CHƢƠNG 4 : ERP CHO NHÀ TRƢỜNG
4.1. Định hƣớng ERP
4.1.1. Định hƣớng chung.
Hiện nay với xu thế hội nhập khu vực và hội nhập tồn cầu nên trong mơi trƣờng giáo dục hiện đại ở nƣớc ta, các trƣờng học đang gặp rất nhiều thách thức từ chất lƣợng học sinh đầu vào, năng lực giáo viên, đổi mới chƣơng trình và phƣơng pháp giảng dạy và học tập theo xu hƣớng ứng dụng công nghệ thông tin, yêu cầu chuẩn hóa qui trình quản lý, trao đổi thông tin và hoà nhập với các trƣờng khác trong khu vực và trong toàn tỉnh cũng nhƣ trong tồn quốc… Từ đó một bài tốn đặt ra cho hầu hết các nhà trƣờng là tìm ra mơ hình hiệu quả hỗ trợ nhà trƣờng trong việc tổ chức quản lý và điều hành thống nhất.
ERP cho ngành giáo dục có thể nói đơn giản đó là chuẩn hóa qui trình quản lý (ISO) trong môi trƣờng công nghệ thông tin (IT). ERP là giải pháp quản lý tổng thể nguồn lực của nhà trƣờng dựa vào việc chuẩn hóa qui trình quản lý (ISO) trên nền tảng của công nghệ thông tin. Đối với các doanh nghiệp trong các nƣớc tiên tiến thì khái niệm ERP và chiến lƣợc triển khai đối với họ khơng cịn là điều mới mẻ hay xa lạ, nhƣng ở Việt nam thì chỉ trong các lĩnh vực kinh tế, thì các doanh nghiệp lớn cũng đã và đang quan tâm tới vấn đề này. Với ngành giáo dục thì đang cịn là chuyện mới mẻ, theo truyền thơng thì một vài trƣờng đại học trong nƣớc cũng có những động thái tích cực cho triển khai ERP nhƣ Đại học Nông nghiệp 1 tại Hà nội, Đại học Hoa sen tại TP Hồ Chí Minh… Tuy nhiên số lƣợng còn rất hạn chế. Trong những năm gần đây, xu thế ứng dụng ERP vào môi trƣờng đại học đang phát triển mạnh mẽ và bƣớc đầu mang lại nhiều thuận lợi trong công tác điều hành hoạt động của nhà trƣờng.
Những nhà cung cấp ERP hàng đầu thế giới nhƣ ORACLE, SAP, PEOPLESOFT đã và đang thành cơng với mơ hình ERP cho rất nhiều các trƣờng đại học lớn trên thế giới nhƣ Anh, Mỹ, Đức,…
Về hình thức, một giải pháp ERP là một hệ thống tích hợp các phân hệ quản lý tồn bộ cơng đoạn trong quy trình sản xuất của doanh nghiệp, gồm: hoạch định, kiểm tra, vật tƣ đầu vào, sản phẩm đầu ra, phân phối, kế toán, nhân lực… Đây là dạng sản phẩm đặc biệt kết hợp công nghệ thơng tin với qui trình
quản lý đƣợc chuẩn hóa. Vì thế, việc đầu tƣ cho một giải pháp ERP không đơn thuần là mua một phần mềm mà chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp bằng CNTT. Trong môi trƣờng giáo dục, hệ thống ERP phải đƣợc điều chỉnh, thêm bớt một số phân hệ cho phù hợp nhƣ phân hệ quản lý nhân sự (cán bộ, sinh viên), phân hệ quản lý tài chính, phân hệ quản lý thƣ viện, phân hệ quản lý văn bằng, phân hệ quản lý học tập, đào tạo, cơ sở vật chất,…
Tiến xa hơn nữa, hiện nay bài toán triển khai ERP đã đƣợc nhiều trƣờng Đại học quan tâm và triển khai và không chỉ giới hạn cho các trƣờng đại học mà đối với các trƣờng Trung học phổ thông (THPT) cũng cần thiết có giải pháp ERP cho loại hình này bởi trên cả nƣớc có khoảng 2.288 các trƣờng THPT.
4.1.2. Những thuận lợi khi triển khai ERP cho một nhà trƣờng.
Ứng dụng CNTT trong lĩnh vực giáo dục nói chung và giáo dục THPT nói riêng đƣợc nhà nƣớc khuyến khích và tạo nhiều cơ hội cho các trƣờng học nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý và đào tạo của nhà trƣờng.
Các trƣờng THPT có bộ máy hoạt động tƣơng tự những doanh nghiệp, tổ chức phân cấp nhiều phòng ban nhƣ: tài vụ, nhân sự, kế hoạch, hành chính, thiết bị… do đó, các nhà trƣờng THPT cũng có những vấn đề cần giải quyết nhƣ: Quản lý tài chính, nhân sự, cơ sở vật chất, một cách thống nhất và hiệu quả.
Kết hợp với các thành tựu của CNTT đặt biệt là mạng máy tính và các kỹ thuật tổ chức và khai thác dữ liệu.
ERP đặc biệt phù hợp trong xu hƣớng xây dựng trƣờng học số cũng nhƣ nhu cầu hoạt động trực tuyến, từ xa qua mạng… , từ đó địi hỏi nhà trƣờng phải nhanh chóng đầu tƣ cơ sở vật chất và lựa chọn chiến lƣợc triển khai để đáp ứng yêu cầu đạo tạo cho xã hội.
Các nhà trƣờng cũng cần đẩy mạnh ứng dụng CNTT vào công tác đào tạo nhƣ Giáo trình điện tử, thƣ viện điện tử, tài nguyên điện tử là cơ hội để triển khai ERP cho các trƣờng
4.1.3. Các khó khăn khi tri ển khai ERP cho các trƣờng học.
Trƣớc tiên khó khăn lớn nhất vẫn là chuẩn hóa qui trình quản lý, khi áp dụng ERP vào các trƣờng học thì tất cả các cơng tác quản lý phải đƣợc chuẩn hóa trên nền tảng ứng dụng công nghệ thông tin trong một hệ thống tích hợp thống nhất. Các ứng dụng CNTT trƣớc đây trong các trƣờng học rất rời rạc và không thể trao đổi thông tin với nhau.
Vấn đề tài chính cũng là khó khăn lớn khi triển khai. Trên thực tế, ERP không phải dành cho tất cả mọi ngƣời. Dù nhìn nhận đƣợc những lợi ích, hiệu quả khi ứng dụng ERP mang lại nhƣng riêng mức giá cho một dự án ERP thì khơng nhỏ nên kinh phí cho dự án này cũng là khoản đầu tƣ đáng kể cần đƣợc cân nhắc. Chỉ những doanh nghiệp có quy mơ lớn, kinh phí đầu tƣ khơng cịn là một vấn đề cản trở mới có thể mạnh dạn với ERP.
Vấn đề con ngƣời cũng cần đƣợc quan tâm đúng mức: Khi triển khai ERP cho một nhà trƣờng hay cho bất kỳ doanh nghiệp nào thì nhất thiết phải có đội ngũ chuyên gia để tƣ vấn, triển khai cũng nhƣ vận hành hệ thống này. Các chuyên gia chủ yếu hỗ trợ về hai công việc chính là chuẩn hóa qui trình quản lý và xây dựng các giải pháp công nghệ thông tin tự động hóa qui trình quản lý. Bên cạnh đó một vấn đề thực tế cần quan tâm là rất nhiều cán bộ trong trƣờng học do rất nhiều nguyên nhân nhƣ thói quen, thiếu kỹ năng sử dụng máy tính,… nên rất ngại tiếp cận với các chƣơng trình quản lý theo qui trình chuẩn hóa. Điều này gây cản trở quá trình triển khai ERP.
4.1.4. Định hƣớng ERP thế hệ 2.
Một nhà trường thì khơng thể hoạt động độc lập và đơn lẻ mà luôn tồn tại trong một hệ thống giáo dục chung trong địa phƣơng cũng nhƣ trong cả nƣớc,
do vậy trình quản lý mà nhà trƣờng thực hiện thì khơng thể gói gọn trong nội bộ của mình, khơng phải chỉ cung cấp thông tin phục vụ hoạt động có tính chất cục bộ mà nội dung thơng tin cịn vƣợt qua khỏi “hàng rào” của trƣờng để liên kết với bên ngoài trong những trƣờng hợp cho phép và với nội dung phù hợp.
Những liên kết mà hệ thống ERP nhà trƣờng có thể vƣợt ra ngồi bao gồm:
Thông tin học sinh: Cung cấp thơng tin có tính chất thống kê cho các tổ chức
quản lý, tổ chức xã hội cần quan tâm, cung cấp cho các trƣờng đào tạo nghề sau hệ phổ thông, cho phụ huynh học sinh …
Thông tin nhân sự: Cung cấp đầu đủ thông tin về nhân sự cho các cơ quan
ngành dọc cấp trên nhƣ Sở giáo dục, Bộ giáo dục, Chính quyền, đồn thể. Thơng tin tài chính: Cung cấp thông tin cho cơ quan thuế hay tài chính
ngành dọc.
Các thông tin khác: có thể trích xuất dữ liệu để chuyển về một địa chỉ theo
yêu cầu quản lý của ngành giáo dục, nhƣ Thƣ viện, Thiết bị, đào tạo, bồi dƣỡng…