2 .1Tổng quan về công ty Scavi Huế
2.1 .6Giới thiệu về bộ phận kho Scavi Huế
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ tổ chức kho
(Nguồn: Phòng thống kế kho)
Kho là nơi lưu giữ nguyên phụ liệu, thành phẩm phục vụ cho sản xuất và xuất hàng.
Bộ phận kho gồm 1 Phụ trách kho quản lý 2 mảng về kế toán kho và mảng làm việc trực tiếp với hàng hóa thực tế.
Phụ trách kho có nhiệm vụ: Đánh giá hiện trạng kho, đề xuất việc sắp xếp hệ thống kho; Giám sát công việc liên quan đến xuất nhập tồnđể đảm bảo số liệu chính xác, tổ chức quy hoạch sắp xếp lại hệ thống kho bãi hợp lý để đảm bảo tiến độ xuất nhập hàng; theo dõi kiểm sốt tình hình vật tư trong kho làm các báo cáo định kỳ; Giám sát các công tác kiểm kê vật tư, nguyên phụ liệu, thành phẩm theo định kỳ hoặc đột xuất; Đảm bảo cơng tác phịng cháy chữa cháy và chống thát thốt, hư hỏng trong kho; bố trí sắp xếp cơng việc cho nhân viên cấp dưới, đảm bảo thực hiện 5S cho kho; phối hợp bộ phận khác để giải quyết các sự cố về sản xuất, chất lượng vật tư…
Bộ phận kế toán kho: Ghi nhận số liệu vào hệthống, làm báo cáo xác nhận xuất nhập tồn định kỳ. Bộ phận kế tốn kho gồm:
Khóa luận tốt nghiệp
Kế toán trưởng: Làm các báo cáo thống thê, tương tác số liệu hệ thống với kho Trung ương (kho Biên Hòa), chịu trách nhiệm lập hệ thống kho và phân công nhiệm vụ cho các thành viên.
Nhóm nhập kho: nhập số liệu vào hệ thống, gồm các số liệu NPL nhập từ chủ hàng bao gồm giá của các hàng hóa đó, lập phiếu nhập kho và lưu giữ chứng từ. Nhóm xuất kho: nhận phiếu lĩnh vật tư, phiếu bổ sung vật tư, phiếu chuyển kho, phiếu may mẫu rồi lập phiếu xuất kho, xuất số liệu trên hệ thống. Đồng thời phối hợp với nhân viên cấp phát lập các biên bản kiểm kê hàng hóa định kỳ gửi đến kế tốn phó tổng hợp.
Nhóm xuất gia công: lập chứng từ, phiếu xuất kho để xuất hàng đi gia cơng tại các nhà máy khác.
Nhóm thủ tục xuất hàng: lập chứng từ gồm lệnh điều động, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, biên bản giao nhận hàng hóa, kết hợp với các bộ phận khác trong kho để giao nhận hành hóa cho phương tiện vận chuyển với đầy đủ các chứng từ cần thiết.
Nhóm xác nhận chứng từ: Xác nhận các chứng từ xuất để gửi đến các đơn vị nhận hàng, xác nhận các sự cố nhập kho để gửi đến bộ phận thương mại, xuất nhận khẩu.
Bộ phận làm việc trực tiếp với hàng hóa chịu trách nhiệm trong xuất nhập hàng, kiểm tra theo dõi hàng hóa trong kho. Bao gồm:
Nhóm nhập kho: chịu trách nhiệm nhập hàng từ người vận chuyển theo đúng số liệu trên Parking list, báo cáo sự cố về hàng nhập kho cho bộ phận kế tốn kho.
Nhóm thành phẩm: Trách nhiệm nhập kho thành phẩm từ bộ phận may của nhà máy, theo dõi số lượng và xuất thành phẩm cho khách hàng.
Nhóm nguyên phụ liệu may: cấp phát nguyên phụ liệu cho phân xưởng cắt và chuyền may để đảm bảo sản xuất, thực hiện kiểm kê hàng hóa định kỳ, theo dõi
thẻ kho, đóng hàng để chuyển đi theo u cầu của kếtốn kho.
Nhóm phụ liệu đóng gói: cấp phát phụ liệu đóng gói cho bộ phận đóng gói, thực hiện hiện kiểm kê hàng hóa định kỳ, theo dõi thẻ kho, đóng hàng để chuyển đi theo yêu cầu của kế tốn kho.
2.2 Phân tích kiểm sốt tồn kho của cơng ty Scavi Huế