CHƯƠNG 2 KỸ NĂNG SỬ DỤNG NGÔN NGỮ
2.3. Các nguyên tắc sử dụng ngôn ngữ trong giao tiếp
Giao tiếp bằng lời nói có hiệu quả khi thơng điệp rõ ràng cho người nhận như ý muốn truyền đạt của người gửi thông điệp. Thông điệp bằng lời nói thường bị hiểu lầm bởi vì người nói nói một cách khơng rõ ràng. Vì vậy, phát âm rõ ràng là điều rất quan trọng. Để giảm thiểu vấn đề này, người nói phải cố gắng tập luyện phát âm rõ ràng với các từ khác nhau. Nói rõ cịn thể hiện ở tốc độ nói: Nói nhanh quá cũng khiến đối tác không nghe được và hiệu quả của giao tiếp sẽ bị hạn chế. Nói chậm rãi và rõ ràng đặc biệt quan trọng khi ta bắt đầu giao tiếp với một người ở một địa phương khác, quốc gia khác, lần đầu gọi điện hoặc nói chuyện với một đối tác xa lạ. Để đảm bảo nguyên tắc này, người nói cần tránh dùng từ mơ hồ, trừu tượng. Từ mơ hồ, trừu tượng có thể khiến người nhận hiểu theo những cách khác nhau, dẫn đến hiểu sai và phản hồi tiêu cực.
2.3.2. GỌN (Ngắn gọn, súc tích - Concise)
Nói và viết ngắn gọn, súc tích là ngun tắc rất quan trọng trong giao tiếp. Khi truyền đạt thông điệp dài, người nghe dễ bị phân tâm cũng như khó xác định chính xác vấn đề mà người nói muốn truyền đạt.
Nói càng ngắn gọn càng dễ hiểu. Nói ngắn gọn là khơng truyền đạt những thơng tin thừa, phải đảm bảo đầy đủ nội dung, có giá trị, súc tích, có nghĩa. Người nói như thế sẽ được đánh giá cao về trình độ, về ý thức thời gian.
2.3.3. ĐÚNG (Correct)
Trong giao tiếp bằng ngơn ngữ, tính đúng, tính chính xác có nghĩa là nguồn thông tin từ người truyền thông điệp là nguồn đúng và đáng tin cậy. Bởi vì, khi nguồn thơng tin của chúng ta là đúng, chính xác thì người khác sẽ tin vào người nói và và lắng nghe người nói một cách chăm chú. Nói càng chính xác thì hiệu quả giao tiếp
càng cao. Để đảm bảo nguyên tắc này, người nói phải thận trọng trong việc phát ngơn, khi nói phải có những chứng cứ xác thực nhằm tạo niềm tin ở người nghe.
2.3.4. ĐỦ (Cụ thể - Concrete)
Để giao tiếp bằng lời nói có hiệu quả, người nói phải sử dụng thực tế và ý tưởng cụ thể, tránh phóng đại bất cứ thơng tin nào.
2.3.5. SANG (Lịch sự - Courtesy)
Lịch sự liên quan đến thái độ. Dùng từ lịch sự, nhã nhặn sẽ khiến người nghe dễ chấp nhận thông tin. Trong trường hợp có mâu thuẫn, việc sử dụng từ lịch sự có thể cải thiện mối quan hệ, người nói được đánh giá là người biết kiểm soát cảm xúc. Cố gắng tránh những biểu hiện khó chịu, hãy chân thành xin lỗi khi mắc bất kỳ sai lầm nào, không sử dụng bất kỳ biểu hiện phân biệt đối xử liên quan đến cá nhân, chủng tộc, đạo đức, nguồn gốc, diện mạo cơ thể…
2.3.6. THẬT (Thật thà - Candid)
Khi người nói chọn cách tiếp cận thẳng thắn, nó có nghĩa là thông điệp của họ cần được thẳng thắn, cởi mở, thành thật, bộc trực. Nhưng lưu ý, không được làm tổn thương người khác, tức là cần sự tế nhị. Như vậy, quy tắc này nhấn mạnh đến sự chân thành và tế nhị trong giao tiếp.