TIÊU CHÍ CHIẾN LƢỢC ĐƢỢC LỰA CHỌN
Thời gian triển khai nhanh gọn, đảm bảo đúng tiến độ và không làm ảnh hƣởng tới các hoạt động khác của nhà trƣờng.
Có thể dùng chiến lƣợc Big Bang để triển khai.
Nếu quá trình triển khai thất bại thì hệ thống quản lý nhà trƣờng vẫn phải duy trì hoạt động.
Không nên dùng chiến lƣợc Big Bang vì có độ rủi ro cao khi triển khai thất bại dù chỉ ở một khâu và không nên dùng Parallel sẽ tốn kém cả về thời gian và nhân lực.
Không gây sự mất ổn định trong hoạt động bình thƣờng của nhà trƣờng
Không nên dùng chiến lƣợc Big Bang vì cả cơ quan cùng tập trung vào triển khai.
Những phân hệ có sự liên quan về dữ liệu phải đƣợc triển khai song song.
Có thể dùng chiến lƣợc triển khai Pilot hoặc phased.
Trong quá trình triển khai, GV- NV sẽ đƣợc đào tạo dần.
Có thể dùng chiến lƣợc triển khai Pilot hoặc phased.
Quá trình tái cấu trúc hệ thống thông tin không gây sự mất ổn định cơ quan
Có thể dùng chiến lƣợc triển khai Pilot hoặc phased.
trạng vứt bỏ toàn bộ hệ thống thông tin ban đầu.
Pilot hoặc phased.
Hệ thống có tính khả mở, dễ dàng nâng cấp, cải tiến
Có thể dùng chiến lƣợc triển khai Pilot hoặc phased.
Một đặc điểm quan trọng khi triển khai ERP của các nhà trƣờng là hệ thống quản lý không làm ảnh hƣởng tới chất lƣợng và nội dung đào tạo, không ảnh hƣởng tới quy trình đào tạo và tiến độ đào tạo. Ngoài ra trong các nhà trƣờng hàng năm đều có một thời gian tƣơng đối dài (2 tháng) nghỉ hè do vậy hầu nhƣ tồn bộ cơng việc chuẩn bị cho một năm học mới đều đƣợc thực hiện trong thời gian hè (điều này hoàn toàn khác so với hoạt động của các doanh nghiệp khác). Vì vậy khơng nhất thiết là chiến lƣợc triển khai phải tiến hành một cách gấp gáp.
Mặt khác, hệ thống quản lý của nhà trƣờng đƣợc tham gia bởi rất nhiều đối tƣợng (lãnh đạo, giáo viên, nhân viên, …) và đƣợc tiến hành liên tục (cập nhật theo thời gian thực), dữ liệu phải đƣợc bảo vệ an tồn tuyệt đối và chính xác (điểm số của HS, học phí, tiền lƣơng … phải đƣợc bảo mật chặc chẽ và khơng thể sửa hoặc xố). Do vậy việc triển khai hệ thống quản lý (ERP) phải đƣợc cân nhắc kỹ và chắc chắn.
Với phân tích trên, có thể ra quyết định: Nên chọn chiến lƣợc triển khai PILOT hoặc PHASED sẽ là ƣu việt nhất.
5.4.2. Đánh giá tính khả thi của dự án
Đánh giá về tính kinh tế: Việc triển khai ERP cho nhà trƣờng trƣớc mắt
không mang lại một lợi ích trƣớc mắt nào hết, bởi nó khơng tạo ra sản phẩm. Nhƣng với bộ sản phẩm ERP khi đƣợc triển khai nó sẽ mang lại trƣớc mắt cho nhà trƣờng là một văn hoá làm việc hiện đại và phong cách làm việc công nghiệp với hàm lƣợng tin học hoá cao. Sau nữa là sự cải thiện trong nghiệp vụ làm việc, tiết kiệm thời gian, tiết kiệm sổ sách, an tồn dữ liệu, khơng nhầm lẫn, khơng có sự can thiệp của con ngƣời dù vơ tình hay hữu ý và đặc biệt ERP sẽ cho nhà lãnh đạo những số liệu có giá trị, giúp doanh nghiệp hạch toán nguồn lực trong thời gian tiếp theo một cách hiệu quả hơn.
Ngƣợc lại nhà doanh nghiệp sẽ phải chi phí một khoản kinh phí khơng nhỏ cho triển khai dự án. Nếu trong điều kiện nhà trƣờng cịn khó khăn về nguồn vốn hoặc hƣớng phát triển của nhà trƣờng không rõ ràng mạch lạc thì đây cũng là một bài tốn khó cho ra lời giải.
Đánh giá về tổ chức: Một rào cản lớn là khi triển khai ERP trong nhà
trƣờng sẽ bắt buộc mỗi con ngƣời phải có phong cách làm việc khoa học, tƣ duy cầu tiến và đức tính hy sinh, ham học hỏi, có nhƣ vậy mới vƣợt qua đƣợc cái gọi là thời gian bắt kịp (catch up). Rất có thể sẽ phải thay đổi vị trí một vài nhân vật trong bộ máy quản lý của nhà trƣờng, ngay cả bản thân nhà lãnh đạo cũng phải có một ý chí quyết tâm đổi mới, thì mới có thể triển khai thành công dự án. Kinh nghiệm đã cho thấy rằng sự tham lam triển khai, hay ôn đồm trong triển khai, hay sự thiếu tự tin, duy ý chí… sẽ dẫn tới hiệu quả triển khai không đạt và quá trình triển khai sẽ rơi vào cái gọi là “đầu voi, đi chuột”, lúc đó kế hoạch triển khai dù đã tốn công sức và tiền bạc, nhƣng tất yếu sẽ dẫn tới sự thất bại hoặc không hiệu quả.
Đánh giá về vận hành: vận hành của hệ thống phụ thuộc khá nhiều vào
khâu thiết kế chƣơng trình và xử lý dữ liệu. Tuy vậy hệ thống quản lý gồm nhiều phân hệ và triển khai có tính độc lập khá cao vì vậy vận hành của hệ thống sẽ là khả thi khi cấp lãnh đạo cao nhất của nhà trƣờng đề ra những quy định chặt chẽ đối với mọi thành viên trong trƣờng khi khai thác hệ thống.
Với thiết kế giao tiếp nhƣ hình thức của một trang web, các thành viên có thể truy cập, khai thác mọi lúc, mọi nơi nhằm cung cấp đầy đủ dữ liệu cho chƣơng trình cũng nhƣ cập nhật thơng tin cho trƣờng trình một cách kịp thời.
Ngồi ra hệ thống có nhiều chức năng tự động hố nhƣ tự động cập nhật thơng tin, tự động tạo ra những báo cáo, trang in, thơng số…. từ đó giúp nhà quản lý dễ dàng thực hiện các thao tác và nghiệp vụ quản lý của mình.
5.4.3. Lập kế hoạch triển khai
Bước 1: Khảo sát thực tế trong toàn thể các trƣờng THPT và đặc biệt là các
Trong quá trình thực hiện bƣớc này, cần phải khảo sát thực trạng về nhu cầu mà các nhà quản lý các trƣờng quan tâm về dữ liệu cũng nhƣ mong muốn đạt đƣợc nếu đƣợc triển khai một chƣơng trình quản lý phù hợp. Đặc biệt với các trƣờng ngồi cơng lập, ngoài phƣơng diện quản lý nhƣ những nhà trƣờng khác, thì các trƣờng ngồi cơng lập cịn mang tính chất hoạt động nhƣ một doanh nghiệp, do vậy nhu cầu hoạch định trở nên khá quan trọng, bởi đây là những cơ sở để nhà quản lý có những định hƣớng ban đầu về khai thác cũng nhƣ hoạch định nguồn lực của nhà trƣờng mình trong thời gian tới.
Bước 2: Thiết kế mơ hình ERP cho nhà trƣờng.
Sau khi có cái nhìn tổng quát, thì bƣớc tiếp theo là tìm hiểu những chƣơng trình mà các trƣờng đang sử dụng trong các khâu để quản lý nhà trƣờng. Một trong những cơ sở ban đầu là tìm hiểu về mơ hình ERP đang đƣợc các cơ sở giáo dục trong nƣớc quan tâm hoặc đang triển khai (nhƣ trƣờng Đại học Hoa Sen TP.HCM, trƣờng Đại học Đà Nẵng, trƣờng Đại học Nông Nghiệp I Hà nội…). Sau đó là sự so sánh, chắt lọc từ các chƣơng trình mà hiện nay các trƣờng THPT đang sử dụng.
Bước 3: Cấu hình và thiết lập hệ thống.
Bƣớc này là quá trình chuyển đổi từ mơ hình thành hiện thực thơng qua q trình cấu hình và thiết kế hệ thống. Để có đƣợc một chƣơng trình quản lý, có thể ứng dụng một trong các trình ứng dụng trong bộ phần mềm từ sản phẩm của hãng Microsoft, tuy nhiên để có một chƣơng trình khả mở và có thể tuỳ chỉnh hay nâng cấp … nên sử dụng loại phần mềm mã nguồn mở sau đó customize để thành chƣơng trình quản lý cụ thể, sẽ đạt đƣợc yêu cầu tốt hơn.
Bước 4: Tái cấu trúc.
Đây là giai đoạn gần nhƣ một cuộc cải cách hành chính trong cơ quan, sau cuộc cải tổ này, hệ thống thông tin của nhà trƣờng sẽ mang một bộ mặt mới, phù hợp với trình quản lý mới.
Tái cấu trúc có thể phải thay đổi hẳn cấu trúc đang tồn tại hoặc thay đổi cả lề lối làm việc. Việc thay đổi này đôi khi sẽ dẫn tới sự xáo trộn nhất định trong cơ quan, có thể tạo ra những căng thẳng hoặc bất đồng khi thi hành nhiệm vụ.
Ngƣợc lại, nếu có sự chuẩn bị kỹ lƣỡng sẽ tạo ra một khơng khí hồ hởi, hào hứng từ đó có tác dụng khích lệ mọi thành viên có sự cố gắng cao độ hồn thành nhiệm vụ.
Bước 5: Đào tạo và triển khai, kiểm tra, thử nghiệm:
Trong bƣớc này, nhất thiết nhà cung cấp chƣơng trình phải có những tài liệu hƣớng dẫn hết sức cụ thể, chƣơng trình hồn thiện, cài đặt an toàn và vận hành thử nghiệm. Từ đó giúp nhà lãnh đạo cho ra đáp án cuối cùng là triển khai hay tiếp tục chỉnh sửa cho phù hợp hơn.
Bước 7: Đào tạo cho ngƣời sử dụng:
Nhà cung cấp tổ chức đào tạo cho ngƣời sử dụng. Trƣớc hết đào tạo cho những nhân vật quan trọng, ngƣời đứng đầu các tổ chức, sau đó triển khai đồng loạt cho mọi thành viên trong tổ chức.
Việc đào tạo sẽ đƣợc phân cấp cho từng đối tƣợng sao cho sau khi đào tạo xong thì mọi thành viên có thể làm tốt phần việc của mình.
Bước 8: Vận hành hệ thống:
Đây cũng là bƣớc hết sức quan trọng, kể từ lúc này hệ thống đi vào hoạt động chính thức, điều đó cũng có nghĩa là khơng thể quay về hệ thống quản lý cũ đƣợc nữa.
Trong giai đoạn đầu khi triển khai, nhà cung cấp sẽ phải sát cánh cùng nhà trƣờng để giải quyết những khó khăn hay sự cố nảy sinh, phát sinh trong quá trình thực hiện
Bước 9: Hỗ trợ vận hành hệ thống.
Bƣớc cuối sẽ giúp cho trình quản lý trở thành hiện thực khi mọi thành viên đƣợc giúp đỡ nhằm co ngắn thời gian “catch up”, cũng nhƣ cần phải có sự phối hợp ăn ý giữa nhà cung cấp chƣơng trình và ngƣời khai thác chƣơng trình .
CHƢƠNG 6: TRIỂN KHAI THỬ NGHIỆM VÀ ĐÁNH GIÁ
6.1. Triển khai thử nghiệm 6.1.1. Quy trình triển khai 6.1.1. Quy trình triển khai
Trong các phân hệ quản lý cho một nhà trƣờng, nhiều phân hệ hoạt động có tính độc lập cao so với các phân hệ khác, tuy nhiên cũng có những phân hệ có quan hệ khá ràng buộc với các phân hệ khác, do vậy khi triển khai buộc phải lựa chọn chiến lƣợc triển khai và phân hệ nào sẽ đƣợc triển khai trƣớc.
Theo kết quả khảo sát từ các trƣờng THPT trong tỉnh, có một vài quan điểm khi thực hiện triển khai, điển hình có 2 quan điểm sau đây:
Thứ nhất : chọn những phân hệ nào quan trọng và có tính thiết thực thì ƣu tiên triển khai trƣớc , các phân hệ khác triển khai sau.
Thứ hai, thì ngƣợc lại, chọn những phân hệ nào đơn giản và mức độ quan trọng khơng cao thì triển khai trƣớc, trong triển khai sẽ vừa thực hiện , vừa rút kinh nghiệm. học hỏi… , sau khi triển khai thành cơng thì bắt tay vào triển khai những phân hệ khác, nếu thất bại thì quay về điểm xuất phá thực hiện lại.
Căn cứ vào tình hình thực tế của nhà trƣờng về cơ sở vật chất cũng nhƣ nguồn lực về con ngƣời, nhà trƣờng chọn phân hệ Quản lý nhân sự để triển khai thử nghiệm, tiếp theo nếu có sự thành công sẽ mở rộng triển khai tiếp các phân hệ khác. Sau khi hoàn thành quy trình triển khai, trong tƣơng lai sẽ tiếp tục nâng cấp hệ thống lên một mức cao hơn.
Trên cơ sở khảo sát trên 80% các trƣờng THPT trong tỉnh, bức tranh về quản lý nhân sự trong một nhà trƣờng đã đƣợc các trƣờng thực hiện sẽ trở thành tiền đề cho nhóm chuyên viên của trƣờng thiết kế phân hệ quản lý nhân sự của trƣờng.
Sau khi đã hình thành những kiến trúc đầu tiên của phân hệ quản lý nhân sự, việc tiếp theo là dƣới sự chỉ đạo của hiệu trƣởng, nguồn nhân lực đƣợc chia làm 3 nhóm chính.
Nhóm thứ nhất, đặt ra những yêu cầu cần khai thác từ hệ thống, nhƣ thống kê, báo cáo, xử lý, hoạch định, nâng cấp , cập nhật…. đại diện cho nhóm này là những cán bộ trƣởng các ban ngành, tổ nhóm của trƣờng, đây là những ngƣời thƣờng xuyên làm việc trong lĩnh vực khai thác thông tin.
Nhóm thứ hai tập trung vào việc cung cấp dữ liệu, tìm kiếm dữ liệu, hoàn thiện dữ liệu. Đại diện cho nhóm này là những nhân viên văn phòng hoặc giáo viên, công nhân viên cũa trƣờng
Nhóm thứ ba, thiết kế, lập trình, chỉnh sửa… nhằm đạt đƣợc những yêu cầu do hai nhóm kia đƣa ra hoặc nảy sinh ra trong quá trình hiện thực kiến trúc hệ thống đã đặt ra. Đại diện nhóm này là những chuyên viên tin học, có khả năng thiết kế và lập trình các chƣơng trình ứng dụng.
Khi chƣơng trình cơ bản hồn thành, tiếp theo là quá trình triền khai nhằn đƣa chƣơng trình vào khai thác.
6.1.2. Phân hệ quản lý nhân sự :
- Phần giao diện ban đầu
- Các chức năng chính của hệ thống :
Mỗi Giáo viên sẽ có nội dung thơng tin chính, nhƣ một bản lý lịch trích ngang, ngồi ra mõi cá nhân cịn có nhiều trang thong tin nhƣ : Cá nhân, gia đình, tuyển dụng, q trình cơng tác, q trình lƣơng…
Hình 6.2 - Giao diện quản lý nhân sự
Ngồi thơng tin quản lý con ngƣời, hệ thống cịn có các chức năng khác, nhƣ lập các văn bản báo cáo, thống kê, lập các hợp đồng lao động …
Chức năng hoạch định :
Hình 6.4 - Giao diện chức năng hoạch định
Chức năng kết nối với CSDL bên ngoài nhà trƣờng :
Hệ thống có đầy đủ các chức năng nhƣ : tạo mới, thêm chi tiết, xóa , sửa…
6.1.3. Tính khả thi
Hệ thống thông tin trƣờng THPT DL Nguyễn Huệ trƣớc khi triển khai ERP, thật sự đơn giản và sơ sài, Ngoài yếu tố con ngƣời và CSVC trang bị cho quản lý khoảng dƣới 10 máy tính cá nhân nối mạng nội bộ, còn lại các chƣơng trình phục vụ quản lý thì rời rạc và đơn giản. Quy mô của nhà trƣờng đã đƣợc ngành giáo dục Đồng Nai xếp vào loại trƣờng hạng 2 (18 lớp <số lớp <25 lớp). Trung bình lƣu lƣợng đồng tiền đƣợc xử lý trong trong nhà trƣờng trong một năm khoảng trên 6 000 000 000 đồng. Lƣợng học sinh ra vào trƣờng hàng năm trung bình từ 400 đến 500 em. Lƣợng giáo viên tham gia giảng dạy trong nhà trƣờng trên 50 ngƣời, hệ thống nhân viên phục vụ là 10 ngƣời.
Trong suốt 15 năm qua việc quản lý nhà trƣờng gần nhƣ theo truyền thống chung của ngành giáo dục, nghĩa là hàng năm căn cứ vào sự điều tra lƣợng học sinh cuối cấp 2 có khả năng nhập học vào nhà trƣờng, từ đó lên kế hoạch hoạt động của nhà trƣờng một cách thủ cơng, từ đó dẫn tới sự bị động hồn tồn khi số học sinh vào học không nhƣ dự kiến. Trƣớc hết là bị động về việc tuyển lựa giáo viên cho năm học tới, sau đó là sự bị động về việc chuẩn bị CSVC phục vụ
cho việc tổ chức dạy và học. Về kinh phí thì hồn tồn khơng thể có câu trả lời cụ thể rằng trong năm học này chi tiêu sẽ ra sao, lời lỗ không thể biết trƣớc.
Một trong các tiêu chí cải cách giáo dục đã đƣợc Đảng và nhà nƣớc xác định là mỗi nhà trƣờng đều phải tham gia tích cực vào phong trào trọng điểm của toàn ngành là “đẩy mạnh cải cách trong quản lý giáo dục”. Đây là một lý do mà mỗi nhà trƣờng sẽ phải chọn cho mình một con đƣờng cải cách phù hợp nhất. Trong thời kỳ mà CNTT đang trở thành một phƣơng án tốt nhất trong việc áp dụng tham gia vào công tác quản lý, thì việc triển khai một phần mềm khép kín trong quản lý nhà trƣờng là một phƣơng án khả thi và đƣợc đánh giá là ƣu việt nhất.
Khi triển khai ERP cho nhà trƣờng sẽ tạo ra một khơng khí mới cho nhà