Kiểm sốt tiền mặt gồm 2 quá trình kiểm sốt quá trình thu tiền và kiểm sốt quá trình chi tiền. tại cơng ty cấp thốt nước Khánh Hịa kiểm sốt quá trình thu tiền là một vấn đề khĩ khăn cho cơng ty bởi đặc thù ngành nghề kinh doanh nước là phải đi đến từng khách hàng ghi khối lượng nước sử dụng vào cuối tháng về lập hĩa
đơn, sau đĩ đến từng khách hàng để phát hĩa đơn, mà lượng khách hàng là hộ gia
đình chiếm tỷ trọng lớn. Vì vậy tuân theo quy tắc kế tốn thu thơng thường khơng thể áp dụng được, cơng ty đã thử áp dụng chuyển tổ thu tiền về phịng kế tốn nhưng chi phí tốn rất nhiều để trả cho số nhân viên đủđểđáp ứng yêu cầu ghi đồng hồ và thu tiền nước vào cuối mỗi tháng của cơng ty. Vì vậy hình thức thu tiền nước hiện nay là hồn tồn hợp lý đối với cơng ty. Nên em xin đưa ra đề xuất kiểm sốt quá trình chi tiền tại cơng ty.
Kiểm sốt quá trình chi tiền về mặt chứng từ đúng thủ tục, cơng ty cĩ thể
kiểm sốt được khoản nợ phải trả đến hạn để lập được ngân sách tiền mặt sát với thực tiễn, qua đĩ cơng ty dựđốn được lượng tền mặt dự trữ tối ưu giảm chi phí dự
trữ, nâng cao cơ hội đầu tư cho cơng ty. Bên cạnh đĩ, cơng ty cĩ thể giảm vớt mọi sự gian lận tiền mặt do chi tiền khơng đứng thủ tục. Cơng ty hiện nay cịn một số điểm yếu ở quy trình xử lý chi tiền đang áp dụng, vì vậy cơng ty nên hồn thiện thủ
tục và cách thức kiểm sốt tiền mặt tại cơng ty. Cơng việc này được thực hiện như sau:
- Tổ chức luân chuyển chứng từ và thủ tục kiểm sốt nghiệp vụ chi tiền thanh tốn
SƠĐỒ 8: SƠĐỒ QUY TRÌNH XỬ LÝ CHI TIỀN ÁP DỤNG KẾ TỐN THANH TỐN GĐ & KTT THỦ QUỸ KTTH Ghi sổ phải trả người bán P. yêu cầu 3 Đơn đặt hàng 5
PhiPhiếu báo giá
Bá P báo nhận hàng 4 Hĩa đơn bán hàng Kiểm tra sự phê chuẩn. Chi tiền. Ký nhận. CTGS Tổng hợp tháng Bảng kê phân lọai 1 2 NCC Bộ phận yêu cầu Kiểm tra đối chứng từ. Lập phiếu nhập kho So sánh, đối chiếu, ký duyệt Sổ chi tiết 112 Sổ chi tiết 111 Kiểm tra , đối chiếu chứng từ.Viết phiếu chi (ủy nhiệm chi) Gởi ủy nhiệm chi cho ngân hàng nhờ chi hộ Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng Phiếu chi 1 (ủy nhiệm chi) Nhận giấy báo nợ từ ngân hàng 2 Ghi sổ chi tiết tiền mặt Tổng hợp tháng P. yêu cầu 3 Đơn đặt hàng 5
PHPhiếu báo giá
Bá P báo nhận hàng 4
Hĩa đơn bán hàng
P. yêu cầu 3
Đơn đặt hàng 5
PhiPhiếu báo giá
BPP báo nhận hàng 4 Phiếu nhập kho 2 Phiếu chi 2 (Ủy nhiệm chi) Bộ chứng từ gốc liên quan Sổ chi tiết 331 Tổng hợp tháng Bộ phận mua hàng Mhà cung cấp Người nhận hàng Phiếu nhập kho 2
v Giải thích:
Kế tốn thanh tốn nhận được các chứng từ do các bộ phận liên quan chuyển sang, tiến hành so sánh mẫu mà, giá cả, số lượng, chất lượng, phương thức vận chuyển và chi phí trên hĩa đơn bán hàng.
Các phép tính tốn được kiểm tra, kế tốn trưởng lập pjiếu nhập kho hàng hĩa mua vào, định khoản vào hĩa đơn, ghi nhận khoản phải trả cho người bán. Phiếu nhập kho được lập thành 2 liên: 1 liên lưu, 1 liên lưu cùng với các chững từ
liên quan.
Lúc này kế tốn truởng tiến hành ghi nhận khoản phải trả cho người bán, ghi vào sổ chi tiết phải trả cho người bán, ghi vào sổ chi tiết phải trả cho người bán.
Khi đến hạn thanh tốn, cĩ thể nhà cung cấp gọi điện đến nhắc nhở hoặc gửi giấy báo nợ, kế tốn thanh tốn lấy bộ chứng từ làm thủ tục chi trả.
Bộ chứng từđưa qua làm làm thủ tục thanh tốn cần gồm đầy đủ: phiếu yêu cầu (bộ phận yêu cầu gửi), bảng dự trù kinh phí (nếu cĩ), phiếu báo giá (photo), đơn
đặt hàng (phịng kế hoạch), báo cáo nhận hàng (bộ phận nhận hàng), hĩa đơn bán hàng (bản gốc của nhà cung cấp) và phiếu nhập kho.
Kế tốn thanh tốn tiến hành viết phiếu chi (nếu trả bằng tiền mặt) hoặc viết
ủy nhiệm chi (nếu trả bằng chuyển khoản). Phiếu chi này được kế tốn thanh lập thành 2 liên: 1 liên lưu, 1 liên chuyển cùng bộ chứng từđưa qua cho giám đốc và kế
tốn trưởng ký duyệt.
Sau khi được phê chuẩn, thủ quỹ tiến hành chi tiền cho nhà cung cấp. Trước khi chi tiền, thủ quỹ cĩ sự kiểm tra chữ ký đảm bảo việc chi tiền được phê chuẩn bởi những người cĩ thẩm quyền.
Trường hợp chi bằng tiền gửi ngân hàng thì ủy nhiệm chi sau khi được ký duyệt, kế tốn thanh tốn gửi đến ngân hàng, nhờ ngân hàng chuyển qua tài khoản cho nhà cung cấp.
Phiếu chi cùng với chứng từ gốc đưa qua cho kế tốn thanh tốn vào sổ chi tiền mặt (hoặc khi ngân hàng gửi giấy báo nợ về thì kế tốn thanh tốn tiến hành ghi sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng).
- Tổ chức hoạt động kiểm sốt đối với nghiệp vụ chi tiền (phần in đậm là phần bổ sung để hồn thiện). BẢNG 13: KIỂM SỐT NGHIỆP VỤ CHI TIỀN HOẠT ĐỘNG KIỂM SỐT THỦ TỤC Về việc ủy quyền và xét duyệt
- Về mặt ủy quyền : Việc chi tiền thanh tốn cho nhà cung cấp
được ủy quyền cho thủ quỹ chi tiền sau khi được xét duyệt của người cĩ thẩm quyền.
- Về mặt xét duyệt: Việc xét duyệt, phê chuẩn cho việc thanh tốn
được thực hiện bởi 2 người là giám đốc và kế tốn trưởng.
Về việc phân chia trách nhiệm - Cĩ sự hoạt động độc lập trong việc giữa kế tốn thanh tốn và thủ quỹ. - Cĩ sự hoạt động độc lập trong cơng việc giữa thủ quỹ và kế tốn tổng hợp.
- Cĩ sự hoạt động độc lập trong cơng việc giữa kế tốn thanh tốn và kế tốn tổng hợp.
Bảo vệ an tồn tài sản
1. Phiếu chi:
- Kế tốn viết phiếu chi cần dựa trên bộ chứng từđầy đủ: phiếu yêu cầu, bảng dự trù kinh phí, phiếu báo giá, đơn đặt hàng, báo cáo nhận hàng, hĩa đơn bán hàng, phiếu nhập kho, giấy đề nghị thanh tốn (hay giấy báo trả tiền).
- Phiếu chi chỉđược ký sau khi đã được điền đầy đủ nội dung.
- Phiếu chi được ký duyệt bởi 2 người: giám đốc và kế tốn trưởng.
- Phiếu chi cần được đánh số trước.
- Phiếu chi được gửi đi ngay sau khi ký duyệt.
- Cần lưu lại các phiếu chi ghi sai. 2. Ủy nhiệm chi:
- Kế tốn viết ủy nhiệm chi cần dựa trên bộ chứng từ đầy đủ: phiếu yêu cầu, bảng dự trù kinh phí, phiếu báo giá, đơn đặt hàng, báo cáo nhận hàng, hĩa đơn bán hàng, phiếu nhập kho, giấy đề nghị thanh tốn (hay giấy báo trả tiền).
- Ủy nhiệm chi chỉđược ký sau khi đã được điền đầy đủ nội dung.
- Ủy nhiệm chi được ký duyệt bởi 2 người: giám đốc và kế tốn trưởng.
- Ủy nhiệm chi cần được đánh số trước. - Cần lưu lại các ủy nhiệm chi ghi sai, bỏ.
- Ủy nhiệm chi cần được gửi đến ngân hàng bởi một nhân viên khác với kế tốn thanh tốn.
Chứng từ
- Bộ chứng từ gốc mà kế tốn thanh tốn căn cứ làm cơ sở viết phiếu chi (ủy nhiệm chi) cần đầy đủ hơn: Phiếu yêu cầu (bộ phận yêu cầu gửi), bảng dự trù kinh phí (nếu cĩ), phiếu báo giá (photo), đơn đặt hàng (phịng kế hoạch), báo cáo nhận hàng (bộ phận nhận hàng), hĩa đơn bán hàng (bản gốc của nhà cung cấp) và phiếu nhập kho, giấy đề nghị thanh tốn (giấy báo trả nợ).
- Chứng từđược kiểm tra, đối chiếu trước khi ký duyệt.
Ghi sổ sách kế tốn
- Ghi sổ chi tiết tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
- Ghi chứng từ ghi sổ.
- Ghi sổ tổng hợp.
- Lập bảng kê phân loại
Với các thủ tục và cách thức kiểm sốt đối với chu trình chi phí của cơng ty
đã được nêu trên, cơng ty cĩ thể khắc phục được:
- Khơng vi phạm quy tắc bất kiêm nhiệm, vì đã cĩ sự tách rời giữa bộ phận mua hàng và bộ phận nhận hàng. Đây là 2 khâu quan trong trong việc mua nguyên liệu và vật tư xây lắp thiết kế của cơng y cần được tách bạch, giúp giảm thiểu gian lận.
- Báo cáo nhận hàng được lập giúp cơng tác kiểm sốt việc mua hàng nguyên liệu và vật tư chặt chẽ hơn, thuận lợi cho việc mua , theo dõi, kiểm tra, đối với lượng nguyên liệu, vật tư thực nhận.
- Bộ chứng từ mà bộ phận kế tốn dùng để kiểm tra, đối chiếu, theo dõi khoản phải trả người bán và làm thủ tục thanh tốn cho nhà cung cấp được chính xác, đảm bảo chi đúng chi đủ.
- Mỗi bộ phận cĩ liên quan đến nghiệp vụ chi tiền đều cĩ sự kiểm tra lẫn nhau từ
khi nghiệp vụ bắt đầu cho đến khi nghiệp vụ kết thúc. Điều đĩ đã dẫn đến sự kiểm sốt việc chi tiền của cơng ty minh bạch hơn tránh giảm sự gian lận trong quá trình thanh tốn.
KẾT LUẬN
Qua thời gian thực tập tại cơng ty Cấp thốt nước Khánh Hịa, em thấy được sự tính tốn rất tốt đối với cơng tác thu tiền ở cơng ty, nĩ phù hợp với tính đặc thù ngành nghề kinh doanh của cơng ty và đảm bảo chi phí thấp nhất và an tồn nhất
đối với cơng tyhiện nay. Cơng tác kiểm sốt việc chi tiền ở cơng ty cũng tương đối tốt, đã cĩ tính độc lập cao trong cơng tác tự kiểm sốt. Tuy nhiên, Cơng ty đang bị
chiếm dụng 1 phần vốn với chính sách thu tiền cổđiển, bên cạnh đĩ việc dự trữ tiền mặt để thanh tốn các khoản nợđến hạn và các nghiệp vụ chi cho kỳ kinh doanh tiếp theo ở cơng ty cịn nhiều hạn chế chưa cĩ 1 căn cứ chính xác và đáng tin cậy nào, cơng tác kiểm sốt việc chi tiền vẫn cịn những điểm hạn chế.
Vì vậy, sau khi đã “Tìm hiểu cơng tác quản trị tiền mặt tại cơng ty cấp thốt nước Khánh Hịa” em xin đưa ra một số đề xuất nhằm nâng cao cơng tác quản trị tiền mặt tại cơng ty, qua đĩ em hi vọng cơng ty sẽ giảm bớt hiện tượng chiếm dụng vốn, cĩ một mức dự trữ tối ưu, lập được kế hoạch nhu cầu tiền mặt vừa
đủđể thanh tốn và hồn thiện cơng tác kiểm sốt chi tiền khi cơng ty áp dụng các
đề xuất như em đã trình bày ở trên, từ đĩ đĩng gĩp phần nào cho quá trình hoạt
động sản xuất kinh doanh của cơng ty.
Thời gian thực tập tại cơng ty, em đã cố gắng để tìm hiểu và nghiên cứu thực trang quản trị tiền mặt tại cơng ty. Từ thực tế và trên cở sở kiến thức đã học cùng với sự giúp đỡ tận tình của thầy Nguyễn thành Cường và các cơ chú, anh chị trong cơng ty, em đã hồn thành xong đồ án “Tìm hiểu cơng tác quản trị tiền mặt tại cơng ty cấp thốt nước Khánh Hịa” của mình. Nhưng do thời gian cĩ hạn nên trình bày khơng tránh khỏi những thiếu sot, Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn của thầy Nguyễn Thành Cường cùng các cơ chú, anh chị tại cơng ty.
Nha Trang, Ngày 5 tháng 11 năm 2005 Sinh viên thực hiện
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Quản trị tài chính :Võ Văn Cần (biên soạn), Đại học Thủy Sản năm 2005
2. Kiểm tốn : Tập thể tác giả khoa kế tốn – Kiểm tốn đại học quốc gia TP. HCM, nhà xuất bản tài chính TP. HCM – 1997.
3. Hệ thống thơng tin kế tốn: Bộ mơn hệ thống thơng tin kế tốn , khoa kiểm tốn Trường đại học kinh tế TP. HCM, nhà xuất bản thống kê – 2004.
4. Kế tốn quản trị: Th.S. Bùi Văn Trường , Bộ mơn kế tốn quản trị & phân tích hoạt động kinh doanh, Khoa kế tốn – kiểm tốn – Đại học kinh tế TP. HCM, Nhà xuất bản lao động xã hội – 2006.
5. Quản trị tài chính : TS. Nguyễn Văn Thuận, Trường Đại học kinh tê, Đại học quốc gia TP. HCM, nhà xuất bản thống kê – 2001.
6. Quản trị tài chính doanh nghiệp: TS. Vũ Duy Hào – Đàm văn Huệ - Phạm Long, nhà xuất bản thống kê – 2000.
7. Tài liệu, chứng từ, sổ sách của phịng tài chính kế tốn Cơng tu cấp thốt nước Khánh Hịa.