3.1.4.1 Cơ cấu tổ chức
Hình 2: Cơ cấu tổ chức nhân sự của VCB - CT
3.1.4.2 Tình hình nhân sự Giám Đốc Giám Đốc Chi Bộ PGĐ PGĐ PGĐ PGĐ PGĐ NK PGD HG Phòng TTQT Phòng Vốn Phòng QLN Thi Đua Công Đoàn Phòng Khách Hàng Đoàn Thanh Niên Hỗ trợ phát triển mạng lưới Bộ Phận XDCB Phòng KDDV PGD AH PGD CR PGD VL Phòng KT Phòng VL Phòng HC Phòng NQ Phòng QLRR PGD Nam CT Phòng KTTD Phòng KTNB Tổ Chức : Phụ trách chỉ đạo : Trực tiếp phụ trách
Hiện nay nhân sự của chi nhánh Vietcombank Cần Thơ có 217 người với cơ cấu bộ máy gồm: Ban giám đốc, 12 phòng nghiệp vụ và 6 phòng giao dịch là: Phòng giao dịch Ninh Kiều, Phòng giao dịch Cái Răng, Phòng giao dịch Vĩnh Long, Phòng giao dịch Hậu Giang, Phòng giao dịch An Hội và Phòng giao dịch Nam Cần Thơ. Mỗi phòng đều có cán bộ Trưởng phòng chịu trách nhiệm điều hành công việc chung của phòng.
Về trình độ chuyên môn, số người đạt trình độ đại học và trên đại học chiếm hơn 75% trên tổng cán bộ công nhân viên. Đặc biệt, trình độ ngoại ngữ chiếm tỷ lệ khá cao. Cụ thể trình độ chuyên môn như sau:
Số cán bộ đạt trình độ trên đại học: 4 người, chiếm 1,84% trên tổng số cán bộ công nhân viên.
Số cán bộ đạt trình độ đại học: 160 người chiếm 73,73% trên tổng số cán bộ công nhân viên.
3.1.5. Chức năng của từng bộ phận
Ø Phòng hành chính nhân sự:
Tổ chức sắp xếp nhân sự giữa các phòng ban.
Tạo điều kiện cho các phòng ban thực hiện tốt nhiệm vụ của mình như: trang thiết bị cho các phong ban, bố trí nhân lực, chăm sóc sức khỏe cho cán bộ công nhân viên.
Tổ chức điều chỉnh lương, bảo hiểm, trợ cấp hưu trí.
Ø Phòng kinh doanh dịch vụ
Thực hiện các họat động sau: Kinh doanh ngoại tệ
Chi trả kiều hối.
Dịch vụ trả tiền nhanh Money Gram
Phát hành và thanh toán thẻ tín dụng như: VisaCard, Mastercard, Amex. Mở tài khoản ATM
Thực hiện các giao dịch mua bán chứng khoán.
Ø Phòng kế toán
Ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi
Thực hiện các bút toán chuyển tiền giữa Ngân hàng với khách hàng, với Ngân hàng khác và Ngân hàng ngoại Thương Việt Nam.
Ø Phòng kiểm tra nội bộ
Kiểm tra giám sát hoạt động của các phòng ban trong việc thực hiện các qui định của Ngân hàng Nhà Nước Việtn Nam.
Kiểm tra việc chấp hành pháp luật về tiền tệ tín dụng Ngân hàng. Kiểm tra việc thanh toán ngoại hối.
Ø Phòng ngân quỹ
Là nơi mà các khoản thu, chi bằng tiền mặt, ngoại tệ và các phương tiện thanh toán có giá trị được thực hiện khi có nhu cầu về tiền và có xác nhận của phòng kế toán hoặc phòng kinh doanh dịch vụ khách hàng. Khách hàng sẽ đến nhận hàng tại phòng ngân quỹ.
Ø Phòng thanh toán quốc tế
Thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến phòng tín dụng.
Thanh toán tiền hàng nhập khẩu giữa các doanh nghiệp Việt Nam với nước ngoài
Thực hiện phương thức nhờ thu, ủy nhiệm chi. Chiết khấu bộ chứng từ cho các đơn vị nhập khẩu.
Đặc biệt nhờ mối quan hệ đại lý mật thiết với các Ngân hàng trên thế giới thông qua các nghiệp vụ thanh toán quốc tế như: mở L/C, bảo lãnh, chuyển tiền đi, chuyển tiền đến được thực hiện nhanh chóng, bảo mật và tiết kiệm được phần lớn chi phí.
Ø Phòng quản lý nợ
Là một trong những phòng giữ vị trí quan trọng trong hoạt động của chi nhánh, thực hiện các nghiệp vụ chủ yếu như:
Lập kế hoạch hoạt động kinh doanh của Ngân hàng.
Thực hiện các nghiệp vụ chủ yếu là cho vay bao gồm quá trình thẩm định phương án, ký kết hợp đồng, đôn đốc, kiểm tra việc sử dụng vốn vay khách hàng.
Thu nợ
Thực hiện một số nghiệp vụ liên quan đến thanh toán quốc tế như: theo dõi các khoản tiền về các đơn vị nhập khẩu để thu nợ.
Phụ trách cả việc thống kê, tổng kết hoạt động của Ngân hàng và đặc biệt là hoạt động Marketing tiếp thị rộng rãi đến từng khách hàng.
Ø Phòng vốn
Theo đõi thường xuyên, bám sát tình hình nguồn vốn và sử dụng vốn hằng ngày của toàn chi nhánh.
Kết hợp với phòng kế toán, phòng thanh toán quốc tế, phòng tín dụng để trực tiếp việc điều chuyển vốn, lập điện điều chuyển vốn và thực hiện vay.
Gửi hoặc trả nợ một cách kịp thời đảm bảo khả năng thanh toán cũng như tăng nhanh vòng quay của vốn.
Thực hiện chương trình lãi bình quân để biết chênh lệch giá vốn đầu vào và đầu ra.
Tham mưu cho lãnh đạo về lãi suất cho vay.
Ngoài nghiệp vụ huy động vốn còn thực hiện một số chức năng như: kế toán vốn, kinh doanh ngoại tệ.
Ø Phòng vi tính
Thực hiện việc quản lý toàn bộ hệ thống vi tính của Ngân hàng, đảm bảo cho hoạt động của Ngân hàng được thực hiện một cách thông suốt thông qua hệ thống nội bộ.
Ø Phòng quản lý rủi ro
Thực hiện rà soát khả thi và hiệu quả của từng phương án, từng khoản cấp tín dụng, dự án đầu tư.
Rà soát tính pháp lý và đầy đủ hồ sơ tín dụng Định giá tài sản đảm bảo doanh nghiệp
Tham mưu cho lãnh đạo về tín dụng đầu tư, các nghiệp vụ mở L/C nhập hàng từ nước ngoài.
Theo dõi và tham gia xử lý công nợ. Phòng quan hệ khách hàng
Tạo điều kiện cho khách hàng trên địa bàn là các hộ tiểu thương, doanh nghiệp vừa và nhỏ thuận lợi trong việc vay vốn, tiếp cận với các dịch vụ tiện ích của ngân hàng
Chức năng, nhiệm vụ của chi nhánh cấp hai:
Góp phần mở rộng mạng lưới, nâng cao khả năng giao dịch trực tiếp với khách hàng.
Thu hút thêm một lượng lớn khách hàng là doanh nghiệp trong các khu công nghiệp.
3.1.6. Giới thiệu phòng thanh toán quốc tế
Hình 3: Cơ cấu tổ chức phòng thanh toán quốc tế tại VCB - CT
- Bộ phận nhận và gửi thông tin: do một người đảm nhận việc nhận và gửi thông tin qua các phương tiện telex, swift.
- Bộ phận xuất khẩu: gồm có 3 người có nhiệm vụ thực hiện các công việc có liên quan đến quy trình xuất khẩu hàng hóa như: kiểm tra L/C, kiểm tra bộ chứng từ, đòi tiền khách hàng nước ngoài thông qua các ngân hàng đại lý của Vietcombank ở nước ngoài.
- Bộ phận nhập khẩu: gồm có hai người, có nhiệm vụ thực hiện các công việc có liên quan đến quy trình nhập khẩu hàng hóa như: mở L/C, kiểm tra bộ chứng từ, thanh tóan tiền cho tổ chức xuất khẩu thông qua các ngân hàng
- Bộ phận quan hệ quốc tế: do một người đảm nhiệm, phụ trách kiểm tra chữ ký, thư từ giao dịch với ngân hàng nước ngoài….
- Bộ phận chuyển tiền: do một người đảm nhiệm, phụ trách kiểm tra số tìen thông báo chuyển đến và chuyển đi.
PHÓ PHÒNG PHÓ PHÒNG
TRƯỞNG PHÒNG
QUAN HỆ QUỐC TẾ
XUẤT KHẨU NHẬP KHẨU CHUYỂN TIỀN ĐI
NHẬN VÀ GỞI THÔNG TIN
3.2 KHÁI QUÁT TÌNH HÌNH KINH DOANH CỦA VCB CHI NHÁNH CẦN THƠ CẦN THƠ
BẢNG 1: KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA VCB – CT (2006 – 2008)
Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 Chênh lệch
năm 07/06 Chênh lệch năm 08/07 Giá trị (Tỷ VND) Tỷ trọng (%) Giá trị (Tỷ VND) Tỷ trọng (%) Giá trị (Tỷ VND) Tỷ trọng (%) Giá trị (Tỷ VND) Tỷ trọng (%) Giá trị (Tỷ VND) Tỷ trọng (%) Tổng doanh thu 273 100 202 100 357 100 -71 -26,01 155 76,73 Tổng chi phí 241 88,28 147 72,77 338 94,68 -94 -39,01 191 130 Lợi nhuận 32 11,72 55 27,23 19 5,32 23 71,86 -36 -65,45
(Nguồn: Phòng Kế Toán tại VCB – CT)
VCB – CT là Ngân hàng lớn tại địa bàn Thành phố Cần Thơ, thông qua bảng số liệu kết quả hoạt động kinh doanh về tình hình thu chi và lợi nhuận của VCB – CT, cho thấy được khối lượng tiền tệ mà Ngân hàng kinh doanh là rất lớn, bảng tổng hợp tình hình kinh doanh qua 3 năm đã cho thấy hiệu quả kinh doanh của Ngân hàng, cụ thể là sự tăng cao của tổng thu nhập và năm 2007 với số lượng 202 tỷ VND giảm 71 tỷ VND so với năm 2006. Đồng thời năm 2008 với tổng thu nhập tăng lên là 357 tỷ VND, tăng 155 tỷ VND so với năm 2007. Bên cạnh đó thì tổng chi phí cũng tăng cao vào năm 2008 với số tiền 338 tỷ VND, là tổng chi phí cao nhất trong 3 năm tăng 97 tỷ VND so với năm 2006 và tăng 191 tỷ VND so với năm 2007. Nguyên nhân là do ngày càng nhiều Ngân hàng hoạt động trên địa bàn nên doanh thu của Ngân hàng năm 2007 có sự giảm xuống và năm 2008 do
kim ngạch xuất nhập khẩu giảm, do chi phí đầu vào tăng khá nhanh (Ngân hàng phải trang bị thêm máy rút tiền tự động ATM, mở thêm các phòng giao dịch …) nên tổng chi phí trong năm này tốn kém khá nhiều 338 tỷ VND. Tuy nhiên, do Ngân hàng đã mở nhiều phòng giao dịch nên thu hút được nhiều khách hàng đến giao dịch dẫn đến lợi nhuận tăng cao hơn các năm trước và đạt mức 55 tỷ VND trong năm 2007. Nhưng bên cạnh đó năm 2008 tuy tổng thu nhập tăng lên một cách đáng kể tuy nhiên chi phí cũng tăng lên khá nhiều do đó đã làm lợi nhuận giảm xuống khá lớn vì trong năm 2008 biến động tình hình tài chính của thế giới cũng đã không nhiều ảnh hưởng đến tình hình hoạt động của hệ thống Ngân hàng Việt Nam nói chung cũng như VCB – CT nói riêng.
CHƯƠNG 4
PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG THANH TOÁN BẰNG TÍN DỤNG CHỨNG TỪ VÀ CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG THANH TOÁN BẰNG TÍN DỤNG CHỨNG TỪ
TẠI VIETCOMBANK CHI NHÁNH CẦN THƠ
4.1 PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG THANH TOÁN BẰNG TÍN DỤNG CHỨNG TỪ TẠI VCB - CT
4.1.1. Quy trình thanh toán bằng L/C tại VCB - CT 4.1.1.1 Quy trình L/C xuất khẩu 4.1.1.1 Quy trình L/C xuất khẩu
Hình 4: Quy trình xuất khẩu bằngL/C
Quy trình nghiệp vụ bắt đầu khi VCB – CT nhận được bảng SWIFT, thanh toán viên của VCB – CT sẽ giải mã, kiểm tra tính chân thật 2 bảng L/C từ Ngân hàng mở L/C gởi sang. Sau đó sẽ đưa vào hồ sơ L/C để lưu.
Sau khi kiểm tra L/C , VCB – CT sẽ thông báo và gởi 1 L/C cho công ty xuất khẩu, trên bảng này VCB – CT sẽ ghi câu lưu ý công ty “Xin xem kỹ điều kiện của L/C, nếu có điểm nào bất hợp lệ xin tu chỉnh sớm” (Please read carefully the terms and corditions of this letter of credit and amerd as soon as possible if any) và yêu cầu xuất trình đầy đủ chứng từ trong L/C quy định. Nếu L/C có tu chỉnh thì VCB – CT kiểm tra lại L/C.
Khi công ty xuất trình chứng từ, Ngân hàng nhận và kiểm tra. Nếu chúng bất hợp lệ thì gởi trả lại sửa đổi, nếu chúng hợp lệ thì lập phiếu kiểm tra chứng từ
Tu Chỉnh
L/C
Sửa đổi Tiếp nhận và kiểm tra L/C
Vào hồ sơ L/C
Thông báo L/C cho tổ chức Xuất Khẩu
Nhận và kiểm tra chứng từ hợp lệ
Chỉ thị cho NH nước ngoài thanh toán
Báo cáo cho đơn vị XK
Kết thúc bộ chứng từ Bất hợp lệ hợp lệ hợp lệ Bất hợp lệ
xuất khẩu (Documents examinationlist) gởi cho Ngân hàng mở L/C và chờ thanh toán bằng điện toán. Phiếu kiểm tra chứng từ xuất khẩu nêu lên chi tiết số lượng từng văn bản cần cho bộ chứng từ theo yêu cầu của L/C, ngoài ra còn phải cộng thêm mỗi loại chứng từ một bản để cho VCB – CT lưu hồ sơ.
Sau khi nước ngoài thanh toán tiền về, dựa vào điện toán báo cáo có vào tài khoản và báo cáo nợ về việc thu phí cho công ty xuất khẩu.
Đến đây thì quy trình xuất khẩu bằng L/C kết thúc.
Hình 5: Quy trình nhập khẩu bằng L/C
VCB – CT nhận đơn xin mở L/C của công ty nhập khẩu. Căn cứ vào đơn và hợp đồng ngoại thương thanh toán viên kiểm tra L/C nếu có sai sót thì yêu cầu chỉnh sửa lại.
Từ chối thanh toán Nhận đơn xin mở L/C
NH xem xét khả năng thanh toán của đơn vị NK
Tiến hành mở L/C
Gửi cho đơn vị XK, thông báo cho NH ở nước XK
Nhận bộ chứng từ giao hàng và kiểm tra bộ chứng từ
Thanh toán cho nhà XK
Gởi bộ chứng từ cho nhà NK và yêu cầu nhà NK thanh toán
Bất hợp lệ hợp lệ
Thanh toán viên của VCB – CT sau khi kiểm tra sẽ đem lên phòng tín dụng để xem xét khả năng thanh toán và sự tín nhiệm của đơn vị nhập khẩu để xác định mức ký quỹ (mức ký quỹ đối với khách hàng mới 100% đối với khách hàng thân thiết có thể là 10%, 20%,…). Điều này sẽ do phòng tín dụng đề xuất và lãnh đạo duyệt.
Tất cả các hồ sơ: đơn mở L/C, hợp đồng được nộp ở phòng thanh toán quốc tế để tiến hành mở L/C và thu phí. Thanh toán viên phải xử lý theo các bước sau:
Gửi L/C cho đơn vị xuất khẩu, thông báo cho Ngân hàng thông báo L/C. L/C này phải mở chi tiết in ra và trình cho lãnh đạo phòng thanh toán quốc tế kiểm tra lại, bổ sung đầy đủ, sau đó đưa giám đốc duyệt mới được chuyển đi nước ngoài theo dạng SWIFT.
Gởi cho công ty nhập khẩu bản sao để họ thảo luận trực tiếp với bên xuất khẩu. Lập hồ sơ L/C đưa vào sổ sách và máy tính những yếu tố cần thiết để theo dõi L/C. Tiến hành thu tiền ký quỹ và phí mở L/C từ công ty nhập khẩu.
Sau khi nhận chứng từ giao nhận hàng, VCB – CT chờ chứng từ về kiểm tra dựa trên điều khoản của L/C. Sau 7 ngày làm việc Ngân hàng thanh toán theo chỉ dẫn của Ngân hàng thông báo để trả tiền cho nhà xuất khẩu (nếu chứng từ bất hợp lệ thì Ngân hàng thông báo và nêu rõ nguyên nhân từ chối thanh toán).
Khi bộ chứng từ hợp lệ, Ngân hàng chấp nhận trả tiền trên hối phiếu và thông báo cho bên nhập khẩu để nhận hàng, đồng thời tiến hành thu điểm phí, thủ tục phí thanh toán,…
Đến đây kết thúc quy trình nhập khẩu bằng L/C.
4.1.2. Phân tích thực trạng thanh toán tín dụng chứng từ tại Ngân hàng ngoại thương Việt Nam chi nhánh Cần Thơ
ØThanh toán hàng xuất khẩu
BẢNG 2: TÌNH HÌNH THANH TOÁN L/C XUẤT KHẨU TẠI VCB – CT TRONG 3 NĂM 2006, 2007 VÀ 2008
Năm % tăng giảm
Chỉ tiêu 2006 2007 2008 07/06 08/07 Tổng số L/C xuất thanh toán (Món) 2.603 1.430 950 - 45,06 - 33,57 Tổng trị giá (Ngàn USD) 240.230 137.295 167.273 - 42,85 21,83
(Nguồn: Phòng thanh toán quốc tế - VCB)
Từ bảng số liệu trên cho thấy, số lượng L/C qua các năm ngày càng giảm nhưng giá trị thanh toán lại có sự tăng giảm không đồng đều và cụ thể như sau:
Năm 2007 số lượng L/C xuất khẩu thanh toán sụt giảm đáng kể so với năm 2006 đồng thời trị giá thanh toán cũng giảm theo đó. Nguyên nhân làm giảm này là do các khách hàng xuất khẩu mặt hàng thủy sản bằng phương thức L/C đã giảm rất nhiều so với năm 2006 vì trong giai đoạn này ngành thủy sản cũng đã gặp rất nhiều khó khăn khi xuất khẩu sang các nước.
Năm 2008 số luợng L/C xuất khẩu thanh toán giảm so với năm 2007 là 33,57% nhưng giá trị thanh toán lại tăng lên rõ rệt là 21,83%. Do thị trường xuất khẩu hàng hóa đặc biệt trong ngành thủy sản năm 2008 đã phần nào trở lại hoạt