HOẠT ĐỘNG KIỂM SỐT THỦ TỤC Về việc ủy quyền và xét duyệt
Về mặt ủy quyền: Việc thu tiền từ việc cung cấp nước và dịch vụ cho khách hàng được ủy quyền cho phịng quản lý tiêu thụ và quan hệ
khách hàng và nộp lại tiền cho thủ quỹ thơng qua phiếu thu được kế
tốn thanh tốn lập dựa trên hĩa đơn tiền nước nhận từ phịng quản lý tiêu thụ và quan hệ khách hàng.
Về mặt xét duyệt: Việc xét duyệt phiếu thu là kế tốn trưởng.
Về việc phân chia trách nhiệm - Cĩ sự hoạt động độc lập trong việc giữa kế tốn thanh tốn và phịng quản lý tiêu thụ và quan hệ khách hàng. - Cĩ sự hoạt động độc lập trong cơng việc giữa thủ quỹ và kế tốn thanh tốn. Bảo vệ an tồn tài sản Phiếu thu:
Phiếu thu chỉđược lập dựa trên hĩa đơn GTGT.
Phiếu thu được ký sau khi đã được điền đầy đủ nội đúng.
- Phiếu thu được ký duyệt bởi kế tốn trưởng.
- Phiếu thu được kế tốn thanh tốn lưu sau khi ký duyệt.
Ủy nhiệm thu:
Ủy nhiệm thu chỉđược lập dựa trên hĩa đơn GTGT.
Ủy nhiệm thu chỉđược ký sau khi điền đầy đủ nội dung.
- Ủy nhiệm thu được ký duyệt bởi 2 người là giám đốc và kế tốn trưởng.
- Ủy nhiệm thu được gửi đến ngân hàng ngay sau khi được ký duyệt.
Chứng từ Chứng từđược kiểm tra, đối chiếu trước khi ký duyệt.
Ghi sổ sách kế tốn
Ghi sổ chi tiết tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Ghi chứng từ ghi sổ.
Ghi sổ tổng hợp. Lập bảng kê phân loại
Nhận xét:
Qua bảng kết quả kiểm sốt nghiệp vụ thu tiền tại cơng ty, cho thấy cách tổ
chức kiểm sốt cĩ những ưu và nhược điểm sau :
Ưu điểm:
- Cơng ty kiểm sốt thu tiền thực hiện rất tốt ở việc xét duyệt được thực hiện bởi người cĩ thẩm quyền.
- Những người cĩ trách nhiệm liên quan với nhau ở khâu nhập tiền vào quỹ thực hiện độc lập với nhau đảm bảo tính minh bạch trong việc thu tiền.
Nhược điểm
- Kế tốn thanh tốn chỉ dựa trên hĩa đơn GTGT để viết phiếu thu.
- Phịng quản lý tiêu thụ và quan hệ khách hàng đảm nhận việc ghi khối lượng nước, lập hĩa đơn tiền nước và thu tiền, mà tổ ghi đồng hồ và thu tiền nước vừa ghi
đồng hồ vừa thu tiền nước, đặc biệt theo chính sách nhằm tăng tốc độ thu tiền của cơng ty hiện nay thì nhân viên ghi đồng hồ cĩ thể thu ngay tiền nước mà khơng cần cĩ hĩa đơn GTGT. Như vậy ở đây cĩ sự vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm giữa bộ phận bán hàng và bộ phận thu tiền, xuất hiện hiện tượng tiền bị chiếm đoạt và chiếm dụng.
2.2.3.3. Kiểm sốt quá trình chi tiền BẢNG 12: KẾT QUẢ VỀ VIỆC KIỂM SỐT CHI TIỀN