kinh doanh tại cơng ty NNHH Thủy sản Vân Như. 2.2.1. Tổ chức bộ máy kế tốn.
2.2.1.1. Tổ chức nhân sự trong phịng kế tốn.
Sơđồ 19: Cơ cấu bộ máy kế tốn của cơng ty Cơng việc cụ thể của từng nhân viên kế tốn:
1. Kế tốn trưởng: Là người trực tiếp điều hành mọi hoạt của bộ máy kế tốn trong cơng ty phân cơng và hướng dẫn cơng việc cụ thể cho từng nhân viên kế tốn dưới quyền, phối hợp các phịng ban khác để hạch tốn sổ sách, cung cấp thơng tin cho ban giám đốc và các cơ quan cĩ thẩm quyền yêu cầu.
2. Kế tốn tổng hợp: Theo dõi tổng hợp các hoạt động liên quan đến cơng ty, kiểm tra chi tiết cơng việc của kế tốn, lập báo cáo, xác định kết quả kinh doanh chuyển cho kế tốn trưởng.
3. Kế tốn vật tư: Theo dõi số lượng giá trị nguyên vật liệu tăng giảm trong kỳ và cung cấp cho kế tốn tổng hợp
4. Kế tốn tài sản cố định: Theo dõi sự biến động của TSCĐ để lập và tính khấu hao hàng năm
5. Kế tốn thành phẩm: Theo dõi tình hình nhập xuất tồn của thành phẩm và tính đơn giá xuất
6. Kế tốn thanh tốn và ngân hàng: Cĩ nhiệm vụ theo dõi và đối chiếu với từng khách hàng, lập phiếu thu, phiếu chi để theo dõi và đối chiếu với sổ quỹ của thủ quỹ, thường xuyên liên hệ với ngân hàng nơi cơng ty mở tài khoản để nhận chứng từ và phản ánh vào phần hành kế tốn liên quan
7. Kế tốn tiêu thụ: Nhập số liệu vào máy khi nhận được hố đơn bán hàng do phịng kinh doanh chuyển qua
KẾ TỐN TRƯỞMG KẾ TỐN TỔNG HỢP KT VẬT TƯ KT TSCĐ KT THÀNH PHẨM KT THANH TỐN VÀ NGÂN HÀNG KT TIÊU THỤ THỦ QUỸ
8. Thủ quỹ: Cĩ nhiệm vụ thu chi, cất gửi bảo quản tiền mặt của cơng ty đồng thời tham gia đối chiếu về mặt thủ quỹ với kế tốn thanh tốn
Hiện tại cơng ty áp dụng mơ hình kế tốn tập trung để tổ chức quản lý và hạch tốn kế tốn. Với hình thức này, tất cả các cơng việc kế tốn từ phân loại chứng từ, định khoản, các sổ chi tiết, tính giá thành và lập báo cáo tài chính…Đều được thực hiện tập trung ở phịng kế tốn, các bộ phận trực thuộc chỉ tổ chức ghi chép ban đầu để cung cấp thơng tin, số liệu cho phịng kế tốn; nhờđĩ mà đảm bảo cho cơng việc được thực hiện thống nhất, chặt chẽ, giúp cho ban lãnh đạo dễ dàng kiểm tra, cĩ kế hoạch chỉđạo sản xuất kịp thời.
Năm 2004 cơng ty bắt đầu sử dụng chương trình phần mềm viết sẵn theo hình thức kế tốn nhật ký chung để hạch tốn sổ sách cho đơn vị nhờ đĩ mà cơng tác kế tốn thực hiện một cách nhanh chĩng, chính xác, tránh những sai sĩt mà ghi chép thủ cơng thường mắc phải, giúp chuyên mơn hố đội ngũ, giảm hao phí lao động, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Quá trình hạch tốn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cĩ thểđược tĩm tắt như sau: Sơđồ 20: Quy trình hạch tốn kế tốn của cơng ty CH ỨNG T Ừ GỐC KIỂM TRA VÀ PHÂN LOẠI CHỨNG TỪ NHẬP DỮ LIỆU VÀO MÁY BÚT TỐN ĐIỀU CHỈNH BẢNG CÂN ĐỐI TÀI KHOẢN
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
SỔ CÁI SỔ NHẬT KÝ CHUNG
SỔ CHI TIẾT
LÀM BẢNG SAO LƯU DỮ LIỆU VÀ KẾT CHUYỂN KỲ SAU
Hàng ngày, căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, sau khi phân loại kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ, kế tốn viên đảm trách từng phần hành kế tốn sẽ nhập dữ liệu vào máy. Các dữ liệu này sẽ được kết chuyển tự động vào các sổ kế tốn cĩ liên quan. Cuối kỳ kế tốn thực hiện các bút tốn điều chỉnh (nếu cần), khố sổ, và lập các báo cáo tài chính, in sổ sách và kết chuyển số dư các tài khoản sang kỳ sau
2.2.2. Những nhân tố ảnh hưởng đến thực trạng cơng tác kế tốn doanh thu tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh.
2.2.2.1. Đặc điểm nguyên liệu, sản phẩm.
Mỗi ngành nghề, mỗi lĩnh vực kinh doanh đều cĩ nét đặc thù riêng cho nguyên liệu, sản phẩm của mình. Đối với ngành nghề chế biến thuỷ sản nét đặc thù của nguyên liệu thuỷ sản phụ thuộc rất nhiều vào tính thời vụ. Nguyên liệu bị ảnh hưởng bởi tính chất mùa vụ, đây là yếu tố bên ngồi mà các cơng ty thuỷ sản khơng thể kiểm sốt được. Nguyên liệu là một trong ba yếu tố khơng thể thiếu được của quá trình sản xuất và nĩ chiếm tỷ trọng rất lớn trong giá thành sản phẩm. Vì vậy việc cung ứng kịp thời và đầy đủ nguyên liệu sẽđảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành bình thường và liên tục qua đĩ tạo điều kiện thực hiện các chỉ tiêu kinh tế kịp thời của sản xuất, gĩp phần nâng cao hiệu quả SXKD trên nhiều phương diện.
Hơn nữa tính đa dạng của nguyên liệu về số lượng, chủng loại, kích cỡ và tình hình phân bố vùng nguyên liệu cĩ ảnh hưởng rất lớn đến quá trình sản xuất như qui mơ vùng nguyên liệu ảnh hưởng đến quy mơ sản xuất, chất lượng nguyên liệu ảnh hưởng lớn đến chất lượng sản phẩm đến giá thành sản phẩm và chu kỳ sản xuất, số lượng nguyên liệu cung ứng cĩ ảnh hưởng đến trình độ sử dụng năng lực sản xuất. chủng loại nguyên liệu ảnh hưởng đến cơ cấu sản phẩm chế biến, tình hình vùng nguyên liệu cĩ ảnh hưởng đến sự phân bố sản xuất. Vì vậy, việc đảm bảo nguyên liệu sẽ là điều kiện quan trọng nhất đểổn định sản xuất và nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
Một đặc điểm khơng kém phần quan trọng đĩ là nguyên liệu thuỷ sản rất dễ bị phân huỷ nếu để trong thời gian dài làm ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm nên khơng thểđể lâu được
Hiện nay do sự cạn kiệt nguồn nguyên liệu đánh bắt từ biển cùng với ơ nhiểm mơi trường, gây ra hàng loạt các nơi nuơi trồng thuỷ sản bị thiệt hại làm cho ngành nghề chế biến thuỷ sản nước ta và các cơng ty nĩi riêng gặp nhiều khĩ khăn.
Địa bàn tỉnh Khánh Hồ cĩ thế mạnh về nguồn nguyên liệu về thuỷ sản phong phú và đặc biệt các cơ sở nuơi tơm được phân bổ khắp nơi. Nguồn nguyên liệu cung
cấp cho cơng ty chủ yếu từ ngư dân và các đại lý cung ứng, cơng ty quan hệ làm ăn với các đầu nậu, các đại lý cung ứng trong tỉnh, và xây dựng các trạm ở các tỉnh khác để tìm nguồn nguyên liệu đầu và cho mình
Như chúng ta đã biết, trong giá thành sản phẩm chi phí nguyên liệu chiếm từ 80 - 90% . Bên cạnh đĩ nguyên liệu thuỷ sản cũng như sản phẩm thuỷ sản khơng thể bảo quản lâu được địi hỏi sản phẩm sau khi sản xuất cần được tiêu thụ càng sớm càng tốt. Chính vì vậy việc tìm kiếm thị trường xảy ra trước hoặc song song với quá trình sản xuất. Ngược lại hợp đồng tiêu thụ với khách hàng chủ yếu được ký kết khi cơng ty xác định được là sẽ cĩ nguồn nguyên liệu đầu vào đặc biệt là nguồn nguyên liệu cĩ kinh tế cao và quý hiếm.
Thời gian cho một quy trình sản xuất sản phẩm rất ngắn cĩ thể tính hàng giờ, hàng ngày vì vậy, sản phẩm được hồn thành nhập kho liên tục buộc kế tốn chọn hình thức kế tốn chi tiết, cũng như việc tính giá nhập, giá xuất kho thành phẩm phù hợp với cơng việc, khơng chồng chéo, khơng bịứđọng mà vẫn phản ánh đầy đủ, chính xác theo đúng nguyên tắc hạch tốn thành phẩm nhập kho
Sản phẩm thuỷ sản của cơng ty sản xuất ra chủ yếu được xuất khẩu và tiêu thụ trong nước. Điều này làm ảnh hưởng đến phương thức bán hàng, ghi nhận và theo dõi doanh thu.
2.2.2.2. Trình độ nhân viên kế tốn và phương tiện kế tốn.
Con người bao giờ cũng là cội nguồn là trung tâm của mọi vấn đề, trong cơng tác kế tốn điều đĩ càng được thể hiện rõ. Trình độ của đội ngũ nhân viên kế tốn và phương tiện kế tốn ảnh hưởng khơng nhỏ đến việc hạch tốn sổ sách của đơn vị. Cùng với việc áp dụng phần mềm kế tốn và việc trang bị cho mỗi kế tốn viên một máy vi tính đã giúp cho quá trình cập nhật dữ liệu hằng ngày của cơng ty được thực hiện một cách nhanh chĩng, tránh trường hợp bỏ sĩt hay nhập trùng nghiệp vụ, giảm thiểu những ghi chép thủ cơng khơng cần thiết, giảm hao phí lao động, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Tuy nhiên dù máy mĩc cĩ hiện đại đến đâu thì nĩ cũng là phương tiện do con người tạo ra để điều khiển và sử dụng, trình độ chuyên mơn nghiệp vụ của các nhân viên kế tốn mới là yếu tố quan trọng quyết định đến hiệu quả của bộ mày kế tốn. Là những người đào tạo chính quy về chuyên ngành kế tốn, là đội ngũ trẻ cĩ năng lực và nhạy bén, cĩ kinh nghiệm và chịu khĩ học hỏi. Những nhân viên kế tốn của cơng ty TNHH Thuỷ Sản Vân Như luơn thực hiện cơng việc được giao một cách nhanh chĩng, kịp thời và chính xác
Bên cạnh đĩ việc bố trí sắp xếp các nhân viên kế tốn trong cùng một phịng cũng tạo thuận lợi cho việc kiểm tra, theo dõi cũng như phân cơng cơng các cho từng người.
2.2.3.3. Đặc điểm của của thị trường tiêu thụ.
Trong xu thế hiện nay khi mà các nước chuyển từ đối đầu sang đối ngoại, thì Đảng ta cũng thể hiện rõ quan điểm “Việt Nam muốn làm bạn của các nước trên thế giới”. Nước ta đã mở cửa và hội nhập với nền kinh tế thế giới hợp tác với các nước theo phương thức đa phương hố đa dạng hố quan hệ quốc tế. Trong điều kiện thuận lợi ấy, các doanh nghiệp cĩ thể tận dụng thế mạnh về sản phẩm của mình để mở rộng thị trường ra khu vực và thế giới.
Hiện nay nhu cầu về sản phẩm thuỷ sản ngày càng tăng nhanh ở các thị trường Đài Loan, Nhật, Trung Quốc, Hàn Quốc và Bắc Mỹ…Đây là các thị trường cĩ tiềm năng lớn, đồng tiền mà họ sử dụng trong thanh tốn ổn định khơng biến động nhiều. Nhưng sản phẩm thuỷ sản để xuất khẩu địi hỏi chất lượng rất khắt khe. Do đĩ để sản phẩm thuỷ sản xuất khẩu và cĩ thể cạnh tranh với các nước khác thì cơng ty phải đảm bảo chất lượng.
Tại cơng ty thuỷ sản Vân Như, thị trường tiêu thụ chủ yếu của cơng ty là xuất khẩu và. Thị trường xuất khẩu chủ yếu là Đài Loan, Nhật, Trung Quốc, Hàn Quốc, Mỹ… và việc ghi nhận doanh thu bằng ngoại tệ địi hỏi kế tốn cần phải theo dõi tỷ giá để hạch tốn.
2.2.3. Thực trạng kế tốn doanh thu bán hàng. 2.2.3.1. Kế tốn tiêu thụ trong nước.
v Cách xác định doanh thu
v Tài khoản sử dụng
Tài khoản 5111: Doanh thu bán hàng
Các tài khoản liên quan khi hoạch tốn doanh thu bán hàng TK 131: Phải thu khách hàng
TK 911: Xác định kết quả kinh doanh
v Chứng từ sử dụng - Hố đơn giá trị gia tăng - Phiếu xuất kho - Các chứng từ khác cĩ liên quan Khối lượng Tiêu thụ Doanh thu Bán hàng Đơn giá Bán = x
v Quy trình luân chuyển chứng từ
Sơđồ 21: Luân chuyển chứng từ nội địa
(1) Căn cứ vào đơn đặt hàng đã được lãnh đạo ký duyệt. Khi đến ngày giao hàng, phịng kinh doanh ra lệnh xuất hàng
(2) Thống kê phân xưởng, và thủ kho ra lệnh xuất hàng, thủ kho lập phiếu xuất kho thành phẩm. PXK được lập thành ba liên. Sau khi người nhận ký ghi rõ họ tên vào PXK, thủ kho giao cho người nhận một liên, một liên chuyển cho phịng kế tốn, và thủ kho giữ lại một liên đểđịnh kỳ vào bảng xuất nhập tồn
(3) Kế tốn thành phẩm căn cứ vào PXK tiến hành nhập dữ liệu vào máy
(4),(5) Căn cứ vào HĐGTGT kế tốn tiêu thụ tiến hành tiêu thụ trên phân hệ tiêu thụ. (6) Cuối kỳ kế tốn tổng hợp tiến hành khố sổ, kết chuyển và xác định kết quả kinh doanh
v Trình tự hạch tốn một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu (trích số liệu T6/2006) - Xuất bán Ghẹ MC theo HĐ số 0009651 ngày (01/06), HĐ số 0009658 ngày (06/06), HĐ 0009666 ngày (17/06), HĐ 0009709ngày (23/06)
Nợ TK131 291.296.40 Cĩ TK 5111 277.425.276 Cĩ TK 33311 13.871.264
- Xuất bán Tơm PTO theo HĐ 0009653 (02/06), HĐ 0009705 (19/06) Nợ TK 131 239.830.065 Cĩ TK 5111 228.409.586 Cĩ 33311 11.420.479 - Xuất bán cá Sơn Găng theo HĐ số 0009661 (09/06), HĐ số 0009706 (19/06), Đơn đặt hàng Phịng kinh doanh ra lệnh xuất hàng Thủ kho - Xuất kho - Giá trị thẻ kho - Lập PXKTP Kế tốn thành phẩm - Nhập vào máy - Lập SCT 155 Kế tốn tiêu thụ - Lập SCT TK511 (1) (4) (2) (5) Kế tốn tổng hợp (6) (3)
Nợ TK 131 121.798.560 Cĩ TK 5111 115.990.057 Cĩ TK 33311 5.799.503 - Xuất bán cá BOU theo HĐ số 0009654(03/06), HĐ số 0009707 (20/06), HĐ số 0009711(24/06) Nợ TK 131 109.834.999 Cĩ TK 5111 104.604.761 Cĩ TK 33311 5.230.238 - Xuất bán Mực theo HĐ 0009655(04/06), HĐ 0009716 (26/06), Nợ TK 131 132.957.107 Cĩ TK 5111 126.625.816 Cĩ TK 33311 6.331.291 - Xuất bán da cá theo HĐ số 0009717 (26/06) Nợ TK 131 23.887.500 Cĩ TK 5111 22.750.000 Cĩ TK 33311 1.137.500
2.2.3.2. Trường hợp xuất hàng nhận gia cơng.
v Cách xác định doanh thu hàng nhận gia cơng
v Tài khoản sử dụng
Tài khoản 5112: Doanh thu hàng gia cơng
Các tài khoản liên quan khi hạch tốn doanh thu gia cơng TK 131: Phải thu khách hàng
TK 911: Xác định kết quả kinh doanh
v Chứng từ sử dụng - Hố đơn giá trị gia tăng - Phiếu xuất kho
- Hợp đồng gia cơng
v Quy trình luân chuyển chứng từ
Khi xuất hàng do đơn vị ngồi đặt gia cơng cũng tương tự như trường hợp tiêu thu nội địa
v Trình tự hạch tốn một số nghiệp vụ chủ yếu (trích số liệu tháng 6/2005) - Gia cơng tơm sú vỏ block theo HĐ số 0009657(05/06), HĐ 0009718 (27/06)
Nợ TK 131 46.790.072 Cĩ 5112 42.536.429 Cĩ 33311 4.253.643 Doanh thu gia cơng Khối lượng gia cơng Đơn giá gia cơng x =
2.2.3.3. Trường hợp xuất khẩu.
v Tài khoản sử dụng.
Tài khoản 5112: Doanh thu hàng xuất khẩu
Các tài khoản liên quan khi hạch tốn doanh thu gia cơng TK 131: Phải thu khách hàng TK 911: Xác định kết quả kinh doanh v Chứng từ sử dụng - Hố đơn thương mại - Hối phiếu - Vận đơn đường biển - Tờ khai hải quan
v Quy trình luân chuyển chứng từ
Sơđồ 22: Quy trình luân chuyển chứng từ xuất khẩu
(1) Căn cứ vào hợp đồng xuất khẩu đã được lãnh đạo ký duyệt phịng kinh doanh ra lệnh xuất hàng chuyển cho thủ kho xuất hàng
(2) Thủ kho lập PXK thành phẩm và chuyển một liên cho kế tốn thành phẩn (3 ) Kế tốn thành phẩm căn cứ vào PXK tiến hành nhập dữ liệu vào máy
(4) (5)Căn cứ vào hố đơn thương mại, kế tốn tiêu thụ tiến hành định khoản trên phân hệ tiêu thụ
(6) Cuối kỳ kế tốn tổng hợp khố sổ, kết chuyển và xác định kết quả kinh doanh
v Trình tự hạch tốn một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu (trích số liệu tháng 6/2006) - Xuất khẩu Ghẹ MC theo HĐ số 0009656 ngày (05/06), HĐ số 0009662 ngày (13/06), HĐ 0009701 ngày (18/06), HĐ 0009708 ngày (23/06) Hợp đồng xuất khẩu Phịng kinh doanh ra lệnh xuất hàng Thủ kho - Xuất kho - Ghi thẻ kho - Lập PXKTP Kế tốn
tiêu thụ KTTP nhliệu vào máy ập số
(1) Kế tốn tổng hợp (6) (3) (4) (5) (2)
Nợ TK 131 2.723.167.971 Cĩ TK 5113 2.723.167.971
- Xuất bán Tơm PTO theo HĐ 0009663 (16/06), HĐ 0009704 (19/06), HĐ số 0009718 (27/06)
Nợ TK 131 2.270.075.247 Cĩ 5113 2.270.075.247
- Xuất bán cá Thu Fillet theo HĐ số 0009665 (16/06), HĐ số 0009711(24/06), HĐ số 0009724 (29/06) Nợ TK 131 2.124.387.679 Cĩ TK 5113 2.124.387.679 - Xuất bán cá Sơn Găng theo HĐ số 0009702 (19/06), HĐ số 0009720(27/06