- Trung thực, cẩn thận, tuân thủ chế độ kế toán doanh nghiệp.
3. Khai báo các doanh mục.
3.1. Phòng ban
Cho phép ngƣời sử dụng thiết lập danh sách tồn bộ các phịng ban quản lý nhân viên trong doanh nghiệp. Danh sách phịng ban đƣợc sử dụng cho cơng việc tính lƣơng nhân viên, theo dõi tài sản cố định, công cụ dụng cụ.
217
Cách thao tác
- Vào menu Danh mục Phòng ban, xuất hiện màn hình Phịng ban gồm 04 cột sau: Mã phòng ban: Mã của phòng hoặc ban trong doanh nghiệp.
Tên phòng ban: Tên của phòng hoặc ban trong doanh nghiệp. Diễn giải: Thơng tin chi tiết về phịng hoặc ban trong doanh nghiệp.
TK chi phí: Tài khoản chi phí dùng để hạch tốn chi phí của từng phịng ban.
Ngừng theo d i: Cho biết phòng hoặc ban đang đƣợc sử dụng hay đã bị ngừng theo dõi.
Tại màn hình danh sách Phịng ban, NSD có thể thực hiện các chức năng:
3.1.1 Thêm mới phòng ban
Chức năng Thêm cho phép NSD thêm mới phòng ban để theo dõi trong q trình hạch tốn.
Cách thao tác
Tại màn hình danh sách Phịng ban, kích chuột phải chọn Thêm , hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+N, hoặc kích chuột vào biểu tƣợng trên thanh công cụ, xuất hiện hộp hội thoại:
Thông tin chi tiết trên hộp hội thoại
Mã Mã của phòng hoặc ban (bắt buộc nhập)
Tên Tên của phòng hoặc ban (bắt buộc nhập)
Thuộc Phòng ban thêm mới thuộc phòng ban nào đã có trƣớc đó
Diễn giải Thơng tin chi tiết về phịng hoặc ban
Ngừng theo d i Tạm ngừng theo dõi phòng hoặc ban
Cất Lƣu phòng hoặc ban mới
Cất & Thêm Cho phép lƣu lại phòng ban vừa thêm và hiển thị giao diện thêm mới phịng ban để NSD có thể tiếp tục thêm mới
- Nhập Mã phòng ban, Tên phòng ban và các thơng tin khác (nếu có). - Nhấn nút Cất để lƣu phòng ban mới.
3.1.2. Nhân bản phòng ban.
Chức năng Nhân bản cho phép NSD thêm mới nhanh một phịng ban có nhiều đặc điểm, thơng tin tƣơng tự với phòng ban khác đã tồn tại trong hệ thống.
Cách thao tác
- Chọn phịng/ban cần nhân bản.
- Kích chuột phải chọn Nhân bản , xuất hiện hộp hội thoại Thêm mới Phịng ban với tất cả thơng tin của phịng ban gốc.
- Cập nhật các thơng tin cho phòng ban mới. - Nhấn nút Cất để lƣu phòng ban mới.
3.1.3.Sửa phòng ban.
Chức năng Sửa cho phép sửa thơng tin chi tiết về các phịng ban cho phù hợp với cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp.
Cách thao tác
- Chọn phịng ban cần sửa.
- Kích chuột phải chọn Sửa , hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + E, hoặc kích chuột vào biểu tƣợng trên thanh công cụ.
- Trên hộp hội thoại Sửa Phịng ban, sửa đổi các thơng tin mong muốn. - Nhấn nút Cất để lƣu lại các thông tin mới sửa đổi.
- Nhấn nút Cất & Thêm Để lƣu lại các thông tin mới sửa đồng thời hiển thị giao diện thêm mới Phịng ban
3.1.4 Xóa phịng ban.
Chức năng Xóa cho phép xóa phịng ban khỏi hệ thống.
Cách thao tác
- Chọn phịng ban cần xóa.
- Kích chuột phải chọn Xóa , hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + D, hoặc kích chuột vào biểu tƣợng trên thanh công cụ.
- Xuất hiện cảnh báo xóa, chọn <<Yes>>.
3.1.5.. In phòng ban.
Chức năng In cho phép NSD in danh sách tất cả các phòng ban.
Cách thao tác
- Tại màn hình danh sách Phịng/Ban, kích chuột phải chọn In , hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+P, hoặc kích
chuột vào biểu tƣợng trên thanh công cụ.
3.2. Danh mục khách hàng, nhà cung cấp.
Cho phép NSD thiết lập danh sách các khách hàng, nhà cung cấp có liên quan đến các nghiệp vụ phát sinh ở doanh nghiệp để sử dụng trong q trình hạch tốn.
Cách thao tác
- Vào menu Danh mục Khách hàng, Nhà cung cấp, xuất hiện màn hình Khách hàng, nhà cung cấp gồm 02 phần:
Màn hình danh sách: Danh sách các khách hàng, nhà cung cấp với các thông tin nhƣ: Mã KH, NCC; Tên KH, NCC; Loại KH, NCC; Địa chỉ; Mã số thuế; Số phải thu; Số phải trả; Ngừng theo dõi,
Các thơng tin khác:
+ Từ dịng-đến dịng: Hiển thị số dòng hiển thị trên một trang (từ dòng đầu tiên đến dòng cuối cùng của một trang)
+ Số phải thu: Hiển thị số phải thu của tất cả các khách hàng, nhà cung cấp có trong danh sách Khách hàng, Nhà cung cấp
+ Số phải trả: Hiển thị số phải trả của tất cả các khách hàng, nhà cấp có trong danh sách Khách hàng, Nhà cung cấp
+ Cho phép NSD lựa chọn trang hiển thị danh sách Khách hàng, Nhà cung cấp.
Các thông tin liên quan: Gồm 03 trang hiển thị thông tin về Khách hàng, nhà cung cấp đƣợc chọn ở màn hình danh sách, bao gồm: Thông tin chung, Chứng từ và Nhật ký. Trang Thông tin chung hiển thị những thông tin cơ bản về Khách hàng, nhà cung cấp. Trang Chứng từ cho phép NSD xem lại các chứng từ đã hạch toán liên quan đến khách hàng, nhà cung cấp. Và trang Nhật ký cho phép NSD thêm mới một số hoạt động liên quan đến khách hàng, nhà cung cấp nhƣ: Gọi điện, gửi email hoặc H n gặp.
Tại màn hình danh sách Khách hàng, nhà cung cấp, NSD có thể thực hiện các chức năng: 3.2.1. Thêm mới khách hàng, nhà cung cấp.
Chức năng Thêm cho phép NSD thêm mới khách hàng, nhà cung cấp để sử dụng trong q trình hạch tốn của doanh nghiệp.
Cách thao tác
- Tại màn hình danh sách Khách hàng, nhà cung cấp, kích chuột phải chọn Thêm , hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+N, hoặc kích chuột vào biểu tƣợng trên thanh công cụ, xuất hiện hộp hội thoại: Trang Thông tin chung: