Phần mềm Sắp thời khoá biểu…đƣợc các nhà trƣờng đặt mua với giá từ vài triệu cho tới cả chục triệu.
Hình 3.3 - Phần mềm - Xếp Thời khố biểu-Tác giả :-Hồng Cường
Hình 3.4 - Phần mềm: Quản lý học sinh-Tác giả: Vũ Khanh
Ngoài ra các trƣờng ngồi cơng lập trong tỉnh ở mỗi lĩnh vực các ban ngành bằng cách này cách khác cũng tự trang bị cho mình một chƣơng trình ngắn gọn trong máy tính nhằm giúp cho họ thuận lợi hơn trong công việc. Theo khảo sát bằng phƣơng pháp phỏng vấn trực tiếp thì hầu nhƣ những ngƣời đƣợc tham khảo câu hỏi, họ đều trả lời là những chƣơng trình của họ có đƣợc là do tự chế hoặc nhờ sự trợ giúp từ bên ngồi nên có bố cục và cách xử lý dữ liệu theo cách riêng của họ, miễn là sử dụng có hiệu quả và chƣa có suy nghĩ là dữ liệu sẽ đƣợc liên kết với các trình quản lý khác ở bên ngoài, trừ phi in ấn hay phải tự trích rút dữ liệu ra bằng một kỹ thuật nào đó để báo các cấp trên. Đặc điểm chung của những chƣơng trình này là sử dụng những chƣơng trình ứng dựng sẵn có của bộ office cài sẵn trong máy tính sao đó dùng các cơng cụ (tools), các hàm (functions)… để thiết kế ra một trình ứng dụng riêng.
Thứ ba về nguồn nhân lực phục vụ cho hệ thống thông tin : đây sẽ là một
nội dung mà trong đó nảy sinh rất nhiều mâu thuẫn.
Những ngƣời có quyền hành cao nhất trong việc hoạch định chiến lƣợc hoạt động của các nhà trƣờng ngồi cơng lập là Hội đồng quản trị mà đứng đầu là Chủ tịch Hội Đồng Quản Trị (HĐQT), thƣờng đó là một ông chủ của một doanh nghiệp đang kinh doanh về một lĩnh vực kinh tế nào đó và trong nền kinh tế đa ngành nghề nên họ đã kinh doanh thêm về lĩnh vực giáo dục (18/20 trƣờng trong tỉnh), bản thân họ không am hiểu sâu về lĩnh vực giáo dục cũng nhƣ Tin học, để tồn tại, phát triển và quản lý chặt chẽ nhà trƣờng nên họ là những ngƣời rất mong muốn có một chƣơng trình quản lý tồn diện nhằm giúp họ quản lý đƣợc nhà trƣờng, định hƣớng hoạt động trong thời gian tới. Bởi bản thân họ phải quán xuyến một khối lƣợng cơng việc quản lý khá lớn, ngồi ra cịn có rất nhiều tính tốn trong cơng việc kinh doanh hàng ngày của mình nên họ trơng chờ vào sự trợ giúp của máy tính và hệ thống nhân viên trong nhà trƣờng.
Hệ thống nhân viên trong các nhà trƣờng ngồi cơng lập thƣờng phải kiêm nhiệm rất nhiều công việc, mỗi cá nhân thƣờng phải làm thật tốt cơng việc của mình mà ít hoặc khơng có điều kiện để quan tâm tới công việc của những ngƣời khác, bản thân họ không những chịu áp lực công việc khá lớn mà còn bị chi
phối bởi nhiều công việc, nhƣng khi có yêu cầu của ơng chủ thì phải trình ra đƣợc báo cáo với nội dung thật đầy đủ, nhanh chóng và chính xác, điều này cho thấy mỗi cá nhân khơng thể tự lực hồn thành công việc nếu không đƣợc hỗ trợ một cách thiết thực, nên mỗi ngƣời trong họ đều mong muốn nhà trƣờng có một chƣơng trình quản lý để tác nghiệp và có phải có sự kết nối thông tin nội bộ tồn cơ sở; có đƣợc điều này sẽ giúp họ hoàn thành tốt nhiệm vụ, tránh những sai sót đáng tiếc trong công việc, tiết kiệm thời gian và tạo ra đƣợc những bản báo cáo đầy đủ và chính xác.
Tuy nhiên nguồn gốc của những con ngƣời này thì rất đa dạng và hầu nhƣ không đƣợc đào tạo một cách bài bản về nghiệp vụ, phần lớn là tự học và theo quan điểm nghề - dạy - nghề nên khi tiếp cận với các chƣơng trình lớn trong máy tính sẽ tỏ ra rất lúng túng và khai thác với hiệu quả không cao, hiệu suất khiêm tốn. Đó là chƣa kể tới việc thực khi từ bỏ thói quen làm việc cũ để chuyển sang một phong cách làm việc mới có sự tham gia của máy tính một cách tồn diện thì thơng thƣờng sẽ gặp một rào cản không nhỏ và phải tốn một thời gian nhất định mới bắt kịp công việc.
Ngay cả hệ thống giáo viên, khi tiếp cận với hệ thống quản lý mới cũng gặp nhiều khó khăn. Khoảng 50% giáo viên giảng dạy tại các trƣờng ngồi cơng lập là giáo viên thỉnh giảng, họ chủ yếu tới trƣờng là để dạy giờ theo hợp đồng, nên họ dành rất ít thời gian cho nhà trƣờng sau giờ giảng dạy, mặc dù họ có thể am hiểu về lĩnh vực Tin học và làm tốt công việc này tại nơi cơng tác chính, nhƣng họ sẽ rất lơ là trong các trƣờng mà họ thỉnh giảng, và chắc chắn một điều là hệ thống thơng tin trong nhà trƣờng khơng chỉ có sự đóng góp của giáo viên trong biên chế mà phải có cả sự tham gia của giáo viên thỉnh giảng.
Nhu cầu về triển khai ERP trong nhà trƣờng ngồi cơng lập nhƣ một tính tất yếu, nếu nhƣ các nhà kinh doanh trên thế giới cho rằng triển khai ERP cho một doanh nghiệp sẽ tạo cơ hội cho họ hoạch định nguồn lực một cách sâu sát, là chìa khố của sự thành cơng trong kinh doanh thì với các trƣờng ngồi cơng lập cũng đã nhận ra chân lý đó. Triển khai ERP cho các trƣờng THPT ngoài cơng lập sẽ nâng cao tầm vóc mỗi nhà trƣờng, sẽ làm cho các nhà lãnh đạo nhìn rõ thực lực nhà trƣờng của mình, với các giáo viên sẽ nhận thức đƣợc một cách
rõ rệt kết giảng dạy của mình, nhân viên thì hồn thành nhiệm vụ một cách khả quan. Từ đó mỗi ngƣời sẽ chọn đƣợc cho mình một hƣớng đi đúng đắn hơn.
3.4. Kết luận.
Trong sự phát triển chung của nền giáo dục nƣớc nhà, các trƣờng ngồi cơng lập là một thành phần không thể thiếu đƣợc trong định hƣớng đa dạng hố các loại hình giáo dục.(30% học sinh học trong các trƣờng ngồi cơng lập, chi phí khoảng tƣơng đƣơng 100 tỷ đồng/năm), nếu nhƣ với các trƣờng công lập đƣợc sự trang bị của nhà nƣớc, trong thời gian không xa mỗi nhà trƣờng sẽ đƣợc trang bị những phần mềm giúp các nhà lãnh đạo quản lý một cách hiệu quả nhà trƣờng của mình, thì mỗi nhà trƣờng ngồi cơng lập cũng phải xác định cho mình một lựa chọn đó là tìm cho cơ sở giáo dục của mình một trình ứng dụng tồn diện (triển khai ERP), để hồ nhập cùng hệ thống các trƣờng cơng lập, chuyển đổi cơ cấu quản lý từ thủ công, nhỏ lẻ, thiển cận, thiếu liên kết sang một phong cách mới: hiện đại, chính xác, lâu dài và làm chủ đƣợc định hƣớng trong tƣơng lai. Ngồi ra cịn giúp cho các cơ quan hữu quan ngoài nhà trƣờng nắm bắt đƣợc thông tin về nhà trƣờng một cách thuận lợi, đầy đủ và chính xác.
Một đặc điểm chung của các trƣờng THPT ngồi cơng lập là những hệ thống tổ chức, cách vận hành, nguồn lực của nhà trƣờng, cách hạch toán kinh tế, những nguồn thu chi … có những đặc điểm khá giống nhau, những định hƣớng phát triển cũng theo lộ trình tƣơng đồng nhau; Về cơ chế quản lý của các nhà trƣờng ngồi cơng lập thì thống hơn, uyển chuyển hơn so với hệ thống giáo dục công lập. Do vậy trong quá trình tự thân vận động, tự xác định cho mình một hƣớng đi hợp lý, mỗi nhà trƣờng các cấp lãnh đạo sẽ nhìn thấy đƣợc tầm quan trọng của việc triển khai một trình quản lý tồn diện, khép kín cho riêng mình.
Không những vậy, những chƣơng trình quản lý đó cịn có khả năng mở rộng để liên kết với bên ngồi, sẵn sàng cung cấp những thơng tin cho cấp trên (Bộ, Sở giáo dục), những cơ quan hữu quan (cơ quan Đoàn, Đảng, Thuế…) một các nhanh chóng và chính xác. Phục vụ cho đầu ra của mình một cách hiệu quả, nhà trƣờng còn cung cấp những thơng tin về học sinh của mình cho các trƣờng thuộc giai đoạn sau (Đại học, Cao đẳng, Dạy nghề…). Và một tiêu chí khơng kém quan trọng nữa là trong sự phát triển của một nền giáo dục hiện đại, mỗi ngày một tiếp cận dần với
nền giáo dục tiên tiến trong khu vực và trên thế giới, nên trình quản lý mà mỗi nhà trƣờng sử dụng sẽ phải có những chức năng phát triển và mở rộng để có thể cập nhật thêm nội dung hoặc không bị lỗi thời.
Tuy nhiên con đƣờng vạch ra chỉ thành hiện thực nếu có sự quyết tâm và sự đồng lòng của tập thể nhà trƣờng, mỗi các nhân phải tự dẹp bỏ lề lối làm việc cũ chuyển đổi sang phong cách làm việc mới, các nhà đầu tƣ phải bỏ một khoản chi phí khơng nhỏ (các tập đoàn kinh tế lớn muốn triển khai ERP phải bỏ ra cả triệu USD, cịn một nhà trƣờng THPT cỡ trung bình - trƣờng loại 2, thì một chƣơng trình quản lý viết cho dự án triển khai ERP cũng vào khoảng 10.000 đến 20.000 USD đây là một món tiền khơng nhỏ), đó là chƣa tính tới phần chi phí cho phần cứng và đào tạo nhân lực triển khai, thì đây cũng là một rào cản trong việc triển khai mà buộc các nhà kinh doanh giáo dục phải vƣợt qua.
*
* * * * * * * *
CHƢƠNG 4: ERP CHO NHÀ TRƢỜNG
4.1. Định hƣớng ERP.
4.1.1. Định hƣớng chung.
Hiện nay với xu thế hội nhập khu vực và hội nhập tồn cầu nên trong mơi trƣờng giáo dục hiện đại ở nƣớc ta, các trƣờng học đang gặp rất nhiều thách thức từ chất lƣợng học sinh đầu vào, năng lực giáo viên, đổi mới chƣơng trình và phƣơng pháp giảng dạy và học tập theo xu hƣớng ứng dụng công nghệ thông tin, yêu cầu chuẩn hóa qui trình quản lý, trao đổi thông tin và hoà nhập với các trƣờng khác trong khu vực và trong toàn tỉnh cũng nhƣ trong tồn quốc… Từ đó một bài toán đặt ra cho hầu hết các nhà trƣờng là tìm ra mơ hình hiệu quả hỗ trợ nhà trƣờng trong việc tổ chức quản lý và điều hành thống nhất.
ERP cho ngành giáo dục có thể nói đơn giản đó là chuẩn hóa qui trình quản lý (ISO) trong môi trƣờng công nghệ thông tin (IT). ERP là giải pháp quản lý tổng thể nguồn lực của nhà trƣờng dựa vào việc chuẩn hóa qui trình quản lý (ISO) trên nền tảng của công nghệ thông tin. Đối với các doanh nghiệp trong các nƣớc tiên tiến thì khái niệm ERP và chiến lƣợc triển khai đối với họ khơng cịn là điều mới mẻ hay xa lạ, nhƣng ở Việt nam thì chỉ trong các lĩnh vực kinh tế, thì các doanh nghiệp lớn cũng đã và đang quan tâm tới vấn đề này. Với ngành giáo dục thì đang cịn là chuyện mới mẻ, theo truyền thơng thì một vài trƣờng đại học trong nƣớc cũng có những động thái tích cực cho triển khai ERP nhƣ Đại học Nơng nghiệp 1 tại Hà nội, Đại học Hoa sen tại TP Hồ Chí Minh… Tuy nhiên số lƣợng còn rất hạn chế. Trong những năm gần đây, xu thế ứng dụng ERP vào môi trƣờng đại học đang phát triển mạnh mẽ và bƣớc đầu mang lại nhiều thuận lợi trong công tác điều hành hoạt động của nhà trƣờng.
Những nhà cung cấp ERP hàng đầu thế giới nhƣ ORACLE, SAP, PEOPLESOFT đã và đang thành cơng với mơ hình ERP cho rất nhiều các trƣờng đại học lớn trên thế giới nhƣ Anh, Mỹ, Đức,…
Về hình thức, một giải pháp ERP là một hệ thống tích hợp các phân hệ quản lý tồn bộ cơng đoạn trong quy trình sản xuất của doanh nghiệp, gồm: hoạch định, kiểm tra, vật tƣ đầu vào, sản phẩm đầu ra, phân phối, kế toán, nhân lực… Đây là dạng sản phẩm đặc biệt kết hợp công nghệ thơng tin với qui trình
quản lý đƣợc chuẩn hóa. Vì thế, việc đầu tƣ cho một giải pháp ERP không đơn thuần là mua một phần mềm mà chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp bằng CNTT. Trong môi trƣờng giáo dục, hệ thống ERP phải đƣợc điều chỉnh, thêm bớt một số phân hệ cho phù hợp nhƣ phân hệ quản lý nhân sự (cán bộ, sinh viên), phân hệ quản lý tài chính, phân hệ quản lý thƣ viện, phân hệ quản lý văn bằng, phân hệ quản lý học tập, đào tạo, cơ sở vật chất,…
Tiến xa hơn nữa, hiện nay bài toán triển khai ERP đã đƣợc nhiều trƣờng Đại học quan tâm và triển khai và không chỉ giới hạn cho các trƣờng đại học mà đối với các trƣờng Trung học phổ thông (THPT) cũng cần thiết có giải pháp ERP cho loại hình này bởi trên cả nƣớc có khoảng 2.288 các trƣờng THPT.
4.1.2. Những thuận lợi khi triển khai ERP cho một nhà trƣờng.
Ứng dụng CNTT trong lĩnh vực giáo dục nói chung và giáo dục THPT nói riêng đƣợc nhà nƣớc khuyến khích và tạo nhiều cơ hội cho các trƣờng học nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý và đào tạo của nhà trƣờng.
Các trƣờng THPT có bộ máy hoạt động tƣơng tự những doanh nghiệp, tổ chức phân cấp nhiều phòng ban nhƣ: tài vụ, nhân sự, kế hoạch, hành chính, thiết bị… do đó, các nhà trƣờng THPT cũng có những vấn đề cần giải quyết nhƣ: Quản lý tài chính, nhân sự, cơ sở vật chất, một cách thống nhất và hiệu quả.
Kết hợp với các thành tựu của CNTT đặt biệt là mạng máy tính và các kỹ thuật tổ chức và khai thác dữ liệu.
ERP đặc biệt phù hợp trong xu hƣớng xây dựng trƣờng học số cũng nhƣ nhu cầu hoạt động trực tuyến, từ xa qua mạng… , từ đó địi hỏi nhà trƣờng phải nhanh chóng đầu tƣ cơ sở vật chất và lựa chọn chiến lƣợc triển khai để đáp ứng yêu cầu đạo tạo cho xã hội.
Các nhà trƣờng cũng cần đẩy mạnh ứng dụng CNTT vào công tác đào tạo nhƣ Giáo trình điện tử, thƣ viện điện tử, tài nguyên điện tử là cơ hội để triển khai ERP cho các trƣờng
4.1.3. Các khó khăn khi tri ển khai ERP cho các trƣờng học.
Trƣớc tiên khó khăn lớn nhất vẫn là chuẩn hóa qui trình quản lý, khi áp dụng ERP vào các trƣờng học thì tất cả các công tác quản lý phải đƣợc chuẩn hóa trên nền tảng ứng dụng công nghệ thông tin trong một hệ thống tích hợp thống nhất. Các ứng dụng CNTT trƣớc đây trong các trƣờng học rất rời rạc và không thể trao đổi thông tin với nhau.
Vấn đề tài chính cũng là khó khăn lớn khi triển khai. Trên thực tế, ERP không phải dành cho tất cả mọi ngƣời. Dù nhìn nhận đƣợc những lợi ích, hiệu quả khi ứng dụng ERP mang lại nhƣng riêng mức giá cho một dự án ERP thì khơng nhỏ nên kinh phí cho dự án này cũng là khoản đầu tƣ đáng kể cần đƣợc cân nhắc. Chỉ những doanh nghiệp có quy mơ lớn, kinh phí đầu tƣ khơng cịn là một vấn đề cản trở mới có thể mạnh dạn với ERP.
Vấn đề con ngƣời cũng cần đƣợc quan tâm đúng mức: Khi triển khai ERP cho một nhà trƣờng hay cho bất kỳ doanh nghiệp nào thì nhất thiết phải có đội ngũ chuyên gia để tƣ vấn, triển khai cũng nhƣ vận hành hệ thống này. Các chuyên gia chủ yếu hỗ trợ về hai cơng việc chính là chuẩn hóa qui trình quản lý và xây dựng các giải pháp công nghệ thông tin tự động hóa qui trình quản lý. Bên cạnh đó một vấn đề thực tế cần quan tâm là rất nhiều cán bộ trong trƣờng học do rất nhiều nguyên nhân nhƣ thói quen, thiếu kỹ năng sử dụng máy tính,… nên rất ngại tiếp cận với các chƣơng trình quản lý theo qui trình chuẩn hóa. Điều này gây cản trở quá trình triển khai ERP.
4.1.4. Định hƣớng ERP thế hệ 2.
Một nhà trường thì khơng thể hoạt động độc lập và đơn lẻ mà luôn tồn tại trong một hệ thống giáo dục chung trong địa phƣơng cũng nhƣ trong cả nƣớc,
do vậy trình quản lý mà nhà trƣờng thực hiện thì khơng thể gói gọn trong nội bộ của mình, khơng phải chỉ cung cấp thông tin phục vụ hoạt động có tính chất cục bộ mà nội dung thơng tin cịn vƣợt qua khỏi “hàng rào” của trƣờng để liên kết