Với bản chất là cơng ty nhà nước, vốn ngân sách là 90,6%, cơng ty hoạt động
độc quyền nên khơng phải lo tìm nguồn đầu tư hay huy động nguồn vay. Tiền thu vào rất nhiều mà chi ra chỉ để trả chi phí hoạt động của cơng ty như trả cơng nhân
viên, chi mua nguyên vật liệu, mua máy mĩc thiết bị, chi tiền quản lý doanh nghiệp và nộp ngân sách nhà nước chứ khơng phải chi cho các khoản đầu tư khác.
- Các khoản mục thu tiền thường xuyên
+ Thu từ cung cấp nước sạch – Thu qua ngân hàng và tiền mặt. + Thu từ xây lắp bàn giao – Thu qua ngân hàng và tiền mặt. + Thu từ khảo sát thiết kế – Thu qua ngân hàng và tiền mặt.
- Các khoản mục chi tiêu thường xuyên
+ Chi trả cho nhà cung cấp – qua ngân hàng và tiền mặt. + Chi trả lương cơng nhân – chi tiền mặt.
+ Chi trả lương cho nhân viên, quản lý – qua ngân hàng.
+ Chi trả các dịch vụ mua ngồi thường xuyên – qua ngân hàng. + Chi trả các dịch vụ mua ngồi khác – chi tiền mặt.
Quá trình kiểm sốt tiền mặt
v Các hoạt động kiểm sốt tiền mặt:
+ Lập kế hoạch thu chi:
Đây là cơng việc bắt buộc, cứ mỗi tuần thì kế tốn trưởng, kế tốn thanh tốn và thủ quỹ lập kế hoạch thu chi cho tuần sau nhằm đảm bảo cơng ty cĩ đủ tiền để
chi tiêu và để tránh thất thốt tiền. Việc lập kế hoạch thu chi khơng phải là thủ tục hay hình thức mà sẽ là căn cứđể cơng ty cĩ thểđảm bảo khả năng thanh tốn, trang trải chi phí hoạt động cho cơng ty. Cơng ty đã kiểm sốt tiền ngay từ nguồn cung
ứng. Các khoản chi tiêu đều phải được dự tốn từ trước đĩ, ổn định qua dự tốn chi tiêu các tuần kế tiếp cho đến khi trở thành nhu cầu chi tiêu thực sự. Phương pháp kiểm sốt này rất hiệu quảđối với việc kiểm sốt tiền.
Do các bản chất nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt chứa đựng nhiều rủi ro, nên một trong những biện pháp hữu hiệu kiểm sốt tiền mặt là hạn chế sử dụng tiền mặt.
+ Quy định trách nhiệm, phân cơng quản lý tiền mặt tại quỹ. Hàng ngày, kế
tốn thanh tốn lập báo cáo thu chi tồn, đồng thời tập hợp chứng từ thu chi trong ngày, các khoản chi đều phải cĩ sự xét duyệt thơng qua giám đốc và kế tốn trưởng thể hiện ở chữ ký của giám đốc và kế tốn trưởng trên phiếu thu chi, lưu trữ trong bộ báo cáo quỹ từng ngày.
+ Tách rời chức năng quản lý tiền tại quỹ với quản lý sổ sách. Quy định này
được cơng ty thực hiện rõ ràng việc quản lý tiền do thủ quỹđảm nhận cịn chức từ
+ quy trình xét duyệt chi tiền được thực hiện đầu tiên kế tốn thanh tốn lập phiếu chi sau đĩ đem trình giám đốc ký sau đĩ chuyển cho kế tốn trưởng ký, thủ
quỹ kiểm tra chứng từ hợp lệ rồi mới thực hiện việc chi tiền.
Định kỳ hàng tuần kế tốn thanh tốn và thủ quỹ tiến hành kiểm tra quỹ. Các khoản thanh tốn của cơng ty chủ yếu qua ngân hàng, nếu việc chi quỹ lớn hơn số
tiền cĩ trong quỹ thì sẽ tiến hành rút tiền ngân hàng.
+ Phương thức, thiết bị bảo vệđảm bảo, bảo hiểm tiền mặt tại quỹ:
- Cơng ty giao cho phịng QLTT & QHKH lập hĩa đơn, sau đĩ giao cho tổ ghi đồng hồ và thu tiền nước.
- Nhân viên thu tiền giao hĩa đơn cho khách hàng và nhận tiền, cuối ngày lập báo cáo thu tiền, ngày hơm sau mới nộp cho thủ quỹ. Tiền thu được dễ bị
chiếm dụng đến cuối đợt thu tiền mới nộp vì kỳ thu tiền cĩ thể trải dài trong vịng 17 ngày trong tháng.
- Cuối tháng thực hiện đối chiếu giữa số liệu thực tế và trên sổ sách, cụ
thểđối chiếu: Sổ cái tiền mặt và chứng từ ghi sổ tiền mặt về số dư và số phát sinh, tài khoản tiền mặt với biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt.
v Các hoạt động kiểm sốt tiền gửi ngân hàng
So với khoản mục tiền mặt thì tiền gửi ngân hàng cĩ số dư lớn hơn rất nhiều song chúng cũng cĩ những đặc điểm giống với tiền mặt vì vậy kiểm sốt tiền gửi ngân hàng cũng gần giống kiểm sốt tiền mặt. Những sai sĩt, gian lận tiền gửi ít hơn so với tiền mặt bởi vì các khoản thu chi về tiền gửi ngân hàng ngồi sự kiểm sốt của cơng ty cịn cĩ sự kiểm sốt của ngân hàng.
- Việc theo dõi tiền gửi ngân hàng, các nghiệp vụ thanh tốn tiền gởi do kế tốn thanh tốn đảm nhiệm. Hàng ngày, kế tốn thanh tốn tiến hành đối chiếu số dư tiền gửi ngân hàng, lập báo cáo tiền gửi, lưu trữ theo ngày.
- Các khoản tăng tiền gửi ngân hàng chủ yếu do đợt khách hàng thanh tốn.
- Cơng ty sử dụng chủ yếu hình thức ủy nhiệm chi khi thực hiện thanh tốn. Ủy nhiệm chi cĩ hiệu lực với chữ ký của kế tốn trưởng.
- Quy trình xét duyệt chi tiền gửi, thể hiện trách nhiệm quản lý, xét duyệt trên các chứng từ được thực hiện chặt chẽ.Ví dụ các chứng từ cần cĩ để xét duyệt chi trong nghiệp vụ thanh tốn tiền mua vật tư.
+ Danh mục hĩa đơn: tập hợp các hĩa đơn liên quan nhằm kiểm tra đối chiếu giữa số lượng, giá trị nhập kho trong phiếu nhập kho với các hĩa đơn. Thể hiện kiểm tra đồng thời của nhiều người.
+ Phiếu nhập kho: do bộ phận phụ trách kho lập khi tiến hành nhập vật tư. + Sổ chi tiết
+ ỦY nhiệm chi: Sau khi kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ các chứng từ trên, kế
tốn thanh tốn lập ủy nhiệm chi trình kế tốn trưởng và giám đốc ký duyệt, tiến hành thanh tốn qua ngân hàng cho nhà cung cấp.
v Kiểm sốt về mặt hoạch tốn - Đối với tiền mặt tại quỹ
+ Chứng từ sử dụng:
- Phiếu thu
- Phiếu chi
- Hĩa đơn mua hàng (GTGT)
- Hĩa đơn tiền nước
+ Trình tự luân chuyển chứng từ và ghi sổ:
SƠĐỒ 6 : SƠĐỒ TRÌNH TỰ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ LIÊN QUAN TIỀN MẶT TẠI QUỸ
Người thanh tốn (Hoặc người được thanh tốn) Phiếu thu (hoặc phiếu chi) Chứng từ Kế tốn thanh tốn Thủ quỹ GĐ duyệt KTT ký duyệt (1) (2) (5) (6) (4) (3) Kế tốn tổng hợp
Giải thích:
- Khi phát sinh các nghiệp vụ thanh tốn bằng tiền mặt, người thanh tốn (hoặc người được thanh tốn) đem các chứng từ cĩ liên quan đến gặp kế tốn thanh tốn
để tiến hành thanh tốn (1).
- Đối với việc thu tiền:
+ Kế tốn thanh tốn kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ rồi lập phiếu thu (3 liên) (2).
+ Kế tốn thanh tốn chuyển phiếu thu cho kế tốn trưởng ký (3) sau đĩ chuyển phiếu thu cho thủ quỹ (4).
+ Thủ quỹ kiểm tra chứng từ thu, thu tiền (kiểm tiền), thủ quỹ ký tên và trả
biên lai thu tiền cho người thanh tốn.
- Đối với việc chi tiền
+ Kế tốn thanh tốn kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ rồi lập phiếu chi (2)
+ Kế tốn thanh tốn chuyển phiếu chi cho giám đốc và kế tốn trưởng ký (3), sau đĩ chuyển cho thủ quỹ (4).
+ Thủ quỹ kiểm tra chứng từ chi, đưa cho người nhận tiền ký và ghi rõ số
tiền, thủ quỹ ký vào phiếu chi (đưa cho người nhận 1 liên nếu cĩ yêu cầu). Thủ quỹ
cịn 1 liên làm căn cứ ghi sổ quỹ.
- Cuối ngày căn cứ vào sổ quỹ lập báo cáo quỹ. Thủ quỹ chuyển báo cáo quỹ
cùng chứng từ thanh tốn cho kế tốn thanh tốn để kế tốn thanh tốn ghi vào sổ
chi tiết 111 (5), sau đĩ chuyển cho kế tốn tổng hợp để vào sổ tổng hợp (6).
- Đối với tiền gửi ngân hàng + Chứng từ sử dụng: - Giấy báo nợ - Giấy báo cĩ - Ủy nhiệm thu - Ủy nhiệm chi
SƠĐỒ 7: SƠĐỒ TRÌNH TỰ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ LIÊN QUAN TIỀN GỬI NGÂN HÀNG
Giải thích:
- Khi phát sinh các nghiệp vụ thu chi tiền qua ngân hàng, kế tốn thanh tốn căn cứ vào chứng từ gốc để lập ủy nhiệm chi (hoặc ủy nhiệm thu) (1 & 2).
- Ủy nhiệm chi (hoặc ủy nhiệm thu) chuyển lên cho giám đốc, kế tốn trưởng duyệt (3).
- Kế tốn thanh tốn đem chứng từ lên nhờ ngân hàng chuyển tiền (hoặc thu tiền) (4).
- Sau khi chuyển tiền (nhận tiền), ngân hàng gửi giấy báo nợ (hoặc giấy báo cĩ) cho kế tốn thanh tốn kèm theo giấy báo tồn quỹđể kế tốn thanh tốn đối chiếu và ghi vào sổ tiền gửi (5).
- Sau đĩ kế tốn thanh tốn chuyển chứng từ cho kế tốn tổng hợp để vào sổ tổng hợp. Các chứng từ liên quan đến việc thu chi Kế tốn thanh tốn -GĐ duyệt -KTT duyệt Ủy nhiệm chi (Ủy nhiệm thu) Giấy báo nợ (Giấy báo cĩ) Ngân hàng Kế tốn thanh tốn Kế tốn tổng hợp (1) (4) (5) (6) (7) (2) (3)
2.2.3.2. Kiểm sốt quá trình thu tiền BẢNG 11 : KẾT QUẢ VỀ VIỆC KIỂM SỐT THU TIỀN BẢNG 11 : KẾT QUẢ VỀ VIỆC KIỂM SỐT THU TIỀN HOẠT ĐỘNG KIỂM SỐT THỦ TỤC Về việc ủy quyền và xét duyệt
Về mặt ủy quyền: Việc thu tiền từ việc cung cấp nước và dịch vụ cho khách hàng được ủy quyền cho phịng quản lý tiêu thụ và quan hệ
khách hàng và nộp lại tiền cho thủ quỹ thơng qua phiếu thu được kế
tốn thanh tốn lập dựa trên hĩa đơn tiền nước nhận từ phịng quản lý tiêu thụ và quan hệ khách hàng.
Về mặt xét duyệt: Việc xét duyệt phiếu thu là kế tốn trưởng.
Về việc phân chia trách nhiệm - Cĩ sự hoạt động độc lập trong việc giữa kế tốn thanh tốn và phịng quản lý tiêu thụ và quan hệ khách hàng. - Cĩ sự hoạt động độc lập trong cơng việc giữa thủ quỹ và kế tốn thanh tốn. Bảo vệ an tồn tài sản Phiếu thu:
Phiếu thu chỉđược lập dựa trên hĩa đơn GTGT.
Phiếu thu được ký sau khi đã được điền đầy đủ nội đúng.
- Phiếu thu được ký duyệt bởi kế tốn trưởng.
- Phiếu thu được kế tốn thanh tốn lưu sau khi ký duyệt.
Ủy nhiệm thu:
Ủy nhiệm thu chỉđược lập dựa trên hĩa đơn GTGT.
Ủy nhiệm thu chỉđược ký sau khi điền đầy đủ nội dung.
- Ủy nhiệm thu được ký duyệt bởi 2 người là giám đốc và kế tốn trưởng.
- Ủy nhiệm thu được gửi đến ngân hàng ngay sau khi được ký duyệt.
Chứng từ Chứng từđược kiểm tra, đối chiếu trước khi ký duyệt.
Ghi sổ sách kế tốn
Ghi sổ chi tiết tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Ghi chứng từ ghi sổ.
Ghi sổ tổng hợp. Lập bảng kê phân loại
Nhận xét:
Qua bảng kết quả kiểm sốt nghiệp vụ thu tiền tại cơng ty, cho thấy cách tổ
chức kiểm sốt cĩ những ưu và nhược điểm sau :
Ưu điểm:
- Cơng ty kiểm sốt thu tiền thực hiện rất tốt ở việc xét duyệt được thực hiện bởi người cĩ thẩm quyền.
- Những người cĩ trách nhiệm liên quan với nhau ở khâu nhập tiền vào quỹ thực hiện độc lập với nhau đảm bảo tính minh bạch trong việc thu tiền.
Nhược điểm
- Kế tốn thanh tốn chỉ dựa trên hĩa đơn GTGT để viết phiếu thu.
- Phịng quản lý tiêu thụ và quan hệ khách hàng đảm nhận việc ghi khối lượng nước, lập hĩa đơn tiền nước và thu tiền, mà tổ ghi đồng hồ và thu tiền nước vừa ghi
đồng hồ vừa thu tiền nước, đặc biệt theo chính sách nhằm tăng tốc độ thu tiền của cơng ty hiện nay thì nhân viên ghi đồng hồ cĩ thể thu ngay tiền nước mà khơng cần cĩ hĩa đơn GTGT. Như vậy ở đây cĩ sự vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm giữa bộ phận bán hàng và bộ phận thu tiền, xuất hiện hiện tượng tiền bị chiếm đoạt và chiếm dụng.
2.2.3.3. Kiểm sốt quá trình chi tiền BẢNG 12: KẾT QUẢ VỀ VIỆC KIỂM SỐT CHI TIỀN BẢNG 12: KẾT QUẢ VỀ VIỆC KIỂM SỐT CHI TIỀN HOẠT ĐỘNG KIỂM SỐT THỦ TỤC Về việc ủy quyền và xét duyệt
Về mặt ủy quyền: Việc chi tiền thanh tốn hàng hĩa, dịch vụ cho nhà cung cấp được ủy quyền cho thủ quỹ chi tiền sau khi được xét duyệt đúng người cĩ thẩm quyền.
Về mặt xét duyệt: Việc xét duyệt, phê chuẩn cho việc thanh tốn được thực hiện bởi 2 người là giám đốc và kế tốn trưởng.
Về việc phân chia trách
nhiệm
- Cĩ sự hoạt động độc lập trong việc giữa kế tốn thanh tốn và thủ quỹ.
- Cĩ sự hoạt động độc lập trong cơng việc giữa thủ quỹ và kế tốn tổng hợp.
- Cĩ sự hoạt động độc lập trong cơng việc giữa kế tốn thanh tốn và kế
tốn tổng hợp.
Bảo vệ an tồn tài sản
Phiếu chi:
Phiếu chi chỉđược lập dựa trên hĩa đơn bán hàng. Phiếu chi được ký sau khi đã được điền đầy đủ nội đúng.
- Phiếu chi được ký duyệt bởi 2 người: giám đốc và kế tốn trưởng.
- Phiếu chi được gửi đi ngay sau khi ký duyệt.
Ủy nhiệm chi:
Ủy nhiệm chi chỉđược lập dựa trên hĩa đơn bán hàng.
Ủy nhiệm chi chỉđược ký sau khi điền đầy đủ nội dung.
- Ủy nhiệm chi được ký duyệt bởi 2 người là giám đốc và kế tốn trưởng.
- Ủy nhiệm chi được gửi đến ngân hàng ngay sau khi được ký duyệt.
Chứng từ Chứng từđược kiểm tra, đối chiếu trước khi ký duyệt.
Ghi sổ sách kế tốn
Ghi sổ chi tiết tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Ghi chứng từ ghi sổ.
Ghi sổ tổng hợp. Lập bảng kê phân loại
Nhận xét:
Qua bảng kết quả kiểm sốt nghiệp vụ chi tiền tại cơng ty, cho thấy cách tổ
chức kiểm sốt cĩ những ưu và nhược điểm sau :
Ưu điểm:
- Cơng ty kiểm sốt chi tiền thực hiện rất tốt từ khâu xét duyệt đến khâu chi tiền. Việc xét duyệt được thực hiện bởi người cĩ thẩm quyền và việc chi tiền cũng được thực hiện đúng nguyên tắc, đảm bảo chi đúng chi đủ.
- Những người cĩ trách nhiệm liên quan với nhau thực hiện độc lập với nhau đảm bảo tính minh bạch trong việc chi trả tiền.
Nhược điểm
- Kế tốn thanh tốn chỉ dựa trên hĩa đơn bán hàng, phiếu nhập kho và giấy báo trả tiền để viết phiếu chi.
- Báo cáo nhận hàng khơng được lập khi người nhận hàng nhận được hàng hĩa chuyển đến, khơng cung cấp được thơng tin ngay khi nhận được hàng, thiếu chứng từ cho phịng kế tốn và các bộ phận liên quan để kiểm tra, đối chiếu sau này.
2.2.4. ĐÁNH GIÁ VỀ CƠNG TÁC QUẢN TRỊ TIỀN MẶT TẠI CƠNG TY 2.2.4.1. Những mặt đã đạt được 2.2.4.1. Những mặt đã đạt được
Cơng ty cấp thốt nước Khánh Hịa kinh doanh trong mơi trường đặc biệt, nguyên vật liệu chính là nước từ các con sơng và mạch nước ngầm nên chi phí nguyên liệu rất thấp so với doanh thu cơng ty đạt được. Vì vậy tổng thu luơn lớn hơn tổng chi.
Nước là sản phẩm thiết yếu của cuộc sống, nếu thiếu nước sinh hoạt hằng ngày gặp rất nhiều khĩ khăn, khơng ai muốn mất nước. Chính điều đĩ, khách hàng sử dụng nước thực hiện quy chế nộp tiền nước rất đúng theo quy định “hĩa đơn đến thì nộp tiền ngay” khơng như khi mua các mặt hàng khác. Cơng ty khơng bao giờ
thiếu tiền mặt để chi trả cho các chi phí phát sinh trong tháng.
Tiền mặt của cơng ty luơn dự trữ rất nhiều, chi trả các khoản nợ cho nhà cung ứng và nộp ngân sách nhà nứơc và lương cơng nhân viên cịn bao nhiêu thì dự
trữ trong ngân hàng và tại quỹ, cơng ty chưa cĩ kế hoạch sử dụng đồng tiền nhàn rỗi mà thường dự trữ phần lớn trong tài khoản ở ngân hàng làm tính thanh khoản hay khả năng chi trả các khoản nợ của cơng ty rất cao.
Cơng ty sử dụng một phần nhỏ lợi nhuận đểđầu tư vào trái phiếu chính phủ