Số trƣờng khảo sát Tổng số lớp Tổng số học sinh Tổng số máy tính phục vụ quản lý Tổng số GV tin học 50/64 1592 69548 609 226
Qua khảo sát hầu nhƣ toàn bộ các trƣờng THPT trong tỉnh có thể nhận xét chung về toàn cảnh sử dụng các phần mềm trong quản lý của ngành giáo dục Đồng Nai thông qua một số điểm sau:
Về thuận lợi:
Một là về CSVC các nhà trƣờng trang bị khá đầy đủ và có khả năng triển khai đƣợc các phần mềm quản lý.
Hai là lực lƣợng GV, CNV có thể khai thác hiệu quả các phần mềm nếu đƣợc triển khai.
Hệ thống INTERNET hiện nay ở tỉnh Đồng Nai phát triển rất mạnh, ngoài đƣờng truyền tốc độ cao (ADSL), cịn có các đƣờng cáp quang của các cơng ty viễn thông sẵn sàng cung cấp dịch vụ tới mọi nơi từ thành thị tới các vùng nông thôn. Đặc biệt tập đồn viễn thơng Việt Nam (VNPT, VIETEL…) cũng đã có các chƣơng trình hỗ trợ dịch vụ INTERNET tới tất cả các trƣờng THPT trong tỉnh.
Đa số các nhà trƣờng đều có sự quan tâm về việc ứng dụng CNTT vào quản lý, đặc biệt các cấp lãnh đạo đã nhận thức rõ về những lợi thế trong quản lý nếu sử dụng CNTT.
Về khó khăn:
Cịn một tỷ lệ nhỏ các cấp lãnh đạo trong các nhà trƣờng chƣa quan tâm nhiều tới việc ứng dụng CNTT trong quản lý (một phần do kiến thức về CNTT chƣa cao, tuổi đời lớn…) nên cịn có tính chất giao khốn cơng việc này cho tổ CNTT.
Đội ngũ CNV, GV có một tỷ lệ khơng nhỏ không mặn mà với hoạt động này bởi khi tham gia sẽ mất thời gian, phải dành thêm thời gian tập huấn, học tập, thao tác…nên thái độ thiếu tích cực ủng hộ, làm qua loa chiếu lệ, mong muốn đƣợc làm theo lối cổ điển (giấy bút , sổ sách). Đây là một rào cản rất lớn cho việc các nhà trƣờng tổ chức triển khai các chƣơng trình quản lý mới . Nhiều phần mềm hiện có trên thức tế khơng có nguồn gồc rõ ràng, khơng có sự liên kết với nhau (Ngôn ngữ lập trình khác nhau, font chữ không thống nhất, mã địa phƣơng không thống nhất, giao diện không thống nhất…), và đặc biệt là mục đích của các phần mềm này khơng hẳn dành cho quản lý của mỗi cơ sở mà còn thiên về lợi ích của nơi cung cấp sẽ khai thác từ sản phẩm.
Kết luận: Trong quá trình hội nhập quốc tế và trong thời đại của CNTT thì cần thiết
phải có chiến lƣợc triển khai phần mềm quản lý một cách toàn diện tới các cơ sở giáo dục, không những giúp nhà quản lý quản lý đƣợc công việc hiện tại của mình mà cịn hoạch định đƣợc nguồn lực trong thời gian tới, và còn giúp các cấp quản lý cao hơn có những thơng tin về các cơ sở từ đó có các chiến lƣợc phát triển mới. (Bảng tổng hợp số liệu sau khảo sát trong phần phụ lục )
3.3. Khảo sát riêng các trƣờng ngồi cơng lập trong tỉnh.
3.3.1. Quá trình hình thành nhà trƣờng ngồi cơng l ập.
Những năm1980, năm năm sau ngày giải phóng hồn tồn Miền Nam, Việt Nam chúng ta chứng kiến một giai đoạn cực kỳ khó khăn của ngành giáo dục, khi ấy cả nƣớc chỉ có một loại hình nhà trƣờng duy nhất là trƣờng cơng lập (CL). Không những vậy lúc này các trƣờng công lập hồn tồn khơng đủ chỗ
cho học sinh học, dẫn tới tỷ lệ học sinh bỏ học khá cao (trên 10%). Thiếu chỗ nên số lƣợng học sinh cấp 2 lên cấp 3 đầu vào bị co hẹp, chỉ còn một cửa duy nhất là vào học tại các trƣờng bổ túc văn hoá, tuy nhiên nhiều cha mẹ không muốn cho con em mình học bổ túc văn hố vì số lƣợng mơn học ít cũng nhƣ yêu cầu về kiến thức không cao. Để giải quyết tình trạng này, một số trƣờng (lúc đầu ở các thành phố lớn) xuất hiện một loại hình lớp học gọi là hệ B; những học sinh tham gia lớp học này đƣợc học nhƣ những học sinh hệ A nhƣng phải đóng thêm tiền học phí. Sự xuất hiện những lớp hệ B đã tạo cho các nhà trƣờng thêm phần kinh phí để cải thiện thu nhập cho giáo viên và trang thiết bị trƣờng học, ngoài ra những lớp học hệ B này còn cung cấp thêm nguồn sinh viên cho các trƣờng Đại học và Dạy nghề ngồi nguồn cung cấp chính là các trƣờng công lập.
Khi khối lƣợng những lớp hệ B đã khá lớn, cơ sở vật chất của các trƣờng công lập không thể cáng đáng nổi, cùng lúc đó các chính sách xã hội cũng có nhiều biến động: Việt Nam lúc này xuất hiện thêm thành phần kinh tế ngoài quốc doanh (thành phần kinh tế thứ 3), cơ hội này đã giúp các lớp hệ B tách ra khỏi hệ thống các trƣờng công lập, trở thành hệ thống các trƣờng ngồi cơng lập (NCL).
Trong tỉnh Đồng nai, trƣờng ngồi cơng lập bắt đầu xuất hiện đầu tiên vào năm 1995. Cơ sở để hình thành loại hình này là: lúc này trong tỉnh đa số các trƣờng đều có hệ B với số lớp chiếm khoảng 20 – 30%, sau đó một vài cơ sở giáo dục đã hình thành với một cơ chế quản lý mới: 50% tự chủ về kinh tế, 50% kinh phí do nhà nƣớc chu cấp, loại hình này gọi là trƣờng bán cơng. Kể từ năm 2008 ngành giáo dục lại có thêm một định hƣớng mới khi ngành giáo dục có ý định xố bỏ hệ bán công, một số trƣờng (5 trƣờng) đƣợc nhà nƣớc chuyển thành công lập, số còn lại (khoảng 8 trƣờng) sẽ phải tự chủ kinh phí hoạt động 100% , gọi là những trƣờng ngồi cơng lập. Hiện tỉnh Đồng nai có 18 trƣờng ngồi cơng lập trên tổng số 64 trƣờng (28%), lƣợng học sinh nằm trong khối ngồi cơng lập cũng vào khoảng trên 30%.
3.3.2. Thực trạng hệ thống thông tin.
Hệ thống thông tin đƣợc định nghĩa là một tập hợp và kết hợp của các phần cứng, phần mềm và các hệ mạng truyền thông đƣợc xây dựng và sử dụng để thu thập, tạo, tái tạo, phân phối và chia sẻ các dữ liệu, thông tin và tri thức nhằm phục vụ các mục tiêu của tổ chức.
Các tổ chức có thể sử dụng các hệ thống thông tin với nhiều mục đích khác nhau. Trong việc quản trị nội bộ, hệ thống thông tin sẽ giúp đạt đƣợc sự thông hiểu nội bộ, thống nhất hành động, duy trì sức mạnh của tổ chức, đạt đƣợc lợi thế cạnh tranh.
Với bên ngoài, hệ thống thông tin giúp nắm bắt đƣợc nhiều thông tin về khách hàng hơn hoặc cải tiến dịch vụ, nâng cao sức cạnh tranh, tạo đà cho phát triển.
Với những trƣờng THPT ngồi cơng lập, trƣớc hết nó mang đầy đủ những tính chất và đặc điểm về cơ cấu tổ chức, cơ cấu vận hành nhƣ những trƣờng THPT công lập khác. Tuy nhiên xét về mặt xã hội thì đây cũng là một tổ chức doanh nghiệp kinh doanh trên lĩnh vực giáo dục. Nếu nhƣ những trƣờng THPT công lập, đƣợc nhà nƣớc bao cấp 100%, trong các lĩnh vực hoạt động của trƣờng thì phần hoạch định chiến lƣợc hoạt động, nguồn lực… còn mang nặng tính chất theo cơ chế Xin – Cho, nguồn lực của những trƣờng công lập khá dồi dào bởi có nhiều ƣu thế về mọi mặt, kinh phí chi phí theo khung, nguồn tài nguyên phong phú, sức cạnh tranh trong xã hội không gay gắt và hệ thống thông tin cũng đƣợc các cấp các ngành quan tâm và trang bị theo cơ chế Chìa khố trao tay, khơng phải mầy mị sƣu tầm tìm kiếm nhƣ các trƣờng ngồi cơng lập. Ngƣợc lại những trƣờng ngồi cơng lập phải tự chủ mọi hoạt động giống nhƣ bất kỳ một doanh nghiệp trên thị trƣờng. Trong cuộc đua tranh để tồn tại và phát triển, những trƣờng ngồi cơng lập phải hoạch định chiến lƣợc của mình từ khâu tuyển sinh, tuyển lựa giáo viên, đầu tƣ CSVC, đầu tƣ nâng cao chất lƣợng giáo dục…. do vậy nếu có những phần mềm hỗ trợ quản lý và đƣợc khai thác một cách đắc dụng sẽ giúp cho mỗi nhà trƣờng có hƣớng đi đúng đắn, tránh đƣợc những bƣớc đi sai lầm, kém hiệu quả, dẫn tới đổ vỡ.
Tuy nhiên trong tỉnh Đồng Nai, qua khảo sát 19/20 trƣờng THPT ngồi cơng lập thì thấy rằng hệ thống thơng tin của khối nhà trƣờng này cịn có nhiều vần đề để bàn.
Thứ nhất về phần cứng: trong thời kỳ gọi là thời kỳ của công nghệ
điện tử, hầu hết các trƣờng đều trang bị cho mình khá đầy đủ về hệ thống máy tính phục vụ cho công tác quản lý. Từ các phòng ban chuyên môn cho tới phòng lãnh đạo, văn phòng, thƣ viện, quản sinh… đều đƣợc trang bị máy tính cũng nhƣ các thiết bị ngoại vi khác để hỗ trợ cho nghiệp vụ chuyên môn riêng .
Thứ hai về hệ thống các phần mềm phục vụ cho quản lý: ngoài những phầm mềm bắt buộc phải sử dụng theo yêu cầu của ngành dọc nhƣ quản lý nhân sự (PMIS), quản lý thuế, còn lại đều do các nhà trƣờng tự trang bị mua sắm và triển khai nội bộ ví dụ nhƣ: phần mềm Quản lý điểm,
Hình 3.2 - Phần mềm - Quản lý điểm-Tác giả-ThS Tạ Thúc Nhu
Phần mềm Sắp thời khoá biểu…đƣợc các nhà trƣờng đặt mua với giá từ vài triệu cho tới cả chục triệu.
Hình 3.3 - Phần mềm - Xếp Thời khố biểu-Tác giả :-Hồng Cường
Hình 3.4 - Phần mềm: Quản lý học sinh-Tác giả: Vũ Khanh
Ngoài ra các trƣờng ngồi cơng lập trong tỉnh ở mỗi lĩnh vực các ban ngành bằng cách này cách khác cũng tự trang bị cho mình một chƣơng trình ngắn gọn trong máy tính nhằm giúp cho họ thuận lợi hơn trong công việc. Theo khảo sát bằng phƣơng pháp phỏng vấn trực tiếp thì hầu nhƣ những ngƣời đƣợc tham khảo câu hỏi, họ đều trả lời là những chƣơng trình của họ có đƣợc là do tự chế hoặc nhờ sự trợ giúp từ bên ngồi nên có bố cục và cách xử lý dữ liệu theo cách riêng của họ, miễn là sử dụng có hiệu quả và chƣa có suy nghĩ là dữ liệu sẽ đƣợc liên kết với các trình quản lý khác ở bên ngoài, trừ phi in ấn hay phải tự trích rút dữ liệu ra bằng một kỹ thuật nào đó để báo các cấp trên. Đặc điểm chung của những chƣơng trình này là sử dụng những chƣơng trình ứng dựng sẵn có của bộ office cài sẵn trong máy tính sao đó dùng các cơng cụ (tools), các hàm (functions)… để thiết kế ra một trình ứng dụng riêng.
Thứ ba về nguồn nhân lực phục vụ cho hệ thống thông tin : đây sẽ là một
nội dung mà trong đó nảy sinh rất nhiều mâu thuẫn.
Những ngƣời có quyền hành cao nhất trong việc hoạch định chiến lƣợc hoạt động của các nhà trƣờng ngồi cơng lập là Hội đồng quản trị mà đứng đầu là Chủ tịch Hội Đồng Quản Trị (HĐQT), thƣờng đó là một ơng chủ của một doanh nghiệp đang kinh doanh về một lĩnh vực kinh tế nào đó và trong nền kinh tế đa ngành nghề nên họ đã kinh doanh thêm về lĩnh vực giáo dục (18/20 trƣờng trong tỉnh), bản thân họ không am hiểu sâu về lĩnh vực giáo dục cũng nhƣ Tin học, để tồn tại, phát triển và quản lý chặt chẽ nhà trƣờng nên họ là những ngƣời rất mong muốn có một chƣơng trình quản lý tồn diện nhằm giúp họ quản lý đƣợc nhà trƣờng, định hƣớng hoạt động trong thời gian tới. Bởi bản thân họ phải quán xuyến một khối lƣợng cơng việc quản lý khá lớn, ngồi ra cịn có rất nhiều tính tốn trong cơng việc kinh doanh hàng ngày của mình nên họ trơng chờ vào sự trợ giúp của máy tính và hệ thống nhân viên trong nhà trƣờng.
Hệ thống nhân viên trong các nhà trƣờng ngồi cơng lập thƣờng phải kiêm nhiệm rất nhiều công việc, mỗi cá nhân thƣờng phải làm thật tốt cơng việc của mình mà ít hoặc khơng có điều kiện để quan tâm tới công việc của những ngƣời khác, bản thân họ không những chịu áp lực công việc khá lớn mà còn bị chi
phối bởi nhiều cơng việc, nhƣng khi có yêu cầu của ơng chủ thì phải trình ra đƣợc báo cáo với nội dung thật đầy đủ, nhanh chóng và chính xác, điều này cho thấy mỗi cá nhân khơng thể tự lực hồn thành công việc nếu không đƣợc hỗ trợ một cách thiết thực, nên mỗi ngƣời trong họ đều mong muốn nhà trƣờng có một chƣơng trình quản lý để tác nghiệp và có phải có sự kết nối thông tin nội bộ tồn cơ sở; có đƣợc điều này sẽ giúp họ hoàn thành tốt nhiệm vụ, tránh những sai sót đáng tiếc trong cơng việc, tiết kiệm thời gian và tạo ra đƣợc những bản báo cáo đầy đủ và chính xác.
Tuy nhiên nguồn gốc của những con ngƣời này thì rất đa dạng và hầu nhƣ không đƣợc đào tạo một cách bài bản về nghiệp vụ, phần lớn là tự học và theo quan điểm nghề - dạy - nghề nên khi tiếp cận với các chƣơng trình lớn trong máy tính sẽ tỏ ra rất lúng túng và khai thác với hiệu quả không cao, hiệu suất khiêm tốn. Đó là chƣa kể tới việc thực khi từ bỏ thói quen làm việc cũ để chuyển sang một phong cách làm việc mới có sự tham gia của máy tính một cách tồn diện thì thơng thƣờng sẽ gặp một rào cản khơng nhỏ và phải tốn một thời gian nhất định mới bắt kịp công việc.
Ngay cả hệ thống giáo viên, khi tiếp cận với hệ thống quản lý mới cũng gặp nhiều khó khăn. Khoảng 50% giáo viên giảng dạy tại các trƣờng ngồi cơng lập là giáo viên thỉnh giảng, họ chủ yếu tới trƣờng là để dạy giờ theo hợp đồng, nên họ dành rất ít thời gian cho nhà trƣờng sau giờ giảng dạy, mặc dù họ có thể am hiểu về lĩnh vực Tin học và làm tốt công việc này tại nơi cơng tác chính, nhƣng họ sẽ rất lơ là trong các trƣờng mà họ thỉnh giảng, và chắc chắn một điều là hệ thống thơng tin trong nhà trƣờng khơng chỉ có sự đóng góp của giáo viên trong biên chế mà phải có cả sự tham gia của giáo viên thỉnh giảng.
Nhu cầu về triển khai ERP trong nhà trƣờng ngồi cơng lập nhƣ một tính tất yếu, nếu nhƣ các nhà kinh doanh trên thế giới cho rằng triển khai ERP cho một doanh nghiệp sẽ tạo cơ hội cho họ hoạch định nguồn lực một cách sâu sát, là chìa khố của sự thành cơng trong kinh doanh thì với các trƣờng ngồi công lập cũng đã nhận ra chân lý đó. Triển khai ERP cho các trƣờng THPT ngồi cơng lập sẽ nâng cao tầm vóc mỗi nhà trƣờng, sẽ làm cho các nhà lãnh đạo nhìn rõ thực lực nhà trƣờng của mình, với các giáo viên sẽ nhận thức đƣợc một cách
rõ rệt kết giảng dạy của mình, nhân viên thì hồn thành nhiệm vụ một cách khả quan. Từ đó mỗi ngƣời sẽ chọn đƣợc cho mình một hƣớng đi đúng đắn hơn.
3.4. Kết luận.
Trong sự phát triển chung của nền giáo dục nƣớc nhà, các trƣờng ngồi cơng lập là một thành phần không thể thiếu đƣợc trong định hƣớng đa dạng hố các loại hình giáo dục.(30% học sinh học trong các trƣờng ngồi cơng lập, chi phí khoảng tƣơng đƣơng 100 tỷ đồng/năm), nếu nhƣ với các trƣờng công lập đƣợc sự trang bị của nhà nƣớc, trong thời gian không xa mỗi nhà trƣờng sẽ đƣợc trang bị những phần mềm giúp các nhà lãnh đạo quản lý một cách hiệu quả nhà trƣờng của mình, thì mỗi nhà trƣờng ngồi cơng lập cũng phải xác định cho mình một lựa chọn đó là tìm cho cơ sở giáo dục của mình một trình ứng dụng tồn diện (triển khai ERP), để hoà nhập cùng hệ thống các trƣờng công lập, chuyển đổi cơ cấu quản lý từ thủ công, nhỏ lẻ, thiển cận, thiếu liên kết sang một phong cách mới: hiện đại, chính xác, lâu dài và làm chủ đƣợc định hƣớng trong tƣơng lai. Ngồi ra cịn giúp cho các cơ quan hữu quan ngoài nhà trƣờng nắm bắt đƣợc thông tin về nhà trƣờng một cách thuận lợi, đầy đủ và chính xác.