHH Hoàng Hải sử dụng hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung. Tất cả các công việc kế toán nh ư phân loại chứng từ, kiểm tra chứng từ ban đầu, định khoản kế toán, ghi sổ tổng hợp và chi tiết, lập báo cáo thông tin kinh tế… đều tập trung ở phòng kế toán của công ty.
Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
Kế toán tổng hợp kiêm KT công nợ
Kế toán hàng tồn kho
Kế toán thanh toán kiêm KT TSCĐ Kế toán trưởng
kiêm KT thuế
Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận kế toán:
*Kế toán trưởng:
Kế toán trưởngkiêm kế toán thuế là người giúp đỡ ban giám đốc tổ chức chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán, thống kê, thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế theo cơ chế quản lý mới, kê khai thuế, phân công chỉ đạo trực tiếp các nhân viên kế toán của công ty và chịu trách nhiệm các sai sót khi xác thực, không rõ ràng, không hợp lệ về số liệu báo cáo t ài chính trước ban lãnh đạo doanh nghiệp và cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
* Kế toán tổng hợp kiêm kế toán công nợ
Phản ánh tổng hợp số liệu về doanh thu, chi phí, công nợ, các khoản thanh toán với ngân hàng, với ngân sách nhà nước, tập hợp chi phí tính giá thành sản phẩm, tính lương. Cuối kỳ, đối chiếu với kế toán thanh toán, kế toán hàng tồn kho về mặt giá trị. Sau đó, khóa sổ, kết chuyển chi phí tính lãi lỗ. Lên sổcái, lên bảng cân đối số phát sinh.
* Kế toánhàng tồn kho
Có nhiệm vụ theo dõi tình hình xuất nhập nguyên vật liệu, thành phẩm, công cụ dụng cụ, bao bì luân chuyển và tồn kho cuối kỳ, phản ánh số l ượng và giá trị mỗi lần thu mua, phiếu xuất kho và các chứng từ khác có liên quan. Đối chiếu với thủ kho về số lượng vật tư nhập xuất, tồn kho và nhập chứng từ vào máy để theo dõi cả về mặt số lượng và giá trị. Hàng ngày, phải tập hợp in đóng đầy đủ chứng từ, mỗi tháng tiến hành kiểm kê kho một lần, từ đó tìm cách xử lý vật tư thừa thiếu. Cuối kỳ xác định giá trị thành phẩm đã xuất bán cả về giá trị và số lượng theo phương pháp xuất kho mà doanh nghiệp áp dụng.
* Kế toánthanh toán kiêm kế toán TSCĐ
Kế toánthanh toán có nhiệm vụ lập Phiếu thu, Phiếu chi, theo dõi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, đối chiếu với thủ quỹ về l ượng tiền mặt thực tế tại quỹ, đối chiếu với kế toán tổng hợp số d ư tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Kế toán còn phải thường xuyên đối chiếu số liệu với ngân hàng, kiểm tra lượng tiền tồn tại khoản giao dịch với ngân hàng. Bên cạnh đó, theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ, trính khấu hao và phân bổ TSCĐ.
* Thủ quỹ
Căn cứ vào các phiếu thu, phiếu chi hợp lý, thủ quỹ tiến hành thu chi tiền và ký vào các chứng từ hợp lý đó. Cuối ngày, thủ quỹ sẽ đưa tiền vào gửi ngân hàng.