- Trung thực, cẩn thận, tuân thủ chế độ kế toán doanh nghiệp.
2. Thiết lập hệ thống tài khoản.
MISA SME.NET 2012 đã thiết lập sẵn hệ thống tài khoản theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 hoặc của Bộ trƣởng Bộ Tài chính. Tuy nhiên ngừi sử dụng có thể mở thêm các tiết khoản, sửa đổi hay xóa tài khoản trong danh sách đã đƣợc thiết lập cho phù hợp với yêu cầu quản lý thực tế của doanh nghiệp.
Cách thao tác
- Vào menu Danh mục Tài khoản Hệ thống tài khoản, xuất hiện màn hình Hệ thống tài khoản gồm 05 cột:
Số tài khoản: Hiển thị số hiệu của từng tài khoản. Tên tài khoản: Hiển thị tên của từng tài khoản.
Nhóm tài khoản: Tài khoản đó là tài khoản con của nhóm nào.
Tính chất: Hiển thị tính chất của từng tài khoản là Dƣ Nợ, Dƣ Có, Lƣỡng tính hay Khơng có số dƣ. Ngừng theo d i: Cho biết tài khoản đó đang đƣợc sử dụng hay đã bị ngừng theo dõi.
Tại màn hình danh sách Hệ thống tài khoản, NSD có thể thực hiện các chức năng:
2.1. Thêm mới tài khoản
Chức năng Thêm cho phép ngƣời sử dụng thêm mới tài khoản để sử dụng trong q trình hạch tốn của doanh nghiệp.
Cách thao tác
- Tại màn hình danh sách Hệ thống tài khoản, kích chuột phải chọn Thêm , hoặc nhấn tổ hợp phím
Ctrl+N, hoặc kích chuột vào biểu tƣợng
Thơng tin chi tiết trên hộp hội thoại
Thông tin chung Thông tin cơ bản về tài khoản mới
Số tài khoản Số hiệu của tài khoản mới (bắt buộc nhập)
Tên tài khoản Tên của tài khoản mới (bắt buộc nhập)
Tài khoản tổng hợp Số hiệu của tài khoản tổng hợp của tài khoản mới
Nhóm tài khoản Xác định tài khoản mới thuộc nhóm nào. NSD sẽ cần xác định thơng tin này khi bỏ trống ô Tài khoản tổng hợp (bắt buộc nhập)
Tính chất Tính chất của tài khoản là Dƣ Nợ, Dƣ Có, Lƣỡng tính hay Khơng có số dƣ. NSD sẽ cần xác định thông tin này khi bỏ trống ô Tài khoản tổng hợp (bắt buộc nhập)
Diễn giải Thông tin chi tiết về tài khoản
Chi tiết theo Xác định có theo dõi tài khoản chi tiết theo Đối tƣợng (Khách hàng, Nhà cung cấp, Nhân viên); Đối tƣợng tập hợp chi phí; Hợp đồng; VTHH, CCDC; Tài khoản ngân hàng, khoản mục chi phí, ngoại tệ, phịng ban, mục thu/chi hay không. Nếu tài khoản cần theo dõi chi tiết theo tiêu chí nào, NSD tích chọn vào tiêu chí đó.
VD: TK 131.01 cần theo dõi chi tiết theo Đối tƣợng (Khách hàng), NSD tích chọn ơ Đối tƣợng. Khi đó, mỗi khi hạch tốn có sử dụng TK 131.01, NSD bắt buộc phải chọn khách hàng mới có thể ghi sổ đƣợc chứng từ.
Cất Lƣu tài khoản mới
Cất & Thêm Thực hiện lƣu tài khoản và thêm mới tài khoản khác
Hủy b Không lƣu tài khoản mới
- Nhập Số tài khoản và Tên tài khoản.
- Chọn Tài khoản tổng hợp hoặc bỏ trống ô thông tin này. Nếu bỏ trống, chọn Nhóm tài khoản và Tính chất tài khoản.
Đối với các tài khoản liên quan đến ngoại tệ, nếu người sử dụng muốn theo dõi theo ngoại tệ, thì khi thêm mới tài khoản, tích vào mục Chi tiết theo ngoại tệ .
2.2 . Sửa tài khoản
Chức năng Sửa cho phép ngƣời sử dụng sửa thông tin về tài khoản cho phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
Cách thao tác
- Chọn tài khoản cần sửa trong danh sách.
- Kích chuột phải chọn Sửa , hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + E, hoặc kích chuột vào biểu tƣợng trên thanh công cụ.
- Trên hộp hội thoại Sửa Tài khoản, sửa đổi các thông tin mong muốn.
- Nhấn nút Cất để lƣu lại các thông tin mới sửa đổi hoặc Nhấn nút Cất & Thêm để lƣu lại thông tin sửa đổi đồng thời hiển thị giao diện thêm mới tài khoản
2.3. xóa tài khoản.
Chức năng Xóa cho phép xóa tài khoản khỏi hệ thống.
Cách thao tác
- Chọn tài khoản cần xóa trong danh sách.
- Kích chuột phải chọn Xóa , hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + D, hoặc kích chuột vào biểu tƣợng trên thanh công cụ.
- Xuất hiện cảnh báo xóa, chọn <<Yes>>.
Nếu tài khoản có ít nhất một tài khoản con thuộc nó, cần phải xóa tài khoản con trước khi xóa tài khoản tổng hợp.
2.4.Nạp.
Chức năng Nạp cho phép làm tƣơi dữ liệu, cập nhật dữ liệu mới nhất lên danh sách tài khoản.
Cách thao tác
- Tại màn hình danh sách Hệ thống tài khoản, kích chuột phải chọn Nạp , hoặc nhấn phím F5, hoặc kích chuột vào biểu tƣợng trên thanh công cụ.
2.5. Mở rộng
Chức năng Mở rộng cho phép NSD hiển thị tất cả tài khoản và các tiểu khoản của từng tài khoản đó.
Cách thao tác
- Tại màn hình danh sách Hệ thống tài khoản, kích chuột phải chọn Mở rộng , hoặc kích chuột vào biểu tƣợng trên thanh cơng cụ. Khi đó NSD có thể nhìn thấy tất cả các tài khoản tổng hợp và tiết khoản trên màn hình.
2.6. Thu gọn
Chức năng Thu gọn cho phép NSD chỉ hiển thị danh sách các tài khoản tổng hợp.
Cách thao tác
- Tại màn hình danh sách Hệ thống tài khoản, kích chuột phải chọn Thu gọn , hoặc kích chuột vào biểu tƣợng trên thanh cơng cụ. Khi đó NSD chỉ nhìn thấy các tài khoản tổng hợp trên màn hình. 2.7. In tài khoản
Chức năng In cho phép NSD in danh sách tất cả các tài khoản.
Cách thao tác
- Tại màn hình danh sách Hệ thống tài khoản, kích chuột phải chọn In , hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+P, hoặc kích chuột vào biểu tƣợng trên thanh công cụ.