CHƢƠNG 4 : ERP CHO NHÀ TRƢỜNG
4.4. Vận hành của hệ thống ERP
4.4.1. Những yêu cầu của hệ thống.
Trong trình quản lý khép kín này phải thể hiện đƣợc 2 chức năng là thông tin quản lý và thông tin cho hoạch định nguồn lực, do vậy không những thông tin không những phải đầy đủ, chính xác mà cịn phải thể hiện đƣợc, đó là “những thơng tin biết nói”. Ngồi ra dữ liệu phải đƣợc cập nhật, có tính liên thơng cao, đƣợc bảo mật và đồng bộ dữ liệu.
Trong q trình vận hành hệ thống có sự tham gia của nhiều đối tƣợng, từ lãnh đạo nhà trƣờng tới trƣởng các phòng ban và các giáo viên, nhân viên…
4.4.2. Vận hành của hệ thống.
Toàn bộ dữ liệu quản lý sẽ đƣợc nạp vào hệ thống máy chủ và các máy tính khác theo cơ cấu (server – web client). Trong đó máy chủ ngồi nhiệm vụ quản lý dữ liệu để quản lý, cịn có các chức năng điều khiển, tính tốn và hoạch định, các máy vệ tinh (client) có 2 chức năng chính:
Một là thơng qua giao diện của một trang web, cho phép triển khai cùng với máy chủ.
Hai là sử dụng những công cụ cho trƣớc để thực hiện các thao tác giao tiếp với hệ thống các Giáo Viên – Nhân Viên – Học Sinh .
Các vận hành cơ bản có thể kể ra nhƣ: Login, nhập dữ liệu, truy xuất, chỉnh sửa, in ấn, tính tốn…
Những giá trị phía sau của sự quản lý về dữ liệu là giá trị về hoạch định nguồn lực và hoạt động của tổ chức nhà trƣờng trong thời gian tới (VD nhƣ việc tuyển lựa GV- CNV, chuẩn bị cho sự trang bị về CSVC, mua sắm thiết bị hay hạch tốn học phí, hạch tốn chi phí cho nhà trƣờng … ).
Nhƣ vậy là với kiến trúc server – client, cho phép mỗi thành viên trong nhà trƣờng (trong điều kiện cho phép) có thể giao tiếp với máy chủ một cách riêng biệt (bằng cách sử dụng giao diện web hoặc ứng dụng cuối) về cá nhân cũng nhƣ về một thành phần nào đó của hệ thống. Máy chủ sẽ xử lý luận lý quản lý cũng nhƣ về cấu trúc dữ liệu và thực hiện giao tiếp giữa ngƣời dùng với các ứng dụng cơ sở dữ liệu.
Về kiến trức của cơ sở dữ liệu, chức năng quản lý này đƣợc tổ chức thành các môđun, mỗi môđun là một thƣ mục với cấu trúc đã đƣợc xác định trƣớc có chứa các mã Python và các tập tin XML. Mỗi môđun phải đƣợc định nghĩa về cấu trúc dữ liệu, biểu mẫu, báo cáo, các trình đơn, thủ tục, quy trình cơng việc… mỗi mơđun đƣợc xác định bằng cách sử dụng một cú pháp độc lập với ngƣời sử dụng. Có thể thêm bớt hay sửa đổi về các đối tƣợng cho phù hợp với ngƣời dùng (VD nhƣ thêm, bớt, chỉnh sửa các menu).
Triển khai hệ thống CSDL bằng phần mềm mã nguồn mở (OpenERP), không những đáp ứng các yêu cầu về xử lý dữ liệu nhƣ đã trình bày ở trên, cịn có thêm những khả năng ƣu việt khác nữa nhƣ: có thể cung cấp một hệ thống báo cáo với Open Office hội nhập cho các báo cáo tuỳ biến, có thể thay thế cơng cụ báo các sẵn có bằng cách sử dụng webkit hoặc jaspersoft.