2 .1Tổng quan về công ty Scavi Huế
2.2 .1Khách hàng của công ty Scavi Huế
2.2.2 Quy trình hàng hóa ra vào kho
Quy trình hàng nhập kho từ chủ hàng
Quy trình:
(1) Phịng thương mại thơng tin nhập hàng đến bộ phận kho về số khối và loại hàng hóa
(2) Thủ kho nắm số lượng và lập kế hoạch nhập hàng cho bộ phận nhập kho (3) Hàng hóa từ chủ hàng sẽ chuyển về khu vực nhập kho. Bộ phận nhập kho sẽ
nhận invoice (hóa đơn) và parking list và nhập hàng theo số lượng và trọng lượng của kiện ghi trên Parking list. Quá trình nhập hàng dưới sự giám sát số lượng của nhân viên bảo vệ. Nếu thiếu số kiện, sai trọng lượng hoặc có hiện tượng bất thường thì phải làm biên bản xác nhận có chữký các bên liên quan (đơn vị vận chuyển, bảo vệ và kho) sau đó thơng tin đến bộ phận xuất nhập khẩu nhóm IT2 bằng file scan để giải quyết trở ngại.
(4) Thực hiện kiểm thơ: bốc tách các kiện lớn có nhiều kiện nhỏ bên trong hoặc kiện hàng có nhiều vỏ bọc. Kiểm tra đối chiếu số lượng bên trong với parking list về số lượng, chủng loại, màu sắc. Ghi số invoice và ngày nhập lên từng kiện hàng.
(5) Khi nhập hàng xuống kho vực chờ kiểm thì nhân viên giámđịnh sẽ lấy mẫu hoặc kiểm tất cả đi giám định về chất lượng, số lượng của hàng và lập biên bản giám định. Nếu khơng đạt chất lượng và số lượng thì báo với chủ hàng và bộ phận thương mại để xử lý.
(6) Tổ chức nhận lại nguyên phụ liệu sau khi nhận được thông tin đã giámđịnh xong. Chậm nhất 2h sau khi nhận được thông tin đã giámđịnh xong.
(7) Sau khi nhập hàng xuống khu vực chờ kiểm thì trưởng nhóm nhập kho sẽ mang chứng từ invoice và parking list đã kí xác nhận vào kế toán kho.
(8) Kế toán kho sẽ nhập số liệu vào hệ thống ISCALA đồng thời lập phiếu nhập kho và lưa trữ chứng từchậm nhất là 8h làm việc kể từ thời điểm nhập kho. Chú ý:
-Đối với nguyên liệu sau khi giám định phải có tem giám định. Nếu khơng đạt phải có tem đỏ REJECT trên mỗi kiện hàng.
- Ngun phụ liệu khơng đạt phải được bố trí ở khu vực riêng có khóa và có tổ chức quản lý theo quy trình kiểm sốt NPL và sản phẩm không phù hợp
giám định. Nếu trông trường hợp khẩn cấp chưa có BBGĐ, phải có sự xác nhận từ bộ phận giám định trên chứng từ xuất kho.
Các bước của quy trìnhđược mơ tả ở sơ đồ2.4.
Quy trình nhập kho hàng hóa về từ Scavi Biên Hịa (đã giámđịnh tại Biên Hịa)
Quy trình:
(1) Phịng thương mại thơng tin nhập hàng đến bộ phận kho về số khối và loại hàng hóa
(2) Thủ kho nắm số lượng và lập kế hoạch nhập hàng cho bộ phận nhập kho Hàng hóa từ Biên Hịa sẽchuyển về kho vực nhập kho. Bộ phận nhập kho sẽ nhận biên bản giao nhận hàng hóa, phiếu chuyển kho và parking list rồi nhập hàng theo số lượng và trọng lượng của kiện ghi trên Parking list. Quá trình nhập hàng dưới sự giám sát số lượng của nhân viên bảo vệ. Nếu thiếu số kiện, sai trọng lượng hoặc có hiện tượng bất thường thì phải làm biên bản xác nhận có chử ký các bên liên quan (đơn vị vận chuyển, bảo vệ và kho) sau đó thơng tin đến bộ phận xuất nhập khẩu nhóm IT2 bằng file scan để giải quyết trở ngại.
(3) Sau khi nhập hàng xuống thì trưởng nhóm nhập kho sẽ mang chứng từ đã kí xác nhận vào kế toán kho.
(4) Kế toán kho sẽ nhập số liệu vào hệ thống ISCALA đồng thời lập phiếu nhập kho và lưa trữ chứng từ.
Trong trường hợp chưa giám định tại biên hịa thì chứng từ cần Parking list (của kho) có ghi số invoice, phiếu chuyển kho, biên bản giao nhận hàng hóa, invoice và parking list của chủ hàng. Các quy trình thực hiện như nhập kho NPL trực tiếp từ chủ hàng.
Quy trìnhđược mơ tả ở sơ đồ 2.5.
NPL) về vấn đề nhập kho:
- Hỏi: Anh có thể cho biết khối lượng NPL nhập kho tại Scavi Huế trong một ngày?
- Trả lời: Lượng nhập kho tùy vào ngày, tùy đợt hàng về. Có ngày nhập chỉ một xe chở hàng nhỏ tầm 30 khối, có ngày nhập kho đến 3 container lên đến 150 khối NPL.
- Hỏi: Lượng hàng nhập về lên đến 150 khối thì có đảm bảo được cơng tác cân, bóc tách kiểm sơ bộ, ghi ngày xuất nhập trên các kiện hàng không?
- Trả lời: Những ngày như vậy thường phải tăng ca, vì lưu cơng sẽ phải tốn thêm chi phí. Với lượng hàng lớn như những giai đoạn đầu năm thì anh chỉ đảm bảo kiểm đúng số lượng trên PKL, ghi ngày nhập xuất trên các kiện. Việc bốc tách kiện lớn và cân lại thường cũng không được tiến hành.
- Hỏi: Với lượng hàng về nhiều như vậy thì anhđã phân lơ sẵn để các bộ phận kiểm định và cấp phát nhận hàng không.
- Trả lời: Hàng về theo đợt, mà mỗi đợt lại có hàng chục loại hàng. Mà em có biết là cơng ty mình bộ phận kiểm định hay nhân viên cấp phát phụ trách cho các loại hàng, khách hàng riêng. Nên anh chỉ nhập hàng vào khu vực chờkiểm. Các bộ phận kia có hỏi thì anh chỉ thơng báo hàng đã nhập hoặc chưa. Cịn họ sẽ tự tìm, và họ có thơng báo hàng về, họ có thể đến để xem hàng khi nó nhập kho.
- Hỏi: Cơng tác nhập hàng có gặp các trục trặc phát sinh gì khơng?
- Trả lời: Cơng tác nhập cũng gặp các trục trặc. Ví dụ: Khi khơng tìm thấy hàngở khu vực chờ kiểm thì anh cũng phải chịu trách nhiệm trong việc tìm kiếm hàng đó, khi hàng về nhưng cân lên lại thiếu lơ kiện trong PKL
thì phải báo cho PTK...
Phỏng vấn chuyên gia (Anh Hồ Quốc Bảo – nhân viên cấp phát nguyên liệu): - Hỏi: Anh có thể cho biết là khi tiếng hàng nhận hàng từ khu vực nhập có
trục trặc gì khơng?
- Trả lời: Với lượng hàng như đầu năm này thì có khá nhiều vấn đề. Em đến phòng thống kê được tháng rồi thì cũng thấy. Việc tìm khơng ra hàng vẫn xảy ra thường xuyên, đặc biệt với lượng hàng về nhiều trong những tháng đầu năm như thế này.
- Hỏi: Có phải do khi nhập kho mà chúng ta khơng có thời gian để xem hàng, khơng có vị trí cố định để nhân viên cấp phát biết và hàng về nhiều nên chồng lên nhau?
- Trả lời: Đúng vậy. Nhưng cịn vấn đề khác là do cơng tác kiểm định với lượng công việc nhiều nên hàng nhập về để khu vực chờ khá lâu. Do đó, hàng về lại chồng chất lên nhau, khơng kiểm sốt hết.
- Hỏi: Như vậy khi khơng tìm ra hàng thì chúng ta báo cáo sự cố cho anh Trai (PTK). Nếu hàng gấp cho sản xuất thì phải làm sao?
- Trả lời: Khi khơng tìm thấy hàng phải báo ngay, cho dù hàng nhập kho hay hàngở trong kho. Nếu thơng tin hàng gấp thì thường sẽ điều thêm người để tìm hàng. Sau mấy ngày mà vẫn khơng có hàng thì chúng ta phải làm biên bản sự việc, báo cáo mất hàng và nêu rõ nguyên nhân. Sau đó, Phụtrách kho sẽ báo cáo với kho Trungương (Kho Biên Hịa) gửi hàng về.
Nhận xét quy trình nhập kho NPL: Ưu điểm:
- Quy trình có các cơngđoạn với u cầu đảm bảo giao nhận chính xác - Có nhiều nhân viên với sự phân cơng cụ thể
- Có kế hoạch cụ thể và nhân viên được thông báo thông tin kịp thời từ phịng kế hoạch
- Có bộ phận bảo vệ cùng tham gia giám sát quy trình. Và có sự xác nhập từ nhiều phía: người vận chuyển, bộ phận kho và bộ phận bảo vệ. Nhược điểm:
- Nhập hàng số lượng không ổn định, khi q tải, khi lại khơng có hàng. - Chưa thực hiện đầy đủ các yêu cầu nhập kho như cân đếm và bóc
tách kiểm tra thơ hàng hóa
- Chưa có kế hoạch về nhập vị trí NPL khu vực chờ, công tác giám định vượt quá thời gian quy định
- Chưa có biện pháp kiểm sốt hàng tốt ở khu vực hàng chờ, thông tin của đơn vị nhập hàng và các đơn vị nhận trách nhiệm theo dõi hàng vẫn chưa chính xác và kịp thời.
Sơ đồ 2.4: Sơ đồ nhập kho nguyên phụ liệu trực tiếp từ chủ h àng Bộphận kinh doanh Chủ hàng Bộ phận nhập kho Nhận viên bảo vệ Bộ phận kiểm tra chất lượng (Giám định)
Thủ kho Kế toán kho
Lập kế hoạch nhập NVL Giao hàng Nhập kho, kiểm tra Kiểm tra số lượng Kiểm tra chất lượng Nắm kế hoạch và Đối chiếu kế h h Nhận chứng từ đã xác nhận Trả hàng Hóa đơn Parking list số lượng và khối Chuyển chứng từ cho KTK ó lư n Đạt Nhập kho Biên bản giám định Lập phiếu nhập kho Ghi nhận số liệu vào hệ thố Phiếu nhập kho
(Nguồn: Bộ phân thống kê kho)
Khóa luận tốt
nghiệp GVHD: TS. Phan Thanh Hoàn
Sơ đồ 2.5: Sơ đồ nhập kho N PL từ Biên Hòa đã giám định
Bộ phận kinh doanh
Scavi Biên Hòa Bộ phận
nhập kho Nhận viên bảo vệ Bộ phận kiểm tra chất lượng (Giám định)
Thủkho K ế toán kho
Lập kế hoạch nhập NVL Giao hàng BBGN Parking list Nhập kho, kiểm tra số lượng và khối Chuyển chứng từ cho KTK Kiểm tra số lượng Nắm kế hoạch và só lượng Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: TS. Phan Thanh Hoàn
Đ ố i c h iế u k ế h h Nh ận ch ứn g từ đã đư ợc xá c L ậ p p h i ế u nhập kho Ghi nhận số liệu vào hệ thố Phiếu nhập kho Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: TS. Phan Thanh Hồn
Quy trình xuất kho nguyên phụ liệu sản xuất tại nhà máy
Sơ đồ 2.6: Quy trình xuất ngun phụ liệu trực tiếp
(1) Phịng kế hoạch gửi phiếu lĩnh vật tư hoặc phiếu bổ sung vật tư, phiếu may mẫu đến nhân viên vật tư.
(2) Nhân viên vật tư nhận phiếu và đến phòng kế tốn kho đểu cầu xuất phiếu xuất kho
(3) Phịng kế tốn kho sẽ xuất phiếu xuất kho theo hàng hóa số lượng trên phiếu hoặc xuất theo lượng tồn hiện tại nếu vật tư không đủ.
(4) Nhân viên vật tư mang phiếu xuất kho kèm phiếu lĩnh vật tư đến nhân viên cấp phát và yêu cầu nhận nguyên phụ liệu nhưphiếu xuất kho
(5) Khi nhân viên cấp phát xuất đủ số lượngở khu vực chờ. Nhân viên vật tư kiểm đếm đủ số lượng và ký nhận vào phiếu xuất kho và mang NPLđến bộ phận sản xuất
Phỏng vấn Phan Quang Triển - nhân viên cấp phát phụ liệu đóng gói:
- Hỏi: Khi cấp phát với lượng phụ liệu đóng gói số lượng lớn như sticker, hóc, nhãn thường thìđến hàng trăm cái thì saođản bảo được thời gian? - Trả lời: Những kiện (thùng, bao) đều có số lượng, nếu mà cấp gần với số
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: TS. Phan Thanh Hồn
lượng này thì chúng ta sẽ trừ ra. Cịn với số lượng lẻ thì chúng ta sẽ sử dụng cân đếm số lượng.
- Hỏi: chúng ta làm như vậy với mọi loại hàng cấp phát sao?
- Trả lời: Không hẳn vậy. Đối với các kiện ngun mà khơng có sự chênh lệch nhiều với số lượng xuất kho thì thường cấp nguyên kiện và ghi vào cấp thiếu, thừa để cấp tiếp vào đợt tiếp theo.
- Hỏi: Số liệu đó chúng ta ghi vào thẻ kho và bộ phận kế tốn kho có ghi nhận khơng?
- Trả lời: Đây là số liệu thống nhất giữa nhân viên cấp phát với nhân viên vật tư, còn hệ thống kế tốn kho khơng liên quan.
- Hỏi: Kho phụ liệu đóng gói hàng chất cao và kín lối đi thế này thì cơng tác di chuyển sẽ rất vất vả. Thế có khi nào bị thấy lạc khơng?
- Trả lời: Có, khi cấp phát thì chúng tađể các loại hàng hóa cạnh nhau, đơi khi chất nhầm lẫn qua loại khác thì tìm rất vất vả.
Phỏng vấn Anh Hồng Phước Thuận – nhân viên cấp phát nguyên liệu may: - Hỏi: q trình cấp phát có kiểm sốt được lượng hàng mình nắm khơng? - Trả lời: Cịn tùy thuộc. Như anh đã làm việc lâu năm nên các hàng hóa
anh đều nắm rõ. Cịn có những nhân viên mới vào đảm nhiệm công việc mà người khác nghỉ việc khơng bàn giao thì khơng thể kiểm sốt hết được. Như anh Toản, thường xuyên phải tìm hàng do hàng của người khác cấp mà họ bỏ việc.
- Hỏi: Tại sao hàng hóa cứ bỏ dưới sàn và lối đi?
- Trả lời: Hàng hóa khơng có chổ chứa, mà dù có chổ chứa thì do khơng có lối đi để chuyển hàng lên shelf được.
- Hỏi: Cơng tác xuất kho có nhiều phiếu khác nhau và có đảm bảo thời gian để hồn thành cơng việc khơng?
- Trả lời: Có ngày nhiều ngày ít, những đợt xuất kho nhiều thì phải tăng ca để đánh phiếu
- Hỏi: Nếu NPL gấp cho bộ phận sản xuất thì làm cách nào?
- Trả lời: Khi mà khơng đủ thời gian xuất hàng, hàng gấp cần ngay thì sẽ đến nhân viên cấp phát tạm ứng vật tư để kịp tiến độ sản xuất. Sau đó nhận phiếu xuất kho sau.
- Hỏi: Có khi nào phiếu xuất kho vượt quá số lượng của hệ thống?
- Trả lời: Có. Thường các phiếu đó do hàng chưa nhập hệ thống. Hoặc có trường hợp hàng khơng cấp do các u cầu khác. Khi xuất kho thì sẽ ghi chú vào đó.
Quy trình xuất kho thành phẩm cho khách hàng, nguyên phụ liệu cho cơng ty khác và gia cơng
(1) Phịng kinh doanh lập kế hoạch xuất hàng gửi đến kế toán kho;
(2) Kế toán kho lập chứng từ gồm: lệnh điều động, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, biên bản giao nhận kèm parking list.
(3) Phiếu xuất kho được chuyển cho nhân viên cấp phát và soạn hàng theo số lượng yêu cầu
(4) Hàng hóa kèm chứng từ giao nhận với người vận chuyển để gửi đến nơi yêu cầu.
Phỏng vấn chị Văn Thị Yến Nhi – nhân viên làm thủ tục xuất kho ra khỏi công ty:
- Hỏi: Thủ tục xuất NPL, gia công gồm các loại giấy tờ. Giấy tờ đó gồm những gì?
kho kiểm vận chuyển nội bộ, biên bản giao nhận, PKL, phiếu xuất kho, giấy yêu cầu xuất kho. Trong đó, biên bản giao nhận, PKL và phiếu xuất kho, lệnh điều động dùng loại giấy 3 liên. Liên trắng sẽ lưu hồ sơ công ty, liên đỏ chuyển cho khách hàng, liên xanh các bộ phận liên quan của cơng ty giữ lại hoặc cũng có thể bỏ đi.
- Hỏi: sau khi xuất kho thì cịn làm thủ tục gì nữa khơng?
- Trả lời: Sau khi xuất kho, cần phải Scane giấy tờ gồm bill (nếu có), biên bản giao nhận, PKL để gửi đến đơn vị nhận hàng trong ngày hơm sau.
Nhận xét các quy trình xuất kho: Ưu điểm:
- Có quy trình và các quyđịnh rõ ràng, có các loại giấy tờ để lưu hồ sơ tiện cho việc giải quyết các sự cố.
- Các bộ phận được phân tách rạch rịi nhiệm vụ và trách nhiệm. Đồng thời có sự kết hợp, phối hợi đảm bảo việc thực hiện đúng và đủ.
- Nhân viên có các giải pháp giúp việc cấp phát được nhanh hơn và có các cơng cụ hổ trợ chính xác.
Nhược điểm:
- Khơng kiểm sốt hết tất cả lượng hàng trong kho
- Nhân viên làm việc không được chính xác, hàng hóa bị thất lạc và gây ra nhiều thiệt hại. Về chi phí chơ việc tìm hàng và chi phí cho mất hàng. - Hệ thống kho không đủ không gian để chứa hàng hiện tại. Để ở sản và lối
đi, để chồng lấn lên nhau làm lẫn lộn và khơng tìm ra hàng hóa.
- Cịn lượng lớn hàng tồn trong các năm trước 2014 (hàng hóa ngoài sản xuất) chưa được giải quyết.
- Các nhân viên khác nhau chịu trách nhiệm khác nhau về hàng. Việc nghỉ việc khơng bàn giao làm thất thốt hàng hóa do khơng tìmđược hàng.