5.1 Thực trạng
5.1.1 Nhu cầu nguyên vật liệu năm 2019
Kế hoạch nhu cầu NVL: Căn cứ vào nhu cầu sản xuất, tình hình tồn kho NVL và mức dự trữ thường xun của cơng ty, phịng kế hoạch – cung ứng đã lập kế hoạch về nhu cầu NVL cho năm 2019 như sau:
STT NVL 1 Màng 2 Keo ghép 3 Mực in 4 Dung môi 5 Hạt nhựa 6 Phụ gia 7 Dây zipper
Bảng 5-1. Nhu cầu nguyên vật liệu 2019
Hiện tại, mức dự trữ thường xun của cơng ty đã có tính đến mức dự trữ NVL an toàn. Nhưng mức dự trữ an toàn này thường được ước lượng cố định và tương đối lớn mà không căn cứ vào thực tế của NVL trên thị trường và kế hoạch sản xuất từng kỳ.
5.1.2 Kiểm soát tồn kho nguyên vật liệu
Phân bổ và chất xếp hàng hóa: Tất cả NVL khi đưa vào kho được sắp xếp theo mơ hình FIFO đã được nghiên cứu và quy định tránh NVL phải chờ ngồi trời hoặc khó nhập – xuất.
Kiểm kê NVL: Trong quá trình bảo quản, sử dụng NVL có thể bị mất mát, hư hỏng, kém chất lượng, dư thừa do nhiều nguyên nhân khác nhau. Nhưng công tác kiểm kê xác định số lượng, chất lượng NVL tồn kho thường vào cuối năm hoạch toán kế toán hoặc khi phát hiện vấn đề mới tiến hành kiểm kê, xác định nguyên nhân và tìm biện pháp xử lý.
5.1.3 Phân tích các chỉ số tồn kho
Thường để cho các nhà quản lý, các nhà đầu tư hay một đối tượng thứ ba có liên quan nào đó dễ tiếp cận, nắm bắt được tình hình kinh doanh cũng như những hoạt động trong kỳ của doanh nghiệp, họ thường chú ý đến các chỉ số tài chính mà doanh nghiệp đạt được hơn là nhìn vào những con số cụ thể, dài dịng mà khơng nói lên được điều gì. Các chỉ số tài chính sẽ giúp ta nhìn nhận, đánh giá tốt hơn thực chất của vấn đề.
Nói đến tồn kho nguyên vật liệu là nói đến khả năng đáp ứng sản xuất của Công ty và nhu cầu của khách hàng. Để sản xuất không gián đoạn, nhu cầu của khách hàng được đáp ứng kịp thời thì phải có tồn kho. Trong năm vừa qua, Công ty đã đáp ứng được 100% đơn đặt hàng, điều này chứng tỏ khả năng đáp ứng kịp thời các yêu cầu. Tuy nhiên, điều đó chỉ cho thấy được khả năng đáp ứng nhu cầu của Công ty là rất tốt, khơng đánh giá được trình độ quản trị tồn kho của Công ty.
Để biết được điều này ta cần tìm hiểu trong kỳ tồn kho nguyên vật liệu tại Cơng ty quay được bao nhiêu vịng và tăng giảm ra sao, cũng như số ngày bình quân tồn kho nguyên vật liệu nằm chờ trong kho là bao nhiêu ngày, chúng ta sẽ đi tìm hiểu các chỉ số sau: Khoản mục Năm 2018 (tỷ đồng) Năm 2019 (tỷ đồng)
1.Doanh thu 243.054 260.770
2.Giá vốn hàng bán
3.Trị giá tồn kho NVL đầu kỳ 4.Trị giá tồn kho NVL cuối kỳ
5.Trị giá tồn kho NVL bình quân [(3)+(4)]/(2) 6.Số ngày trong năm
7.Số vòng quay hàng tồn kho (2)/(5)
8.Thời hạn tồn kho bình qn (ngày) (6)/(7)
B ả n g 5 - 2 . B ả
ng tính các chỉ số tồn kho
Chỉ tiêu số vòng quay hàng tồn kho phản ánh nếu doanh nghiệp rút ngắn được chu kỳ sản xuất kinh doanh, sản xuất đến đâu bán hết đến đó, hàng tồn kho giảm. Sẽ làm cho hệ số vòng quay hàng tồn kho tăng và như vậy sẽ làm rủi ro về tài chính của Cơng ty giảm và ngược lại. Đồng thời, khi hệ số vòng quay hàng tồn kho tăng lên, thời gian sản phẩm hàng hóa nằm trong kho ngắn lại sẽ làm giảm chi phí bảo quản, giảm được hao hụt. Do đó làm tăng hiệu quả sử dụng vốn lưu động của Cơng ty.
Nhưng qua bảng tính trên ta thấy, trong năm 2018 hàng tồn kho quay được 06 vòng/năm và đến năm 2019 giảm chỉ còn 05 vòng, đã bị giảm 01 vịng, điều này là khơng tốt. Từ đó kéo theo thời gian hàng tồn kho nằm chờ trong kho sẽ tăng lên. Cụ thể, thời hạn tồn kho bình quân đã tăng từ 60 ngày (năm 2018) lên 73 ngày (năm 2019). Có nghĩa là số ngày hàng tồn kho chuyển thành doanh thu đã tăng lên sẽ làm cho thời gian thu hồi vốn chậm, khả năng sinh lời giảm, chi phí cho việc bảo quản lưu kho cũng tăng lên.
Vấn đề cần giải quyết:
Cơng ty chưa có một kế hoạch đặt hàng, lượng đặt hàng và thời gian đặt hàng tối ưu, mà chỉ tính tốn theo kinh nghiệm ước lượng nhu cầu cho tất cả các kỳ vào đầu năm. Do
đó, cơng ty nên dự báo nhu cầu hàng năm, tính tốn cụ thể các chi phí liên quan tới tồn kho nguyên vật liệu để xác định được số lượng hàng tối ưu và tối thiểu hóa tổng chi phí tồn kho.
Cụ thể, nhóm chúng em đề xuất áp dụng mơ hình lượng đặt hàng kinh tế cơ bản (EOQ) để nâng cao hiệu quả công tác quản lý tồn kho nguyên vật liệu tại cơng ty.
5.2 Ứng dụng mơ hình lượng đặt hàng kinh tế cơ bản (EOQ) để nâng caohiệu quả công tác quản lý tồn kho nguyên vật liệu hiệu quả công tác quản lý tồn kho nguyên vật liệu
5.2.1 Nhu cầu nguyên vật liệu
Dựa vào tỷ lệ phối trộn nguyên vật liệu và nhu cầu sản xuất bao bì năm 2019, ta có bảng thống kê tồn kho như sau:
Nguyên vật liệu Màng Keo ghép Mực in Dung môi Hạt nhựa Phụ gia Dây zipper Tổng cộng
5.2.2 Xây dựng mơ hình tồn kho ngun vật liệu5.2.2.1 Màng 5.2.2.1 Màng
a) Chi phí lưu kho
Tổng giá trị tồn kho = 79.412.948.600 (đồng)
Nhóm chi phí
Chi phí kho bãi
Chi phí sử dụng thiết bị, phương tiện Chi phí về nhân lực cho hoạt động giám sát, quản lý
Chi phí cho việc đầu tư vào hàng tồn kho
Thiệt hại do mất mát, hư hỏng hoặc không sử dụng được
Tổng cộng
Bảng 5-4. Bảng thống kê chi phí lưu kho
Vậy tổng chi phí lưu kho của màng = 28.747.487.390 (đồng)
Chi phí lưu kho cho 1 kg nguyên vật liệu = 28.747.487.390/2.078.873 =13.828 (đồng)/kg
b) Chi phí đặt hàng
Nhu cầu màng cho phân xưởng trong năm 2019 là 2.078.873 kg. Mặt khác, trong năm công ty đặt hàng 4 lần. Vậy số lượng 1 lần đặt hàng khi chưa áp dụng mơ hình là: Q = 2.078.873/4=519.719 (kg)
Chi phí đặt hàng gồm:
- Chi phí bốc xếp khi mua hàng: chi phí này biến động theo số lượng hàng được đặt mua. Bình quân là 400 đồng/ kg. Năm 2019, Công ty thu mua nguyên vật liệu vào là 519.719 kg. Vậy chi phí bốc xếp 1 lần =519.719 *400 = 207.887.600(đồng)
- Chi phí tìm kiếm nguồn hàng: chủ yếu là chi phí giao dịch bằng điện thoại = 600.000 (đồng)/tháng
- Chi phí cho nhân viên kiểm phẩm = 7.000.000 (đồng)/tháng
- Chi phí cho nhân viên kế tốn kho = 6.000.000 (đồng)/tháng
- Chi phí vận chuyển = 4.473.256(đồng)/lần
Chỉ tiêu
1. Bốc xếp
2. Điện thoại
3. Nhân viên kiểm phẩm
4. Nhân viên kế tốn kho
5. Vận chuyển
Tổng Cộng
Bảng 5-5. Bảng tính chi phí đặt hàng màng
Vậy tổng chi phí 1 lần đặt hàng trong năm =225.960.856 (đồng)
5.2.2.2 Keo ghép
a) Chi phí lưu kho
Tổng giá trị tồn kho = 34.658.798.552 (đồng)
Nhóm chi phí
Chi phí kho bãi
Chi phí sử dụng thiết bị, phương tiện Chi phí về nhân lực cho hoạt động giám sát, quản lý
Chi phí cho việc đầu tư vào hàng tồn kho Thiệt hại do mất mát, hư hỏng hoặc không sử dụng được
Tổng cộng
Bảng 5-6. Bảng thống kê chi phí lưu kho
9.635.143.495 V ậ y t ổ n g c h i p h í l ư u t r ữ c ủ a
keo ghép =9.635.143.495 (đồng) Chi phí lưu kho cho 1 kg nguyên vật liệu
=9.635.143.495/250.376
= 38.483 (đồng)/kg b) Chi phí đặt hàng
Nhu cầu keo ghép cho phân xưởng trong năm 2019 là 250.376 kg. Mặt khác, trong năm công ty đặt hàng 4 lần. Vậy số lượng 1 lần đặt hàng khi chưa áp dụng mơ hình là:
Q = 250.376 / 4 = 62.594(kg) Chi phí đặt hàng gồm:
- Chi phí bốc xếp khi mua hàng: chi phí này biến động theo số lượng hàng được
đặt mua. Bình qn là 400 đồng/ kg. Năm 2019, Cơng ty thu mua nguyên vật liệu vào là 62.594kg.
Vậy chi phí bốc xếp 1 lần = 62.594*400 =
25.037.600(đồng)
- Chi phí tìm kiếm nguồn hàng: chủ yếu là chi phí giao dịch bằng điện thoại =600.000 (đồng)/tháng
- Chi phí cho nhân viên kiểm phẩm = 7.000.000(đồng)/tháng
- Chi phí cho nhân viên kế tốn kho =6.000.000(đồng)/tháng
- Chi phí vận chuyển = 3.502.256(đồng)/lần
Chỉ tiêu
Bốc xếp Điện thoại
Nhân viên kiểm phẩm Nhân viên kế toán kho Vận chuyển Tổng Cộng Bảng 5-7. Bảng tính chi phí đặt hàng keo ghép
Vậy tổng chi phí 1 lần đặt hàng trong năm = 42.139.856 (đồng)
5.2.2.3 Mực in
a) Chi phí lưu kho
Tổng giá trị tồn kho = 26.736.420.000(đồng)
Nhóm chi phí
Chi phí kho bãi
Chi phí sử dụng thiết bị, phương tiện Chi phí về nhân lực cho hoạt động giám sát, quản lý
Chi phí cho việc đầu tư vào hàng tồn kho
Thiệt hại do mất mát, hư hỏng hoặc không sử dụng được
Tổng cộng
Bảng 5-8. Bảng thống kê chi phí tồn kho
Vậy tổng chi phí lưu trữ của kho chứa mực in =8.154.608.100 (đồng)
Chi phí lưu kho cho 1 kg nguyên vật liệu =8.154.608.100 /284.430
= 28.670 (đồng)/kg b) Chi phí đặt hàng
Nhu cầu mực in cho phân xưởng trong năm 2019 là 284.430 tấn. Mặt khác, trong năm công ty đặt hàng 12 lần. Vậy số lượng 1 lần đặt hàng khi chưa áp dụng mơ hình là: Q = 284.430/ 12 =23.702 (kg)
Chi phí đặt hàng gồm:
- Chi phí bốc xếp khi mua hàng: chi phí này biến động theo số lượng hàng được đặt mua. Bình qn là 400 đồng/ kg. Năm 2019, Cơng ty thu mua mực in vào là 23.702 kg.
- Chi phí tìm kiếm nguồn hàng: chủ yếu là chi phí giao dịch bằng điện thoại =600.000 (đồng)/tháng
- Chi phí cho nhân viên kiểm phẩm =7.000.000 (đồng)/tháng
- Chi phí cho nhân viên kế tốn kho =6.000.000 (đồng)/tháng
- Chi phí vận chuyển = 3.706.652(đồng)/lần
Chỉ tiêu
Bốc xếp Điện thoại
Nhân viên kiểm phẩm Nhân viên kế tốn kho Vận chuyển
Tổng Cộng
Bảng 5-9. Bảng tính chi phí đặt hàng mực in
Vậy tổng chi phí 1 lần đặt hàng trong năm =26.787.452 (đồng)
5.2.2.4 Dung mơi
Chi phí lưu kho
Tổng giá trị tồn kho = 15.642.953.568 (đồng)
Nhóm chi phí
Chi phí kho bãi
Chi phí sử dụng thiết bị, phương tiện
Chi phí về nhân lực cho hoạt động giám sát, quản lý Chi phí cho việc đầu tư vào
Thiệt hại do mất mát, hư hỏng hoặc không sử dụng được
Tổng cộng
Bảng 5-10. Bảng thống kê chi phí lưu kho
Vậy tổng chi phí lưu trữ của kho chứa dung mơi = 4.296.862.231 (đồng) Chi phí lưu kho cho 1 kg nguyên vật liệu = 4.296.862.231/ 681.076
= 6.309 (đồng)/kg b) Chi phí đặt hàng
Nhu cầu chất dung mơi cho phân xưởng trong năm 2019 là 681.076kg . Mặt khác, trong năm công ty đặt hàng 12 lần. Vậy số lượng 1 lần đặt hàng khi chưa áp dụng mơ hình là: Q = 681.076/ 12 = 56.756 (kg)
Chi phí đặt hàng gồm:
- Chi phí bốc xếp khi mua hàng: chi phí này biến động theo số lượng hàng được đặt mua. Bình quân là 300 đồng/kg. Năm 2019, Công ty thu mua dung mơi là 56.756 kg/lần.
Vậy chi phí bốc xếp 1 lần = 56.756 * 300 =17.026.800 (đồng)
- Chi phí tìm kiếm nguồn hàng: chủ yếu là chi phí giao dịch bằng điện thoại = 600.000 (ngàn đồng)/tháng.
- Chi phí cho nhân viên kiểm phẩm = 7.000.000(đồng)/tháng
- Chi phí cho nhân viên kế tốn kho = 6.000.000 (đồng)/tháng
- Chi phí vận chuyển = 2.664.276(đồng)/lần
(ĐVT: Đồng)
Chỉ tiêu
Bốc xếp Điện thoại
Nhân viên kiểm phẩm Nhân viên kế tốn kho Vận chuyển
Tổng Cộng
Bảng 5-11. Bảng tính chi phí đặt hàng dung mơi
Vậy tổng chi phí 1 lần đặt hàng trong năm = 30.893.276 (đồng)
5.2.2.5 Hạt nhựa
a) Chi phí lưu kho
Tổng giá trị tồn kho =78.151.814.000 (đồng)
Nhóm chi phí
Chi phí kho bãi
Chi phí sử dụng thiết bị, phương tiện Chi phí về nhân lực cho hoạt động giám sát, quản lý
Chi phí cho việc đầu tư vào hàng tồn kho
Thiệt hại do mất mát, hư hỏng hoặc không sử dụng được
Tổng cộng
Bảng 5-12. Bảng thống kê chi phí tồn kho
Vậy tổng chi phí lưu trữ của kho chứa hạt nhựa = 16.802.640.010 (đồng) Chi phí lưu kho cho 1 kg nguyên vật liệu =16.802.640.010 / 3.005.839
=5.590 (đồng)/kg b) Chi phí đặt hàng
Mặt khác, nhu cầu hạt nhựa cho phân xưởng trong năm 2019 là 3.005.839kg. Trong năm công ty đặt hàng 4 lần. Vậy số lượng 1 lần đặt hàng khi chưa áp dụng mơ hình là: Q = 3.005.839/ 4 = 751.460(kg)
- Chi phí bốc xếp khi mua hàng: chi phí này biến động theo số lượng hàng được đặt mua. Bình quân là 400 đồng/kg. Năm 2019, Công ty thu mua hạt nhựa 1 lần là 751.460 kg/lần.
Vậy chi phí bốc xếp 1 lần = 751.460*400 =300.584.000 (đồng)
- Chi phí tìm kiếm nguồn hàng: chủ yếu là chi phí giao dịch bằng điện thoại = 600.000 (ngàn đồng)/lần
- Chi phí cho nhân viên kiểm phẩm =7.000.000 (đồng)/tháng
- Chi phí cho nhân viên kế tốn kho = 6.000.000(đồng)/tháng
- Chi phí vận chuyển =4.550.372 (đồng)/lần
(ĐVT: Đồng)
Chỉ tiêu
Bốc xếp Điện thoại
Nhân viên kiểm phẩm Nhân viên kế toán kho Vận chuyển
Tổng Cộng
Bảng 5-13. Bảng tính chi phí đặt hàng hạt nhựa
Vậy tổng chi phí 1 lần đặt hàng trong năm = 318.734.372 (đồng)
5.2.2.6 Phụ gia
a) Chi phí lưu kho
Tổng giá trị tồn kho =394.295.000(đồng)
(Đơn vị tính: đồng)
Nhóm chi phí
Chi phí kho bãi
Tỷ lệ % so với tổng giá trị tồn kho
8%
Thành tiền
Chi phí sử dụng thiết bị, phương tiện
Chi phí về nhân lực cho hoạt động giám sát, quản lý Chi phí cho việc đầu tư vào hàng tồn kho
Thiệt hại do mất mát, hư hỏng hoặc không sử dụng được
Tổng cộng
Bảng 5-14. Bảng thống kê chi phí lưu kho
Vậy tổng chi phí lưu trữ của kho chứa phụ gia=110.402.600 (đồng) Chi phí lưu kho cho 1 kg nguyên vật liệu =110.402.600 / 58.850
= 1.876(đồng)/kg b) Chi phí đặt hàng
Nhu cầu phụ gia cho phân xưởng trong năm 2019 là 58.850kg . Mặt khác, trong năm công ty đặt hàng 12 lần. Vậy số lượng 1 lần đặt hàng khi chưa áp dụng mơ hình là: Q =58.850/ 12 = 4.904(kg)
Chi phí đặt hàng gồm:
- Chi phí bốc xếp khi mua hàng: chi phí này biến động theo số lượng hàng được đặt mua. Bình qn là 300 đồng/kg. Năm 2019, Cơng ty thu mua phụ gia là 4.904kg/lần.
Vậy chi phí bốc xếp 1 lần = 4.904* 300 =1.471.200 (đồng)
- Chi phí tìm kiếm nguồn hàng: chủ yếu là chi phí giao dịch bằng điện thoại
= 600.000(đồng)/lần
- Chi phí cho nhân viên kiểm phẩm = 7.000.000 (đồng)/tháng
- Chi phí cho nhân viên kế tốn kho = 6.000.000(đồng)/tháng
- Chi phí vận chuyển = 2.742.100(đồng)/lần
Chỉ tiêu
Bốc xếp
Giá trị (đồng)
Điện thoại
Nhân viên kiểm phẩm Nhân viên kế tốn kho Vận chuyển
Tổng Cộng
Bảng 5-15. Bảng tính chi phí đặt hàng phụ gia
Vậy tổng chi phí 1 lần đặt hàng trong năm = 17.813.300 (đồng)
5.2.2.7 Dây zipper
a) Chi phí lưu kho
Tổng giá trị tồn kho = 484.680.000 (đồng)
Nhóm chi phí
Chi phí kho bãi
Chi phí sử dụng thiết bị, phương tiện
Chi phí về nhân lực cho hoạt động giám sát, quản lý Chi phí cho việc đầu tư vào hàng tồn kho
Thiệt hại do mất mát, hư hỏng hoặc không sử dụng được
Tổng cộng
Bảng 5-16. Bảng thống kê chi phí lưu kho
Vậy tổng chi phí lưu trữ của kho chứa dây zipper= 123.593.400 (đồng)